Modifier des transactions d’achat

Si vous disposez des permissions de modification pour les transactions d’achats, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction dont le statut est Brouillon, Refusé ou En attente.

Abonnement	Achats
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Transactions d’achats : Lister, Afficher, Modifier, Supprimer, Ajouter
Restrictions	Un utilisateur Collaborateur doit être associé à un Fiche de collaborateur. Les utilisateurs collaborateurs disposent des accès suivants aux transactions, en fonction de leurs permissions : Lister, afficher, ajouter, modifier et supprimer : Peut créer, modifier et supprimer des transactions avec un type de devis, comme des demandes d’achat. Peut créer et modifier d’autres types de transactions à l’état de brouillon uniquement. Lister et Afficher : Peut uniquement répertorier et afficher les transactions ayant un type de devis. Si Achats est configuré avec l’option Restreindre l’accès des utilisateurs collaborateurs aux documents d’achat activée, les utilisateurs collaborateurs sont limités à la visualisation des transactions de type devis qu’ils ont créées. Les utilisateurs chefs de projet peuvent lister ou afficher toutes les transactions applicables. Voir Générer des factures pour des projets Pour obtenir des permissions supplémentaires liées aux factures de projet L’utilisateur ne doit pas être exclu des droits d’accès utilisateur ou groupe d’utilisateurs pour la définition de transaction.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et propose des solutions possibles pour vous permettre de modifier la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique est défini sur « Aucune modification ».	Modifiez le Modifier la politique sur le Définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est paramétrée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Modifier la politique sur le Définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est défini sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de changer de fournisseur dans les transactions provisoires et en attente. Modifiez le Activer la modification du fournisseur paramètre sur le Définition de transaction.
Si la transaction nécessite une approbation et se trouve dans le cycle d’approbation (le statut de la transaction est Soumise ou Partiellement approuvée).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle qui contient les modifications. Attendez que la transaction soit approuvée ou refusée. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour savoir qui doit donner son approbation et demander à cette personne de refuser la transaction afin de terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver la prochaine approbation : Choisir Éditer ou Vue à côté de la transaction. Dans l’onglet Historique, sélectionnez l’icône Historique d’approbation lien. Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, il entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle n’entre dans le cycle d’approbation que si la configuration de l’approbation des achats sur la page Configurer les achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier un bon de commande qui a été converti en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice fiscal est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir des transactions partagées. Toutefois, ces transactions seront répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et le Éditer l’option n’apparaîtra pas. Si vous disposez des permissions appropriées, accédez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période clôturée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée au Application Taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou déclaration d’activité commerciale) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale à l’aide du processus d’envoi de déclaration fiscale.	Saisir une transaction de régularisation.

Fermer ou rouvrir des transactions

Une transaction reste au statut En attente s’il existe potentiellement d’autres types de transactions vers lesquels cette transaction peut être convertie et que le Gestion de conversion partielle de la définition de transaction est définie sur Laisser la transaction ouverte.

Par exemple, de nombreux flux de travail incluent un avoir d’achat comme dernière transaction du flux de travail. Lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur, son statut est défini sur En attente afin que vous puissiez la convertir en avoir d’achat à l’avenir, si nécessaire. Dans ce scénario, la facture fournisseur en attente ne nécessite aucune action de votre part et reste en attente indéfiniment.

Pour les transactions qui ont été partiellement converties ou qui ne seront jamais traitées, la meilleure pratique pour fermer les transactions consiste à configurer et à utiliser un flux de travail de clôture. Voir Fermer un bon de commande obsolète pour plus d’informations.

Clôturer une transaction

Vous pouvez modifier manuellement le statut d’une transaction en attente sur Clôturé pour arrêter le flux de travail de cette transaction. La clôture d’une transaction ne modifie aucun effet du Grand livre de la transaction et n’affecte pas les rapports.

Ouvrez la transaction applicable dans Éditer mode.
À partir de la État menu déroulant, puis sélectionnez Fermé.
Sélectionnez Comptabiliser.

Rouvrir une transaction

Si vous avez clôturé manuellement une transaction et que vous devez maintenant la convertir en une autre transaction, vous pouvez modifier la transaction et modifier le État de Clôturé à En attente pour reprendre le flux de travail de cette transaction. Toutefois, il doit y avoir une autre définition de transaction dans le flux de travail dans ce scénario. Dans le cas contraire, la modification des État de Fermé à En attente n’accomplit rien.

Si le État de la transaction que vous souhaitez ouvrir est Convertie, vous ne pouvez pas modifier la transaction. Pour rouvrir une transaction qui a une État sur Converti, supprimez la transaction en aval.

Par exemple, si vous souhaitez modifier un bon de commande qui a été converti en factures fournisseurs, supprimez la facture fournisseur.

En savoir plus sur Statuts des transactions.