Prorratear una partida contractual de precio fijo en función del plazo

Este tema solo se aplica a los contratos a plazo. Un contrato a plazo tiene fechas de inicio y finalización.

Este procedimiento es aplicable a las partidas contractuales en las que el Frecuencia de importe fijo/fijo = "Único" o "Utilizar plantilla de facturación".

Si un cliente desea añadir un complemento a su contrato o actualizar o degradar a un producto diferente en algún momento durante la vigencia del contrato, Sage Intacct puede sugerir automáticamente un precio prorrateado para el complemento o el cambio de producto en función del número de días del plazo de la partida contractual o de la plantilla de facturación. También puedes utilizar un precio prorrateado como descuento para una partida contractual.

Ver Prorratear periodos de facturación parciales para la facturación recurrente para partidas contractuales en las que la frecuencia de importe fijo/fijo = Incluir en todas las facturas.

Acerca del cálculo del prorrateo del plazo del artículo

Intacct utiliza los siguientes factores para prorratear una partida contractual y sugerir un importe fijo:

• El número de días en el plazo del artículo
• El número de días en el plazo de la partida contractual O el plazo de la plantilla de facturación
• La entrada de la tarifa de facturación del artículo, que puede incluir uno o varios de los siguientes elementos:
  • Cualquier importe fijo
  • Cualquier cantidad incluida
  • Cualquier tarifa de cantidad aplicable
• Cualquier cantidad especificada en la partida contractual

Intacct calcula el precio prorrateado de la siguiente manera:

(Cualquier importe fijo + (cualquier cantidad que exceda cualquier cantidad incluida * tarifas aplicables) / Número de días en el plazo del artículo) * Número de días en el plazo de la partida contractual o de la plantilla de facturación

Configurar el prorrateo de precio fijo

Para configurar el prorrateo de precio fijo, haz lo siguiente:

• Actualizar artículos para permitir precios prorrateados
• Introducir artículos en la tarifa de facturación

Actualizar artículos para permitir precios prorrateados

Para cada artículo en el que desees que Intacct sugiera precios prorrateados, debes definir el término predeterminado (periodo y número de periodos). Intacct utiliza el número de días del plazo del artículo en el cálculo del prorrateo.

En la siguiente tabla se muestra lo que Intacct considera que es el número de días en términos de artículos comunes:

Ejercicio	Número de periodos	Número de días
Días	30	30
Semanas	4	28
Semanas	26	182
Semanas	52	364
Meses	1	30
Meses	6	180
Meses	12	360
Años	1	365

Como puedes ver, no hay diferencia si el plazo del artículo es de 30 días o de 1 mes: Intacct utiliza 30 días para ambos. Sin embargo, Intacct diferencia entre un año y 12 meses. Como Intacct considera que un mes son 30 días, considera que 12 meses son 360 días. Considera que un año es el estándar de 365 días. El precio prorrateado de un artículo será diferente si el plazo es de un año en lugar de 12 meses.

Para introducir la información sobre las condiciones del artículo, la entrada de pedidos debe configurarse para habilitar las fechas de inicio y finalización.

En el siguiente procedimiento se muestra cómo actualizar artículos manualmente a través de la página Información del artículo. Para actualizar varios elementos mediante un archivo CSV, consulte Importar artículos de inventario.

Para actualizar artículos y permitir precios prorrateados:

1. Vete a Contratos > Todo >Artículos.

2. En Artículos lista, seleccione Editar junto al artículo deseado.
3. En Información del artículo , seleccione la página Duración del contrato pestaña.
4. Seleccione la opción Habilitar fechas de inicio y finalización casilla de verificación.
5. Seleccione la opción Periodos medidos en e introduzca la opción Número de periodos.
6. Seleccione la opción Permitir precios prorrateados casilla de verificación.
7. Escoger Salvar.

Introducir artículos en la tarifa de facturación

Para cada tarifa de facturación aplicable, crea una entrada para cada artículo para el que desees permitir que se prorratee el precio. Intacct prorrateará el importe fijo y/o la tarifa de la cantidad contratada. Aprender Cómo crear entradas de tarifa de facturación.

Prorratear un complemento a un contrato existente

Si el cliente desea añadir algo a un contrato existente, solo tienes que añadir una partida contractual al contrato para el artículo y asegurarte de que las fechas de inicio/finalización de la partida contractual o las fechas de inicio/finalización de la plantilla de facturación reflejen el plazo que se va a prorratear.

