Ajouter l’utilisation

Une fiche d’utilisation contient la quantité d’un élément de contrat qu’un client a utilisé ou consommé au cours d’une période spécifique. Vous pouvez ajouter des enregistrements d’utilisation manuellement, les importer via un fichier CSV ou les charger via l’intégration de votre société à un autre système d’entreprise.

Que se passe-t-il lorsque vous ajoutez une fiche d’utilisation ?

Selon la configuration de la ligne de contrat, les événements suivants se produisent lorsque vous ajoutez une fiche d’utilisation :

Pour Facturation à quantité variable: La fiche d’utilisation est disponible pour la facturation. Elle n’apparaît pas dans un calendrier de facturation.
Pour Facturation de la quantité engagée: La fiche d’utilisation est disponible pour la facturation. Elle apparaît dans la Calendrier de facturation avec une date de comptabilisation planifiée égale à la date d’utilisation. Le montant planifié est égal à la quantité d’utilisation x le taux engagé.
Pour Reconnaissance de revenu basée sur la quantité: La valeur d’utilisation associée peut être reconnue. Elle apparaît dans la Calendrier des revenus avec une date de comptabilisation planifiée égale à la date d’utilisation et un montant correspondant égal au pourcentage applicable du montant forfaitaire/fixe.

Ajouter une utilisation

Vous pouvez ajouter manuellement l’utilisation des deux manières suivantes :

À l’aide de la Ligne de contrat - Utilisation Onglet
À l’aide de la Données d’utilisation Page (en anglais)

Voir Utilisation récurrente si vous souhaitez ajouter une utilisation récurrente.

Abonnement	Contrats
Disponibilité régionale	Australie Canada Afrique du Sud Royaume-Uni États-Unis
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Les autorisations de fiche d’utilisation sont contrôlées via les permissions de fiche de contrat : Contrat : Liste, Ajouter
Configuration	Activer la facturation de l’utilisation est défini sur vrai dans la Configurer le contrats.
Restrictions	Vous ne pouvez pas ajouter d’utilisation aux lignes de contrat « Brouillon » ou « Renouvellement uniquement ».

Ajoutez une fiche d’utilisation dans la ligne de contrat - onglet Utilisation

Vous pouvez ajouter une fiche d’utilisation aux lignes de contrat en cours à l’aide de l’onglet Utilisation. Si le statut de la ligne de contrat est Annulé, Ajoutez une fiche d’utilisation à l’aide de la page Données d’utilisation.

Aller à Contrats > Tous >Contrats.
Recherchez le contrat auquel vous souhaitez ajouter une fiche d’utilisation.
Choisir Éditer à la fin de la ligne.
Sélectionnez Modifier en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat fenêtre contextuelle, sélectionnez l’icône Utilisation Tab.
Sélectionnez Ajouter située au-dessus du coin supérieur gauche du tableau Utilisation.
Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date d’utilisation.
Saisissez la quantité utilisée dans le Quantité champ.
Vous pouvez également modifier les champs de date de la période de service.
Sélectionnez Enregistrer.

Ouvrir un contrat existant dans Modifier mode.
Sélectionnez Modifier en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat fenêtre contextuelle, sélectionnez l’icône Utilisation Tab.
Sélectionnez Ajouter située au-dessus du coin supérieur gauche du tableau Utilisation.
Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date d’utilisation.
Saisissez la quantité utilisée dans le Quantité champ.
Vous pouvez également modifier les champs de date de la période de service.
Sélectionnez Enregistrer.

Ajoutez une fiche d’utilisation à l’aide de la page Données d’utilisation

Aller à Contrats > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Utilisation.
Dans le Données d’utilisation , utilisez la Contrat liste déroulante pour sélectionner le contrat applicable.
Utilisez la Numéro de ligne de contrat liste déroulant pour sélectionner la ligne de contrat applicable.
Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date d’utilisation.
Saisissez la quantité utilisée dans le Quantité champ.
Vous pouvez également modifier les champs de date de la période de service.
Sélectionnez Enregistrer.

Intacct remplit la page avec les informations par défaut du contrat sélectionné.

