Facturación por uso de cantidad asignada

Este tema solo se aplica a los contratos a plazo. Un contrato a plazo tiene fechas de inicio y finalización.

Con la facturación por uso de cantidad asignada, se determina la métrica de valor y el precio de una asignación determinada de productos o servicios. A continuación, factura a tu cliente a medida que consume la cantidad asignada en función del uso del periodo de facturación. Puedes diferir los ingresos asociados y reconocerlos de la forma que quieras.

Si hay un excedente después de que la cantidad asignada se haya consumido por completo o si hay cantidades no utilizadas cuando finaliza la partida contractual, puedes decidir las reglas sobre cómo automatizar esos flujos de trabajo.

Ambos tipos de facturación dependen de las fichas de uso para calcular los cargos. La principal diferencia es que el uso de cantidad variable se puede facturar a diferentes tarifas de uso y no tiene límite de cantidad de por vida, mientras que el uso de cantidad asignada se factura a la tarifa asignada hasta una cantidad especificada durante la vida de la partida contractual.

La facturación de cantidad variable puede incluir un importe fijo que se puede facturar una sola vez, en cada periodo de facturación o en cuotas personalizadas. Este importe fijo puede incluir una cantidad determinada del artículo (unidades incluidas). Las unidades incluidas se pueden restablecer para cada período de facturación o solo en la renovación. Cuando se consumen las unidades incluidas, se factura al cliente a las tarifas de uso aplicables si el cliente continúa usando el artículo. Puedes aplazar los ingresos asociados al importe fijo.

Con la facturación por cantidad asignada, el importe de facturación para el periodo de facturación = la cantidad asignada utilizada x la tarifa asignada. Cuando se consume la cantidad asignada, puedes permitir que el cliente siga usando el artículo y la factura o realizar un seguimiento del excedente, o no permitir que el cliente siga usando el artículo. Puedes aplazar los ingresos asociados al importe fijo asignado.

Ejemplo:

Supongamos que su empresa proporciona almacenamiento de datos para empresas. Ofrece un modelo de "guardar al confirmar" en el que se cobra 0,10 por GB a los clientes que se comprometen a un volumen de 5.000 GB en un año determinado. Desea facturar mensualmente en función del uso total del período de facturación anterior, para que el cliente pague por lo que usó cuando lo usó. Desea reconocer los ingresos mediante el método de tarifa diaria.

Inicias un contrato para tu cliente, Pacific Board World, y añades una partida contractual de facturación basada en la cantidad para el artículo de almacenamiento de datos. Establece el Tipo de cantidad en Asignado y elige las opciones para el excedente y las cantidades no utilizadas al finalizar el contrato. Al guardar la partida contractual, Intacct genera automáticamente las programaciones de ingresos en función del importe fijo de 500,00 (5.000 (la cantidad asignada) x 0,10 (la tarifa asignada) = 500,00).

Al añadir una ficha de uso, Intacct multiplica la cantidad de uso por la tarifa asignada y programa el uso que se facturará en la fecha de uso, como en el siguiente ejemplo:

Al generar facturas para un periodo de facturación, Intacct combina las fichas de uso aplicables en la partida de la factura.

En el ejemplo anterior, a partir del 5 de mayo, la cantidad total utilizada es 1.058,00. La cantidad total no utilizada es de 3.942,00 (5.000 - 1.058). El importe total facturado es de 72,20 (47,20 + 25,00).

Opciones de excedente

Supongamos que el cliente ha consumido por completo la cantidad asignada, pero sigue consumiendo cantidades adicionales. ¿Cómo debe contabilizar Intacct estas cantidades?

Hay tres opciones posibles para el excedente:

  • Excedente de factura: Intacct te permite añadir cantidades excedentes e incluir las fichas de uso al generar facturas. Al añadir una ficha de uso con una cantidad que constituye un excedente, Intacct trata la cantidad como un Cantidad variable y lo factura a la tarifa del tramo de tarifa de facturación aplicable. Este uso no aparece en las programaciones de facturación o ingresos.
  • No permitir excedentes: Intacct evita que añadas registros de uso para cantidades excedentes. Si intentas añadir una ficha de uso con una cantidad que constituya un excedente, Intacct mostrará un error y no creará la ficha de uso.
  • No hacer nada: Intacct te permite añadir cantidades de uso excedente, pero no las incluye al generar facturas. Puede informar sobre este uso.

