Visión general de la sociedad multientidad

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan un identificador fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, afiliados, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de contrapartida o subsidiarias, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o varias entidades en el nivel general. La sociedad tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, plan de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel general y las utilizan en todas las entidades de la sociedad. Los administradores utilizan el nivel general para gestionar las entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden restringir el trabajo en el nivel de entidad solo a los usuarios y a los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una sociedad compartida de varias entidades es una sociedad de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la sociedad y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Utiliza la página Gestión de varias entidades para gestionar tu sociedad de varias entidades.

Nivel superior y nivel de entidad

Utiliza el parámetro nivel general de una sociedad compartida entre varias entidades para trabajar con datos compartidos, como usuarios, clientes, proveedores y cuentas. El nivel general es donde los usuarios crean, editan y administran objetos que se comparten entre entidades de la sociedad. Puedes introducir transacciones en el nivel general y seleccionar las entidades o ubicaciones en las que deseas contabilizar las transacciones. Intacct filtra automáticamente la lista de entidades a aquellas a las que puedes acceder.

Por ejemplo, si puedes acceder a las entidades de California y Australia, puedes introducir transacciones en el nivel general tanto para California como para Australia.

Las entidades no tienen visibilidad de otras entidades.

Transacciones entre entidades

En las sociedades de varias entidades, es habitual que una entidad tenga transacciones con otra entidad de la misma sociedad. Esto se conoce como una transacción entre entidades (IET). Para habilitar estas transacciones, primero debes configurar las relaciones de correlación de cuentas entre entidades mediante la página Correlación de cuentas entre entidades (Sociedad > ajustes > Configuración > Ajustes de cuentas entre entidades >Correlación de cuentas entre entidades).

Para obtener más información, consulte Planes de correlación de cuentas entre entidades.

Cuándo se generan las transacciones entre entidades

Las IET se pueden generar cuando:

Deseas realizar un seguimiento de cuándo una entidad paga facturas en nombre de otra entidad.
El nivel general se utiliza para pagar una factura cuyo coste se asigna a varias entidades.
Estás enviando dinero de una entidad a otra como préstamo.
Cobrar ingresos de los clientes en nombre de una factura de otra entidad.
Dos entidades tienen un acuerdo de reparto de ingresos.
Una entidad vende inventario que pertenece a otra entidad.

Iniciar sesión

El inicio de sesión en un entorno compartido de varias entidades lleva al usuario al nivel general. Los usuarios que están restringidos a una sola entidad van directamente a esa entidad al iniciar sesión. Al iniciar sesión en el nivel general, los usuarios pueden ver y cambiar a las entidades para las que se les ha concedido permiso.

Los administradores pueden permitir que usuarios individuales accedan al nivel general seleccionando Habilitar el acceso de nivel general en la pestaña Entidades de usuario de la página Información del usuario. Los usuarios restringidos a dos entidades o más pueden acceder al nivel general de forma predeterminada. Los usuarios limitados a una sola entidad pueden seguir accediendo al nivel general siempre que Habilitar el acceso de nivel general está seleccionada para ese usuario.

Más información sobre Navegar por una sociedad multientidad.

Acceso a entidades

Cuando inicias sesión en el nivel general de una sociedad compartida de varias entidades, verás un menú desplegable Entidad en el área del encabezado, junto al nombre de la sociedad. Utilice el menú desplegable para seleccionar la entidad que desee.

Al cambiar a una entidad, la entidad se abre en una nueva pestaña del navegador, lo que facilita el movimiento entre entidades. Puedes cambiar entre entidades sin iniciar y cerrar sesión cada vez.

Los usuarios que trabajan a nivel de entidad introducen transacciones y ejecutan informes a nivel de entidad. Alternativamente, puedes Restringir los usuarios solo al nivel general si hacerlo es compatible con las necesidades de su negocio. Si restringes a los usuarios solo al nivel general, no verán el menú desplegable de la entidad.

