Crear una regularización de Cuentas a pagar

Ajusta el importe que debes a un proveedor mediante la creación de una regularización. Dependiendo del tipo de ajuste que cree, puede aumentar o disminuir la cantidad que debe. Un ajuste de nota de crédito aumenta el importe que debes a un proveedor, mientras que un ajuste de nota de débito reduce el importe que debes.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Pagos y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Ajustes.

2. Introduzca el archivo Fecha de la regularización.

3. Seleccione la opción Vendedor.

   El Pagar a y Volver a Los campos se rellenan automáticamente en función de la información de la ficha del proveedor. Puede anular estos campos si es necesario.

4. Seleccione la opción Tipo de ajuste que desea crear.

   En Cuentas a pagar, una nota de débito reduce el importe que se debe a un proveedor y una nota de crédito aumenta el importe que se debe a un proveedor.

   Ejemplos

   Regularización de notas de crédito: Aumenta el importe que debes al proveedor.

   Supongamos que accidentalmente pagó de menos a un proveedor o incurrió en un cargo por pago atrasado de $50. Crearía una nota de crédito para aumentar el importe que debe al proveedor en 50 $. A continuación, pagaría la nota de crédito cuando vaya a pagar las facturas.

   Regularización de notas de débito: Disminuye el importe que debes al proveedor.

   Supongamos que recibes una factura de $1000 por el catering de un evento y pagas la factura en su totalidad. Más tarde, descubre que no se proporcionaron todos los servicios y se pone en contacto con el proveedor. El proveedor se compromete a abonar en su cuenta 100 USD. Crearía una nota de débito para reducir el importe que debe al proveedor en 100 $.

5. Introduzca un Número de regularización para realizar un seguimiento del ajuste.

   Si tu empresa utiliza Secuenciación de documentos, "Nuevo" aparece en este campo. Después de contabilizar la regularización, Intacct asigna automáticamente un número de regularización.

6. Si lo deseas, puedes hacer referencia al número de factura, la orden de compra o el número de cuenta asociado a la regularización en la Número de factura de referencia campo.
7. Si lo deseas, introduce un Descripción.

8. Agregue los documentos de respaldo en el archivo Archivo adjunto campo.

   Selecciona un archivo adjunto existente en el menú desplegable o selecciona Agregar para cargar un nuevo documento.

   Más detalles

   Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.

   Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.

9. Si se te solicita un resumen, haz una selección de la lista desplegable.

   El campo Resumen aparece cuando la sociedad ha configurado la frecuencia de resumen para que este tipo de transacción sea definida por el usuario. Para todas las demás frecuencias de resumen, ya sean diarias o mensuales, Intacct crea automáticamente el resumen y añade la nueva transacción al resumen.
   ¿Qué es un resumen?

   Los resúmenes son colecciones del mismo tipo de transacciones, agrupadas para su procesamiento. La ventaja de utilizar un resumen es que el grupo de transacciones contabiliza en el Libro Mayor como una línea. Desde esa línea, según sea necesario, puede profundizar en cualquiera de las transacciones individuales.

   Puedes hacer que Sage Intacct cree, contabilice y cierre resúmenes automáticamente con la frecuencia que especifiques seleccionando un intervalo de tiempo. También puedes crear, contabilizar y cerrar resúmenes tú mismo.

   Cuando creas un resumen por primera vez, está abierto y puedes introducir transacciones. Después de cerrar un resumen, no se pueden contabilizar transacciones en él, lo que impide contabilizar transacciones en el periodo incorrecto. Para añadir o eliminar transacciones de un resumen cerrado, vuelve a abrirlo.

   Ver Resumen de resúmenes de Cuentas a pagar para obtener más información.

10. En el caso de las sociedades multidivisa, introduce Divisa y Tipo de cambio información sobre la regularización en la sección Divisa.

    1. Para Divisa de la transacción, seleccione el menú desplegable para seleccionar la moneda que se está utilizando.

       Si la divisa no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los dos pasos siguientes.

