Acerca de la sincronización de contratos

Cuando te suscribas a Contratos en Intacct, verás opciones para configurar la integración de contratos. Si no has instalado el paquete de extensión Advanced CRM Integration Contract Billing for CRM, no podrás configurar Contratos. Para obtener más información, consulte El paquete de facturación de contratos de Intacct para CRM.

Para obtener más información sobre cómo configurar formatos de página de Salesforce con campos personalizados específicos de Intacct, consulta Diseños de página.

Acerca de la integración de contratos

Hay varias partes diferentes de la integración de contratos entre Intacct y Salesforce. Si no sabe cómo funcionan las piezas juntas, sus contratos no se crearán con precisión.

El flujo de trabajo de Contratos

A continuación se describe cómo crear un contrato a partir de una oportunidad en Salesforce. Una vez creado el contrato de Salesforce, puedes sincronizarlo con Intacct, donde se generan las facturas.

El flujo de trabajo de contratos. Descrito en el texto a continuación.

  1. Se crea la oportunidad de Salesforce
    Se crea una oportunidad de Salesforce con la cuenta y los productos de Salesforce asociados correctamente. Los contactos de Salesforce se pueden asociar tanto a la cuenta como a la oportunidad, pero se asocian más comúnmente con la cuenta.
  2. La oportunidad de Salesforce pasa por el ciclo de ventas
    La Oportunidad pasa por el ciclo de venta de su sociedad. Los productos y los productos de oportunidad se agregan a la oportunidad según sea necesario.
  3. Se crea y activa un contrato de Salesforce
    Una vez ganada la oportunidad, se crea un contrato de Salesforce (3a). Cuando el contrato contiene información precisa sobre el trato que se está realizando, un usuario de Salesforce lo activa (3b) dentro de Salesforce.
  4. Se crea un contrato de Intacct
    Un contrato de Intacct se crea a partir del contrato de Salesforce activado cuando un usuario de Salesforce selecciona el botón Sincronizar con Intacct. La información del contrato de Intacct se toma tanto del contrato de Salesforce como de la oportunidad relacionada. El encabezado del contrato de Intacct se crea a partir del contrato de Salesforce. Las partidas contractuales de Intacct se crean a partir de los productos enumerados en la oportunidad de Salesforce asociada al contrato de Salesforce.
  5. Se procesa el contrato de Intacct
    El Contrato de Intacct se procesa en función de la lógica empresarial y los procesos establecidos por tu sociedad de Intacct. Los usuarios de Salesforce pueden ver las actualizaciones del contrato de Intacct consultándolo junto con los objetos personalizados Elemento de contrato de Intacct en Salesforce. Estos objetos son solo de referencia (solo lectura) y las actualizaciones de estos objetos solo provienen de Intacct.
  6. Se generan facturas de Intacct
    A medida que se procesa el contrato de Intacct, las facturas relacionadas también se pueden ver en Salesforce desde el objeto personalizado Factura del contrato. Este objeto es solo de referencia y las actualizaciones de este objeto solo provienen de Intacct.
Los contratos de Salesforce se pueden vincular a un contrato de Intacct existente. Para crear esta relación, introduce el identificador de contrato de Intacct existente en la ID de contrato de Intacct en el contrato de Salesforce. Al sincronizar, se crea la relación entre los contratos.

Oportunidades de Salesforce

Las oportunidades de Salesforce son la base para crear contratos de Intacct y proporcionan la información necesaria de los contactos, cuentas y productos de Salesforce relacionados. Sin embargo, las oportunidades no se sincronizan directamente con un objeto de Intacct (consulte Oportunidades para más información).

Los contratos de Salesforce se pueden sincronizar con Intacct sin necesidad de hacerlo. La sincronización sin oportunidad a menudo se realiza para crear un contrato histórico que anticipa renovar o crear nuevas oportunidades en el futuro.

Para dar soporte a la integración de contratos, debes hacer lo siguiente con el objeto Oportunidad en Salesforce:

