Importer et exporter les mappages inter-entités

Dans Intacct, vous pouvez fiche les transactions inter-entités séparément des autres transactions de comptes clients et de comptes fournisseurs. Les transactions inter-entités sont générées lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité, par exemple. Vous pouvez spécifier un compte créditeur et un compte débiteur pour les transactions inter-entités pour chaque entité ou entité commerciale de votre société Intacct. La page Mappage des compte inter-entité vous permet de configurer les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour fiche les transactions inter-entités pour chaque entité.

Si vous souhaitez apporter des modifications importantes à votre configuration inter-entités, vous pouvez le faire avec des fichiers CSV.

Utilisez le modèle CSV de configuration du compte de transactions inter-entités pour :

  • générer automatiquement une liste de toutes les permutations de paires de entité possibles dans votre société Intacct. Ensuite, téléchargez le fichier de modèle CSV créé automatiquement, modifiez-le pour définir des comptes pour toutes les paires d’entités que vous souhaitez mapper, puis réimportez le fichier CSV dans Intacct.
  • Modifiez la configuration de votre compte IET existant en exportant votre configuration vers un fichier CSV, modifiez le fichier à votre guise, puis enregistrez le fichier et réimportez-le dans Intacct. Les modifications que vous apportez dans le fichier importé sont reflétées dans la configuration de votre compte IET.
  • Archivez votre configuration de compte inter-entités actuelle en l’exportant vers un fichier CSV.

Meilleures pratiques d’utilisation du modèle CSV de configuration de transaction inter-entités

Choisissez le bon moment pour modifier votre configuration de transactions inter-entités

Une bonne pratique consiste à apporter des modifications à votre configuration inter-entités comme suit :

  • Heure à laquelle aucune transaction n’est enregistrée.
  • Début d’une période comptable.

Exporter la configuration existante au format CSV

Une bonne pratique avant de modifier votre configuration de compte inter-entités consiste à exporter la configuration depuis la page Mappage de comptes inter-entités. L’exportation de votre configuration de transactions inter-entités enregistre la configuration dans un fichier CSV. Vous pouvez enregistrer une copie du fichier CSV en tant qu’archive et en modifier une autre pour mettre à jour votre configuration. Vous pouvez réimporter le fichier après avoir enregistré vos modifications pour appliquer ces modifications à la page Mappage de comptes inter-entités.

Aucune paire asymétrique ni entité inactive

Ce que fait Sage Intacct pas Accompagnement :

  • Relations asymétriques où A peut payer pour B, mais B ne peut pas payer pour A, ou l’extourner.
  • Mapper toutes les entités inactives.

À propos de la modification d’un modèle CSV de configuration de compte inter-entités

Le modèle CSV extrait toutes les permutations possibles de paires inter-entités. Par exemple, si vous avez 4 entités, le fichier CSV inclura 6 mappages représentés par 6 lignes dans la feuille de calcul.

Vous pouvez mapper autant d’entités que vous le souhaitez. Vous pouvez mapper les relations inter-entités en ajoutant les comptes que vous souhaitez utiliser à chaque fiche. Par exemple, vous pouvez ajouter des comptes individuels distincts pour les comptes clients et les comptes fournisseurs pour chaque entité de la relation. Si vous souhaitez exclure ou ignorer une relation inter-entités donnée, il vous suffit de laisser vides les champs Débiteur et Créditeur pour toute la ligne.

Voici un exemple :

Exemple d’extrait de fichier CSV d’un plan de mappage de transaction inter-entités
Entité A Entité B Compte client inter-entités Entité A Compte fournisseur inter-entités Entité A Compte client inter-entités Entité B Compte fournisseur inter-entités Entité B
E100 USA E200 ROYAUME-UNI        
E100 USA E300 AUS        
E100 USA E400 France        
E100 USA E500 Allemagne        
E200 ROYAUME-UNI E300 AUS        
E200 ROYAUME-UNI E400 France 1250.03 IER Canada 1250.04 IER Mexique 1250.03 IER Canada 1250.04 IER Mexique
E200 ROYAUME-UNI E500 Allemagne 1250.02 IER ROYAUME-UNI 1250.08 IER Allemagne 1250.02 IER ROYAUME-UNI 1250.08 IER Allemagne
E200 ROYAUME-UNI E600 Mexique        
E200 ROYAUME-UNI E700 Canada        
  • IER: Compte débiteur inter-entités
  • IEP: Dette inter-entités
  • Les paires d’entités que vous laissez vides seront supprimées de votre configuration d’entité une fois que vous aurez chargé le CSV dans Intacct.
C’est à vous de choisir les comptes que vous décidez d’utiliser pour le mappage inter-entité. Vous devez ajouter les comptes pertinents à votre modèle CSV modifié et enregistrer le fichier. Chargez ensuite le fichier CSV dans Intacct pour enregistrer vos modifications.

