Eine Rechnung löschen oder umkehren – Einkauf

Bei Lieferanten-Rechnungen mit einer Transaktionsdefinition, die in der Kreditorenbuchhaltung gebucht wird, können Sie die Lieferantenrechnung löschen oder ihre Auswirkungen umkehren, wenn sie nicht gelöscht werden kann.

Wenn die mit der Einkaufs-Rechnung verknüpfte Rechnung bezahlt oder teilweise bezahlt ist, können Sie die Auswirkungen der Einkauf-Rechnung nicht löschen oder umkehren.

Abonnement	Einkauf
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer Warenlager
Berechtigungen	Einkaufstransaktionen: Auflisten, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen

Informationen zum Löschen oder Umkehren einer Einkaufs-Rechnung

Gelegentlich können Sie eine Rechnung entfernen, die im Einkauf erstellt wurde. Vielleicht wurde er fälschlicherweise eingegeben oder mit falschen Informationen konvertiert. Sie haben die folgenden zwei Möglichkeiten, wie Sie die Rechnung korrigieren können:

Löschen Sie die Rechnung. Entfernt die Rechnung aus dem System, sodass Sie sie korrekt neu erstellen können.
Kehren Sie die Auswirkungen der Rechnung um. Behält die Rechnung im System, sodass Sie Änderungen nachverfolgen und ein Prüfprotokoll führen können.
Die Anwendung "Einkauf" verfügt nicht über eine explizite Funktion zum Zurückbuchen, wie es in der Kreditorenbuchhaltung der Fall ist. Das Umkehren der Auswirkungen der Rechnung ist ein Vorgang, bei dem Sie eine Einkaufs-Korrektur in "Einkauf" erstellen, um die Rechnung auszunullen, und dann das resultierende Guthaben auf die Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung anwenden.

Die Aktion, die Sie ausführen, hängt von einer Kombination der folgenden Faktoren ab:

Der Zahlungsstatus
Der Status der Transaktion
Die Transaktionsdefinition
Die Einkauf-Konfiguration

Der Zahlungsstatus steht in keinem Zusammenhang mit dem Rechnung-Status, der auf den Workflow zutrifft. Beispielsweise kann eine Rechnung mit dem Zahlungsstatus "Bezahlt" den Status "Ausstehend" haben, mit dem Sie die Rechnung bei Bedarf in eine Belastung oder eine Einkauf umwandeln können.

Rechnung löschen

Wenn Sie eine Rechnung im Einkauf löschen, werden alle relevanten Daten im System auf den Status zurückgesetzt, in dem es sich vor der Erstellung der Rechnung befand. Diese Rollback umfasst Hauptbuchkonten, Nebenbuch-Konten, Bestandseffekte usw. Wenn Sie eine Rechnung löschen, können Sie sie erneut in die Rechnung konvertieren, um falsch eingegebene Informationen zu korrigieren.

Die folgende Tabelle beschreibt die Bedingungen, unter denen Sie eine Rechnung nicht löschen können, und bietet mögliche Lösungen:

Bedingung	Mögliche Lösung
Wenn die Transaktionsdefinition Richtlinie löschen ist gesetzt auf Kein löschen.	Ändern Sie die Richtlinie löschen auf der Transaktionsdefinition.
Wenn Sie zuvor ein Dokument für die Rechnung und die Transaktionsdefinition gedruckt haben Richtlinie löschen ist so eingestellt, dass das Löschen einer Transaktion nach dem Drucken eines Dokuments untersagt wird.	Ändern Sie die Richtlinie löschen auf der Transaktionsdefinition.
Wenn die Rechnung in eine andere Transaktion konvertiert wurde.	Entfernen Sie die nachgelagerte Transaktion. Wenn die Rechnung beispielsweise in eine Korrektur-Transaktion umgewandelt wurde, löschen Sie die Korrektur-Transaktion.
Wenn eine Zahlung auf die Rechnung angewendet wurde, die mit der Einkaufs-Rechnung verknüpft ist. Sie erhalten eine Fehlermeldung, dass eine Zahlung erfolgt ist.	Auch wenn die Zahlung zurückgebucht wird, können Sie die Rechnung nicht löschen. In diesem Fall finden Sie weitere Informationen unter Auswirkungen einer Rechnung umkehren.
Wenn für die Rechnung die Option "Nach Position konvertieren" verarbeitet wurde.	Löschen Sie Wiederkehrende Vorlage.
Wenn der Abrechnungszeitraum geschlossen ist.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum. Wenn das Öffnen des Zeitraums keine Option ist, können Sie das Buchungsdatum der Transaktion so ändern, dass es in einem offenen Zeitraum liegt.
Wenn die Rechnung innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Entitäten geteilt wird.	Freigegebene Rechnungen können nur auf dem Top-Level gelöscht werden. Wenn Sie die Liste der Rechnungen auf Entitätsebene anzeigen, werden möglicherweise freigegebene Rechnungen angezeigt. Diese Rechnungen sind jedoch als "Ohne Eigentümer" von der Entität aufgeführt, und die Löschen Die Option wird nicht angezeigt. Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, wechseln Sie zum Top-Level, um die Rechnung zu löschen.

