Modifier une facture fournisseur payée

En vue d’effectuer des modifications, une facture fournisseur est considérée comme payée si elle est :

  • Sélectionnée pour le paiement

  • Paiement partiel

  • Réglé intégralement

Vous pouvez effectuer moins de modifications sur les factures fournisseurs payées que sur les factures fournisseurs impayées. Vos options sont également affectées par des facteurs tels que le statut de la facture fournisseur, votre configuration et l’origine de la facture fournisseur.

Si vous devez effectuer une modification qui nécessite la comptabilisation d’entrées de journal, la période de référence dans laquelle tombe la date de comptabilisation dans le grand livre de la transaction doit être ouverte.

Abonnement

Comptes fournisseurs

Achats
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions

Pour les transactions créées dans Comptes fournisseurs :

Factures fournisseurs : Liste, Afficher, Modifier

Pour les transactions créées dans Achats :

Transactions d’achats : Liste, Afficher, Modifier
Restrictions

L’option Modifier la règle d’une définition de transaction d’achats ne doit pas être définie sur « Aucune modification ».

Où peut-on modifier les factures fournisseurs payées ?

Les factures fournisseurs provenant des Comptes fournisseurs ne peuvent être modifiées que dans la même application.

Ces factures fournisseurs apparaissent dans la liste Factures fournisseurs avec comme titre récapitulatif « Factures fournisseurs : lot <date> ». Par exemple : « Factures fournisseurs : lot 15/07/2020 ».

Vous pouvez modifier les champs de non-comptabilisation pour les factures fournisseurs provenant des Achats uniquement dans Comptes fournisseurs et vous pouvez réaffecter la facture fournisseur. Pour la plupart des changements, cependant, vous devrez recommencer.

Les transactions d’achats configurées pour une comptabilisation dans Comptes fournisseurs apparaissent sous la forme d’une facture fournisseur dans la liste Factures fournisseurs avec comme titre récapitulatif « <nom de la définition de transaction> : lot <date> ». Par exemple : « Facture fournisseur : lot 15/07/2020 ». Vos transactions d’achats pourraient avoir des noms différents comme « Facture fournisseur Bon de réception », « Encaissement », etc.

Factures fournisseurs créées à partir des remboursements de frais

Lorsque vous créez un remboursement de frais dans Gestion de la trésorerie, une facture fournisseur est créée dans les comptes fournisseurs. Vous l’utilisez pour payer votre carte de crédit. Impossible de modifier cette facture fournisseur. Vous pouvez uniquement extourner le paiement, extourner le remboursement de frais, puis en créer un nouveau.

Ces factures fournisseurs apparaissent dans la liste Factures fournisseurs avec comme titre récapitulatif « Factures fournisseur Passif : lot <date> ». Par exemple : « Factures fournisseur Passif : lot 15/07/2020 ».

Factures fournisseurs créées à partir de paiements manuels

Lorsque vous créez un paiement manuel dans la gestion de la trésorerie, une facture fournisseur au statut Payée est créée dans Comptes fournisseurs. Impossible de modifier cette facture fournisseur. Vous pouvez uniquement extourner le paiement manuel et en créer un nouveau.

Ces factures fournisseurs apparaissent dans la liste Factures fournisseurs avec comme titre récapitulatif : « Paiements rapides : lot <date> ». Par exemple, « Paiements rapides : lot 15/07/2020 ».

Modifier les champs non comptabilisés d’une facture fournisseur payée

Lorsque le statut d’une facture fournisseur est Payé, Partiellement payé ou Sélectionné, vous pouvez uniquement modifier les champs qui ne sont pas comptabilisés dans le grand livre. Vous pouvez modifier ces champs lorsque la période de référence est clôturée, car la comptabilisation des entrées de journal n’est pas nécessaire.

Si la facture fournisseur provient des Achats, vous ne pouvez pas modifier les champs de non-comptabilisation dans la transaction d’achat, mais vous pouvez les modifier dans la facture fournisseur.