Si desea facturar el excedente, el contrato debe hacer referencia a un Tarifa de facturación y debe haber una entrada de tarifa de facturación para el artículo correspondiente.

Opciones de cantidad no utilizada

Supongamos que la partida contractual llega a su fecha de finalización, pero quedan cantidades sin utilizar. ¿Cómo debe contabilizar Intacct estas cantidades?

En la fecha de finalización de la partida contractual + 1 (más cualquier Valor de compensación), el programador de Intacct inicia una acción de fecha de finalización para la partida contractual. Hay tres acciones posibles de fecha de finalización:

  • Facturar cantidad no utilizada: Intacct crea una ficha de uso para las cantidades restantes no utilizadas y la programa para facturarla en la fecha de finalización de la partida contractual. Al facturar este importe, la programación de facturación se completa.

    Por ejemplo, supongamos que la cantidad asignada es 100, la fecha de finalización de la partida contractual es el 31 de mayo y la cantidad total utilizada es 80. El 1 de junio, Intacct crea un registro de uso con fecha del 31 de mayo para la cantidad restante de 20.

    La pista de auditoría de la partida contractual muestra lo siguiente después de ejecutar la acción: Acción = Flujo de trabajo, Origen = Sistema y Después = Facturar cantidad no utilizada.

  • Cancelar la cantidad no utilizada: Intacct multiplica la cantidad no utilizada por la tarifa y acredita las cuentas a cobrar no facturadas y los débitos de los ingresos diferidos no facturados por el importe resultante. Finaliza el resto de la programación de ingresos utilizando la fecha de finalización de la partida contractual como fecha de cancelación. Esta partida contractual no se renovará, ya que el estado de la partida contractual es Cancelado.

    La pista de auditoría de la partida contractual muestra lo siguiente después de ejecutar la acción: Acción = Flujo de trabajo, Origen = Sistema y Después = Cancelar la cantidad no utilizada.

  • No hacer nada: Intacct no realiza ninguna acción. Puedes seguir añadiendo el uso a la partida contractual después de la fecha de finalización de la partida contractual y facturarla con la cantidad asignada.

El programador solo ejecuta la acción de fecha de finalización una vez. Si posteriormente borrar el registro de uso de cantidad no utilizada creado por el sistema, Anular cancelación la partida contractual, o cambiar las cantidades de uso de cualquier manera después de que se ejecute la acción Finalizar, debe contabilizar manualmente cualquier cantidad no utilizada según corresponda.

Antes de agregar una partida contractual de cantidad asignada

Antes de agregar una partida contractual de cantidad asignada, es posible que debas actualizar tu Tarifa de facturación para el artículo deseado.

Ten en cuenta el siguiente comportamiento esperado para las tarifas de facturación y las partidas contractuales de cantidad asignada:

  • Puedes utilizar una entrada de tarifa de facturación para establecer de forma predeterminada la tarifa asignada para un artículo seleccionado.
  • Si desea facturar el excedente, se mostrará una tarifa de facturación con un Entrada de tarifa para el artículo aplicable debe especificarse en el contrato. No podrás guardar la partida contractual sin especificar una tarifa de facturación en el contrato y guardar el contrato.
  • Las unidades incluidas deben ser 0,00 en la entrada de la tarifa de facturación.

Agregar una partida contractual de cantidad asignada

Suscripción

Contratos
Disponibilidad por región

  • Australia

  • Canadá

  • Sudáfrica

  • Reino Unido

  • Estados Unidos
Tipo de usuario

Negocio
Permisos

Contrato: enumerar, consultar, añadir, editar
Dependencias
  • Si desea facturar el excedente, debe especificarse en el contrato una tarifa de facturación con una entrada de tarifa válida para el artículo correspondiente.
  • Las unidades incluidas deben ser 0,00 en una entrada de tarifa de facturación asociada a una partida contractual de cantidad asignada.
Configuración

La casilla de verificación Habilitar facturación de uso debe estar marcada en el Configurar contratos página.

