Rechnung erstellen – Forderungen

Erstellen Sie eine Rechnung, um einem Kunden die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Rechnung zu erfassen, speichern Sie sie als Entwurf und erfassen Sie sie später.

Erstellen Sie eine Rechnung für Waren oder Dienstleistungen, die an eine andere Entität erbracht werden, und müssen auch in der anderen Entität eine entsprechende Rechnung erstellen? Richten Sie hierfür eine Vorlage für unternehmensinterne Rückbelastungen ein. Wenn Sie eine Rechnung mit einer Vorlage für unternehmensinterne Rückbelastungen erstellen, generiert Intacct automatisch eine entsprechende Rechnung in der anderen Entität. Weitere Informationen zum Thema "Unternehmensinterne Rückbelastung".

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Debitorenbuchhaltung
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Rechnungen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle und wählen Sie neben Rechnungen die Option Hinzufügen (Kreis) aus.

  2. Geben Sie Informationen über den Kunden und die Rechnung ein, die Sie erstellen:

    1. Überprüfen Sie das Datum für die Rechnung.

      Behalten Sie im Feld Datum das aktuelle Datum bei oder wählen Sie ein anderes Datum für die Korrektur aus. Jedes hier eingegebene Datum wird automatisch mit dem Buchungsdatum des Hauptbuchs (und mit dem Wechselkursdatum, wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind) ausgefüllt. Sie können beide Daten nach Bedarf ändern, z. B. wenn Sie die Anpassung heute anlegen, aber an einem anderen Datum erfassen möchten.

    2. Wählen Sie einen vorhandenen Kunden aus oder fügen Sie bei Bedarf einen neuen Kunden hinzu.

      Die Felder Rechnung an, Versand an, Steuergruppe, ABN, Umsatzsteuer-Nr. und Nachricht werden automatisch basierend auf dem Kundendatensatz ausgefüllt. Um die restlichen Rechnungsinformationen basierend auf der letzten Rechnung für diesen Kunden auszufüllen, wählen Sie Aus letzter Rechnung auffüllen aus.

      Wenn Sie eine Rechnung für eine unternehmensinterne Rückbelastung eingeben, wählen Sie den Kundendatensatz aus, der der Rückbelastungsentität zugeordnet ist.

  3. Geben Sie optional eine Referenznummer für die Rechnung ein.

    Diese Nummer kann die Bestellnummer des Kunden oder eine andere Referenznummer sein. Dieser Text wird im Hauptbuch-Detailreport in der Spalte "Dokument" angezeigt. Er wird auch auf der Rechnung ausgegeben.

  4. Intacct berechnet das standardmäßige Fälligkeitsdatum basierend auf dem Rechnungsdatum und den Bedingungen.

    Sie können das Fälligkeitsdatum überschreiben, indem Sie ein neues Datum eingeben.

  5. Fügen Sie einen Anhang hinzu, um eine digitale Version eines Begleitdokuments zu speichern.

    Wählen Sie im Dropdown-Menü neben Anhänge einen Anhang aus oder wählen Sie Hinzufügen aus und laden Sie dann Ihren Anhang hoch.

    Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

    Sie können Ihre Dateien auch per Drag & Drop verschieben, um einen Anhang hinzuzufügen. Informationen zum Anhängen eines Dokuments an mehrere Journaleinträge finden Sie unter Bulkverarbeitung.

  6. Gehen Sie bei unternehmensinternen Transaktionen, für die Sie zuvor eine Vorlage für Rückbelastungen eingerichtet haben, wie folgt vor:

    1. Überprüfen Sie, ob Übereinstimmende Rechnung für Rechnung generieren ausgewählt ist.

      Diese Option wird nur angezeigt, wenn der Kunde einer Rückbelastungsentität zugeordnet ist.

    2. Wählen Sie die Vorlage aus dem Dropdown-Feld Vorlage für Rückbelastungen aus.

      Nachdem Sie eine Vorlage für Rückbelastungen ausgewählt haben, füllt Intacct automatisch die Felder "Hauptbuchkonto für ausgehende Rechnungen", "Abteilung" (falls angegeben) und "Notiz" aus.