Le tableau suivant présente les champs de non-comptabilisation que vous pouvez modifier dans une facture fournisseur. Tous les autres champs sont considérés comme des champs de comptabilisation.

  Pour les factures fournisseurs provenant des achats Pour les factures fournisseurs provenant des CF
Nom de champ Modifier dans Achats ? Modifier dans CF ? Modifier dans CF ?
Numéro de document du fournisseur/Numéro de facture fournisseur Non Oui Oui
Numéro de référence Non Oui Oui

Message/Description

 Non

Oui

 Oui

Délai/conditions de paiement

 Non Oui Oui
Date d’échéance Non Oui Oui
Mettre cette facture fournisseur en attente N/A Oui* Oui*
Date de paiement recommandée N/A Oui Oui
Priorité de paiement N/A Oui Oui
Pièce jointe Non Oui Oui
(élément) Mémo Non Oui Oui

*Pour les factures fournisseurs partiellement payées uniquement.

Pour modifier les champs de non-comptabilisation d’une facture fournisseur payée :

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

  2. Sélectionnez Modifier en regard de la facture fournisseur que vous souhaitez modifier.
  3. Modifiez les champs de non-comptabilisation, le cas échéant.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une facture fournisseur sélectionnée pour paiement

Le statut Sélectionné indique que la facture fournisseur a été sélectionnée pour le paiement, mais que le paiement n’a pas été traité. Une demande de paiement incluant la facture fournisseur a été créée.

Lorsque le statut d’une facture fournisseur est Sélectionné, vous pouvez uniquement modifier les champs qui ne nécessitent pas la comptabilisation des entrées de journal. Consultez la section Modifier les champs de non-comptabilisation d’une facture fournisseur payée.

Pour modifier les champs qui nécessitent une comptabilisation de ces factures fournisseurs, vous devez d’abord rétablir le statut Comptabilisée de la facture fournisseur.

Pour rétablir le statut Comptabilisée d’une facture fournisseur Sélectionnée et modifier la facture :

  1. Procédez de l’une des manières suivantes :

    Les deux méthodes rétablissent le statut Comptabilisée de la facture fournisseur et celle-ci est considérée comme impayée.

  2. Pour modifier la facture fournisseur, consultez la section Modifier une facture fournisseur non payée.

Modifier le compte du Grand livre ou les dimensions des éléments

Pour modifier le compte du grand livre, le service, le site ou d’autres valeurs de dimension pour un élément d’une facture fournisseur payée ou partiellement payée, vous devez réaffecter la facture.

Vous pouvez réaffecter une facture fournisseur lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • L’option Activer la réaffectation des factures fournisseurs et des régularisations est sélectionnée dans Configurer les comptes fournisseurs
  • Vous avez les factures fournisseurs : Réaffecter les permissions
  • La facture fournisseur n’a pas été payée par carte de crédit
  • La date de la facture fournisseur ne tombe pas pendant une période ouverte

Si l’une des conditions ci-dessus n’est pas remplie, vous ne pouvez pas réaffecter la facture fournisseur. Dans ce scénario, recommencez à zéro.

Vous ne pouvez pas utiliser la fonction de réaffectation pour modifier les dimensions des lignes attribuées. Dans ce scénario, recommencez à zéro.

Si vous réaffectez une facture fournisseur provenant des Achats dans Comptes fournisseurs, la modification ne sera pas adoptée dans la transaction d’achats. Si vous souhaitez que la modification soit adoptée dans Achats, recommencez

Pour réaffecter une facture fournisseur :

  1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

  2. Sélectionnez Modifier en regard de la facture fournisseur payée ou partiellement payée que vous souhaitez modifier.
  3. Sélectionnez Réaffecter.
  4. Modifiez les éléments, le cas échéant.
  5. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez également utiliser la fonction de réaffectation pour mettre à jour les informations du formulaire 1099 pour les fournisseurs configurés pour le traitement 1099. Voir Réaffecter une facture fournisseur dans Comptes fournisseurs pour plus de détails.

