Eliminar o revertir una factura: Compras

En el caso de las facturas de proveedor con una plantilla de la transacción que se contabiliza en Cuentas a pagar, puedes borrar la factura de proveedor o revertir sus efectos si no se puede borrar.

Acerca de la eliminación o reversión de una factura de Compras

En ocasiones, es posible que desees eliminar una factura que se creó en Compras. Tal vez se ingresó por error o se convirtió con información incorrecta. Tienes las siguientes 2 opciones para corregir la factura:

• Borrar la factura. Elimina la factura del sistema, lo que te permite volver a crearla correctamente.
• Revertir los efectos de la factura. Deja la factura en el sistema, lo que te permite realizar un seguimiento de los cambios y mantener una pista de auditoría.
  La aplicación de Compras no tiene una función de reversión explícita como la que pueden tener las Cuentas a pagar. La reversión de los efectos de la factura es un proceso en el que creas una regularización de compra en Compras para poner a cero la factura y, a continuación, aplicas el crédito resultante a la factura en Cuentas a pagar.

La acción que realices depende de una combinación de los siguientes factores:

• El estado del pago
• El estado de la transacción
• La plantilla de la transacción
• La configuración de Compras

Borrar una factura

Al eliminar una factura en Compras, todos los datos relevantes del sistema vuelven al estado en el que se encontraban antes de crear la factura. Esta reversión incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, efectos de inventario, etc. Al borrar una factura, puedes volver a convertirla a la factura para corregir cualquier información que se haya introducido incorrectamente.

En la tabla siguiente se describen las condiciones en las que no se puede borrar una factura y se ofrecen posibles soluciones:

Condición	Posible solución
Si la plantilla de la transacción Borrar política Se establece en Sin borrar.	Cambia el Borrar política en el Definición de la transacción.
Si has impreso previamente un documento para la factura y la plantilla de la transacción Borrar política está configurado para prohibir la eliminación de una transacción después de que se haya impreso un documento.	Cambia el Borrar política en el Definición de la transacción.
Si la factura se ha convertido en otra transacción.	Borra la transacción posterior. Por ejemplo, si la factura se convirtió en una transacción de regularización, borra la transacción de regularización.
Si se ha aplicado un pago a la factura asociada a la factura de Compras. Recibirás un mensaje de error que indica que se ha realizado un pago.	Aunque se revierta el pago, no podrás borrar la factura. En este escenario, consulte Revertir los efectos de una factura.
Si se ha procesado la función Convertir por línea de la factura.	Eliminar el archivo plantilla recurrente.
Si el periodo fiscal está cerrado.	Abrir el periodo fiscal. Si abrir el periodo no es una opción, puedes cambiar la fecha de contabilización de la transacción para que esté en un periodo abierto.
Si la factura se comparte dentro de una sociedad de varias entidades.	Las facturas compartidas solo se pueden borrar en el nivel general. Si visualizas la lista de facturas a nivel de entidad, es posible que veas facturas compartidas. Sin embargo, estas facturas figuran como "No propiedad" de la entidad y el Borrar La opción no aparece. Si tienes los permisos adecuados, ve al nivel general para borrar la factura.

Para borrar una o varias facturas:

1. Abre la lista de facturas correspondiente y busca las facturas que quieres borrar.
2. Selecciona la casilla de verificación en el campo Borrar junto a cada factura.
3. Selecciona el icono Borrar botón. En función de tus preferencias de usuario, para confirmar la eliminación, selecciona Aceptar.

Revertir los efectos de una factura

Hay dos acciones necesarias para revertir los efectos de una factura:

1. Crea una transacción de regularización.
2. Aplicar el crédito a la factura correspondiente en Cuentas a pagar.

Al revertir los efectos de una factura, ninguna de las transacciones anteriores del flujo de trabajo se ve afectada.

1. Crear una transacción de regularización

Una transacción de regularización es una transacción de Compras en la que la plantilla de la transacción se ha definido con los siguientes atributos:

• La contabilización de transacciones se realiza en Cuentas a pagar.
• La configuración de contabilización se define para cargar las Cuentas a pagar y abonar las cuentas del Libro Mayor correspondientes (la inversa de la configuración de contabilización para la plantilla de la transacción de la factura).
• Los subtotales se definen de la misma manera que los subtotales de la plantilla de la transacción de la factura.

En esta sección se describe cómo:

• Crear una transacción de regularización por conversión
• Crear una transacción de regularización independiente

Si el flujo de trabajo incluye más de una transacción de regularización, consulta a tu administrador de Intacct para obtener información sobre cuál utilizar.

Crear una transacción de regularización por conversión

1. En un Lista de facturas de compras, busca la factura correspondiente y selecciona Convertiry, a continuación, seleccione el icono Tipo de transacción de regularización a la que convertir la factura. Por ejemplo, selecciona Nota de débito.

   Aparece la transacción de regularización, muestra todos los datos de la factura y establece de forma predeterminada el valor Fecha hasta la fecha de hoy. Esta fecha determina la fecha de contabilización para la regularización.

2. Cambia el Fecha según corresponda. La fecha de la regularización suele ser la misma fecha que la factura que deseas revertir.
3. Deja la información del artículo, la cantidad y el precio tal cual y selecciona Contabilizar.

   El crédito ya está disponible para aplicarlo a la factura en Cuentas a pagar.

Crear una transacción de regularización independiente

Si la factura no se puede convertir en una transacción de regularización, puedes crear una transacción de regularización independiente. Puedes crear la regularización en Compras o Cuentas a pagar. En el siguiente procedimiento se describe cómo crear una transacción independiente en Compras. Para crear la regularización en Cuentas a pagar, consulta Ajustes de Cuentas a pagar.

Para crear una transacción de regularización independiente:

1. Ir a Compras > Todos > Transacciones y seleccione Añadir (círculo) junto a la transacción de regularización aplicable.

   Aparece la transacción de regularización.

2. Cambia el Fecha según corresponda. La fecha de la regularización suele ser la misma fecha que la factura que deseas revertir.
3. Seleccione el proveedor de la Proveedor lista desplegable. El proveedor debe ser el mismo proveedor definido en la factura.
4. En el Entradas tabla, selecciona una Artículo Eso se define en la factura.
5. Introduce el mismo Cantidad y Precio como en la factura como valores positivos.
6. Repite los pasos 3 y 4 para cada artículo de la factura.
7. Completa otros campos de la transacción según corresponda.
8. Seleccionar Contabilizar.

   El crédito ya está disponible para aplicarlo a la factura en Cuentas a pagar.

2. Aplicar el crédito a la factura en Cuentas a pagar

Puedes aplicar el crédito creado a partir de la transacción de regularización de compras a la factura asociada a la factura de proveedor a través del archivo Pagar facturas en Cuentas a pagar. Al aplicar el crédito a la factura, el impacto contable aplicable se neta a cero y la factura y el crédito se eliminan de la Antigüedad del proveedor informe.

Ver Pagar facturas para obtener instrucciones.