Cambiar planes de correlación de cuentas entre entidades

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Sage Intacct registra las transacciones entre entidades de manera independiente a otros tipos de transacciones a cobrar y a pagar. Un ejemplo de una transacción entre entidades es cuando una entidad paga una factura en nombre de otra entidad. Para cada entidad de tu sociedad, puedes especificar las cuentas a pagar y a cobrar que deseas utilizar para las transacciones entre entidades.

Puedes configurar cuentas de transacciones entre entidades para todas las entidades en una página central. En primer lugar, selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades, ya sea Básico o Avanzado. El plan Básico permite el uso de dos cuentas por entidad para las IET. El plan Avanzado permite el uso de cuatro cuentas por entidad para las IET.

A medida que su empresa crezca y, junto con ella, la complejidad de sus relaciones entre entidades, es posible que desee cambiar del plan Básico al Avanzado. O bien, es posible que haya heredado una configuración avanzada y haya decidido que desea simplificar su configuración a una básica. Sin embargo, los planes Básico y Avanzado son mutuamente excluyentes, y su configuración existente no se transferirá cuando cambie de un plan a otro. Por lo tanto, Sage Intacct recomienda guardar la configuración entre entidades exportándola a un archivo CSV. Si decides cambiar de plan de correlación de cuentas entre entidades en el futuro, puedes utilizar el archivo exportado para volver a importar tu configuración a Sage Intacct. También podrás realizar cambios en la configuración entre entidades cambiando el archivo CSV exportado e importándolo de nuevo.

El cambio de planes de correlación de cuentas entre entidades implica los siguientes pasos principales:

1. Exporta tu configuración actual.
2. Selecciona el plan de correlación de cuentas entre entidades.
3. Vuelve a importar tu configuración a Sage Intacct.
4. Revisa las correlaciones de cuentas entre entidades para asegurarte de que son correctas.

En este tema se trata cómo cambiar el plan de correlación de cuentas entre entidades que desea usar para administrar las transacciones de cuentas entre entidades y se supone que las entidades ya existen. Para obtener información sobre cómo crear una entidad, consulte Entidades.

Para administrar entidades, ve a > de la empresa Arreglo > Configuración > la correlación de cuentas entre entidades. Haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.

Exportar la configuración actual de tu cuenta de transacciones entre entidades a un archivo CSV

Una práctica recomendada antes de cambiar la configuración de la cuenta entre entidades es exportar la configuración desde la página de correlación de cuentas entre entidades. Al exportar la configuración de IET, se guarda la configuración en un archivo CSV. Puedes guardar una copia del archivo CSV como archivo y editar otra copia para actualizar tu configuración. Puedes volver a importar el archivo después de guardar las ediciones para aplicarlas a la página Correlación de cuentas entre entidades.

1. En la página Correlación de cuentas entre entidades, selecciona Editar.
2. Escoger Exportar plantilla.

   Se descarga un archivo CSV en el ordenador.

3. Haz doble clic en el archivo para abrirlo y examinarlo y, a continuación, guárdalo.

Selecciona el plan de correlación de cuentas entre entidades

Puedes elegir entre los siguientes planes de correlación de cuentas entre entidades:

• Básico. El plan básico de correlación de cuentas entre entidades te permite asignar entidades a cuentas que se usan para contabilizar transacciones entre entidades. Para cada entidad, puedes definir una cuenta a cobrar y una cuenta a pagar comunes para registrar todas las transacciones entre entidades en las que participe esa entidad. No es necesario liquidar balances por separado entre las entidades implicadas, por lo que se define una cuenta de cobro entre entidades y una cuenta de pago entre entidades por entidad. Puedes compartir entre varias entidades un único conjunto de cuentas a cobrar y a pagar entre entidades. Alternativamente, puede liquidar estas cuentas directamente a través de efectivo o inversiones, según sea necesario.