Modifier le montant que vous devez à un fournisseur

Vous ne pouvez pas modifier les montants des éléments d’une facture fournisseur payée ou partiellement payée. Dans ce scénario, vous pouvez créer une régularisation pour le montant applicable.

Si vous avez trop payé le fournisseur, créez un avoir d’achat (qui devient un crédit fournisseur). Si vous n’avez pas assez payé le fournisseur, créez un avoir de vente (qui devient une facture fournisseur que vous payez).

Vous pouvez créer des régularisations dans Comptes fournisseurs ou les Achats. Nous vous recommandons de créer la régularisation dans l’application d’où provient la facture fournisseur. Ainsi, si la facture fournisseur provient des Achats, convertissez la facture fournisseur en avoir d’achat ou de vente dans Achats.

Découvrez comment créer une régularisation des comptes fournisseurs.

Découvrez comment convertir une transaction d’achat.

Modifier le fournisseur ou la date de comptabilisation dans le grand livre, ajouter ou supprimer des éléments, ou affecter des éléments

Vous ne pouvez pas modifier le fournisseur, la date de comptabilisation dans le grand livre et les données des éléments comme l’indicateur facturable pour les éléments, et vous ne pouvez pas ajouter ou attribuer d’éléments dans une facture fournisseur payée ou partiellement payée. Si vous devez effectuer ces types de modifications, recommencez.

Recommencer

En recommençant avec une facture fournisseur payée, vous annulez le paiement, extournez toutes les régularisations, puis extournez la facture fournisseur, ce qui met effectivement la transaction à zéro. Vous pouvez ensuite ajouter une nouvelle facture fournisseur avec les bonnes informations et traiter le paiement le cas échéant.

Flux comptable pour la facture fournisseur sans crédits fournisseur

L’exemple suivant montre le flux comptable d’une facture fournisseur avec un élément de dépense pour 100,00 $. Après le règlement de la facture fournisseur, le paiement a été annulé et la facture a été extournée.

Date de l’événement Date de comptabilisation dans le grand livre Événement Compte CF Compte du grand livre pour les dépenses Compte de paiement Journal
15 janvier 15 janvier Créer la facture fournisseur Crédit 100 Débit 100   Comptes fournisseurs
28 janvier 28 janvier Payer la facture fournisseur/Traiter le paiement Débit 100   Crédit 100 Décaissements d’espèces comptant
2 février 28 janvier Annuler le paiement Crédit 100   Débit 100 Décaissements d’espèces comptant
2 février 15 janvier Extourner la facture fournisseur Débit 100 Crédit 100   Comptes fournisseurs

Flux comptable pour la facture fournisseur avec régularisation de crédit fournisseur

L’exemple suivant montre le flux comptable d’une facture fournisseur avec un élément de dépense pour 100,00 $ et un crédit fournisseur (régularisation d’un avoir d’achat) pour 25,00 $ appliqué pendant le paiement des factures fournisseurs. Après le règlement de la facture fournisseur, le paiement a été annulé, la régularisation a été extournée et, enfin, la facture fournisseur a été extournée.

Date de l’événement Date de comptabilisation dans le grand livre Événement Compte CF Compte du grand livre pour les dépenses Compte de paiement Journal
15 janvier 15 janvier Créer la facture fournisseur Crédit 100 Débit 100   Comptes fournisseurs
17 janvier 17 janvier Créer la régularisation d’un avoir d’achat Débit 25 Crédit 25   Comptes fournisseurs
28 janvier 28 janvier Payer la facture fournisseur/Traiter le paiement Débit 75   Crédit 75 Décaissements d’espèces comptant
2 février 28 janvier Annuler le paiement Crédit 75   Débit 75 Décaissements d’espèces comptant
2 février 17 janvier Extourner la régularisation d’un avoir d’achat Crédit 25 Débit 25   Comptes fournisseurs
2 février 15 janvier Extourner la facture fournisseur Débit 100 Crédit 100   Comptes fournisseurs

