Importación de CSV: Plan de cuentas
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Puedes importar un plan de cuentas cargando un archivo CSV.
Ahora puedes importar información a esta área de Sage Intacct con el nuevo Importar servicio.
| Suscripción | Sociedad |
|---|---|
| Tipo de usuario | Usuario empresarial con privilegios de administrador |
| Permisos | Cuentas: Añadir, Ver, Editar |
Descargar una plantilla
| Suscripción |
Sociedad |
|---|---|
| Disponibilidad por región |
Todas las regiones |
| Tipo de usuario |
Negocio |
| Permisos |
Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar |
Descargue una nueva plantilla en blanco de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa cada vez que importas información a Sage Intacct. El uso de una plantilla descargada es importante porque:
- Las plantillas de la lista de comprobación de configuración de la sociedad se personalizan automáticamente en función de la configuración de la sociedad, incluidas las dimensiones y los campos personalizados que hayas creado.
- Intacct puede actualizar las plantillas en cualquier momento, especialmente cuando se lanza una nueva versión de Intacct. Si Intacct actualiza una plantilla, es posible que una plantilla anterior no funcione durante la importación.
Para descargar una plantilla de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa:
-
Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.
El Lista de comprobación de configuración de la empresa Abre. Encontrarás una lista de áreas en las que puedes importar información a Intacct.
- Decide el tipo de información que deseas cargar y selecciona la opción Plantilla enlace asociado a esa información.
Preparar un archivo CSV para su importación
Al descargar una plantilla, los encabezados correctos ya están en la plantilla. Todo lo que tienes que hacer es rellenar las columnas con tus datos, guardarlos como archivo CSV y subir el archivo.
Los títulos de encabezado de la plantilla que descargues se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga.
Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, incluidas las prácticas recomendadas, los errores comunes y cómo cargar el archivo CSV, consulte Preparar el archivo para la importación de CSV.
Prácticas recomendadas
Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para su carga.
Descarga una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos.
- Utilice la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
- Utilice la plantilla correcta para el área en la que desea cargar la información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
- No cambies los títulos de la fila del encabezado. Los títulos de los encabezados se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga. Al descargar una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad, los encabezados correctos se encuentran en la plantilla.
- Lee las descripciones de los encabezados de la plantilla. La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si ingresa información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en su carga. Las descripciones del encabezado de la plantilla muestran el aspecto que debe tener la información. Por ejemplo, el encabezado de la plantilla Asientos de diario del Libro Mayor para JOURNAL muestra que permite hasta cuatro caracteres, es obligatorio y no tiene valores predeterminados. El encabezado de la plantilla Periodos de informe muestra que el STATUS solo permite los valores 1 o 2, que se correlacionan con Verdadero y Falso, y no es un campo obligatorio.
- Introduce la información requerida. Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. La información requerida es necesaria para que la carga se realice correctamente.
Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guarda desde Excel, puede elegir el tipo de archivo delimitado por comas.
El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo. Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierra antes de que la importación se realice correctamente.
Evita errores comunes de importación
Intacct recomienda seguir estas directrices para evitar errores de importación.
En Microsoft Excel:
- Selecciona todas las celdas.
- Haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccioneDar formato a las celdas.
- En el Número , seleccione Mensaje de texto y, a continuación, seleccione De acuerdo.
- Guarde el archivo.
El formato de fecha corta tiene el siguiente formato: 3/15/2021
En Microsoft Excel:
- Selecciona una columna de fechas.
- Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccioneDar formato a las celdas.
- En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta.
- Guarde el archivo.
Aunque se permiten espacios dentro de los campos de notas, asegúrate de que no haya espacios iniciales o finales en ningún campo (no solo en las notas). Los espacios iniciales y finales pueden provocar errores de importación. Para todos los demás campos, elimine los espacios innecesarios al principio o al final de los datos.
En Microsoft Excel:
- Seleccione un rango de celdas.
- En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar.
- En Buscar qué , introduce un espacio. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco.
- Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado.
- Guarde el archivo.
Las comas se utilizan para separar campos en los archivos CSV.
Para evitar que los datos se desplacen a las columnas incorrectas, evite usar comas en los campos numéricos y de texto.
Si debe incluir una coma en un campo de texto, siempre rodee el campo con comillas dobles, por ejemplo, "Smith, John".