  • Ajusta los diseños de página Oportunidad para incluir los campos de Intacct adecuados para tu negocio.
  • Proporciona los permisos adecuados para los tipos de fichas de tus usuarios.
    Solo las oportunidades con el tipo de ficha de contrato se utilizan para crear contratos en Intacct. Para obtener más información sobre los tipos de fichas, consulte Tipos de registros en Salesforce.
  • Configura los ajustes de integración en Intacct para sincronizar la información que necesitas.
  • Verifica la configuración de sincronización en Salesforce y ajústala en consecuencia.
  • Actualizar las oportunidades en curso para sincronizarlas con Intacct. Actualiza el tipo de ficha y otros campos para adaptarlos a las necesidades de la integración.
  • Ajusta los diseños de página Oportunidad para incluir los campos de Intacct adecuados para tu negocio.
  • Proporciona los permisos adecuados para los tipos de fichas de tus usuarios.
    Solo las oportunidades con el tipo de ficha de contrato se utilizan para crear contratos en Intacct. Para obtener más información sobre los tipos de fichas, consulte Tipos de registros en Salesforce.
  • Configura los ajustes de integración en Intacct para sincronizar la información que necesitas.
  • Verifica la configuración de sincronización en Salesforce y ajústala en consecuencia.

Tipos de registros en Salesforce

La integración avanzada de CRM proporciona dos tipos de fichas para identificar oportunidades de contratos o Pedidos: Contrato y Pedidos. Los tipos de fichas se utilizan para controlar qué oportunidades se pueden utilizar para crear contratos o transacciones de entrada de pedidos.

Cuando sea posible, utilice estos tipos de fichas tal cual. Si tiene tipos de fichas existentes que le gustaría utilizar, consulte Tipos de fichas de oportunidad personalizados para Pedidos.

Debido al uso de tipos de ficha en las oportunidades de Salesforce, es posible que tengas que ajustar los permisos de usuario para poder crear oportunidades del tipo de ficha correcto.

Los permisos de tipos de registros deben asignarse según sea necesario a los usuarios. Además, el acceso correcto al diseño de página también debe asignarse al tipo de ficha correspondiente.

Se requiere un tipo de ficha de Contrato o Pedidos en una oportunidad si desea crear un contrato en Intacct.

Cuando utilice sus propios tipos de fichas, considere la posibilidad de editar los valores de lista de selección disponibles para los campos de lista de selección del objeto.

Actualizar oportunidades en curso

Para sincronizar las oportunidades de Salesforce en curso con Intacct como parte de un contrato, actualiza las oportunidades para utilizar los tipos de fichas del paquete Advanced CRM. Añade también valores para los campos específicos de la integración.

Puedes exportar oportunidades en curso y actualizarlas al tipo de ficha correcto, así como establecer valores de campo para cualquier nuevo campo específico de la integración. Una vez completada la exportación y la actualización, actualice los registros utilizando las herramientas de gestión de datos de Salesforce disponibles.

También puedes actualizar tus oportunidades mediante las herramientas de flujo de trabajo, proceso y validación disponibles en Salesforce. Sin embargo, la exportación y la actualización son a veces la forma más sencilla de proceder.

Creación de contratos

Los contratos en Intacct se crean a partir de activado Contratos de Salesforce. La creación del contrato de Intacct solo puede producirse después de que un usuario de Salesforce active el contrato de Salesforce y, a continuación, seleccione el icono Crear contrato botón. Una vez creado el contrato en Intacct, la información se puede sincronizar con Salesforce como objetos personalizados de solo lectura: los campos Contrato de Intacct y Elemento de Intacct. Estos campos son solo de referencia.

Los contratos de Salesforce utilizan el secuenciador de identificadores de contrato de Intacct para asignar identificadores de contrato en Intacct.

Para dar soporte a la integración de contratos, debes hacer lo siguiente con el objeto Oportunidad en Salesforce:

  • Comprueba que existen las asignaciones de campos correctas entre Intacct y Salesforce Contracts.
  • Ajusta el diseño de página de Salesforce para Contratos. Por ejemplo: añade el campo Contrato de Intacct y un campo de estado específico de Intacct para que puedas ver fácilmente el estado del contrato.
  • Habilita y verifica la sincronización de Contratos entre Intacct y Salesforce.
  • Actualiza los contratos existentes para usar diseños de página actualizados y comienza el proceso de sincronización con Intacct.

Objetos de solo lectura

El paquete de integración avanzada de CRM incluye varios objetos personalizados de Salesforce, que proporcionan visibilidad del proceso de contrato de Intacct. Estos objetos personalizados incluyen el contrato de Intacct, la entidad de Intacct y otros objetos. Estos objetos son solo de referencia (solo lectura).

Puede agregar estos objetos a los diseños de página como listas relacionadas, o no, como mejor le parezca. Están ahí para darte una idea del proceso en el lado de Intacct y para mantener informados a tus usuarios de Salesforce.

Contratos de Salesforce y Oportunidades se utilizan para crear y gestionar Contratos de Intacct. Para obtener más información, revise la Flujo de trabajo de contratos.