    2. Seleccione un Tipo de cambio como Tipo de cambio diario de Intacct o Tipo de cambio publicado por el WSJ.

       Si sabes cuál es el tipo de cambio para esta transacción, o has contratado con el proveedor un tipo de cambio fijo, puedes introducirlo en Tipo de cambio para anular los cálculos del sistema.

       El tipo de cambio diario de Intacct es el tipo de cambio predeterminado proporcionado por el sistema, a menos que hayas definido uno diferente.

    3. Introduce o selecciona una fecha en Fecha del tipo de cambio.

       El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anularla. Por ejemplo, es posible que desee cambiarlo a la fecha en que se emitió la transacción o a la fecha en que desea pagar la transacción. Si anulas el campo Fecha, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

11. Introduzca los detalles de la partida sobre la regularización en el Entradas sección.

    1. Para Cuenta (o bien Etiqueta de cuenta Si tu sociedad está habilitada para etiquetas de cuenta), selecciona una cuenta para recibir la regularización.
    2. Escoger 1099 para agregar el importe de la partida al Formulario 1099 del proveedor.

    3. Introduzca el archivo Importe del artículo. Intacct espera que este campo se rellene, incluso si el importe es cero (0).

       En el caso de las sociedades que utilizan varias divisas, introduce el parámetro Importe de la transacción, que es el importe en la divisa de la transacción. A continuación, Intacct calcula el valor Importe en la divisa base en la divisa base de tu sociedad, según el tipo de cambio que aparece en el encabezado.

       Si vas a crear una nota de débito, introduce una partida positiva. El tipo de nota de débito se encarga del tratamiento contable del proveedor.

    4. Introduzca un Memorándum para elementos que podrían requerir explicaciones en una fecha futura.
    5. Si utilizas departamentos o ubicaciones y les asignas el gasto, selecciona el Departamento o Ubicación.
    6. Si utilizas dimensiones adicionales (como cliente, empleado o artículo) y les asignas la regularización, selecciona la lista desplegable de dimensiones correspondiente y selecciona la dimensión que desees.
    Si lo deseas, selecciona la información predeterminada para todos los elementos

    Puedes seleccionar valores predeterminados para rellenar automáticamente cada elemento. Intacct muestra estos valores predeterminados para cada elemento nuevo y existente. Puedes anular manualmente los valores predeterminados en las partidas, según sea necesario.

    Por ejemplo, puede establecer valores de dimensión con fines de seguimiento y generación de informes. Después de seleccionar la cuenta del libro mayor en el área Artículos, cualquier valor de dimensión que establezcas como predeterminado se refleja automáticamente para cada elemento.

    Escoger Aplicar valores predeterminados para guardar sus selecciones.

    Ver Definición de elementos predeterminados para obtener más información.

12. Selecciona Contabilizar.

    Intacct realiza automáticamente lo siguiente en función del tipo seleccionado:

    • Nota de débito: La regularización de la nota de débito se convierte en un crédito de proveedor que puedes aplicar a una factura en la página Pagar facturas.
    • Nota de crédito: La regularización de la nota de crédito se convierte en una factura a pagar en la página Pagar facturas.

    Más información sobre el Pasos siguientes después de contabilizar un ajuste de Cuentas a pagar.

    ¿No estás listo para publicar? Guardar la transacción como borrador.

Excepciones

Hay algunas situaciones en las que no debes crear un ajuste de Cuentas a pagar para registrar una disminución o un aumento en el importe que debes a un proveedor.

Pasos siguientes

Después de contabilizar una regularización, la nota de crédito o débito aparece en la página Pagar facturas.

Si creaste un archivo Nota de débito, Intacct crea un crédito de proveedor que puedes aplicar a una factura en la página Pagar facturas. Más información sobre cómo Aplicar un crédito de proveedor.

Si creaste un archivo Nota de crédito, Intacct trata esta transacción como una factura. Sigue el flujo de trabajo habitual de Cuentas a pagar para procesar el pago. Por ejemplo, es posible que tengas que aprobar el pago y, a continuación, crear una solicitud de pago en la página Pagar facturas.