Crear una factura: Cuentas a cobrar

Crea una factura para cobrar a un cliente por los bienes o servicios recibidos. Si aún no estás listo para contabilizar la factura, guárdala como borrador y vuelve a contabilizar más tarde.

¿Estás creando una factura por bienes o servicios prestados a otra entidad, donde también necesitas crear una factura correspondiente en la otra entidad? Configura una plantilla de refacturación entre entidades para gestionar esta situación. Al crear una factura con una plantilla de refacturación entre entidades, Intacct genera automáticamente la factura correspondiente en la otra entidad. Más información sobre la refacturación entre entidades.

Introduce la información básica

Suscripción

Cuentas a cobrar
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario

Negocio
Permisos

Facturas: enumerar, consultar, añadir, editar

  1. Ve a Cuentas a cobrar > Todo y selecciona Añadir (círculo) junto a Facturas.

  2. Introduce información sobre el cliente y la factura que estás creando:

    1. Verifica la fecha de la factura.

      En el Fecha , deje la fecha actual o introduzca una fecha diferente para la regularización. Cualquier fecha introducida aquí se rellena automáticamente en Fecha de contabilización del Libro Mayor (y para Fecha del tipo de cambio, si eres un sociedad multi divisa). Puedes cambiar cualquiera de las fechas según sea necesario, por ejemplo, si quieres crear la regularización hoy pero contabilizar en una fecha diferente.

    2. Selecciona un cliente existente o añade un nuevo cliente según sea necesario.

      El Facturación a, Envío a, Grupo de impuestos del contacto, ABN, N.º de registro de IVA., y Mensaje Los campos se rellenan automáticamente en función de la ficha del cliente. Para rellenar el resto de la información de la factura en función de la última factura de ese cliente, selecciona Rellenar desde la última factura.

      Si vas a introducir una factura para la refacturación entre entidades, selecciona la ficha del cliente asociada a la entidad de refacturación.

  3. Si lo deseas, introduce un número de referencia para la factura.

    Este número de teléfono móvil puede ser el número de teléfono móvil de orden de compra del cliente u otro número de referencia. Este texto aparece en el informe Detalles del Libro Mayor, en la columna Documento. También se imprime en la factura.

  4. Intacct calcula la fecha de vencimiento predeterminada en función de la fecha y las condiciones de la factura.

    Puedes anular la fecha de vencimiento introduciendo una nueva fecha.

  5. Si lo deseas, puedes añadir un archivo adjunto para almacenar una versión digital de un documento de respaldo.

    En el Archivo adjunto desplegable lista, selecciona un archivo adjunto o selecciona Añadir Para subir tu Archivo adjunto.

    Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

    Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

  6. En el caso de las transacciones entre entidades en las que hayas configurado previamente una plantilla de refacturación, haz lo siguiente:

    1. Compruebe que Generar factura por factura coincidente está seleccionada.

      Esta opción solo aparece cuando el cliente está asociado a una entidad de refacturación.

    2. Selecciona la plantilla de la Plantilla de refacturación lista desplegable.

      Después de seleccionar una plantilla de refacturación, Intacct rellena automáticamente los campos Factura, cuenta del Libro Mayor, Departamento (si se especifica) y Nota.

  7. Si eres un sociedad de varias divisa, introduce los detalles del divisa en la carpeta Divisa Sección:

    1. En el Divisa de la transacción en la lista desplegable, selecciona la divisa que se utilizará para esta factura.

      Si la divisa no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los dos pasos siguientes.

    2. En el Tipo de cambio en la lista desplegable, selecciona una categoría de tipo de cambio como tipo de cambio diario de Intacct o bien Tipo de cambio publicado por WSJ.

      Si conoces el tipo de cambio de esta factura o has contratado con el cliente un tipo de cambio establecido, puedes introducirlo en Tipo de cambio para anular los cálculos del sistema.

    3. Introduce o selecciona una fecha del tipo de cambio.

      El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anular el valor predeterminado.

      Por ejemplo, es posible que desees cambiarlo a la fecha en que se emitió la factura o la fecha en que pretendes recibir el pago.