Exporter la configuration de votre compte inter-entités dans un fichier CSV

Une bonne pratique avant de modifier votre configuration de compte inter-entités consiste à exporter la configuration depuis la page Mappage de comptes inter-entités. L’exportation de votre configuration de transactions inter-entités enregistre la configuration dans un fichier CSV. Vous pouvez enregistrer une copie du fichier CSV en tant qu’archive et en modifier une autre pour mettre à jour votre configuration. Vous pouvez réimporter le fichier après avoir enregistré vos modifications pour appliquer ces modifications à la page Mappage de comptes inter-entités.

Abonnement Société
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Mappage de comptes inter-entités : Afficher et modifier
  1. Assurez-vous de travailler au niveau général de votre société Intacct en sélectionnant Niveau général au-dessus de la barre d’application.
  2. Aller à Société > Mise en place Configuration > > le mappage des compte inter-entité.
  3. Sélectionnez Modifier en haut de la page.
  4. Sélectionnez Modèle d’exportation.
  5. Double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir.

    Un fichier CSV est téléchargé sur votre ordinateur.

  6. Modifiez le fichier si nécessaire, puis enregistrez-le.

Importez la configuration de votre compte inter-entités à partir d’un fichier CSV

Vous pouvez importer votre configuration de compte de transactions inter-entités précédemment exportée à partir d’un fichier CSV. Cela est utile lorsque vous devez modifier votre plan de mappage de comptes inter-entités de basique à avancé, ou l’inverse.

Vous pouvez également apporter des modifications en masse à votre configuration de compte inter-entité actuelle. Par exemple, vous pouvez modifier les comptes dans le fichier CSV, puis enregistrer et réimporter vos modifications dans Intacct.

Préparer un fichier CSV pour importation

Lorsque vous téléchargez un modèle, celui-ci contient déjà les bons en-têtes. Il vous suffit de remplir les colonnes avec vos données, de les enregistrer sous forme de fichier CSV et de charger le fichier.

Les titres d’en-tête du modèle que vous téléchargez correspondent aux champs d’Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement.

Pour en savoir plus sur le processus de chargement du fichier CSV, y compris les bonnes pratiques, les erreurs courantes et la façon de charger votre fichier CSV, voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV.

Abonnement Société
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

  • Liste de contrôle de configuration de la société : Exécuter

  • Mappage de comptes inter-entités : Afficher et modifier
  1. Sur la page Mappage de comptes inter-entités, sélectionnez Modifier.
  2. Sélectionnez Importer.

    La fenêtre Mappage de comptes inter-entités s’affiche.

  3. Sélectionnez Choisir un fichieret nous cherchons le fichier CSV inter-entités que vous souhaitez importer.

    Suivez les instructions d’importation de fichiers CSV présentées ici.

    Importer les descriptions des options de fichier
    OptionDescription

    Parcourir

    Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.

    Format de date

    Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

    Encodage de fichier

    Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.

    Traiter hors ligne

    Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne.

    Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.

    Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse

    Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,).

    Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

  4. Sélectionnez Importer. Le processus d’importation peut prendre un certain temps.

    Lorsque le fichier a été importé, une notification s’affiche pour indiquer si l’importation a réussi.

  5. Sélectionnez Terminé pour fermer la notification.

Que se passe-t-il après l’importation de votre fichier CSV avec des mappages de compte de transactions inter-entités

Après avoir modifié le fichier CSV pour inclure tous les comptes que vous souhaitez pour les paires d’entités pertinentes, enregistrez vos modifications et chargez à nouveau le fichier dans Intacct.

Après avoir importé les mappages complets, vous pouvez afficher les mappages des transactions inter-entités dans la Mappage de comptes inter-entités page. Tous les comptes que vous avez ajoutés au fichier CSV s’affichent sur la page. Toutes les paires d’entités dont les champs de compte sont vides sont exclues du mappage de compte de transaction inter-entités.

