Visión general de la empresa multientidad

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

Utilice la página Administración de varias entidades para administrar su empresa de varias entidades.

Nivel superior y nivel de entidad

Se utiliza la función Nivel superior de una sociedad compartida de varias entidades para trabajar con datos compartidos, como usuarios, clientes, proveedores y cuentas. El nivel superior es donde los usuarios crean, editan y administran objetos que se comparten entre entidades de la empresa. Puedes introducir transacciones en el nivel superior y seleccionar las entidades o ubicaciones en las que deseas contabilizar las transacciones. Intacct filtra automáticamente la lista de entidades a las que puedes acceder.

Por ejemplo, si puedes acceder a las entidades de California y Australia, puedes introducir transacciones en el nivel superior tanto para California como para Australia.

Las entidades no tienen visibilidad de otras entidades.

Transacciones entre entidades

En las sociedades de varias entidades, es habitual que una entidad tenga transacciones con otra entidad de la misma sociedad. Esto se conoce como transacción entre entidades (IET, por sus siglas en inglés). Para habilitar estas transacciones, primero debes configurar relaciones de correlación de cuentas entre entidades, mediante la página Correlación de cuentas entre entidades (Compañía > Arreglo > Configuración > Ajustes de cuentas entre entidades >Correlación de cuentas entre entidades).

Para obtener más información, consulte Planes de correlación de cuentas entre entidades.

Cuando se generan las IET

Las IET se pueden generar cuando:

• Desea realizar un seguimiento de cuándo una entidad paga facturas en nombre de otra entidad.
• El nivel superior se utiliza para pagar una factura cuyo coste se asigna a varias entidades.
• Estás enviando dinero de una entidad a otra como un préstamo.
• Recaudar ingresos de clientes en nombre de una factura de otra entidad.
• Dos entidades tienen un acuerdo de participación en los ingresos.
• Una entidad vende inventario que pertenece a otra entidad.

Iniciar sesión

Iniciar sesión en un entorno compartido de varias entidades lleva al usuario al nivel superior. Los usuarios que están restringidos a una sola entidad van directamente a esa entidad al iniciar sesión. Al iniciar sesión en el nivel superior, los usuarios pueden ver y cambiar a las entidades para las que se les ha concedido permiso.

Los administradores pueden permitir que los usuarios individuales accedan al nivel superior seleccionando Habilitar el acceso de nivel superior en la pestaña Entidades de usuario de la página Información del usuario. Cualquier usuario restringido a dos entidades o más puede acceder al nivel superior de forma predeterminada. Los usuarios restringidos a una sola entidad pueden seguir accediendo al nivel superior siempre que: Habilitar el acceso de nivel superior se selecciona para ese usuario.

Más información sobre Navegar por una sociedad de varias entidades.

Acceso a entidades

Cuando inicias sesión en el nivel superior de una sociedad compartida entre varias entidades, verás un menú desplegable Entidad en el área del encabezado, junto al nombre de la sociedad. Utilice el menú desplegable para seleccionar la entidad que desee.

Al cambiar a una entidad, la entidad se abre en una nueva pestaña del navegador, lo que facilita el movimiento entre entidades. Puedes cambiar entre entidades sin tener que iniciar y cerrar sesión cada vez.

Los usuarios que trabajan en el nivel de entidad introducen transacciones y ejecutan informes en el nivel de entidad. Alternativamente, puede Restringir a los usuarios solo al nivel superior si hacerlo es compatible con las necesidades de su negocio. Si restringe a los usuarios solo al nivel superior, no verán el menú desplegable de la entidad.

Adición de entidades

Algunas empresas de Intacct tienen una sola entidad, que representa a una persona jurídica. Por ejemplo, si tu sociedad realiza negocios en una sola divisa con una entidad fiscal, probablemente habrás definido una entidad para tu sociedad de Intacct.

Considera la posibilidad de definir más entidades si tu sociedad tiene más de una entidad jurídica o realiza transacciones en varias divisas y jurisdicciones fiscales.

Tener un nivel superior le permite agregar entidades a su empresa, lo que le brinda una mayor flexibilidad para sus crecientes necesidades comerciales.

Una empresa que comenzó con una sola entidad y luego ha crecido podría ser una buena candidata para otra entidad.

Añadir una nueva entidad a tu sociedad es muy sencillo. Si lo hace, puede incurrir en un cargo adicional.

Más información sobre Adición de una entidad y Entidades gestoras.

Acceso a los datos

Solo los datos compartidos se pueden utilizar para transacciones entre entidades. El acceso a los datos se basa en tener los permisos adecuados.

Intacct clasifica los datos como compartidos, restringidos y privados:

• Compartido Los datos son visibles para todas las entidades
• Restringido Los datos son visibles para una o más entidades
• Privado Los datos son visibles para una sola entidad

El nivel superior tiene acceso a datos compartidos, restringidos y privados. Los datos compartidos solo se pueden editar o eliminar en el nivel superior. Los usuarios que se deslizan a una entidad solo pueden ver los datos compartidos, no pueden editarlos.

Por ejemplo, una factura creada a nivel de entidad no se puede pagar con una cuenta bancaria privada de entidad de una entidad diferente. Del mismo modo, una factura creada a nivel de entidad no puede recibir pagos en una cuenta bancaria privada de una entidad diferente.

En todos los casos, los usuarios solo pueden ver los datos de las entidades a las que tienen acceso. Los usuarios sin restricciones ven los datos de todas las entidades. Sin embargo, los usuarios que tienen restricciones de entidad ven los datos solo de las entidades a las que se les concede acceso. Más información sobre cómo Restringir usuarios a determinadas entidades.

Cuando se accede a la lista desde el nivel superior, inicialmente solo se ven los registros creados en el nivel superior. Para ver las fichas creadas dentro de las entidades, seleccione Filtros y, a continuación, seleccione Incluir fichas de entidades. Escoger Aplicar para actualizar el filtro.

Datos privados de la entidad accesibles desde el nivel superior

En las sociedades compartidas entre varias entidades, las listas de transacciones en el nivel de entidad incluyen las transacciones creadas en el nivel superior que están etiquetadas en la entidad. Para ver las transacciones creadas en el nivel superior para tu entidad, selecciona Incluir transacciones de nivel superior en la parte superior de la lista.

Algunas listas habilitan automáticamente el acceso a los datos privados de la entidad desde el nivel superior de una sociedad compartida entre varias entidades. Otras listas proporcionan acceso a los datos privados de la entidad solo cuando se selecciona un botón de alternancia. Los datos de cualquier otra lista no descrita aquí requieren cambiar a la entidad para acceder a los datos privados de la entidad.

Listas de datos maestros

Los registros de datos maestros están disponibles en todas las entidades. Una práctica recomendada es definir los registros de datos maestros en el nivel superior, con restricciones y controles según sea necesario. Defina los registros maestros en la entidad solo cuando sea necesario, ya que algunas limitaciones requieren ir al nivel de entidad.

Cuando se crean en una entidad determinada, las fichas de datos maestros solo están disponibles en esa entidad. Algunos ejemplos son Artículos, Contratos, Proyectos y Empleados. Cuando se trabaja en el nivel superior, al seleccionar Incluir privado se habilita la visualización de los registros creados en el nivel de entidad.

Las cuentas del Libro Mayor no tienen restricciones de nivel de entidad, por lo que deben configurarse en el nivel superior.

Suscripciones para sociedades con varias entidades

Si tu sociedad tiene más de una entidad, puedes beneficiarte de las suscripciones a Sage Intacct, que ofrecen funciones adicionales. Algunas suscripciones incurren en tarifas adicionales.