Flux comptable pour la facture fournisseur avec crédit intégré

Un crédit fournisseur intégré est un élément négatif dans une facture fournisseur. Si vous avez appliqué la totalité du montant de l’élément négatif à la même facture fournisseur dans laquelle l’élément négatif existe, vous pouvez simplement annuler le paiement et extourner la facture fournisseur, car l’extourne de la facture fournisseur extourne également le crédit. Cependant, si vous avez appliqué une partie ou la totalité de l’élément négatif à une autre facture fournisseur et que cette facture fournisseur est également payée, vous devrez annuler le paiement de cette facture fournisseur en plus de la facture fournisseur que vous souhaitez modifier.

L’exemple suivant montre le flux comptable d’une facture fournisseur avec un élément de dépense pour 100,00 $ et un élément de crédit intégré de : 25,00 $. L’ensemble du crédit intégré a été consommé par cette facture fournisseur. Après le règlement de la facture fournisseur, le paiement a été annulé et la facture a été extournée.

Date de l’événement Date de comptabilisation dans le grand livre Événement Compte CF Compte du grand livre pour les dépenses Compte de paiement Journal
15 janvier 15 janvier Créer la facture fournisseur Crédit 100 Débit 100   Comptes fournisseurs
      Débit 25 Crédit 25   Comptes fournisseurs
28 janvier 28 janvier Payer la facture fournisseur/Traiter le paiement Débit 75   Crédit 75 Décaissements d’espèces comptant
2 février 28 janvier Annuler le paiement Crédit 75   Débit 75 Décaissements d’espèces comptant
2 février 15 janvier Extourner la facture fournisseur Crédit 25 Débit 25   Comptes fournisseurs
      Débit 100 Crédit 100   Comptes fournisseurs

Recommencer avec les factures fournisseurs provenant des Comptes fournisseurs

Si vous avez payé l’intégralité de la facture fournisseur avec un seul mode de paiement et que vous n’avez pas appliqué de régularisation, vous pouvez annuler le paiement et extourner la facture fournisseur en même temps dans le registre applicable. Sinon, annulez le paiement le cas échéant, extournez la régularisation, puis extournez la facture fournisseur de la liste Factures fournisseurs.

Pour recommencer avec une facture fournisseur provenant des Comptes fournisseurs :

  1. Annulez le paiement. Utilisez la date de paiement comme date d’annulation. L’endroit où vous annulez le paiement dépend du mode de paiement de la facture fournisseur. Par exemple, si vous avez payé par chèque, vous devez annuler le paiement dans le registre de chèques.
  2. Si une régularisation a été appliquée à la facture fournisseur, extournez-la. Utilisez la date de transaction de la régularisation comme date d’extourne. Le statut de la facture fournisseur est à présent « Comptabilisé ».

  3. Extournez la facture fournisseur.

    1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

    2. Recherchez la facture fournisseur que vous devez extourner.

    3. Sélectionnez Plus d’actions  > Extourner à la fin de la ligne.

    4. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’option Extourner la transaction à la date. Utilisez la date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur comme date d’extourne.
    5. Indiquez la raison de l’extourne et toutes les autres informations pertinentes dans le champ Mémo.
    6. Sélectionnez Soumettre.
  4. Créez une nouvelle facture fournisseur.
  1. Annulez le paiement. Utilisez la date de paiement comme date d’annulation. L’endroit où vous annulez le paiement dépend du mode de paiement de la facture fournisseur. Par exemple, si vous avez payé par chèque, vous devez annuler le paiement dans le registre de chèques.
  2. Si une régularisation a été appliquée à la facture fournisseur, extournez-la. Utilisez la date de transaction de la régularisation comme date d’extourne. Le statut de la facture fournisseur est à présent « Comptabilisé ».