So löschen Sie eine oder mehrere Rechnungen:

Öffnen Sie die entsprechende Liste der Rechnungen und suchen Sie die zu löschenden Rechnungen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Datensatz für Löschen Spalte neben jeder Rechnung.
Wählen Sie den Löschen Knopf. Wählen Sie je nach Ihren Benutzer-Einstellungen zur Bestätigung des Löschvorgangs eine Option aus OK.

Auswirkungen einer Rechnung umkehren

Es sind zwei Aktionen erforderlich, um die Auswirkungen einer Rechnung umzukehren:

Erstellen Sie eine Korrektur-Transaktion.
Anwenden Sie die Gutschrift auf die entsprechende Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung.

Wenn Sie die Auswirkungen einer Rechnung umkehren, ist keine der vorherigen Transaktionen im Workflow betroffen.

1. Erstellen einer Korrektur-Transaktion

Eine Korrektur-Transaktion ist eine Einkaufs-Transaktion, bei der die Transaktionsdefinition mit den folgenden Attributen definiert wurde:

Die Buchung der Transaktion erfolgt in Kreditorenbuchhaltung.
Die Buchungs-Konfiguration ist so definiert, dass die Kreditorenbuchhaltung belastet und die entsprechenden Hauptbuchkonten gutgeschrieben werden (das Umgekehrte der Buchungs-Konfiguration für die Transaktionsdefinition für die Rechnung).
Die Zwischensummen werden auf die gleiche Weise definiert wie die Zwischensummen für die Transaktionsdefinition für die Rechnung.

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie:

Eine Korrektur-Transaktion durch Konvertierung erstellen
Eine eigenständige Korrektur-Transaktion erstellen

Wenn Ihr Workflow mehr als eine Korrektur-Transaktion umfasst, wenden Sie sich an Ihren Intacct-Administrator, um zu erfahren, welche zu verwenden ist.

Eine Korrektur-Transaktion durch Konvertierung erstellen

In einem Einkauf Rechnung Liste, suchen Sie die entsprechende Rechnung und wählen Sie Konvertierenauswählen und wählen Sie dann Korrektur-Transaktion-Typ in das die Rechnung konvertiert werden soll. Wählen Sie zum Beispiel Soll aus.
Die Korrektur-Transaktion wird angezeigt, zeigt alle Daten aus der Rechnung an und legt standardmäßig den Datum Bis zum heutigen Datum. Dieses Datum bestimmt das Buchungs-Datum für die Korrektur.
Ändern Sie die Datum Je zutreffend. Das Datum für die Korrektur ist in der Regel dasselbe Datum wie die Rechnung, die Sie umkehren möchten.
Behalten Sie den Artikel, die Menge und die Preisinformationen bei und wählen Sie Buchen.
Die Gutschrift kann jetzt in der Kreditorenbuchhaltung auf die Rechnung angewendet werden.

Eine eigenständige Korrektur-Transaktion erstellen

Wenn die Rechnung nicht in eine Korrektur-Transaktion umgewandelt werden kann, können Sie eine eigenständige Korrektur-Transaktion erstellen. Sie können die Korrektur in Einkauf oder Kreditorenbuchhaltung erstellen. Im folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie eine eigenständige Transaktion im Einkauf erstellen. Informationen zum Erstellen der Korrektur in Kreditorenbuchhaltung finden Sie unter Verbindlichkeitenanpassungen.

Wenn die Transaktionsdefinition für die Rechnung mit einem Bestandseffekt definiert wurde, erstellen Sie die Korrektur-Transaktion im Einkauf. Die Transaktionsdefinition für die Korrektur-Transaktion muss den gegenteiligen Bestandseffekt haben.

So erstellen Sie eine eigenständige Korrektur-Transaktion:

Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben der entsprechenden Korrektur-Transaktion.
Die Korrektur-Transaktion wird angezeigt.
Ändern Sie die Datum Je zutreffend. Das Datum für die Korrektur ist in der Regel dasselbe Datum wie die Rechnung, die Sie umkehren möchten.
Wählen Sie den Lieferanten aus der Lieferant Dropdown-Liste. Der Lieferant muss derselbe Lieferant sein, der auf der Rechnung definiert ist.
In der Einträge Tabelle, wählen Sie eine Artikel das auf der Rechnung definiert ist.
Geben Sie dasselbe ein. Menge und Preis wie auf der Rechnung als positive Werte.
Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jeden Artikel in der Rechnung.
Füllen Sie andere Transaktionsfelder nach Bedarf aus.
Wählen Sie Buchen aus.
Die Gutschrift kann jetzt in der Kreditorenbuchhaltung auf die Rechnung angewendet werden.

2. Anwenden Sie das Guthaben in der Kreditorenbuchhaltung auf die Rechnung

Sie können das Guthaben, das durch die Transaktion zur Einkauf-Korrektur erstellt wurde, über die Folgendes auf die Rechnung der Lieferantenrechnung anwenden Rechnungen bezahlen Funktion in Kreditorenbuchhaltung. Wenn Sie die Gutschrift auf die Rechnung anwenden, ergeben die entsprechende Auswirkung auf die Buchhaltung saldiert null, und die Rechnung und das Guthaben werden aus dem Zahlungsausstände des Lieferanten Report.

Siehe Rechnungen bezahlen um Anleitung zu erhalten.