      Si anulas la fecha de la factura, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

Introduce elementos

Para que se contabilice la factura, debes especificar al menos la cuenta y un importe para cada partida.

Dependiendo de tu sociedad, es posible que se te pida que introduzcas otra información, como el departamento o la ubicación. Además, dependiendo de cómo esté configurada su sociedad, puede Desglose hasta el nivel de detalle en elementos para introducir información adicional.

En la sección Entradas, puedes añadir valores directamente a cada partida o seleccionar Mostrar valores predeterminados para definir los valores predeterminados para rellenar automáticamente cada partida.

Para configurar un valor como valor predeterminado para cada partida existente y nuevo, selecciona el menú desplegable junto al campo correspondiente y elige un valor.

Puedes anular cualquier valor predeterminado en cualquier partida.

Por ejemplo, puedes establecer valores de dimensión con fines de seguimiento e informes. Después de seleccionar la cuenta del Libro Mayor, cualquier dimensión que establezcas como predeterminada se refleja automáticamente para cada partida.

Incluir una dimensión de almacén en una transacción no afectará a los valores de inventario. Solo se utiliza con fines de seguimiento e informes.

Una dimensión es una categoría de datos que se pueden organizar y ordenar de forma significativa. Sage Intacct proporciona las siguientes dimensiones predefinidas:

  • Ubicación
  • Departamento
  • Clase
  • Cliente
  • Artículo
  • Proyecto
  • Proveedor
  • Empleado
  • Almacén (si te suscribes al Control de inventario)
  • Contrato (si te suscribes a Contratos)

Además, Intacct te permite definir nuevas dimensiones para adaptarlas a tus necesidades. Utiliza estas dimensiones definidas por el usuario para organizar y ordenar categorías de datos exclusivas de tu empresa. Por ejemplo, si eres una sociedad de software con varias líneas de productos, puedes crear una dimensión definida por el usuario llamada Línea de negocio. Luego agregue los valores Clientes directos, Socio de canal, y OEM.

Las dimensiones te permiten recopilar, ordenar, analizar e informar sobre datos dentro de una categoría o entre categorías, para que puedas identificar factores clave como:

  • los artículos o clientes más rentables o más costosos;
  • la rentabilidad de la inversión de un proyecto o departamento;
  • el grado de éxito de un nuevo producto o línea de productos; o
  • de qué manera un aspecto particular del negocio es tendencia.
  • Las dimensiones de Intacct te ofrecen un control preciso sobre la definición y la jerarquía de datos

Con las dimensiones, puedes personalizar los informes financieros en torno a actividades empresariales específicas, obtener una mayor visibilidad del rendimiento del negocio y tomar decisiones empresariales más rápidas y significativas.

Piensa en las dimensiones como una alternativa más eficaz a las subcuentas.

Se pueden aplicar tarifas adicionales para la dimensión del proyecto y las dimensiones definidas por el usuario. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información.

Ver Configuración de elementos predeterminados para obtener más información.

Recuerda seleccionar Aplicar valores predeterminados para guardar tus selecciones.

  1. En Cuenta (o bien Etiqueta de cuenta Si has habilitado las etiquetas de cuenta), selecciona la lista de selección de cuenta y, a continuación, selecciona una cuenta de ingresos.

  2. En Importe, introduce el importe del artículo.

    Para las sociedades que utilizan varias divisas, introduce el parámetro Importe de la transacción, que es el importe en la divisa de la transacción. A continuación, Intacct calcula el Importe base en la divisa base de tu sociedad según el tipo de cambio que figura en el impuesto armonizado sobre las ventas.

    Este campo debe rellenarse, incluso si el importe es cero (0).

  3. Para utilizar una cuenta de Cuentas a cobrar alternativa para anular la cuenta de Cuentas a cobrar del Libro Mayor predeterminada, selecciónala de Cuenta de Cuentas a cobrar.

    Intacct rellena la cuenta de anulación de Cuentas a cobrar que selecciones aquí en cada partida de esta transacción.

    Si deseas anular la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a cobrar para una sola partida, selecciona el icono Mostrar detalles pestaña en la partida y cámbiala allí.