  1. Realiza una de las siguientes acciones:

    • Agregar una partida contractual desde la página Contratos:

      1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

      2. Busca el contrato al que quieres añadir una partida contractual.

      3. Escoger Editar al final de la fila.

      4. Escoger Agregar situado encima de la esquina superior izquierda de la cuadrícula Líneas de contrato.

    • Añadir una partida contractual desde la página Partidas contractuales:

      1. Vete a Contratos > Todo y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Partidas contractuales.

      2. Utilice el menú desplegable Contrato para seleccionar el contrato deseado.

        Intacct rellena la página con información predeterminada del contrato seleccionado.

  2. Utilice la función Artículo lista desplegable para seleccionar el producto o servicio deseado.
  3. Si corresponde, use la herramienta de calendario para seleccionar el Empezar y Fechas de finalización o Fecha de contabilización en el Libro Mayor.
  4. Utilice la función Método de facturación Lista desplegable para seleccionar Basado en la cantidad.
  5. Escoger Comprometido A medida que el Tipo de cantidad.
  6. Utilice la función En la fecha de finalización de la partida contractual lista desplegable para seleccionar el flujo de trabajo deseado para manejar las cantidades no utilizadas.
  7. Utilice la función Si el uso supera la cantidad asignada lista desplegable para seleccionar el flujo de trabajo deseado para el uso adicional.
  8. En la Calculadora, introduzca el Cantidad asignada y Tasa valores.

    El Importe fijo/fijo refleja el valor de la partida contractual.

  9. Utilice la función Plantilla de ingresos listas desplegables para seleccionar las plantillas de ingresos y utilizar la herramienta de calendario para seleccionar el Empezar y Fechas de finalización para cada plantilla.

    Si seleccionas una plantilla de ingresos basada en cantidad, la cantidad total de ingresos será la cantidad asignada.

  10. Utilice las listas desplegables para seleccionar cualquier Dimensión valores.

  11. Escoger Exponer.

  1. Realice una de las siguientes acciones:

    • Abrir un contrato existente en Editar modo. Escoger Agregar situado encima de la esquina superior izquierda de la Partidas contractuales rejilla.

      El Partida contractual Aparecerá una ventana emergente.

    • Vete a Contratos > Todo > Contratos y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Lineas.

      En Partida contractual , use la página Contrato lista desplegable para seleccionar el contrato deseado.

    • Intacct rellena la página con información predeterminada del contrato seleccionado.
  2. Utilice la función Artículo lista desplegable para seleccionar el producto o servicio deseado.
  3. Si corresponde, use la herramienta de calendario para seleccionar el Empezar y Fechas de finalización o Fecha de contabilización en el Libro Mayor.
  4. Utilice la función Método de facturación Lista desplegable para seleccionar Basado en la cantidad.
  5. Escoger Comprometido A medida que el Tipo de cantidad.
  6. Utilice la función En la fecha de finalización de la partida contractual lista desplegable para seleccionar el flujo de trabajo deseado para manejar las cantidades no utilizadas.
  7. Utilice la función Si el uso supera la cantidad asignada lista desplegable para seleccionar el flujo de trabajo deseado para el uso adicional.

  8. En la Calculadora, introduzca el Cantidad asignada y Tasa valores.

    El Importe fijo/fijo refleja el valor de la partida contractual.

  9. Utilice la función Plantilla de ingresos listas desplegables para seleccionar las plantillas de ingresos y utilizar la herramienta de calendario para seleccionar el Empezar y Fechas de finalización para cada plantilla.

    Si seleccionas una plantilla de ingresos basada en cantidad, la cantidad total de ingresos será la cantidad asignada.

  10. Utilice las listas desplegables para seleccionar cualquier Dimensión valores.

  11. Escoger Exponer.

Más información sobre Campos de la partida contractual.

Pasos siguientes

Añadir registros de uso

Generar facturas

Contabilizar reconocimiento de ingresos