Los encabezados del archivo CSV deben coincidir exactamente con la plantilla, incluida la ortografía, las mayúsculas y el espaciado. Incluso pequeños cambios (como añadir un espacio o cambiar las mayúsculas y minúsculas de una letra) harán que se produzca un error en la importación. Utiliza siempre la plantilla oficial proporcionada por Sage Intacct.
Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.
Los campos de identificador deben coincidir exactamente, incluido el uso de mayúsculas. Por ejemplo ven100 y VEN100 no coinciden.
Introduce el identificador tal y como aparece en Intacct, de lo contrario corres el riesgo de hacer coincidir las transacciones con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.
Si haces referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., en un archivo CSV, lo que sea a lo que hagas referencia ya debe existir en Intacct.
Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor, ese proveedor ya debe existir en Intacct antes de iniciar la carga. Si el proveedor no existe, se producirá un error en la carga.
Esto no se aplica cuando se crean nuevos clientes o proveedores mediante el proceso de importación.
Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.
En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utilice las mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdaderono VERDADERO o verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas de mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.
Si la plantilla de importación contiene un campo de país, por ejemplo, para una dirección, asegúrate de que este campo tenga una entrada.
Si su empresa ha habilitado códigos de país ISO, debe especificar el código de país en el campo de país para cada registro. Si no estás seguro de si los códigos ISO están habilitados, consulta con tu administrador o prueba una importación de muestra para confirmar el formato requerido.
Dar formato a las fechas
Al cargar tu archivo CSV, puedes seleccionar un Formato de fecha para las fechas del archivo.
| Secuencia de fechas | Formato de fecha |
| Día, mes, año |
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| Mes, día, año |
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| Año, mes, día |
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| Día, mes, año |
|
| Mes, día, año |
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| Año, mes, día |
|
Al seleccionar un formato de fecha aquí, Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
Importar un archivo CSV
Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, estás listo para importar tu archivo a Intacct.
Para importar tu archivo CSV:
-
Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.
- Busque el tipo de información que desea importar y seleccione el Importación enlace.
-
En Importar información de la empresa cuadro de diálogo, establezca lo siguiente y seleccione Importación:
Importar información de la empresa: opcionesImportar descripciones de las opciones de archivo Opción Descripción Examinar
Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
Formato de fecha
Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
Codificación de archivos
Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
Procesar sin conexión
Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.
Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección
Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).
Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.
Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.
En una importación completamente exitosa, la página de confirmación le permite verificar que todos los registros de su archivo original se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.
Importaciones de CSV sin conexión
Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página Utilidad de importación.
Una vez finalizado el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que has introducido en el Importar información de la empresa (donde importó el archivo).
Intacct recomienda seleccionar Procesar sin conexión al importar archivos CSV, y Proporcione su dirección de correo electrónico. Si se produce un error en la importación, siempre se te notificará y los registros con errores se enviarán a tu correo electrónico.
Controlar errores
Si experimentas errores de importación, revisa las sugerencias de importación y los errores comunes.
Los errores de importación se producen cuando se intenta importar información que no coincide con los requisitos de la plantilla. Cada plantilla tiene un conjunto de información necesaria que debe introducir para importar el archivo correctamente y formatos que se deben seguir para determinados tipos de información. Lee las descripciones de la plantilla para determinar la forma más precisa de introducir tus datos.
Si se produce un error en transacciones individuales, las filas de la transacción que se guardan en un archivo CSV junto con un código de error para cada fila. Revisa tu correo electrónico para obtener información sobre errores específicos. Ver Buscar y corregir errores de importación de CSV para obtener más información.
Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, lea Preparar el archivo para la importación de CSV.
Descripciones de campos
Las definiciones de campo de la plantilla explican qué tipo de información se requiere para cada campo y cómo introducir información válida. Siempre es una buena idea leer las definiciones de los campos antes de realizar entradas.
Puedes reordenar las columnas del archivo CSV para facilitar su uso. Sin embargo, el encabezado de la columna debe contener el nombre del campo exactamente como aparece en la plantilla original.
Si has descargado una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos, la plantilla contiene los encabezados y las dimensiones específicos de tu sociedad. Los encabezados de un archivo Plantilla estándar Es posible que no contenga definiciones de campo específicas de su sociedad.
Para importar valores de dimensión, introduce la información en la columna de dimensión correspondiente de la hoja de cálculo de importación. De lo contrario, no aparece ninguna información para esa dimensión.