Si vous changez d’avis et souhaitez mettre en correspondance des relations d’entités exclues, vous pouvez modifier le fichier CSV et le réimporter. Vous pouvez également ajouter manuellement les mappages au fichier Mappage de comptes inter-entités page.

Définitions de champs pour l’importation de comptes inter-entités

Le fichier CSV inclut un nom de champ pour chaque colonne de la page Mappage de comptes inter-entités, selon le plan de mappage que vous utilisez.

Plan de mappage de base des comptes inter-entités

Champ Description
Entité Nom ou ID de l’entité.
Compte client Le compte débiteur que vous affectez à l’entité pour fiche les transactions inter-entités.
Compte créditeur Le compte créditeur que vous affectez au entité pour fiche les transactions inter-entité.

Plan de mappage des comptes inter-entités avancé

Champ Description
Entité A Nom d’une entité dans la paire mappée
Entité B Nom de l’autre entité de la paire mappée.
IER Entité A Le compte débiteur inter-entités que vous affectez à l’entité A pour fiche les transactions inter-entités.
IEP Entité A Le compte fournisseur inter-entités que vous affectez à l’entité A pour enregistrer les transactions inter-fiches.
IER Entité B Le compte client inter-entités que vous affectez à l’entité B pour enregistrer les transactions inter-fiches.
IEP Entité B Le compte fournisseur inter-entités que vous affectez à l’entité B pour enregistrer les transactions inter-fiches.

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez toutes les cellules.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les cellules et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Texte, puis OK.
  4. Enregistrez le fichier.

Le format de date court est formaté comme suit : 15/3/2021

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une colonne de dates.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court.
  4. Enregistrez le fichier.

Bien que les espaces dans les champs Mémo soient autorisés, assurez-vous de ne laisser aucun espace au début ou à la fin de chaque champ (pas seulement les mémos). Les espaces de début et de fin peuvent engendrer des erreurs d’importation. Pour tous les autres champs, supprimez les espaces superflus au début ou à la fin des données.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une plage de cellules.
  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Édition, sélectionnez Rechercher et sélectionner, puis Remplacer.
  3. Dans la zone Rechercher quoi, saisissez une espace. Laissez la case Remplacer par vide.
  4. Sélectionnez Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés.
  5. Enregistrez le fichier.

Les virgules sont utilisées pour séparer les champs dans les fichiers CSV.

Pour éviter que les données ne soient insérées dans les mauvaises colonnes, évitez d’utiliser des virgules dans les champs numériques et de texte.

Si vous devez inclure une virgule dans un champ de texte, ajoutez toujours des guillemets au début et à la fin, par exemple : "Smith, John".

Les en-têtes de votre fichier CSV doivent correspondre au modèle en tout point, y compris l’orthographe, les majuscules et l’espacement. La moindre modification (telle que l’ajout d’un espace ou une différence de casse) conduira à un échec d’importation. Utilisez toujours le modèle officiel fourni par Sage Intacct.

Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.

Les champs d’identifiant doivent correspondre en tout point, y compris les majuscules. Par exemple : ven100 et VEN100 ne correspondent pas.

Saisissez l’identifiant exactement tel qu’il apparaît dans Intacct, sous peine d’associer des transactions à un fournisseur ou un client erroné ou de provoquer une erreur de chargement.

Si vous faites référence à un fournisseur, un client, des conditions de paiement, un budget, etc. dans un fichier CSV, tout ce à quoi vous faites référence doit déjà exister dans Intacct.

Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur, ce fournisseur doit déjà exister dans Intacct avant de commencer le chargement. Si le fournisseur n’existe pas, le chargement échouera.

Cela ne s’applique pas lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs à l’aide du processus d’importation.

Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir la section Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.

Les champs contenant des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux) doivent commencer par une majuscule. Par exemple : Vrai et non VRAI ou vrai. La casse doit être identique pour les identifiants, et les entrée prédéfinies doivent commencer par une majuscule.

Si votre modèle d’importation contient un champ de pays, par exemple pour une adresse, assurez-vous que ce champ contient une écriture.

Si votre société a activé les codes de pays ISO, vous devez indiquer le code de pays dans le champ de pays de chaque fiche. Si vous n’êtes pas sûr que les codes ISO sont activés, demandez à votre administrateur ou réalisez un test d’importation pour confirmer le format requis.