  3. Extournez la facture fournisseur.

    1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

    2. Sélectionnez Extourner en regard de la facture fournisseur concernée.
    3. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’option Extourner la transaction à la date. Utilisez la date de comptabilisation dans le grand livre de la facture fournisseur comme date d’extourne.
    4. Indiquez la raison de l’extourne et toutes les autres informations pertinentes dans le champ Mémo.
    5. Sélectionnez Soumettre.
  4. Créez une nouvelle facture fournisseur.

Recommencer avec les factures fournisseurs provenant des Achats

Si la facture fournisseur provient des Achats, vous devez tout de même annuler le paiement et extourner les régularisations. Cependant, il n’y a pas de fonction extourne pour les factures provenant des Achats. Au lieu de cela, vous devez créer une régularisation qui met à zéro les effets de la facture fournisseur, puis appliquer la régularisation à la facture.

Pour mettre à zéro la facture fournisseur, vous pouvez soit convertir la transaction d’achat source en transaction de régularisation d’achat (avoir d’achat), soit créer une régularisation d’un avoir d’achat dans Comptes fournisseurs. Nous vous recommandons de convertir la transaction d’achat, car celle-ci peut également affecter les totaux et les valeurs de l’inventaire.

Pour recommencer avec une facture fournisseur provenant des Achats :

  1. Annulez le paiement. Utilisez la date de paiement comme date d’annulation. L’endroit où vous annulez le paiement dépend du mode de paiement de la facture fournisseur.
  2. Si une régularisation a été appliquée à la facture fournisseur, extournez-la. Utilisez la date de transaction de la régularisation comme date d’extourne. Le statut de la facture fournisseur est à présent « Comptabilisé ».

  3. Extournez les effets de la facture fournisseur.

    1. Procédez de l’une des manières suivantes :

    2. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

    3. Filtrez la liste pour trouver le fournisseur concerné.
    4. Sélectionnez Détails de la ligne en regard de la facture fournisseur concernée.
    5. Sélectionnez Détails du crédit en regard d’un élément de facture fournisseur
    6. Cochez la case en regard du crédit correspondant dans l’avoir d’achat que vous avez créé à l’étape a., puis sélectionnez Enregistrer. Le crédit est alors appliqué l’élément de facture fournisseur.
    7. Répétez les étapes e et f pour chaque élément de facture fournisseur.
    8. Sélectionnez Enregistrer.
    9. Sur la page Payer les factures fournisseurs, sélectionnez la facture fournisseur, puis sélectionnez Payer maintenant. Cette opération supprime la facture fournisseur de votre rapport de balance âgée du fournisseur.
  4. Créez une nouvelle transaction d’achat.
  1. Annulez le paiement. Utilisez la date de paiement comme date d’annulation. L’endroit où vous annulez le paiement dépend du mode de paiement de la facture fournisseur.
  2. Si une régularisation a été appliquée à la facture fournisseur, extournez-la. Utilisez la date de transaction de la régularisation comme date d’extourne. Le statut de la facture fournisseur est à présent « Comptabilisé ».

  3. Extournez les effets de la facture fournisseur.

    1. Procédez de l’une des manières suivantes :

    2. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

    3. Filtrez la liste pour trouver le fournisseur concerné.
    4. Sélectionnez Détails de la ligne en regard de la facture fournisseur concernée.
    5. Sélectionnez Détails du crédit en regard d’un élément de facture fournisseur
    6. Cochez la case en regard du crédit correspondant dans l’avoir d’achat que vous avez créé à l’étape a., puis sélectionnez Enregistrer. Le crédit est alors appliqué l’élément de facture fournisseur.
    7. Répétez les étapes e et f pour chaque élément de facture fournisseur.
    8. Sélectionnez Enregistrer.
    9. Sur la page Payer les factures fournisseurs, sélectionnez la facture fournisseur, puis sélectionnez Payer maintenant. Cette opération supprime la facture fournisseur de votre rapport de balance âgée du fournisseur.
  4. Créez une nouvelle transaction d’achat.

Que faire lorsque la période de référence est clôturée ?

Si la période de référence est clôturée, réalisez une des actions suivantes :