Configurar varias divisas

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Algunas empresas de varias entidades pueden beneficiarse de más de una divisa base. Si tu sociedad tiene entidades que operan en diferentes divisas, habilitarás varias divisas base. Al seleccionar esta opción en Gestión de varias entidades, cada entidad de tu sociedad puede operar en una divisa base diferente. Por ejemplo, si tu sociedad necesita operar una entidad en USD y otra en CAD, entonces deberás habilitar varias monedas base en tu sociedad.

Utiliza la Consolidación o la Consolidación avanzada de la propiedad para consolidar los datos financieros y ejecutar informes financieros en una única divisa.

Puede ser útil revisar primero la información en Datos privados y restringidos en sociedades multientidad y Datos privados y restringidos.

Los pasos principales para configurar múltiples monedas son:

• Crea una cuenta de redondeo en el Libro Mayor.
• Configurar las divisas de las transacciones.
• Asigna una divisa a cada cuenta bancaria.
• Seleccione la opción de moneda extranjera por aplicación.
• Establece la divisa base para cada entidad.

Habilitar la gestión multidivisa

Habilita la suscripción multidivisa en la página de configuración del Libro Mayor.

1. Vete a Libro Mayor >Arreglo > Configuración.
2. En la página de configuración del Libro Mayor, desplázate hacia abajo hasta Administración multidivisa.
3. Escoger Habilitar suscripción multidivisa.

Al seleccionar esta casilla de verificación, las opciones multidivisa se activan en otras aplicaciones, y las opciones de la empresa para administrar divisas y tipos de cambio se muestran en el menú Configuración de la empresa.

Las otras aplicaciones que admiten multidivisa son:

• Cuentas a pagar

• Cuentas a cobrar

• Gestión de tesorería

• Pedidos

• Compras

• Gastos

Crear una cuenta de redondeo en el Libro Mayor

Crea una cuenta del Libro Mayor de redondeo en la sección Gestión multidivisa de la página de configuración del Libro Mayor. La cuenta de redondeo se utiliza al importar asientos de diario, si la conversión a la divisa base provoca un error de redondeo.

1. En la página de configuración del Libro Mayor, desplázate hacia abajo hasta Gestión multidivisa.
2. Busca el archivo Cuenta de redondeo sección.
3. Configure una cuenta del Libro Mayor de redondeo como se describe aquí:

Crea o selecciona una cuenta de gastos que se utilizará para registrar las diferencias de redondeo durante Importación de asientos de diario. Esta cuenta de redondeo mantiene los débitos y créditos equilibrados, si el redondeo de los importes de la divisa base provoca una pequeña diferencia entre los débitos y los créditos (normalmente, un céntimo).

Así es como funciona:

1. Durante la importación de asientos de diario, los importes de las transacciones se convierten a la divisa base y se redondean según sea necesario para ese tipo de divisa.
2. Si el proceso de redondeo hace que los débitos y créditos estén desequilibrados, Intacct intenta equilibrar los elementos de débito y crédito automáticamente.
3. Si hay una pequeña discrepancia (normalmente, un céntimo) que no se puede distribuir entre las partidas, la discrepancia se añade como débito o crédito a la cuenta de redondeo.

Si se necesitaba un asiento de redondeo, aparece en el asiento de diario cargado en el Entradas de contrapartida automáticas en la parte inferior de la página.

Configurar las divisas de las transacciones

Las divisas de transacción se utilizan para las transacciones en la sociedad de varias entidades. Para cada divisa de transacción que definas, selecciona el formato de visualización basado en el código ISO de esa divisa.

1. Vete a Compañía >Configuración > Multidivisa y seleccione Divisas de las transacciones.
2. En la página Divisas de la transacción, seleccione Agregar.

3. En la sección Divisa, seleccione la opción Código de divisa desplegable y, a continuación, seleccione la moneda que desee.

   Los campos de la sección Formato muestran el formato de la divisa seleccionada. Puedes personalizar el formato de la divisa seleccionando la opción Formato de divisa desplegable y eligiendo Costumbre.

   Para obtener más información sobre las divisas admitidas, consulta Divisas admitidas.

4. Repite estos pasos para cada divisa de la transacción que necesites. Más información sobre Divisas de las transacciones.

Asignar una divisa a cada cuenta bancaria

A cada cuenta bancaria definida en Sage Intacct, asigna una divisa predeterminada.

Para obtener más información sobre cómo configurar cuentas corrientes en Sage Intacct, consulta Crear una cuenta corriente.

1. Para ver una lista de sus cuentas corrientes, vaya a Gestión de tesorería > Todo/Arreglo > Cuentasy, a continuación, haga clic en Comprobación o Ahorros.
2. En la lista, haga clic en Editar junto a la cuenta bancaria a la que quieres asignar una divisa.
3. En la página Información de la cuenta corriente, busque la lista desplegable Divisa.
4. En la lista desplegable Divisa, selecciona la divisa que deseas asignar a esta cuenta bancaria.
5. Guarda los cambios y repite estos pasos para cualquier otra cuenta bancaria.