  A continuación se muestra un ejemplo de plan básico de correlación de cuentas entre entidades:

  Plan básico de correlación de cuentas de IET

  Entidad	IER	IEP
  E100-US	1901 Cuenta de cobro entre entidades	2901 Cuenta de pago entre entidades
  E200-UK	1902 Cuenta de cobro entre entidades	2902 Cuenta de cuentas a pagar entre entidades
  E300-AUS	1903 Cuenta de cobro entre entidades	2903 Cuenta de cuentas a pagar entre entidades

• Avanzado. El plan avanzado de correlación de cuentas entre entidades te permite correlacionar pares de entidades que realizan transacciones a un máximo de dos cuentas que se utilizan para registrar transacciones entre entidades (IET). Esto permite un mayor detalle en el seguimiento de quién le debe a quién, por lo que puede liquidar entre cada par de entidades individualmente, si es necesario. El plan Avanzado permite correlacionar cada entidad a una combinación de cuentas direccionales que registran cuentas a cobrar y a pagar entre entidades mediante cuentas independientes o comunes. Puede utilizar cualquier combinación de cuentas a cobrar y a pagar (IER e IEP).

  A continuación, se muestra un ejemplo de plan avanzado de correlación de cuentas entre entidades:

  Plan avanzado de correlación de cuentas de IET

  Entidad A	Entidad B	Cuentas a cobrar entre entidades de la Entidad A	Cuentas a pagar entre entidades de la Entidad A	Cuentas a cobrar entre entidades de la Entidad B	Cuentas a pagar entre entidades de la Entidad B
  E100-US	E200-UK	1911 Cuenta a cobrar	2911 Cuenta a pagar	Cuenta a cobrar de 1921	2921 Cuenta a pagar
  E100-US	E300-AUS	1912-Cuenta a cobrar	2912 Cuenta a pagar	Cuenta a cobrar de 1931	2931 Cuenta a pagar
  E100-US	E400-CAN	Cuenta a cobrar de 1913	2913 Cuenta a pagar	Cuenta a cobrar de 1941	2941 Cuenta a pagar
  E100-US	E500-MEX	Cuenta a cobrar de 1914	2914 Cuenta a pagar	Cuenta a cobrar de 1951	2951 Cuenta a pagar
  E400-CAN	E500-MEX	Cuenta a cobrar de 1942	2942 Cuenta a pagar	1952 Cuenta a cobrar	2952 Cuenta a pagar

1. Abrir Suscripciones (Administrador > de la sociedad > Suscripciones).
2. En la página Suscripciones, seleccione Gestión de varias entidadesy, a continuación, seleccione Configurar.
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Correlación de cuentas entre entidades y selecciona un plan de correlación de cuentas entre entidades en la lista desplegable: Básicoo Avanzado.

Importar la configuración de tu cuenta de IET desde un archivo CSV

Puedes importar la configuración de tu cuenta de IET exportada anteriormente desde un archivo. Esto es útil para los casos en los que decides cambiar el plan de correlación de cuentas entre entidades de Básico a Avanzado, o al revés.

También es útil para realizar actualizaciones masivas en la configuración actual de tu cuenta de IET, como modificar varias cuentas en el archivo CSV y, a continuación, guardar e importar los cambios de nuevo a Intacct.

1. En la página Correlación de cuentas entre entidades, haga clic en Editar.
2. Clic Importación.

   Se muestra la ventana de correlación de cuentas entre entidades.

3. Clic Seleccionar archivoy busque el archivo CSV de IET que desea importar.

   Siga las instrucciones para importar archivos CSV que se muestran aquí.

   Importar información de la empresa: opciones

   Importar descripciones de las opciones de archivo

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

4. Clic Importación. El proceso de importación puede tardar algún tiempo.

   Cuando se ha importado el archivo, se muestra una notificación que indica si la importación se ha realizado correctamente.

5. Clic Hecho para cerrar la notificación.

Revisar las cuentas entre entidades

En la página Correlación de cuentas entre entidades, revisa las cuentas de transacciones entre entidades que has importado. Es posible que desees comparar la lista de cuentas de transacciones entre entidades con el archivo CSV que has importado.