Para prorratear un complemento a un contrato:

1. Abre el contrato correspondiente en Editar modo.

2. En Contrato página, asegúrese de que el Tarifa de facturación está apuntando a una lista de precios válida. Si este campo está en blanco, haga lo siguiente:

   1. Utilice la lista desplegable para seleccionar la tarifa de facturación deseada.
   2. Escoger Salvar.
   3. Vuelve a abrir el contrato en Editar para continuar con este procedimiento.

3. Escoger Agregar situado encima de la esquina superior izquierda de la Partidas contractuales mesa.

   El Partida contractual Aparecerá una ventana emergente. El Método de facturación El campo debe establecerse de forma predeterminada en "Precio fijo". El Empezar y Fin Fechas se establecerá de forma predeterminada en las fechas de inicio y finalización del contrato.

4. En Artículo , utilice la lista desplegable para seleccionar el elemento deseado.

   Si has seleccionado un artículo con una entrada de tarifa válida, Intacct rellena el archivo Importe fijo/fijo con un precio sugerido inicial.

   Si has seleccionado un artículo que no aparece en la lista de precios seleccionada, Intacct muestra el mensaje "No se ha encontrado ningún precio". Antes de continuar con este procedimiento, Crea una entrada de tarifa para el artículo en la tarifa de facturación aplicable.

5. Si su empresa está suscrita al Libro del tablero digital del software y este artículo debe incluirse en los cálculos de MRR, utilice el comando Cambiar tipo lista desplegable para seleccionar "MRR adicional".
6. Introduzca el valor correspondiente Empezar y Fin Fechas para la partida contractual. Estas fechas definen el plazo de la partida contractual. Si el Frecuencia de importe fijo/fijo campo = "Único", Intacct prorratea el Importe fijo/fijo basado en el plazo de la partida contractual.
7. Introduce la información de facturación aplicable en la Facturación sección. Como hay varias formas en las que puedes configurar la facturación de un elemento, consulta la sección Facturación en la Partidas contractuales Tabla de descripciones de campos para obtener información detallada. Si el Frecuencia de importe fijo/fijo campo = "Plantilla de facturación", Intacct prorratea el Importe fijo/fijo basado en el término de la plantilla de facturación.

8. Si el contrato es para una cantidad específica del artículo seleccionado, introduzca la cantidad en el Cantidad campo.

   Intacct actualiza el archivo Importe fijo/fijo. Este es el precio sugerido y prorrateado.

9. Utilice la función Plantilla de ingresos listas desplegables para seleccionar las plantillas de ingresos que se van a utilizar y utilizar la herramienta de calendario para seleccionar el valor deseado Empezar y Fin Fechas para cada plantilla de ingresos aplicable.

   La configuración de Contratos puede utilizar uno o dos conjuntos de diarios de ingresos. Las etiquetas de campo para la plantilla de ingresos 1 y la plantilla de ingresos 2 mostrarán los símbolos de diario seleccionados en el Configurar contratos para el Diario de ingresos 1 y el Diario de ingresos 2.

10. Cuando hayas terminado de introducir la información de la partida contractual, selecciona Salvar.

Prorratear una mejora o una degradación

Si necesitas actualizar o degradar una partida contractual, básicamente agregas una nueva partida contractual para el nuevo artículo y cancelas la partida contractual original. Sin embargo, antes de cancelar la partida contractual original, debes determinar cómo deseas facturar los periodos parciales restantes de la línea original.

Por ejemplo, supongamos que el cliente lleva varios meses con un contrato de servicio de un año y ahora quiere pasar al siguiente nivel de servicio. Supongamos que el plazo del contrato original es del 1 de enero al 31 de diciembre y que al cliente se le factura mensualmente el primer día del mes. El cliente llama el 8 de mayo y quiere actualizar su servicio a partir de hoy.

