Service d’importation : Entités – Adoption précoce

Importez les informations d’entité dans Intacct avec la version bêta du service d’importation.

Le service d’importation vous aide à ajouter ou à mettre à jour de grands volumes de données en chargeant des fichiers. Les processus de création de nouveaux enregistrements et de mise à jour des enregistrements existants sont des actions distinctes visant à éviter les modifications accidentelles. Le service comprend des outils de validation et de correction intégrés pour garantir l’exactitude de vos données avant l’importation.

Assurez-vous de disposer des permissions nécessaires pour la zone de données sélectionnée avant de commencer l’importation.

Il s’agit des étapes de haut niveau pour importer vos données. Consultez les éléments suivants pour en savoir plus sur le processus du service d’importation.

• Ajouter un fichier et cartographier vos données

• Validation et correction des données

• Outils de validation et de correction des données

Planifier l’importation

Le service d’importation a séparé la création de nouvelles fiches et la mise à jour des fiches existantes. Ces actions d’importation distinctes nécessitent des informations différentes dans le fichier que vous importez dans Intacct.

Avant de commencer, décidez du type d’importation que vous allez effectuer.

• Créer de nouvelles fiches

  Lorsque vous créez de nouveaux enregistrements, vous devez inclure les données de champ obligatoires pour la zone d’importation. D’autres informations peuvent également être incluses dans votre importation, si nécessaire. Consultez le modèle de votre zone d’importation pour savoir quelles autres informations peuvent être ajoutées.

  En savoir plus sur le Créer processus.

• Mettre à jour les fiches existantes

  Lors de la mise à jour des fiches existantes, il vous suffit d’inclure le numéro de fiche unique et le ou les champs que vous souhaitez mettre à jour.

  En savoir plus sur le Mise à jour processus et Voir un exemple.

Commencer avec un modèle

Intacct recommande de commencer par un modèle pour votre importation. Il existe plusieurs façons de créer ou d’accéder à un modèle :

• Créer un modèle personnalisé à partir d’une liste exportée

• Utiliser un modèle de service d’importation

• Utiliser un modèle CSV

En savoir plus sur le Options de modèle de service d’importation.

1. Saisir les données et inclure les champs obligatoires

Les données que vous entrez dans votre fichier varient en fonction du type d’importation que vous effectuez.

Créer de nouvelles fiches : Pour importer de nouvelles fiches, assurez-vous que tous les champs obligatoires contiennent des données. Les fiches pour lesquelles il manque des données de champ obligatoires doivent être mises à jour avant de pouvoir être importées dans Intacct. Vous pouvez mettre à jour les informations manquantes soit dans le fichier que vous avez téléchargé, soit directement dans l’interface utilisateur du service d’importation.

Tous les modèles d’importation contiennent des informations sur chaque champ de la zone d’importation, y compris les champs obligatoires.

Mettre à jour les fiches existantes : Pour mettre à jour une fiche d’enregistrement, il vous suffit de fournir le numéro de fiche d’enregistrement et un ou plusieurs champs spécifiques que vous modifiez dans votre fichier d’importation.

Champs obligatoires pour les importations d’entités

Les champs obligatoires ci-dessous sont répertoriés dans le modèle de service d’importation pour cette importation. Le modèle d’importation contient également des champs qui ne sont pas requis par Intacct, mais qui peuvent être utiles à votre société.

Nom du champ :	ID
Nom du champ d’UI :	ID d’entité
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Non
Nom du champ :	NAME
Nom du champ d’UI :	Nom de l’entité
Type :	Caractère
Longueur :	40
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Oui
Nom du champ :	FEDERAL_ID
Nom du champ d’UI :	Carte d’identité fédérale
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucune
Valeurs valides :	Tout
Dépendances :	Aucune
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Non

2. Charger votre fichier et cartographier vos données

Voici les étapes générales pour importer des fiches dans le service d’importation. En savoir plus sur Chargement de votre fichier et Mappage de vos données dans le service d’importation.

1. Aller à Société > Configuration > Importer des données.

2. Accédez à la section Importer un espace de travail et sélectionnez Nouveau service d’importation.

   Dans certaines zones d’Intacct, vous pouvez lancer l’importation d’un service d’importation directement à partir de la page de la liste à l’aide de l’icône Importer Bouton.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Sélectionnez Créer à côté d’une importation dans une zone d’application pour ajouter de nouvelles informations à Intacct.