  7. Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind, geben Sie die Währungsdetails im Abschnitt Währung ein:

    1. Wählen Sie unter Transaktionswährung im Dropdown-Menü die Währung aus, die für diese Rechnung verwendet werden soll.

      Wenn die Währung nicht die Basiswährung Ihres Unternehmens ist, fahren Sie mit den nächsten beiden Schritten fort.

    2. Wählen Sie unter Wechselkursart die Dropdown-Liste aus, um eine Wechselkursart auszuwählen, z. B. Intacct Daily Rate oder WSJ Published Rate.

      Wenn Sie den Wechselkurs für diese Rechnung kennen oder mit dem Kunden einen Vertrag zu einem festgelegten Wechselkurs geschlossen haben, können Sie ihn in Wechselkurs eingeben, um Systemberechnungen zu überschreiben.

    3. Geben Sie ein Datum für das Wechselkursdatum ein oder wählen Sie eins aus.

      Der Standardwert ist das aktuelle Datum, aber Sie können den Standardwert überschreiben.

      Sie können es beispielsweise in das Datum ändern, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, oder in das Datum, an dem Sie die Zahlung erhalten möchten.

      Wenn Sie das Datum der Rechnung überschreiben, wird das Wechselkursdatum automatisch aktualisiert.

Einzelpositionen eingeben

Damit die Rechnung erfasst werden kann, müssen Sie mindestens das Konto und einen Betrag für jeden Einzelposten angeben.

Je nach Unternehmen müssen Sie möglicherweise weitere Informationen eingeben, z. B. die Abteilung oder den Standort. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen eingerichtet ist, können Sie auch einen Drilldown bis zur Detailebene in Einzelposten durchführen, um zusätzliche Informationen einzugeben.

Im Abschnitt "Einträge" können Sie jeder Einzelposition direkt Werte hinzufügen oder Standardwerte anzeigen wählen, um Standardwerte für das automatische Ausfüllen der einzelnen Einzelpositionen zu definieren.

Wenn Sie einen Wert als Standard für jede vorhandene und neue Einzelposition einrichten möchten, wählen Sie das Dropdown-Menü neben dem entsprechenden Feld und wählen Sie einen Wert aus.

Sie können alle Standardwerte für jede Einzelposition überschreiben.

Sie können beispielsweise Dimensionswerte für Nachverfolgungs- und Reportingzwecke festlegen. Nachdem Sie das Hauptbuchkonto ausgewählt haben, wird jede Dimension, die Sie als Standard festgelegt haben, automatisch für jeden Einzelposten übernommen.

Das Einbeziehen einer Warenlagerdimension in eine Transaktion wirkt sich nicht auf die Bestandswerte aus. Es dient nur zu Nachverfolgungs- und Reportingzwecken.

Eine Dimension ist eine Kategorie von Daten, die Sie auf sinnvolle Weise organisieren und sortieren können. Sage Intacct bietet die folgenden vordefinierten Dimensionen:

  • Standort
  • Abteilung
  • Klasse
  • Kunde
  • Artikel
  • Projekt
  • Lieferant
  • Mitarbeiter
  • Warenlager (wenn Sie die Bestandskontrolle abonniert haben)
  • Vertrag (wenn Sie Verträge abonniert haben)

Darüber hinaus können Sie mit Intacct neue Dimensionen definieren, die Ihren Anforderungen entsprechen. Verwenden Sie diese benutzerdefinierten Dimensionen, um Datenkategorien zu organisieren und zu sortieren, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind. Wenn Sie beispielsweise ein Softwareunternehmen mit mehreren Produktlinien sind, können Sie eine benutzerdefinierte Dimension mit dem Namen Zielkunden erstellen. Anschließend können Sie die Werte Direktkunden, Vertriebspartner und OEM hinzufügen.

