Modifier des comptes inter-entités mappés à l’aide d’un fichier CSV
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Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.
Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau supérieur (niveau général). La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une seule fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.
Les administrateurs peuvent également limiter au travail au niveau de l’entité uniquement les utilisateurs et les membres de la liste de données principales tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.
Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.
Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.
Vous pouvez configurer des comptes de transaction inter-entités (IET) pour toutes vos entités sur une page centrale. Tout d’abord, sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entités, soit de base, soit avancé. Le Plan de base permet d’utiliser deux comptes par entité pour les transactions inter-entités. Le Plan avancé permet d’utiliser quatre comptes par entité pour les transactions inter-entités.
Si vous décidez d’apporter des modifications importantes à votre configuration inter-entités, vous pouvez le faire avec des fichiers CSV. La page de configuration des comptes inter-entités vous permet d’exporter un fichier CSV contenant la configuration de vos comptes inter-entités migrés et de modifier la configuration à votre guise. Une fois la modification terminée, vous pouvez enregistrer le fichier et le réimporter dans Sage Intacct. Les modifications que vous apportez dans le fichier importé sont ensuite répercutées dans votre configuration inter-entités.
Une bonne pratique consiste à apporter des modifications à votre configuration inter-entités comme suit :
- Heure à laquelle aucune transaction n’est enregistrée.
- Début d’une période comptable.
Vous pouvez modifier les mappages de compte de transaction inter-entités comme suit :
- Ajouter ou mettre à jour plusieurs comptes de transactions inter-entités
- Supprimer une relation inter-entités en supprimant les comptes de transactions inter-entités et en conservant les entités mises en correspondance
- Ignorer une relation inter-entités en supprimant la ligne d’entités et les comptes de transactions inter-entités
Cette rubrique traite de la modification du plan de mappage de comptes inter-entités que vous souhaitez utiliser pour gérer les transactions de comptes inter-entités et suppose que les entités existent déjà. Pour savoir comment créer une entité, consultez Entités.
Pour gérer les mappages de comptes inter-entités, accédez à Société > Mise en place Configuration > > le mappage des compte inter-entité. Cliquez sur l’icône Modifier en haut de la page.
Exportez la configuration actuelle de votre compte IET dans un fichier CSV
Une bonne pratique avant de modifier votre configuration de compte inter-entités consiste à exporter la configuration depuis la page Mappage de comptes inter-entités. L’exportation de votre configuration de transactions inter-entités enregistre la configuration dans un fichier CSV. Vous pouvez enregistrer une copie du fichier CSV en tant qu’archive et en modifier une autre pour mettre à jour votre configuration. Vous pouvez réimporter le fichier après avoir enregistré vos modifications pour appliquer ces modifications à la page Mappage de comptes inter-entités.
| Abonnement | Société |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Mappage de comptes inter-entités : Afficher et modifier |
- Sur la page Mappage de comptes inter-entités, sélectionnez Modifier.
- Sélectionnez Modèle d’exportation.
Un fichier CSV est téléchargé sur votre ordinateur.
- Double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir et l’examiner, puis enregistrez-le.
Ensuite, Modifiez les mappages de compte de transaction inter-entités selon vos besoins dans le fichier CSV.
Modifiez les mappages de compte de transaction inter-entités selon vos besoins dans le fichier CSV
Ce que fait Sage Intacct pas Accompagnement :
- Relations asymétriques où A peut payer pour B, mais B ne peut pas payer pour A, ou l’extourner.
- Mapper toutes les entités inactives.
Si vous devez apporter des modifications substantielles à vos mappages de comptes IET, cela peut être plus simple et plus rapide de le faire avec un fichier CSV.
Vous pouvez modifier les mappages de compte de transaction inter-entités comme suit :
- Ajouter ou mettre à jour plusieurs comptes de transactions inter-entités
- Supprimer une relation inter-entités en supprimant les comptes de transactions inter-entités et en conservant les entités mises en correspondance
- Ignorer une relation inter-entités en supprimant la ligne d’entités et les comptes de transactions inter-entités
Vous pouvez utiliser le même compte IET pour plusieurs mappages, si vous le souhaitez.
- Ouvrez le fichier CSV des mappages de comptes de transactions inter-entités que vous avez exportés, comme décrit dans la section Exportez la configuration actuelle de votre compte IET dans un fichier CSV.
- Examinez les mappages de comptes de transactions inter-entités répertoriés dans le fichier CSV et recherchez les lignes que vous souhaitez modifier.
- Modifiez le fichier CSV si nécessaire :
- Mise à jour. Pour mettre à jour plusieurs mappages de comptes de transactions inter-entités, recherchez les mappages de comptes pertinents et modifiez-les. Par exemple, vous pouvez modifier les comptes débiteur A et créditeur B pour le mappage des compte des transactions inter-entités entre les entités Australie et États-Unis, et les entités Australie et Royaume-Uni.
- Ajouter. Pour ajouter plusieurs mappages de compte IET, ajoutez une ligne au fichier CSV pour chaque mappage de transaction inter-entités que vous souhaitez créer. Pour chaque ligne, saisissez les entités A et B dans les colonnes appropriées, puis saisissez les comptes débiteur et créditeur selon vos besoins. Vous aurez besoin de deux comptes par mappage lorsque vous utilisez le plan de base et de quatre compte par mappage lorsque vous utilisez le plan avancé. Les comptes peuvent être identiques ou différents. Par exemple, vous pouvez utiliser le même compte débiteur pour chaque entité d’un mappage donné.
- Supprimer. Pour supprimer un mappage de compte inter-entité, supprimer les comptes qui y figurent compte mappage et conservez les noms des entités.
