Configurar varias divisas

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, afiliados, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autoequilibrio o subsidiarias, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel general. La sociedad tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, plan de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel general y las utilizan en todas las entidades de la sociedad. Los administradores utilizan el nivel general para gestionar las entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden restringir el trabajo en el nivel de entidad solo a los usuarios y a los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una sociedad compartida de varias entidades es una sociedad de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la sociedad y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Algunas sociedades multientidad pueden beneficiarse de más de una divisa base. Si tu sociedad tiene entidades que operan en diferentes divisas, habilitarás varias divisas base. Al seleccionar esta opción en Gestión de varias entidades, cada entidad de la sociedad puede operar en una divisa base diferente. Por ejemplo, si tu sociedad necesita operar una entidad en USD y otra entidad en CAD, deberás habilitar varias divisas base en tu sociedad.

Utiliza la Consolidación o la Consolidación avanzada de la propiedad para consolidar los datos financieros y ejecutar informes financieros en una única divisa.

Puede ser útil revisar primero la información en Datos privados y restringidos en sociedades multientidad y Datos privados y restringidos.

Los pasos principales para configurar varias divisas son:

• Crea una cuenta del Libro Mayor de redondeo.
• Configurar las divisas de las transacciones.
• Asigna una divisa a cada cuenta bancaria.
• Selecciona la opción de divisa extranjera por aplicación.
• Establece la divisa base para cada entidad.

Habilitar la gestión de varios divisa

Habilita la suscripción multidivisa en la página de configuración del Libro Mayor.

1. Ir a Libro Mayor >ajustes > Configuración.
2. En la página Libro Mayor configuración, desplázate hacia abajo hasta Gestión de varios divisa.
3. Seleccionar Habilitar la suscripción multidivisa.

Al seleccionar esta casilla, las opciones de varios divisa se activan en otras aplicaciones y Sociedad opciones para administrar divisas y tipos de cambio se muestran en el menú Sociedad ajustes.

Las otras aplicaciones que soporte multi divisa son:

• Cuentas a pagar

• Cuentas a cobrar

• Gestión de tesorería

• Pedidos

• Compras

• Gastos

Crear una cuenta del Libro Mayor de redondeo

Crea una cuenta del Libro Mayor de redondeo en la sección Gestión multidivisa de la página de configuración del Libro Mayor. La cuenta de redondeo se utiliza al importar asientos de diario si la conversión a la divisa base provoca un error de redondeo.

1. En la página Configuración del Libro Mayor, desplázate hacia abajo hasta Gestión multidivisa.
2. Encuentra el Redondeo de la cuenta sección.
3. Configura una cuenta del Libro Mayor de redondeo como se describe aquí:

Crea o selecciona una cuenta de gastos que se utilizará para registrar las diferencias de redondeo durante Importación de asiento de diario. Esta cuenta de redondeo mantiene los débitos y créditos en el saldo si el redondeo de los importes de la divisa base provoca una pequeña diferencia entre los débitos y los créditos (normalmente, un céntimo).

Funcionamiento:

1. Durante la importación del asiento de diario, los importes de las transacciones se convierten a la divisa base y se redondean según sea necesario para ese tipo de divisa.
2. Si el proceso de redondeo hace que los débitos y créditos estén fuera de balance, Intacct intenta equilibrar automáticamente las partidas de débito y crédito.
3. Si hay una discrepancia menor (normalmente, un céntimo) que no se puede distribuir entre las partidas, la discrepancia se añade como débito o crédito a la cuenta de redondeo.

Si se necesitaba una entrada de redondeo, aparece en el asiento de diario cargado en el Entradas de contrapartida automáticas en la parte inferior de la página.

Configurar las divisas de las transacciones

Las divisas de las transacciones se utilizan para las transacciones en la sociedad de varias entidades. Para cada divisa de la transacción que definas, selecciona el formato de visualización en función del código ISO de esa divisa.

1. Ir a Sociedad >ajustes > Multi-divisa y seleccione Divisas de las transacciones.
2. En la página Divisas de las transacciones, selecciona Añadir.

3. En la sección Divisa, selecciona el icono Código de divisa desplegable y, a continuación, seleccione la divisa que desee.

   Los campos de la sección Formato muestran el formato de la divisa seleccionada. Puedes personalizar el formato de la divisa seleccionando el icono Formato de divisa desplegable y seleccionando Personalizado.

   Para obtener más información sobre las divisas admitidas, consulte Divisas admitidas.

4. Repite estos pasos para cada divisa de la transacción que necesites. Más información sobre Divisas de las transacciones.

Asigna una divisa a cada cuenta bancaria

Para cada cuenta bancaria definida en Sage Intacct, asigna una divisa predeterminada.

Para obtener más información sobre cómo configurar cuentas corrientes en Sage Intacct, consulta Crear una cuenta corriente.

