Informationen zur Vertragssynchronisierung

Wenn Sie Verträge in Intacct abonnieren, werden Optionen zur Konfiguration der Vertragsintegration angezeigt. Wenn Sie das Erweiterungspaket "Erweiterte CRM-Integration – Vertragsabrechnung für CRM" nicht installiert haben, können Sie keine Verträge konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Das Paket "Intacct-Vertragsabrechnung für CRM".

Weitere Informationen zum Konfigurieren von Salesforce-Seitenlayouts mit Intacct-spezifischen benutzerdefinierten Feldern finden Sie unter Page layouts.

Informationen zur Vertragsintegration

Die Integration von Verträgen zwischen Intacct und Salesforce umfasst mehrere verschiedene Teile. Wenn Sie nicht wissen, wie die Teile zusammenarbeiten, werden Ihre Verträge nicht korrekt erstellt.

Der Vertrags-Workflow

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen Vertrag aus einer Verkaufschance in Salesforce erstellen. Nachdem der Salesforce-Vertrag erstellt wurde, können Sie ihn mit Intacct synchronisieren, wo Rechnungen generiert werden.

Der Vertrags-Workflow. Im folgenden Text beschrieben.

  1. Die Salesforce-Geschäftschance wird erstellt
    Eine Salesforce-Geschäftschance wird mit dem korrekt zugeordneten Salesforce-Konto und den korrekt zugeordneten Produkten erstellt. Salesforce-Kontakte können sowohl dem Konto als auch der Geschäftschance zugeordnet werden, werden aber am häufigsten dem Konto zugeordnet.
  2. Die Salesforce-Geschäftschance durchläuft den Verkaufszyklus
    Die Geschäftschance durchläuft den Verkaufszyklus für Ihr Unternehmen. Produkte und Geschäftschancenprodukte werden der Geschäftschance nach Bedarf hinzugefügt.
  3. Ein Salesforce-Vertrag wird erstellt und aktiviert
    Nachdem die Geschäftschance gewonnen wurde, wird ein Salesforce-Vertrag erstellt (3a). Wenn der Vertrag genaue Informationen für den abgeschlossenen Deal enthält, wird er in Salesforce von einem Salesforce-Benutzer aktiviert (3b).
  4. Ein Intacct-Vertrag wird erstellt
    Ein Intacct-Vertrag wird aus dem aktivierten Salesforce-Vertrag erstellt, wenn ein Salesforce-Benutzer die Schaltfläche "Mit Intacct synchronisieren" auswählt. Die Informationen für den Intacct-Vertrag werden sowohl aus dem Salesforce-Vertrag als auch aus der zugehörigen Geschäftschance übernommen. Die Intacct-Vertragskopfzeile wird aus dem Salesforce-Vertrag erstellt. Intacct-Vertragseinzelpositionen werden aus den Produkten erstellt, die in der Salesforce-Geschäftschance aufgeführt sind, die dem Salesforce-Vertrag zugeordnet ist.
  5. Der Intacct-Vertrag wird verarbeitet
    Der Intacct-Vertrag wird auf der Grundlage der Geschäftslogik und der Prozesse verarbeitet, die von Ihrem Intacct-Unternehmen festgelegt wurden. Salesforce-Benutzer*innen können Aktualisierungen des Intacct-Vertrags anzeigen, indem sie ihn und benutzerdefinierte Objekte für Intacct-Vertragseinzelpositionen in Salesforce anzeigen. Diese Objekte dienen nur als Referenz (schreibgeschützt) und Aktualisierungen dieser Objekte kommen nur von Intacct.
  6. Intacct-Rechnungen werden generiert
    Während der Verarbeitung des Intacct-Vertrags können die zugehörigen Rechnungen auch in Salesforce über das benutzerdefinierte Objekt "Vertragsrechnung" angezeigt werden. Dieses Objekt dient nur als Referenz und Aktualisierungen dieses Objekts kommen nur von Intacct.
Salesforce-Verträge können mit einem vorhandenen Intacct-Vertrag verknüpft werden. Um diese Beziehung zu erstellen, geben Sie die vorhandene Intacct-Vertrags-ID in die Leiste Intacct-Vertrags-ID im Salesforce-Vertrag aus. Bei der Synchronisierung wird die Beziehung zwischen den Verträgen erstellt.