Si ha vuelto a etiquetar alguna dimensión (consulte Terminología para obtener más información), el nombre de la dimensión no aparece en la plantilla CSV, pero el El nombre de la dimensión original de Intacct sí.
| Nombre del campo: | DONOTIMPORT |
|---|---|
| # |
Cualquier fila que comience con # se ignora durante la importación. |
| Nombre del campo: | ACCT_NO |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Cuenta principal y subcuenta |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 24 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: |
Cualquier. Debe cumplir con las cuentas principales/subcuentas. |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: |
Sí |
| Editable: | No |
| Nombre del campo: | ACCT_NAME |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Título |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 80 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | Cualquiera |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: |
Sí |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | ACCT_TYPE |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Tipo de cuenta |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 1 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | N = Balance; I = Cuenta de resultados |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: |
Sí |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | NORMAL_BALANCE |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Normal Balance |
| Tipo: | Número |
| Largura: | 2 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | DB para débito; CR para crédito |
| Dependencias: | Puede afectar a las transacciones de saldos iniciales, si no es correcto |
| Obligatorio: | Sí |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | CLOSEABLE |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Tipo de cierre de periodo |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 1 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | N = sin cierre; C = cierre a |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: | Sí |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | CLOSETOACCT_NO |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Cerrar en la cuenta |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 24 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | Cualquier; Debe cumplir con las cuentas principales/subcuentas. |
| Dependencias: | Debe ir a una cuenta válida |
| Obligatorio: | Sí si CLOSEABLE = C |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | REQ_DEPT |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir departamento |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 1 |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: | T = verdadero; F = falso |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: | Sí |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | REQ_LOC |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir ubicación |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 1 |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: | T = verdadero; F = falso |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: | Sí |
| Editable: | Sí |
| Nombre del campo: | CATEGORY |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Categoría |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 120 |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | Cualquier valor de la lista desplegable de la plantilla de carga de CSV. |
| Dependencias: | Seleccione la plantilla Configuración general. De lo contrario, si se importa el plan de cuentas con una categoría etiquetada en la cuenta, se produce un error. |
| Obligatorio: | No |
| Editable: | No |
| Notas: |
Solo se aplica a las sociedades creadas con una plantilla de inicio rápido. Las categorías ya están asignadas a los grupos de cuentas utilizados en los informes y gráficos financieros. Por lo tanto, cuando se asigna una cuenta a una de estas categorías, esa cuenta se acumula automáticamente en el lugar correcto en los informes y gráficos financieros. Intacct depende de una lista predefinida de categorías. Puedes elegir una categoría para una cuenta, pero No Intenta cambiar el nombre de la categoría. Además, este campo de la plantilla de carga funciona de forma diferente a otros campos. No puede introducir sus propios valores. En su lugar, debe elegir una categoría de una lista desplegable (consulte los siguientes gráficos). Intacct también valida este campo. Esto significa que recibes un error si intentas volver a escribir el nombre a un valor incorrecto.
|
| Nombre del campo: | ACTIVE |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Estado |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 1 |
| Valor predeterminado: | T |
| Valores válidos: | T = verdadero; F = falso |
| Dependencias: | Ninguno |
| Obligatorio: | No |
| Editable: | Sí |
| Nota: |
T = visible en listas; F = no visible en las listas, pero permanece disponible para su uso posterior. |
| Nombre del campo: | REQUIREPROJECT |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir proyecto |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | REQUIRECUSTOMER |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir cliente |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | REQUIREVENDOR |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir proveedor |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | REQUIREEMPLOYEE |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir proveedor |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | REQUIREITEM |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir artículo |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | REQUIRECLASS |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Requerir clase |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | ALTERNATIVE_ACCOUNT |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Alternativa de cuentas del Libro Mayor |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | Ninguno |
| Valores válidos: | Ninguno, Cuenta a pagar, Cuenta a cobrar |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | IMPORT_DESCRIPTION_CREDIT |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Importar descripción-crédito |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 50 |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | IMPORT_DESCRIPTION_DEBIT |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Importar descripción-débito |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 50 |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | JPM_ACCT_NO |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Cuenta personalizada |
| Tipo: | Carácter |
| Largura: | 10 |
| Obligatorio: | No |
| Nombre del campo: | REQUIREGLDIMCAR |
| Nombre del campo de la interfaz de usuario: | Coche |
| Tipo: | Carácter |
| Valor predeterminado: | F |
| Valores válidos: |
T (verdadero), F (falso) |
| Obligatorio: | No |