Adición de entidades

Algunas sociedades de Intacct tienen una sola entidad, que representa a una persona jurídica. Por ejemplo, si tu sociedad opera en una única divisa con una entidad fiscal, probablemente habrás definido una entidad para tu sociedad de Intacct.

Considera la posibilidad de definir más entidades si tu sociedad tiene más de una persona jurídica o realiza transacciones en varias divisas y jurisdicciones fiscales.

Tener un nivel general te permite añadir entidades a tu sociedad, lo que te brinda una mayor flexibilidad para las crecientes necesidades de tu negocio.

Una sociedad que comenzó con una sola entidad y luego ha crecido podría ser una buena candidata para otra entidad.

Añadir una nueva entidad a tu sociedad es muy sencillo. Si lo hace, puede incurrir en un cargo adicional.

Más información sobre Adición de una entidad y Entidades gestoras.

Acceso a los datos

Solo se pueden utilizar datos compartidos para transacciones entre entidades. El acceso a los datos se basa en tener los permisos adecuados.

Intacct clasifica los datos como compartidos, restringidos y privados:

Compartido Los datos son visibles para todas las entidades
Restringido Los datos son visibles para una o varias entidades
Privado Los datos son visibles para una sola entidad

El nivel general tiene acceso a datos compartidos, restringidos y privados. Los datos compartidos solo se pueden editar o eliminar en el nivel general. Los usuarios que acceso directo a un entidad solo pueden ver los datos compartidos, no pueden editarlos.

Por ejemplo, una factura creada a nivel de entidad no se puede pagar con una cuenta bancaria privada de la entidad de una entidad diferente. Del mismo modo, una factura creada a nivel de entidad no puede recibir el pago en una cuenta bancaria privada de la entidad de una entidad diferente.

En todos los casos, los usuarios solo pueden ver los datos de las entidades a las que tienen acceso. Los usuarios sin restricciones ven los datos de todas las entidades. Sin embargo, los usuarios que tienen restricciones de entidad ven los datos solo para aquellas entidades a las que se les concede acceso. Aprende cómo Restringir usuarios a determinadas entidades.

Cuando accedes a la lista desde el nivel general, inicialmente solo ves los registros que se crearon en el nivel general. Para ver las fichas creadas dentro de las entidades, selecciona Filtros y, a continuación, seleccione Incluir fichas de entidad. Seleccionar Aplicar para actualizar el filtro.

Datos privados de la entidad accesibles desde el nivel general

En las sociedades compartidas entre varias entidades, las listas de transacciones a nivel de entidad incluyen transacciones creadas en el nivel general que están etiquetadas en tu entidad. Para ver las transacciones creadas en el nivel general de tu entidad, selecciona Incluir transacciones de nivel general en la parte superior de la lista.

Algunas listas habilitan automáticamente el acceso a los datos privados de la entidad desde el nivel general de una sociedad compartida entre varias entidades. Otras listas proporcionan acceso a los datos privados de la entidad solo cuando seleccionas un botón de alternancia. Los datos de cualquier otra lista no descrita aquí requieren cambiar a la entidad para acceder a los datos privados de la entidad.

Listas de datos maestros

Las fichas de datos maestros están disponibles en todas las entidades. Una práctica recomendada es definir registros de datos maestros en el nivel general, con restricciones y controles según sea necesario. Defina registros maestros en la entidad solo cuando sea necesario, ya que algunas limitaciones requieren ir al nivel de entidad.

Cuando se crean en una entidad determinada, las fichas de datos maestros solo están disponibles en esa entidad. Algunos ejemplos son Artículos, Contratos, Proyectos y Empleados. Cuando se trabaja en el nivel general, al seleccionar Incluir privado se habilita la visualización de los registros creados en el nivel de entidad.

Las cuentas del Libro Mayor no tienen restricciones de nivel de entidad, por lo que deben configurarse en el nivel general.

Suscripciones para sociedades con varias entidades

Si tu sociedad tiene más de una entidad, puedes beneficiarte de las suscripciones de Sage Intacct que proporcionan funciones adicionales. Algunas suscripciones incurren en tarifas adicionales.