Salesforce-Chancen

Salesforce-Geschäftschancen bilden die Grundlage für die Erstellung von Intacct-Verträgen und stellen die erforderlichen Informationen aus zugehörigen Salesforce-Kontakten, -Konten und -Produkten bereit. Geschäftschancen werden jedoch nicht direkt mit einem Intacct-Objekt synchronisiert (siehe Chancen für weitere Informationen).

Salesforce-Verträge können ohne Geschäftschance mit Intacct synchronisiert werden. Die Synchronisierung ohne Geschäftschance wird häufig durchgeführt, um einen historischen Vertrag zu erstellen, den Sie voraussichtlich verlängern oder in Zukunft neue Geschäftschancen erstellen möchten.

Zur Unterstützung der Vertragsintegration müssen Sie für das Geschäftschancenobjekt in Salesforce die folgenden Schritte ausführen:

  • Passen Sie das Seitenlayout für Geschäftschancen so an, dass die entsprechenden Intacct-Felder für Ihr Unternehmen enthalten sind.
  • Erteilen Sie Ihren Benutzern die entsprechenden Berechtigungen für Datensatztypen.
    Nur Geschäftschancen mit dem Datensatztyp "Vertrag" werden zum Erstellen von Verträgen in Intacct verwendet. Weitere Informationen zu Datensatztypen finden Sie unter Datensatztypen in Salesforce.
  • Konfigurieren Sie die Integrationseinstellungen in Intacct, um die benötigten Informationen zu synchronisieren.
  • Überprüfen Sie die Synchronisierungseinstellungen in Salesforce und passen Sie sie entsprechend an.
  • Updates in Bearbeitung Möglichkeiten zur Synchronisierung mit Intacct Aktualisieren Sie den Datensatztyp und andere Felder, um sie an die Anforderungen der Integration anzupassen.
  • Passen Sie das Seitenlayout für Geschäftschancen so an, dass die entsprechenden Intacct-Felder für Ihr Unternehmen enthalten sind.
  • Erteilen Sie Ihren Benutzern die entsprechenden Berechtigungen für Datensatztypen.
    Nur Geschäftschancen mit dem Datensatztyp "Vertrag" werden zum Erstellen von Verträgen in Intacct verwendet. Weitere Informationen zu Datensatztypen finden Sie unter Datensatztypen in Salesforce.
  • Konfigurieren Sie die Integrationseinstellungen in Intacct, um die benötigten Informationen zu synchronisieren.
  • Überprüfen Sie die Synchronisierungseinstellungen in Salesforce und passen Sie sie entsprechend an.

Datensatztypen in Salesforce

Die erweiterte CRM-Integration bietet zwei Datensatztypen zur Identifizierung von Vertrags- oder Auftragserfassungschancen: Vertrag und Auftragserfassung. Die Datensatztypen werden verwendet, um zu steuern, welche Geschäftschancen zum Erstellen von Verträgen oder Auftragserfassungstransaktionen verwendet werden können.

Verwenden Sie, wenn möglich, die folgenden Datensatztypen so wie es ist. Informationen dazu, ob Sie bereits Datensatztypen verwenden möchten, finden Sie weitere Informationen unter Benutzerdefinierte Verkaufschancen-Datensatztypen für die Auftragserfassung.

Aufgrund der Verwendung von Datensatztypen für die Salesforce-Geschäftschancen müssen Sie möglicherweise die Benutzerberechtigungen anpassen, um die Möglichkeit zu bieten, Geschäftschancen des richtigen Datensatztyps zu erstellen.

