Modifier des transactions d’achat

Si vous disposez des autorisations Modifier les transactions d’Achats, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction dont le statut est Brouillon, Refusé ou En attente.

Abonnement	Achats
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Transactions d’achats : Lister, Afficher, Modifier, Supprimer, Ajouter
Restrictions	Un utilisateur Employee doit être associé à un Fiche de l’employé. Les utilisateurs employés ont l’accès suivant aux transactions, en fonction de leurs autorisations : Liste, affichage, ajout, modification et suppression : Peut créer, modifier et supprimer des transactions avec un type de devis, tel que des demandes d’achat. Peut créer et modifier d’autres types de transaction dans statut brouillon uniquement. Lister et Afficher : Ne peut liste et afficher les transactions qu’avec un type de devis. Si Achats est configuré avec l’option Restreindre l’accès de l’utilisateur collaborateur aux documents d’achat activée, les utilisateurs employés sont limités à voir uniquement les transactions de type Devis qu’ils ont créées. Les utilisateurs du Gestionnaire de projet peuvent répertorier ou afficher toutes les transactions applicables. Voir Générer les factures pour les Projets pour obtenir des autorisations supplémentaires liées aux factures de projet L’utilisateur ne doit pas être exclu des droits d’accès à l’utilisateur ou au groupe d’utilisateurs pour la définition de transaction.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et donne des solutions possibles pour vous permettre d’éditer la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique est réglé sur « Pas de modification ».	Modifiez le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est configurée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est réglé sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de changer de fournisseur dans les transactions brouillon et en attente. Modifiez le Activer la modification du fournisseur sur le définition de transaction.
Si la transaction nécessite une approbation et se trouve dans le cycle d’approbation (le statut de la transaction est Soumis ou Partiellement approuvé).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle contenant les modifications. Attendez que la transaction soit approuvée ou refusée. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour voir qui doit fournir une approbation et demander à cette personne de refuser la transaction pour terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver l’approbation suivante : Sélectionnez Modifier ou Voir à côté de la transaction. Sous l’onglet Historique, sélectionnez l’icône Historique des approbations lien. Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, il entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle n’entre dans le cycle d’approbation que si la configuration d’approbation d’achat sur la page Configurer les achats est configurée pour nécessiter un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir les transactions partagées. Toutefois, ces opérations seront répertoriées comme « n’appartenant pas » par l’entité et le Modifier n’apparaîtra pas. Si vous disposez des autorisations appropriées, passez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période fermée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée à la Application des taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou Déclaration d’activité professionnelle) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale dans le cadre de la procédure d’envoi de déclaration fiscale.	Entrez une transaction d’ajustement.

Clôturer ou rouvrir des transactions

Une transaction reste dans un statut En attente s’il existe potentiellement d’autres types de transaction vers lesquels ce transaction peut être converti et que la Gestion de conversion partielle dans la définition de transaction est définie sur Laisser la transaction ouverte.

Par exemple, de nombreux flux de travail incluent une note de débit ayant d’achat comme dernière transaction dans le flux de travail. Lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur, son statut est En attente afin que vous puissiez la convertir en note de débit avoir d’achat à l’avenir, si nécessaire. Dans ce scénario, la facture fournisseur en attente ne nécessite aucune action de votre part et reste en attente indéfiniment.

Pour les transactions qui ont été partiellement converties ou qui ne seront jamais exécutées, la meilleure pratique pour clôturer les transactions consiste à configurer et à utiliser un workflow de clôture. Voir Fermer une commande d’achat obsolète pour plus d’informations.

Clôturer une transaction

Vous pouvez modifier manuellement le statut d’une transaction en attente sur Clôturé pour arrêter le flux de travail de cette transaction. La clôture d’une transaction ne modifie pas l’effet GL de la transaction et n’affecte pas les rapports.

Ouvrez la transaction applicable dans Modifier mode.
De la État menu déroulant, sélectionnez Fermé.
Sélectionnez Comptabiliser.

Rouvrir une transaction

Si vous avez clôturé manuellement une transaction et que vous devez maintenant convertir la transaction en une autre transaction, vous pouvez modifier la transaction et modifier le État de Clôturée à En attente pour reprendre le flux de travail de cette transaction. Toutefois, il doit y avoir une autre définition de transaction dans le flux de travail dans ce scénario. Sinon, la modification d’un transaction État de Fermé à En attente n’accomplit rien.

Si l’attribut État de la transaction que vous souhaitez ouvrir est convertie, vous ne pouvez pas modifier la transaction. Pour rouvrir une transaction qui a un État de Converti, supprimez la transaction en aval.

Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en factures fournisseur, supprimez la facture fournisseur.

En savoir plus sur États de la transaction.