Para prorratear una mejora o una versión anterior:

1. Determina cómo quieres gestionar el periodo de facturación parcial de la partida contractual original. Una opción podría ser:
   1. Calcule manualmente el importe del período parcial restante.
   2. Editar la programación de facturación de la partida contractual para incluir el importe parcial y asignarle una fecha de facturación programada del día anterior a la entrada en vigor del nuevo artículo. En nuestro ejemplo, el método Fecha de facturación programada sería el 7 de mayo.
2. Agregue una nueva partida contractual para el artículo de actualización/degradación con el Empezar y Fechas de finalización. En nuestro ejemplo, el 8 de mayo sería la fecha de inicio y el 31 de diciembre sería la fecha de finalización.
3. Edite la programación de facturación para la nueva partida contractual según corresponda. En nuestro ejemplo, es posible que desees calcular un período parcial del 8 al 31 de mayo, programarlo para facturar el 1 de junio y ajustar otras entradas de programación según corresponda.
4. Cancelar la línea de contrato original A partir de la fecha de inicio del nuevo artículo. Asegúrate de que la fecha de cancelación sea posterior a la última fecha de facturación programada. En nuestro ejemplo, el método Fecha de cancelación sería el 8 de mayo.
   En el caso de las partidas contractuales que tienen al menos una plantilla de ingresos en la que el Método de reconocimiento = "Porcentaje de proyecto completado" o "Porcentaje de tarea completada": La cancelación de una o todas las programaciones del contrato es permanente. No se pueden continuar las programaciones que se cancelaron por error.

Utilizar un precio prorrateado como descuento

Supongamos que vendes un plan de servicio de 12 meses y este mes ofreces dos meses gratis a los nuevos clientes. Hay muchas maneras de documentar este tipo de descuento. Este procedimiento muestra cómo puedes usar un precio prorrateado para aplicar un descuento. Ver Descontar una partida contractual para otros ejemplos de descuentos.

Para usar un precio prorrateado como descuento:

1. Añadir el contrato Para el nuevo cliente con fechas de inicio y finalización que cubran el plazo estándar del artículo. En nuestro ejemplo, el plazo del artículo es de 12 meses.
2. Añade la partida contractual y acepta las fechas de inicio y finalización predeterminadas.
3. Añade una plantilla de facturación a la partida contractual con fechas de inicio y finalización que abarquen un plazo inferior al plazo estándar del artículo. Por ejemplo, establece la fecha de inicio de la plantilla de facturación dos meses después de la fecha de inicio de la partida contractual y establece la fecha de finalización de la plantilla de facturación en la misma fecha que la fecha de finalización de la partida contractual. En este escenario, las fechas de inicio y finalización de la plantilla de facturación controlan el cálculo del prorrateo. La plantilla de facturación podría configurarse de la siguiente manera:
   • 10 meses con cada mes establecido en el 10% de la facturación total. A continuación, puedes editar la programación de facturación para añadir dos fechas programadas para 0 si deseas que el importe 0 aparezca en la factura durante los dos primeros meses. El cliente recibiría dos facturas por 0,00 y luego recibiría 10 facturas al precio normal.
   • Cuatro trimestres, donde el primer trimestre se establece en el 10% de la facturación total y los tres trimestres restantes en el 30%. Esto aplica el descuento a la factura del primer trimestre y, a continuación, el cliente recibirá tres facturas trimestrales al precio normal.

   Aprende más Acerca de las plantillas de facturación.

Partidas contractuales prorrateadas y renovaciones

El Opción de precios seleccionado en el contrato Plantilla de renovación Impulsa el precio de una partida contractual cuando se renueva. Opcionalmente, también puedes anular el valor de la plantilla de renovación Opción de precios por Especificación de un precio personalizado por partida contractual para una o más renovaciones.

Ten en cuenta las partidas contractuales de duración parcial al configurar las partidas contractuales para la renovación. Por ejemplo, supongamos que vendes un contrato de servicio de un año con un precio de 1,200 por año en tu tarifa de facturación. Agrega una partida contractual a plazo parcial para el artículo de servicio a un contrato existente. Estableces el valor de la partida contractual Frecuencia de importe fijo/fijo para Usar la plantilla de facturación y el método Importe fijo/fijo a 700.00.

En la tabla siguiente se muestran ejemplos de cuál sería el precio de la partida contractual renovada en función de la Opción de precios En la plantilla de renovación:

Opción de precios	Importe fijo/fijo en el contrato renovado
Igual que el inicial	700.00
Precio sugerido	1,200.00
Personalizado	Importe de renovación personalizado introducidos en el Renovación en la línea de contrato para la próxima renovación>
Margen de beneficio del 5%	735.00

Más información sobre cómo Configurar una partida contractual a plazo parcial para la renovación.

Más información sobre Plantillas de renovación.