Berechtigungen für Datensatztypen sollten Ihren Benutzern nach Bedarf zugewiesen werden. Darüber hinaus sollte der richtige Seitenlayoutzugriff auch dem entsprechenden Datensatztyp zugewiesen werden.

Der Datensatztyp "Vertrag" oder "Auftragserfassung" ist für eine Geschäftschance erforderlich, wenn Sie einen Vertrag in Intacct erstellen möchten.

Wenn Sie Ihre eigenen Datensatztypen verwenden, sollten Sie die verfügbaren Auswahllistenwerte für die Auswahllistenfelder für das Objekt bearbeiten.

Aktuelle Geschäftschancen aktualisieren

Um laufende Salesforce-Geschäftschancen als Teil eines Vertrags mit Intacct zu synchronisieren, aktualisieren Sie die Geschäftschancen zur Verwendung der Datensatztypen aus dem erweiterten CRM-Paket. Fügen Sie außerdem Werte für alle integrationsspezifischen Felder hinzu.

Sie können laufende Geschäftschancen exportieren und auf den richtigen Datensatztyp aktualisieren sowie Feldwerte für alle neuen integrationsspezifischen Felder festlegen. Wenn der Export und die Aktualisierung abgeschlossen sind, aktualisieren Sie die Datensätze mit den verfügbaren Salesforce-Datenmanagement-Tools.

Sie können Ihre Geschäftschancen auch aktualisieren, indem Sie die in Salesforce verfügbaren Workflow-, Prozess- und Validierungstools verwenden. Exportieren und Aktualisieren sind jedoch manchmal der einfachste Weg, um fortzufahren.

Vertragserstellung

Verträge in Intacct werden erstellt aus aktiviert Salesforce-Verträge. Die Erstellung des Intacct-Vertrags kann erst erfolgen, nachdem ein Salesforce-Benutzer den Salesforce-Vertrag aktiviert und dann den Vertrag erstellen klicken. Nachdem der Vertrag in Intacct erstellt wurde, können die Informationen als schreibgeschützte benutzerdefinierte Objekte mit Salesforce synchronisiert werden: die Felder "Intacct-Vertrag" und "Intacct-Einzelposition". Diese Felder dienen nur als Referenz.

Salesforce-Verträge verwenden die Intacct-Vertrags-ID-Sequenz, um Vertrags-IDs in Intacct zuzuweisen.

Zur Unterstützung der Vertragsintegration müssen Sie für das Geschäftschancenobjekt in Salesforce die folgenden Schritte ausführen:

  • Stellen Sie sicher, dass die richtigen Feldzuordnungen zwischen Intacct- und Salesforce-Verträgen vorhanden sind.
  • Passen Sie das Salesforce-Seitenlayout für Verträge an. Zum Beispiel: Fügen Sie das Feld "Intacct-Vertrag" und ein Intacct-spezifisches Status-Feld hinzu, damit Sie die Status des Vertrags leicht sehen können.
  • Aktivieren und verifizieren Sie die Synchronisierung von Verträgen zwischen Intacct und Salesforce.
  • Aktualisieren Sie vorhandene Verträge, um aktualisierte Seitenlayouts zu verwenden, und starten Sie den Synchronisierungsprozess mit Intacct.

Schreibgeschützte Objekte

Das Paket für die erweiterte CRM-Integration enthält mehrere benutzerdefinierte Salesforce-Objekte, die einen Einblick in den Intacct-Vertragsprozess bieten. Zu diesen benutzerdefinierten Objekten gehören der Intacct-Vertrag, die Intacct-Entität und andere Objekte. Diese Objekte dienen nur als Referenz (schreibgeschützt).

Sie können diese Objekte nach Belieben als zugehörige Listen zu Seitenlayouts hinzufügen oder nicht. Sie geben Ihnen einen Einblick in den Prozess auf der Intacct-Seite und halten Ihre Salesforce-Benutzer auf dem Laufenden.

Zur Erstellung und Verwaltung von Intacct-Verträgen werden Salesforce-Verträge und Chancen verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Vertrags-Workflow.