Mit Dimensionen können Sie Daten innerhalb einer Kategorie oder zwischen Kategorien erfassen, sortieren, analysieren und Reports erstellen, sodass Sie Schlüsselfaktoren wie die folgenden identifizieren können:

  • Ihre profitabelsten oder teuersten Artikel oder Kunden
  • Der Return on Investment eines Projekts oder einer Abteilung
  • Ob und in welchem Maße ein neues Produkt oder eine neue Produktlinie erfolgreich ist
  • In welche Richtung sich ein bestimmter Aspekt Ihres Unternehmens entwickelt
  • Mit Intacct-Dimensionen erhalten Sie genaue Kontrolle über die Datendefinition und Datenhierarchie

Mit Dimensionen können Sie Finanzberichte an bestimmte Geschäftsaktivitäten anpassen, einen besseren Einblick in die Geschäftsentwicklung erhalten und schnellere, aussagekräftigere Geschäftsentscheidungen treffen.

Stellen Sie sich Dimensionen als eine leistungsfähigere Alternative zu Unterkonten vor.

Für die Projektdimension und benutzerdefinierte Dimensionen können zusätzliche Gebühren anfallen. Wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, um weitere Informationen zu erhalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Standardeinzelpositionen festlegen.

Denken Sie daran, Standardeinstellungen anwenden auszuwählen, um Ihre Auswahl zu speichern.

  1. Wählen Sie unter Konto (oder Kontolabel, wenn Sie Kontolabels aktiviert haben) die Kontoauswahlliste und dann ein Umsatzkonto aus.

  2. Geben Sie unter Betrag den Artikelbetrag ein.

    Geben Sie für Unternehmen, die mehrere Währungen verwenden, den Transaktionsbetrag ein, welcher der Betrag in der Transaktionswährung ist. Intacct berechnet dann den Basisbetrag in der Basiswährung Ihres Unternehmens gemäß dem in der Kopfzeile angegebenen Wechselkurs.

    Dieses Feld muss ausgefüllt werden, auch wenn der Betrag null (0) ist.

  3. Um ein standardmäßiges Hauptbuch-Debitorenkonto mithilfe eines alternativen Forderungskontos zu überschreiben, wählen Sie es unter Debitorenkonto aus.

    Intacct füllt das Überschreibungskonto für Forderungen, das Sie hier auswählen, mit jedem Einzelposten in dieser Transaktion aus.

    Wenn Sie das Forderungen-Hauptbuchkonto nur für einen Einzelposten überschreiben möchten, wählen Sie im Einzelposten den Tab Details anzeigen aus und ändern Sie es dort.

    Weitere Informationen finden Sie unter Hauptbuchkonto in Transaktionen der Debitorenbuchhaltung überschreiben.

  4. Wenn Ihr Unternehmen Zwischensummen implementiert hat, sehen Sie unten auf Ihrer Rechnungsseite einen Abschnitt Zwischensumme.

    Die Zwischensummen werden je nach Steuerstruktur (Basis oder Erweitert oder Avalara) von zwei Arten sein.

    1. Die Basis-Steuerstruktur ermöglicht es Ihnen, die Art der Zwischensumme auszuwählen und einen Betrag dafür einzugeben.
    2. Wenn Ihr Unternehmen entweder eine erweiterte Steuerstruktur oder die Avalara AvaTax-Integration verwendet, sieht der Abschnitt "Zwischensummen" anders aus, da die Steuern für Sie berechnet werden.

  5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zwischensummen-Kontolabel die Art der Zwischensumme aus, z. B. Umsatzsteuer, oder nicht-steuerliche Zwischensummen, z. B. Fracht oder Kundenrabatt.

    Wenn sich der Kunde in Nordamerika befindet und Sie Avalara zur Berechnung der Steuer verwenden, können Sie die Informationen in diesem Feld nicht ändern.