1. Para ver una lista de tus cuentas corrientes, ve a Gestión de tesorería > Todo/ajustes > cuentasy haga clic en Cuenta corriente o bien Ahorro.
2. En la lista, haz clic en Modificar junto a la cuenta bancaria a la que quieres asignar una divisa.
3. En la página Información de la cuenta corriente, busca la lista desplegable Divisa.
4. En la lista desplegable Divisa, selecciona la divisa que quieres asignar a esta cuenta bancaria.
5. Guarda los cambios y repite estos pasos para cualquier otra cuenta bancaria.

Selecciona la opción de divisa extranjera por aplicación

Puedes definir opciones de transacción en divisa extranjera por aplicación. Por ejemplo, puedes habilitar las transacciones en divisas extranjeras en Cuentas a pagar y no en Cuentas a cobrar. Utiliza la página Suscripciones para configurar transacciones en divisas extranjeras para cada aplicación que tengas previsto utilizar con tu sociedad multidivisa y multientidad.

Selecciona lo siguiente:

• Opción de divisa extranjera para todas las aplicaciones relevantes
• Tipo de cambio

Los siguientes campos aparecen en las transacciones después de habilitar la divisa extranjera:

• Divisa de la transacción
• Fecha del tipo de cambio
• Tipo de cambio (normalmente, el tipo de cambio diario de Intacct)
• Tipo de cambio (generado automáticamente)
• Importe de la transacción
• Divisa base, Divisa base para la entidad

1. Ir a Sociedad > Administrador > Suscripciones.
2. Selecciona el nombre de la aplicación y, a continuación, selecciona Configurar.
3. Para cada aplicación para la que desees habilitar el uso de divisas, selecciona la opción correspondiente.

Aplicación	Opción de divisa extranjera
Cuentas a pagar	Habilitar funcionalidad >Habilitar la creación, edición y eliminación de facturas en divisas extranjeras
Cuentas a cobrar	Habilitar funcionalidad >Habilitar la creación de anticipos de divisas extranjeras y habilitar la creación, edición y eliminación de facturas y regularizaciones en divisas extranjeras
Libro Mayor	Configuración contable >Habilitar la suscripción multidivisa
Pedidos	configuración generales > Habilitar funcionalidad >Divisa extranjera
Compras	configuración generales > Habilitar funcionalidad >Divisa extranjera
Gastos	> de divisa Habilitar informes de gastos en divisa extranjera

Configurar varias divisas base

Al habilitar varias divisas base, puedes establecer una divisa de aprobación de valor para las transacciones de compra y Informes de gastos. Una divisa de aprobación de valor permite a Sage Intacct convertir la divisa de la transacción a una divisa común. Esta divisa común se utiliza para evaluar los umbrales de aprobación de transacciones y determinar si una transacción requiere aprobación.

Para establecer una divisa de aprobación de valor, selecciona una divisa en el menú desplegable. Solo se pueden seleccionar las divisas que habilites en Sage Intacct.

1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

2. En la página Suscripciones, selecciona Gestión de varias entidadesy, a continuación, selecciona Configurar.
3. En la sección Preferencias de la entidad, selecciona Habilitar varias divisas base.
4. En la sección Divisa de aprobación del valor, selecciona un Valor aprobación divisa en la lista desplegable.

Establece la divisa base para cada entidad

Establece la divisa base para cada entidad, como se describe en el siguiente procedimiento. Más información sobre los campos de la página Configuración de divisa y formato.

1. Ir a Sociedad > Todos > ajustes > configuración > entidades.
2. Seleccionar Añadir para crear una nueva entidad.

   También puedes seleccionar Modificar para editar una entidad que se ha creado recientemente y no tiene transacciones.

3. En el Contabilidad , selecciona la Divisa base desplegable lista y seleccione el divisa que desea utilizar como base.

   Si tu divisa no está definida, consulta Añadir, editar y ver divisas de transacciones para obtener más información sobre cómo definir una divisa en Sage Intacct.

4. Haz clic en Guardar.

Crea otra entidad y continúa con la configuración

Continúa configurando tus entidades con varias divisas base creando más entidades y repitiendo los procedimientos que se describen aquí.

Para cada entidad que crees, repite los siguientes pasos:

1. Crea una cuenta del Libro Mayor de redondeo.
2. Configurar las divisas de las transacciones.
3. Asigna una divisa a cada cuenta bancaria.
4. Selecciona la opción Divisa extranjera.
5. Establece la divisa base para cada entidad.

Crear otra entidad

Crear más entidades como se describe en Añadir una entidad a tu sociedad.

Cambiar a otra entidad

Puedes cambiar entre entidades desde el nivel general sin tener que volver a iniciar o cerrar sesión.

Puedes cambiar a otra entidad de la siguiente manera:

• En la lista Nivel superior: Selecciona el icono Nivel superior desplegable lista y elige el entidad deseas cambiar a.
• En la lista Entidades: Busca la fila que contiene la entidad a la que quieres acceder y selecciona Cambiar a entidad en esa fila.
• En el menú de navegación izquierdo: Seleccionar Sociedad > ajustes > Entidades y, a continuación, elija la entidad a la que desea acceder.

La entidad se abre en una nueva ventana del navegador. El nombre de la entidad se muestra en la parte superior de la página, inmediatamente antes del nivel general.