Importer l’utilisation

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent créer plusieurs enregistrements d’utilisation en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

Les enregistrements d’utilisation doivent être ajoutés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, supposons que vous importiez deux enregistrements d’utilisation datés du 15 janvier et du 4 février. Dans le fichier CSV d’importation de l’utilisation, ajoutez la fiche du 15 janvier à la ligne 3 et la fiche du 4 février à la ligne 4.

Aller à Contrats > Tous > Utilisation.
Sélectionnez Importer.

Le Importer l’utilisation du contrat La boîte de dialogue s’affiche.
Sélectionnez l’icône Télécharger le modèle lien.

Le modèle s’ouvre dans Excel.
Préparez le fichier CSV pour l’importation. Voir Importer l’utilisation pour plus d’informations.
Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, revenez au Données d’utilisation Liste et sélectionnez Importer.

Le Importer l’utilisation du contrat La boîte de dialogue s’affiche.
Cherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés. En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.

Sélectionnez d’autres options si nécessaire.

Importer les descriptions des options de fichier
Option	Description
Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail au adresse que vous avez fourni dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Sélectionnez Importer.

L’une des options suivantes apparaîtra :
- Notification de réussite de l’importation - Tous les enregistrements d’utilisation ont été importés avec succès. Sélectionnez Terminé pour fermer la boîte de dialogue.
- Notification d’erreur d’importation - Au moins une fiche d’utilisation n’a pas pu être importée. Voir Notification d’erreur d’importation pour plus d’informations sur la façon de résoudre les erreurs.

Afficher les enregistrements d’utilisation

Vous pouvez afficher tous les enregistrements d’utilisation d’un contrat ou afficher tous les enregistrements d’utilisation d’une ligne de contrat particulière.

Afficher tous les enregistrements d’utilisation d’un contrat

Aller à Contrats > Tous > Utilisation.
Dans la zone de texte située sous le champ Contrat, saisissez le numéro de contrat souhaité et saisissez Entrée.

Aller à Contrats > Tous > Utilisation.
Dans le Données d’utilisation liste, saisissez le numéro de contrat souhaité dans la zone de texte située en dessous Contrat et sélectionnez l’icône Aller lien à côté.

Afficher toute l’utilisation d’une ligne de contrat

Aller à Contrats > Tous >Contrats.
Recherchez le contrat auquel vous souhaitez ajouter une fiche d’utilisation.
Choisir Éditer à la fin de la ligne.
Sélectionnez Modifier en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat , sélectionnez l’icône Utilisation Tab.

Ouvrir un contrat existant dans Modifier mode.
Sélectionnez l’icône icône en forme de crayon en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat , sélectionnez l’icône Utilisation Tab.