    Ver Anular la cuenta del Libro Mayor en transacciones de Cuentas a cobrar para obtener más información.

  4. Si tu sociedad ha implementado subtotales, verás un Subtotal en la parte inferior de la página de la factura.

    Los subtotales serán de dos tipos, dependiendo de tu estructura fiscal (básica, avanzada o Avalara).

    1. La estructura fiscal básica te permite elegir el tipo de subtotal e introducir un importe para él.
    2. Si tu sociedad utiliza una estructura fiscal avanzada o la integración de Avalara AvaTax, la sección Subtotales tiene un aspecto diferente porque los impuestos se calculan automáticamente.

  5. En el Etiqueta de etiqueta de cuenta de subtotal En la lista desplegable, selecciona el tipo de subtotal, por ejemplo, el impuesto sobre las ventas, o los subtotales no fiscales, como el flete o un descuento para el cliente.

    Si el cliente se encuentra en Norteamérica y utilizas Avalara para calcular el impuesto, no puedes cambiar la información de esta casilla.

  6. Para introducir un subtotal sin impuestos, simplemente introduce ese importe en su campo. Introduce números negativos para los descuentos.

    Para obtener una vista previa del total, selecciona el icono Calcular enlace.

    Para añadir más filas, selecciona el icono Actualizar enlace.

  7. Para introducir una transacción de impuestos no norteamericanos (impuestos simples de Sage Intacct), primero crea una nueva etiqueta de cuenta.

    Utiliza esta etiqueta de cuenta para realizar un seguimiento de los impuestos globales.

    Para cualquier transacción que sea un problema fiscal global, introduce el subtotal del impuesto sobre las ventas local global en una línea independiente.

  8. Selecciona el icono Calcular Enlace cuando hayas terminado de añadir artículos e introducir los subtotales de entrada de usuario.

    Asegúrate de no introducir un subtotal del impuesto sobre las ventas global para ninguna transacción de Norteamérica (Avalara Tax). Si introduces un subtotal del impuesto sobre las ventas global para una transacción de América del Norte), Intacct borrará el importe del impuesto global.

  9. Cuando termines de introducir la información de la transacción, guárdala como borrador o contabiliza.

    • Seleccionar Borrador o bien Borrador y nuevo para guardar el progreso de la transacción, sin contabilización. Más tarde, tú u otro usuario podéis revisarlo y contabilizar.
    • Seleccionar Publicar o bien Contabilizar y nuevo para contabilizar la transacción.

Guardar una factura como borrador

Si no estás listo para contabilizar esa factura, factura o regularización, puedes guardarla como borrador sin que afecte al Libro Mayor ni a ningún libro auxiliar. Con la capacidad de guardar este tipo de transacciones en estado de borrador, puedes guardar el progreso. Más adelante, tú u otro usuario podéis volver y contabilizar la transacción.

Intacct valida las transacciones solo cuando se contabilizan. Por ejemplo, los departamentos o ubicaciones necesarios no se validan hasta la contabilización.

Requisitos previos: La capacidad de añadir una transacción en estado de borrador o contabilizar una transacción depende de los permisos que tengas:

  • Añadir El permiso te permite añadir, editar, borrar y guardar una transacción como borrador.
  • Añadir, Modificar, y Publicar Los permisos te permiten añadir, editar, borrar y guardar una transacción como borrador. También puedes editar y contabilizar la transacción cuando estés listo.

Para guardar una transacción en formato borrador:

  1. Añade una factura, una factura o una regularización a tu sociedad.

  2. Para guardar la transacción como borrador, selecciona Borrador y nuevo, o Borradoro seleccione Borrador y continuar en el menú desplegable.

    Intacct guarda la entrada, pero no la contabiliza.

  • Filtra por borradores o transacciones contabilizadas sobre la marcha: En la vista de lista de transacciones correspondiente, selecciona una de las siguientes Borrador o bien Contabilizado en el Estado columna.
  • Crea una vista personalizada permanente que filtre los borradores o las transacciones contabilizadas: Crear una vistay establece el filtro en Estado = Borrador o bien Estado = Contabilizado. La vista personalizada está disponible para su uso siempre que vaya a la lista.