  6. Um eine nicht-steuerliche Zwischensumme einzugeben, geben Sie einfach diesen Betrag in das entsprechende Feld ein. Geben Sie negative Zahlen für Rabatte ein.

    Um eine Vorschau der Gesamtsumme anzuzeigen, wählen Sie den Link Berechnen aus.

    Um weitere Zeilen hinzuzufügen, wählen Sie den Link Aktualisieren aus.

  7. Um eine nicht-nordamerikanische Steuer (einfache Steuer von Sage Intacct) einzugeben, erstellen Sie zunächst ein neues Kontolabel.

    Verwenden Sie dieses Kontolabel, um globale Steuern zu verfolgen.

    Geben Sie für jede Transaktion, die ein globales Steuerproblem darstellt, die globale lokale Umsatzsteuer-Zwischensumme in eine separate Zeile ein.

  8. Wählen Sie den Link Berechnen aus, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Elementen und der Eingabe von Zwischensummen für Benutzereingaben fertig sind.

    Achten Sie darauf, keine globale Umsatzsteuer-Zwischensumme für nordamerikanische Transaktionen (Avalara Tax) einzugeben. Wenn Sie eine globale Umsatzsteuer-Zwischensumme für eine nordamerikanische Transaktion eingeben, löscht Intacct den globalen Steuerbetrag.

  9. Wenn Sie mit der Eingabe der Transaktionsinformationen fertig sind, speichern Sie sie als Entwurf oder erfassen Sie sie.

    • Wählen Sie Entwurf oder Entwurf und neu aus, um Ihren Fortschritt bei der Transaktion zu speichern, ohne sie zu buchen. Später können Sie oder ein anderer Benutzer ihn überprüfen und veröffentlichen.
    • Wählen Sie Buchen oder Buchen und neu aus, um die Transaktion zu buchen.

Rechnung als Entwurf speichern

Sie sind noch nicht bereit, die Rechnung oder Anpassung zu erfassen? Sie können sie als Entwurf speichern, ohne dass sich dies auf das Hauptbuch oder ein Nebenbuch auswirkt. Mit der Möglichkeit, diese Arten von Transaktionen als Entwurf zu speichern, können Sie Ihren Fortschritt speichern. Später können Sie oder ein anderer Benutzer zurückkehren und die Transaktion erfassen.

Das System validiert Transaktionen nur, wenn sie erfasst werden. So werden z. B. benötigte Abteilungen oder Standorte erst bei der Erfassung validiert.

Voraussetzungen: Die Möglichkeit, eine Transaktion als Entwurf hinzuzufügen oder eine Transaktion zu erfassen, hängt von Ihren Berechtigungen ab:

  • Mit der Berechtigung Hinzufügen können Sie eine Transaktion hinzufügen, bearbeiten, entfernen und als Entwurf speichern.
  • Mit den Berechtigungen Hinzufügen, Bearbeiten und Buchen können Sie eine Transaktion hinzufügen, bearbeiten, entfernen und als Entwurf speichern sowie die Transaktion bearbeiten und buchen, wenn Sie bereit sind.

So speichern Sie eine Transaktion als Entwurf:

  1. Fügen Sie Ihrem Unternehmen eine Rechnung oder Anpassung hinzu.

  2. Speichern Sie die Transaktion als Entwurf, indem Sie auf Entwurf und neu klicken oder Entwurf oder Entwurf und Fortfahren aus der Dropdown-Liste auswählen.

    Das System speichert den Eintrag, bucht ihn aber nicht.

  • Filtern Sie spontan nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Wählen Sie in der entsprechenden Transaktionslistenansicht in der Spalte Status entweder Entwurf oder Gebucht aus.
  • Erstellen Sie eine permanente benutzerdefinierte Ansicht zum Filtern nach Entwürfen oder gebuchten Transaktionen: Erstellen Sie eine Ansicht und setzen Sie den Filter auf Status = Entwurf oder Status = Gebucht. Die benutzerdefinierte Ansicht steht immer dann zur Verfügung, wenn Sie die Liste aufrufen.