Borrar o revertir una factura: Compras

En el caso de las facturas de proveedor con una plantilla de transacción que se contabiliza en Cuentas a pagar, puedes borrar la factura de proveedor o revertir sus efectos si no se puede borrar.

Acerca de la eliminación o reversión de una factura de compras

En ocasiones, es posible que desees eliminar una factura que se creó en Compras. Tal vez se ingresó por error o se convirtió con información incorrecta. Tienes las siguientes 2 opciones para corregir la factura:

• Borrar la factura. Elimina la factura del sistema, lo que te permite volver a crearla correctamente.
• Revertir los efectos de la factura. Deja la factura en el sistema, lo que te permite realizar un seguimiento de los cambios y mantener una pista de auditoría.
  La aplicación Compras no tiene una función de reversión explícita como puede tener Cuentas a pagar. La reversión de los efectos de la factura es un proceso en el que se crea una regularización de compra en Compras para poner a cero la factura y, a continuación, se aplica el crédito resultante a la factura en Cuentas a pagar.

La acción que tome depende de una combinación de los siguientes factores:

• El estado del pago
• El estado de la transacción
• La plantilla de la transacción
• La configuración de Compras

Borrar una factura

Al borrar una factura en Compras, se revierten todos los datos relevantes del sistema al estado en el que se encontraban antes de crear la factura. Esta reversión incluye las cuentas del Libro Mayor, las cuentas del libro auxiliar, los efectos de inventario, etc. Al borrar una factura, puedes volver a convertirla a la factura para corregir cualquier información que se haya introducido incorrectamente.

En la siguiente tabla se describen las condiciones en las que no se puede borrar una factura y se ofrecen posibles soluciones:

Condición	Posible solución
Si la plantilla de la transacción Eliminar política se establece en No hay que borrar.	Cambie el parámetro Eliminar política En el Definición de la transacción.
Si has impreso previamente un documento para la factura y la plantilla de la transacción Eliminar política está configurado para prohibir la eliminación de una transacción después de que se haya impreso un documento.	Cambie el parámetro Eliminar política En el Definición de la transacción.
Si la factura se ha convertido en otra transacción.	Borra la transacción descendente. Por ejemplo, si la factura se ha convertido en una transacción de regularización, borra la transacción de regularización.
Si se ha aplicado un pago a la factura asociada a la factura de compras. Recibirás un mensaje de error que indica que se ha realizado un pago.	Aunque el pago se revierta, no se puede borrar la factura. En este escenario, consulte Revertir los efectos de un proyecto de ley.
Si a la factura se le ha procesado la opción Convertir por línea.	Borra el archivo Plantilla recurrente.
Si el ejercicio fiscal está cerrado.	Abrir el periodo fiscal. Si abrir el periodo no es una opción, puedes cambiar la fecha de contabilización de la transacción para que esté en un periodo abierto.
Si la factura se comparte dentro de una sociedad de varias entidades.	Las facturas compartidas solo se pueden borrar en el nivel superior. Si muestras la lista de facturas en el nivel de entidad, es posible que veas facturas compartidas. Sin embargo, estas facturas se enumeran como "No son propiedad" de la entidad y el Borrar la opción no aparece. Si tienes los permisos adecuados, ve al nivel superior para eliminar la factura.

Para borrar una o varias facturas:

1. Abre la lista de facturas correspondiente y busca las facturas que quieres borrar.
2. Seleccione la casilla de verificación en el menú Borrar junto a cada factura.
3. Seleccione la opción Borrar botón. En función de sus preferencias de usuario, para confirmar la eliminación, seleccione De acuerdo.

Revertir los efectos de una factura

Hay dos acciones necesarias para revertir los efectos de una factura:

1. Crea una transacción de regularización.
2. Aplica el crédito a la factura correspondiente en Cuentas a pagar.

Al revertir los efectos de una factura, ninguna de las transacciones anteriores del flujo de trabajo se ve afectada.

1. Crear una transacción de regularización

Una transacción de regularización es una transacción de compra en la que la plantilla de la transacción se ha definido con los siguientes atributos:

• La contabilización de transacciones se realiza en Cuentas a pagar.
• La configuración de contabilización se define para cargar Cuentas a pagar y abonar las cuentas del Libro Mayor adecuadas (lo contrario de la configuración de contabilización para la plantilla de la transacción de la factura).
• Los subtotales se definen de la misma manera que los subtotales de la plantilla de la transacción de la factura.

En esta sección se describe cómo:

• Crear una transacción de regularización por conversión
• Crear una transacción de regularización independiente

Si tu flujo de trabajo incluye más de una transacción de regularización, consulta con tu administrador de Intacct para obtener información sobre cuál usar.

Crear una transacción de regularización por conversión

1. En un Lista de facturas de compra, busque la factura correspondiente, seleccione Convertiry, a continuación, seleccione el icono Tipo de transacción de regularización a la que convertir la factura. Por ejemplo, seleccione Nota de débito.

   Aparece la transacción de regularización, muestra todos los datos de la factura y establece de forma predeterminada el valor Fecha hasta la fecha de hoy. Esta fecha determina la fecha de contabilización de la regularización.

2. Cambie el parámetro Fecha según corresponda. La fecha de la regularización suele ser la misma que la de la factura que desea revertir.
3. Deje la información de artículos, cantidad y precio como está y seleccione Exponer.

   El crédito ahora está disponible para aplicarse a la factura en Cuentas a pagar.

Crear una transacción de regularización independiente

Si la factura no se puede convertir en una transacción de regularización, puedes crear una transacción de regularización independiente. Puedes crear la regularización en Compras o Cuentas a pagar. En el siguiente procedimiento se describe cómo crear una transacción independiente en Compras. Para crear la regularización en Cuentas a pagar, consulte Ajustes de Cuentas a pagar.

Para crear una transacción de regularización independiente:

1. Vete a Adquisitivo > Todo > Transacciones y seleccione Añadir (círculo) junto a la transacción de regularización aplicable.

   Aparece la transacción de regularización.

2. Cambie el parámetro Fecha según corresponda. La fecha de la regularización suele ser la misma que la de la factura que desea revertir.
3. Seleccione el proveedor de la lista Vendedor lista desplegable. El proveedor debe ser el mismo proveedor que se define en la factura.
4. En Entradas tabla, seleccione un Artículo que se define en la factura.
5. Introduzca el mismo Cantidad y Precio como en la factura como valores positivos.
6. Repite los pasos 3 y 4 para cada artículo de la factura.
7. Complete otros campos de transacción según corresponda.
8. Escoger Exponer.

   El crédito ahora está disponible para aplicarse a la factura en Cuentas a pagar.

2. Aplicar el crédito a la factura en Cuentas a pagar

Puedes aplicar el crédito creado a partir de la transacción de regularización de compras a la factura asociada a la factura del proveedor a través de la Pagar facturas en Cuentas a pagar. Al aplicar el crédito a la factura, el impacto contable aplicable se reduce a cero y la factura y el crédito se eliminan del Antigüedad del proveedor informe.

Ver Pagar facturas para obtener instrucciones.