Descriptions des champs

Colonnes de la liste des données d’utilisation

Descriptions des champs des colonnes de la liste des données d’utilisation
Champ	Description
Contrat Nom du contrat	ID et nom du contrat associé à la fiche d’utilisation.
Nom de client	Le client associé au contrat.
N° de ligne de contrat	Identifiant de ligne de contrat associé à la fiche d’utilisation.
Article Nom de l’article	ID et nom de l’article associé à la fiche d’utilisation.
Date d’utilisation	Date associée à l’utilisation de l’article. Il peut s’agir de la date à laquelle l’utilisation a été ajoutée à Intacct, de la date à laquelle l’utilisation réelle a eu lieu, etc. Les enregistrements d’utilisation doivent être ajoutés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, supposons que vous ajoutiez deux enregistrements d’utilisation datés du 15 janvier et du 4 février. Ajoutez d’abord la fiche du 15 janvier, puis la fiche du 4 février. La date d’utilisation est limitée comme suit : Pour une facturation à quantité variable : Pour les contrats à durée déterminée : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat. Pour les contrats permanents : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la période de facturation récurrente à laquelle elle est associée. Pour la facturation de la quantité engagée : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat et au plus tard à la date de fin de la ligne de contrat. La date d’utilisation doit également être identique ou postérieure à la date d’utilisation la plus récente. Pour les revenus basés sur la quantité : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat. Pour les revenus basés sur le quantité inclus dans un APM, la date d’utilisation est en outre restreinte comme suit : Ne peut pas être daté entre deux dates d’entrée en vigueur de ventilation APM. Par exemple, si l’allocation APM #1 est datée du 01/01/2022 et l’affectation APM est datée du 01/02/2022 et que les deux ventilations APM existent lorsque l’utilisation est ajoutée, la nouvelle fiche d’utilisation ne peut pas être datée du 15/01/2022. Ne peut pas être daté avant la première ventilation APM s’il existe au moins une fiche d’utilisation datée après la première ventilation APM. Par exemple, si la ventilation APM est datée du 01/02/2022 et qu’il existe une fiche d’utilisation datée du 05/02/2022, vous ne pouvez pas ajouter une fiche d’utilisation datée du 15/01/2022. Si l’enregistrement du 05/02/2022 n’existait pas, vous pourriez ajouter l’enregistrement du 15/01/2022. Si vous devez ajouter une fiche d’utilisation datée entre deux affectations APM, compenser la dernière allocation APM, ajoutez la fiche d’utilisation, puis créez à nouveau la ventilation APM. Pour Utilisation récurrente, la date d’utilisation est la date d’entrée en vigueur de la fiche d’utilisation récurrente initiale.
Quantité	La quantité de l’article qui a été utilisée ou consommée. Bien que vous puissiez saisir une valeur négative dans ce champ, reportez-vous à la section Utilisation négative pour le comportement attendu. Vous pouvez ajouter des quantités d’utilisation avec un maximum de 2 décimales. Si vous saisissez plus de 2 décimales, Intacct arrondit la quantité à deux décimales. Par exemple, si vous saisissez une quantité d’utilisation de 1,3456, Intacct l’arrondit à 1,35. Intacct inclut les quantités partielles dans les calculs d’unités inclus. Par exemple, si les unités incluses sont de 10,5 et que la quantité utilisée pour la période est de 11, Intacct facture la quantité de 0,5 au taux d’utilisation applicable.
Type d’utilisation	Affichera l’une des options suivantes : Facturation - engagée : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité engagée. La quantité d’utilisation sert à la facturation et est prise en compte dans la quantité engagée. Elle est facturée au taux de quantité engagée. Facturation - excédent : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité engagée, où la quantité engagée a été entièrement consommée et où un excédent est autorisé pour la facturation. La quantité d’utilisation sert à la facturation et est facturée au taux du tarif de facturation applicable. Facturation - variable : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité variable. La quantité d’utilisation sert à la facturation et est facturée au taux du tarif de facturation applicable. Revenus : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de reconnaissance de revenu basée sur la quantité qui peut également utiliser la facturation selon la quantité engagée. La quantité d’utilisation sert à la reconnaissance de revenu basée sur la quantité et peut également servir à la facturation selon la quantité engagée. Suivi - revenus : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de reconnaissance de revenu basée sur la quantité et la quantité totale de revenu a été utilisée. La ligne de contrat peut également utiliser une facturation selon la quantité engagée, auquel cas le champ « Si l’utilisation dépasse la quantité engagée » est défini sur « Ne rien faire ». Vous pouvez générer des rapports sur ce type d’utilisation, mais vous ne pouvez pas le reconnaître ni le facturer fournisseur. Suivi - variable : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité engagée, où la quantité engagée a été entièrement consommée et où le champ « Si l’utilisation dépasse la quantité engagée » est défini sur « Ne rien faire ». Vous pouvez générer des rapports sur ce type d’utilisation, mais vous ne pouvez pas le facturer fournisseur.
Date de facturation	La date de transaction figurant sur la facture associée à la fiche d’utilisation.
SERVICE_PERIOD_START	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
SERVICE_PERIOD_END	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
Document ID	Identifiant de facture associé à la fiche d’utilisation.
Date d’utilisation récurrente	Date à laquelle la fiche d’utilisation récurrente est disponible pour la facture fournisseur. Intacct définit automatiquement la date d’utilisation récurrente lorsqu’il crée la fiche d’utilisation récurrente. Ce champ n’est applicable que si la quantité d’utilisation récurrente de la ligne de contrat est définie sur true. En savoir plus sur Utilisation récurrente. Ce champ n’apparaît pas dans la vue de la liste d’utilisation par défaut et n’apparaît pas dans la fiche d’utilisation. Pour voir ce champ dans votre liste d’utilisation, Créer une vue personnalisée pour la liste Utilisation et incluez ce champ.