   • Sélectionnez Mise à jour à côté d’une importation dans une zone d’application pour mettre à jour les informations existantes dans Intacct,

   La mise à jour n’est disponible que pour certaines importations. Si aucun lien de mise à jour ne s’affiche en regard d’une importation, cela signifie que vous ne pouvez pas mettre à jour les fiches de cette zone à l’aide du service d’importation.

4. Glissez-déposez un fichier contenant ces informations dans l’espace de travail d’importation ou sélectionnez Charger le fichier pour utiliser l’explorateur de fichiers.

5. Vous pouvez également sélectionner l’onglet sur lequel vous souhaitez travailler en premier, sélectionner la zone dans laquelle effectuer l’importation, puis sélectionner Continuer.

   Cette option n’est disponible que si votre fichier comporte plusieurs onglets.

6. Le Champs de carte La page s’ouvre. Sélectionnez l’icône Champs de destination pour vos données à l’aide des menus déroulants. Passez le curseur sur n’importe quel champ pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.

   Si vous ne souhaitez pas importer de colonnes d’informations entrantes dans Intacct, laissez la liste déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de chargement.

   Vérifiez toutes les correspondances de champs avant de continuer. Cela garantit que vos données vont dans les bons champs dans Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprend davantage sur vos importations, les mappages deviennent plus automatiques.

7. Lorsque tous les champs entrants sont mappés aux champs de destination, sélectionnez Continuer.

8. Si vous le souhaitez, vous pouvez mapper les valeurs de vos champs aux valeurs par défaut existantes dans Intacct en les sélectionnant dans le menu déroulant. Si aucun de vos champs n’a de valeur par défaut, cette étape est ignorée.

La liste déroulante Importer des listes améliorées

Le Liste améliorée pour ce domaine de Intacct prend en charge Fichier CSV et Service d’importation importations. Utilisez la Importer pour sélectionner l’option qui correspond le mieux à vos besoins.

1. Ouvrez la liste améliorée pour la zone d’Intacct dans laquelle vous souhaitez importer des données.

   Par exemple, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > factures fournisseurs.

   Assurez-vous que la liste améliorée est activée.

2. En haut de la liste, sélectionnez l’icône Importer et sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Importation CSV

     Si disponible, la boîte de dialogue d’importation CSV s’ouvre, vous permettant de charger et d’importer un fichier CSV pour la zone actuelle.

   • Service d’importation

     Le Page d’accueil du service d’importation S’ouvre et affiche les importations que vous pouvez exécuter en fonction de vos permissions d’utilisateur. Vous pouvez effectuer plusieurs importations en séquence dans différentes zones d’Intacct. Fermez la fenêtre du service d’importation lorsque vous avez terminé.

3. Validation et correction des données

Une fois vos champs mappés, le service d’importation valide les données et les charge dans une feuille de révision. Toutes les erreurs rencontrées sont surlignées en rouge.

C’est l’occasion de corriger les erreurs avant d’importer dans Intacct. En fonction du numéro et de la complexité des erreurs, vous pouvez corriger les erreurs dans la feuille de révision ou annuler l’importation et corriger les erreurs dans votre fichier.

Vous pouvez importer des fichiers contenant des enregistrements valides et non valides. Toutefois, toute fiche comportant une erreur ne sera pas importée et sera déplacée vers une feuille d’erreurs distincte. À partir de là, vous pouvez soit corriger et réimporter les fiches, soit les supprimer.

Rechercher et corriger les erreurs

La feuille de révision du service d’importation contient des outils pour vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos enregistrements avant d’importer les données dans Intacct.

• Utilisez des filtres intégrés pour afficher uniquement les fiches non valides.
• Passez le curseur sur les cellules en surbrillance pour afficher les messages d’erreur.
• Corrigez les erreurs directement dans la feuille ou dans votre fichier source, puis chargez à nouveau si nécessaire.
• Utilisation Revalider pour vérifier les corrections avant l’importation.

En savoir plus sur Validation et correction des données dans le service d’importation.

4. Finaliser et importer

Une fois les erreurs résolues, sélectionnez Importer pour charger vos données dans Intacct.

Une fois que vous avez importé un fichier, vous pouvez vérifier son statut dans le Fichiers > Téléchargements disponibles dans l’espace de travail Importer. Dans cette zone, vous pouvez télécharger les données importées ou consulter le nom du fichier pour plus de détails sur l’importation. Cela facilite la confirmation de la réussite de votre importation et permet d’accéder à vos données quand vous en avez besoin.