Selecciona la opción de moneda extranjera por aplicación

Puede definir opciones de transacción en divisa extranjera por aplicación. Por ejemplo, puedes habilitar las transacciones en divisa extranjera en Cuentas a pagar y no en Cuentas a cobrar. Usa la página Suscripciones para configurar las transacciones en divisa extranjera para cada aplicación que tengas previsto usar con tu sociedad multidivisa y multientidad.

Seleccione lo siguiente:

• Opción de divisa extranjera para todas las aplicaciones relevantes
• Tipo de cambio

Los siguientes campos aparecen en las transacciones después de habilitar la divisa extranjera:

• Divisa de la transacción
• Fecha del tipo de cambio
• Tipo de cambio (normalmente el tipo de cambio diario de Intacct)
• Tipo de cambio (generado automáticamente)
• Importe de la transacción
• Divisa base, divisa base de la entidad

1. Vete a > de la empresa Admin > Suscripciones. Haz clic en el nombre de la aplicación y, a continuación, haz clic en Configurar.
2. Para cada aplicación para la que desee habilitar el uso de moneda extranjera, seleccione la opción correspondiente.

Aplicación	Opción de moneda extranjera
Cuentas a pagar	Habilitar funcionalidad >Habilitar la creación, edición y eliminación de facturas en divisa extranjera
Cuentas a cobrar	Habilitar funcionalidad >Habilitar la creación de anticipos de divisa extranjera y habilitar la creación, edición y eliminación de facturas y regularizaciones en divisa extranjera
Libro Mayor	Ajustes de contabilidad >Habilitar suscripción multidivisa
Pedidos	Configuración general > Habilitar funcionalidad >Moneda extranjera
Compras	Configuración general > Habilitar funcionalidad >Moneda extranjera
Gastos	> multidivisa Habilitar informes de gastos en divisa extranjera

Configurar varias divisas base

Al habilitar varias divisas base, puedes establecer una divisa de aprobación de valor para las transacciones de compra y Informes de gastos. Una divisa de aprobación de valor permite a Sage Intacct convertir la divisa de la transacción en una divisa común. Esta moneda común se utiliza para evaluar los umbrales de aprobación de transacciones y determinar si una transacción requiere aprobación.

Para establecer una divisa de aprobación de valor, selecciona una divisa en el menú desplegable. Solo las divisas que habilites en Sage Intacct están disponibles para su selección.

1. Vete a Compañía > Admin > Suscripciones.

2. En la página Suscripciones, seleccione Gestión de varias entidadesy, a continuación, seleccione Configurar.
3. En la sección Preferencias de entidad, seleccione Habilitar varias divisas base.
4. En la sección Divisa de aprobación del valor, selecciona una Divisa de aprobación del valor en la lista desplegable.

Establecer la divisa base para cada entidad

Establezca la divisa base para cada entidad, tal como se describe en el siguiente procedimiento. Aprende más sobre los campos de la página de configuración de divisa y formato.

1. Vete a > de la empresa Todo > Configuración > configuración > entidades.
2. Escoger Agregar para crear una nueva entidad.

   Como alternativa, seleccione Editar para editar una entidad que se ha creado recientemente y no tiene transacciones.

3. En Contabilidad , seleccione la sección Divisa base lista desplegable y seleccione la moneda que desea utilizar como base.

   Si tu divisa no está definida, consulta Añade, edita y consulta las divisas de las transacciones para obtener más información sobre cómo definir una divisa en Sage Intacct.

4. Escoger Salvar.

Crea otra entidad y continúa con la configuración

Continúa configurando varias entidades de divisa base creando más entidades y repitiendo los procedimientos descritos aquí.

Para cada entidad que crees, repite los siguientes pasos:

1. Crea una cuenta de redondeo en el Libro Mayor.
2. Configurar las divisas de las transacciones.
3. Asigna una divisa a cada cuenta bancaria.
4. Seleccione la opción Moneda extranjera.
5. Establece la divisa base para cada entidad.

Crear otra entidad

Cree más entidades como se describe en Añadir una entidad a tu sociedad.

Cambiar a otra entidad

Puedes cambiar entre entidades desde el nivel superior sin tener que volver a iniciar o cerrar sesión.

Puedes cambiar a otra entidad de la siguiente manera:

• En la lista de niveles superiores: Seleccione la opción Nivel superior lista desplegable y elija la entidad a la que desea cambiar.
• En la lista Entidades: Busque la fila que contiene la entidad a la que desea acceder y seleccione Cambiar a entidad en esa fila.
• Desde el menú de navegación de la izquierda: Escoger Compañía > Arreglo > Entidades y, a continuación, elija la entidad a la que desea acceder.

La entidad se abre en una nueva ventana del navegador. El nombre de la entidad se muestra en la parte superior de la página, inmediatamente antes del nivel superior.