- Ignorer. Pour ignorer une relation de compte inter-entités, supprimez toute la ligne, y compris les entités et les comptes. Si vous ignorez une relation inter-entité, Sage Intacct ne suivra plus les soldes transaction inter-entités entre les deux entités que vous supprimez de votre liste de mappages de compte de transactions inter-entités.
- Enregistrez le fichier CSV.
Ensuite, Importez la configuration de votre compte IET à partir d’un fichier CSV.
Importez la configuration de votre compte IET à partir d’un fichier CSV
Après avoir modifié le fichier CSV des mappages de comptes de transactions inter-entités que vous avez exportés, par exemple la modification d’un numéro de comptes dans le fichier CSV, réimportez vos modifications dans Intacct.
Préparer un fichier CSV pour importation
Lorsque vous téléchargez un modèle, celui-ci contient déjà les bons en-têtes. Il vous suffit de remplir les colonnes avec vos données, de les enregistrer sous forme de fichier CSV et de charger le fichier.
Les titres d’en-tête du modèle que vous téléchargez correspondent aux champs d’Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement.
Pour en savoir plus sur le processus de chargement du fichier CSV, y compris les bonnes pratiques, les erreurs courantes et la façon de charger votre fichier CSV, voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV.
| Abonnement | Société |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions |
|
- Sur la page Mappage de comptes inter-entités, cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Importer.
La fenêtre Mappage de comptes inter-entités s’affiche.
- Cliquez sur Choisir un fichieret recherchez le fichier CSV de transactions inter-entités que vous souhaitez importer.
Suivez les instructions d’importation de fichiers CSV présentées ici.
Importer les informations sur la société : optionsImporter les descriptions des options de fichier Option Description Parcourir
Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Format de date
Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
Encodage de fichier
Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
Traiter hors ligne
Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne.
Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse
Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,).
Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.
- Cliquez sur Importer. Le processus d’importation peut prendre un certain temps.
Lorsque le fichier a été importé, une notification s’affiche pour indiquer si l’importation a réussi.
- Cliquez sur Terminé pour fermer la notification.
Éviter les erreurs d’importation courantes
Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.
Dans Microsoft Excel :
- Sélectionnez toutes les cellules.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les cellules et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
- Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Texte, puis OK.
- Enregistrez le fichier.
Le format de date court est formaté comme suit : 15/3/2021
Dans Microsoft Excel :
- Sélectionnez une colonne de dates.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
- Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court.
- Enregistrez le fichier.
Bien que les espaces dans les champs Mémo soient autorisés, assurez-vous de ne laisser aucun espace au début ou à la fin de chaque champ (pas seulement les mémos). Les espaces de début et de fin peuvent engendrer des erreurs d’importation. Pour tous les autres champs, supprimez les espaces superflus au début ou à la fin des données.
Dans Microsoft Excel :
- Sélectionnez une plage de cellules.
- Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Édition, sélectionnez Rechercher et sélectionner, puis Remplacer.
- Dans la zone Rechercher quoi, saisissez une espace. Laissez la case Remplacer par vide.
- Sélectionnez Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés.
- Enregistrez le fichier.
Les virgules sont utilisées pour séparer les champs dans les fichiers CSV.
Pour éviter que les données ne soient insérées dans les mauvaises colonnes, évitez d’utiliser des virgules dans les champs numériques et de texte.
Si vous devez inclure une virgule dans un champ de texte, ajoutez toujours des guillemets au début et à la fin, par exemple : "Smith, John".
Les en-têtes de votre fichier CSV doivent correspondre au modèle en tout point, y compris l’orthographe, les majuscules et l’espacement. La moindre modification (telle que l’ajout d’un espace ou une différence de casse) conduira à un échec d’importation. Utilisez toujours le modèle officiel fourni par Sage Intacct.
Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.
Les champs d’identifiant doivent correspondre en tout point, y compris les majuscules. Par exemple : ven100 et VEN100 ne correspondent pas.
Saisissez l’identifiant exactement tel qu’il apparaît dans Intacct, sous peine d’associer des transactions à un fournisseur ou un client erroné ou de provoquer une erreur de chargement.
Si vous faites référence à un fournisseur, un client, des conditions de paiement, un budget, etc. dans un fichier CSV, tout ce à quoi vous faites référence doit déjà exister dans Intacct.
Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur, ce fournisseur doit déjà exister dans Intacct avant de commencer le chargement. Si le fournisseur n’existe pas, le chargement échouera.
Cela ne s’applique pas lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs à l’aide du processus d’importation.
Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir la section Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.
Les champs contenant des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux) doivent commencer par une majuscule. Par exemple : Vrai et non VRAI ou vrai. La casse doit être identique pour les identifiants, et les entrée prédéfinies doivent commencer par une majuscule.
Si votre modèle d’importation contient un champ de pays, par exemple pour une adresse, assurez-vous que ce champ contient une écriture.
Si votre société a activé les codes de pays ISO, vous devez indiquer le code de pays dans le champ de pays de chaque fiche. Si vous n’êtes pas sûr que les codes ISO sont activés, demandez à votre administrateur ou réalisez un test d’importation pour confirmer le format requis.
Ensuite, Importez la configuration de votre compte IET à partir d’un fichier CSV.
Vérifiez les modifications apportées aux mappages de compte IET
Après avoir importé le fichier CSV modifié, il est judicieux de consulter les mappages de comptes de transactions inter-entités que vous voyez désormais sur la page Mappages de comptes inter-entités. Comparez la liste des mappages sur la page à la liste que vous avez dans votre fichier CSV.
