Résoudre les problèmes liés aux factures fournisseurs

Les raisons possibles pour lesquelles vous pourriez avoir des difficultés à trouver une facture fournisseur spécifique sont les suivantes :

Une facture fournisseur dont le statut est Sélectionné a été sélectionnée pour le paiement. Le Statut reste sur Sélectionné jusqu’à ce que le paiement soit comptabilisé. En savoir plus sur les factures fournisseurs sélectionnées et comment modifier leur statut.

Si vos configurations multi-entités sont définies sur Limiter les crédits des CF aux propriétaires d’entités, vous ne pouvez ajouter des crédits intégrés négatifs que lorsque chaque ligne correspond à la même entité. Si les éléments d’une facture fournisseur correspondent à différentes entités, les crédits intégrés négatifs ne sont pas pris en charge.

Si vous souhaitez autoriser à nouveau les crédits intégrés négatifs dans cette situation, vous pouvez supprimer la restriction de limitation des crédits des CF aux propriétaires d’entités. Cette option peut être modifiée tant qu’aucune facture n’est en attente dans la boîte d’envoi.

Dans Comptes fournisseurs, saisissez les éléments de taxe et de fret sous la forme d’éléments.

Votre configuration détermine si Sage Intacct remplit automatiquement la date de comptabilisation au GL avec la date de transaction, ou laisse le champ vide.

Si vous souhaitez qu’Intacct remplisse la date pour vous, demandez à un utilisateur disposant des privilèges et permissions d’administration d’ajuster la configuration.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.
2. Dans la section Paramètres d’écran, sélectionnez Oui pour Renseigner automatiquement la date de comptabilisation dans le GL avec la date de transaction.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Sage Intacct utilise les coordonnées les plus récentes pour créer de nouvelles transactions et ne modifie pas les transactions existantes. Vous pouvez mettre à jour manuellement les coordonnées sur une transaction existante non payée, dans les cas où les nouvelles coordonnées s’appliquent.

Solution : Actualisez l’adresse sur les factures fournisseurs existantes que vous souhaitez mettre à jour.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

2. Recherchez la facture fournisseur que vous devez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
4. Sélectionnez l’icône Actualiser Actualiser en regard de la liste déroulante du Contact bénéficiaire du paiement ou du Contact de retour.

   Sage Intacct affiche l’icône Actualiser Actualiseren regard de l’adresse uniquement si elle a été modifiée depuis le dernier enregistrement de la transaction.

5. Sélectionnez Comptabiliser ou Soumettre.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

2. Cliquez sur Modifier en regard de la facture fournisseur.
3. Sélectionnez l’icône Actualiser Actualiser en regard de la liste déroulante du Contact bénéficiaire du paiement ou du Contact de retour.

   Sage Intacct affiche l’icône Actualiser Actualiseren regard de l’adresse uniquement si elle a été modifiée depuis le dernier enregistrement de la transaction.

4. Sélectionnez Comptabiliser ou Soumettre.

Les factures fournisseurs créées par un remboursement de frais ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez à la place extourner la facture fournisseur et en créer une nouvelle.

En savoir plus sur les transactions par carte de crédit.

Effectuez un suivi des modifications et conservez une piste d’audit en extournant les transactions au lieu de les supprimer. Activez les extournes sur la page Configurer les comptes fournisseurs. Cette configuration modifie la page Factures fournisseurs de sorte que l’option Extourner s’affiche au lieu de l’option Supprimer. Vous pouvez tout de même supprimer des transactions ayant pour statut Brouillon, Comptabilisée et Refusée.

Découvrez comment empêcher la suppression de factures fournisseurs impayées.

Résoudre les problèmes liés à l’extourne de factures fournisseurs.

Résoudre les problèmes de réaffectation de transactions.

Le fait de pouvoir supprimer une facture fournisseur dépend de votre configuration de comptes fournisseurs et du statut de la facture fournisseur. Déterminez les mesures à prendre sur une facture fournisseur.

Une fois qu’une facture fournisseur a été compensée lors d’un rapprochement, vous ne pouvez plus la supprimer ou l’extourner. Dans ce cas, vous devez rouvrir le rapprochement pour effectuer des modifications.

Solution : Pendant que le fournisseur est en attente d’approbation, créez des transactions et enregistrez-les en tant que brouillons. Une fois le fournisseur approuvé, vous pouvez comptabiliser les transactions.

En général, vous pouvez payer une facture fournisseur à partir de la liste des factures fournisseurs en respectant les conditions suivantes :

• La facture fournisseur a été créée au niveau général.
• La facture fournisseur a été approuvée ou ne nécessite pas d’approbation.
• La facture fournisseur n’est pas en attente.
• Si vous utilisez Débloquer pour payer, vous avez déjà débloqué tous les éléments de la facture fournisseur.
• Le fournisseur est configuré pour votre mode de paiement par défaut, si la configuration est requise. Par exemple, les fournisseurs doivent être activés pour des services tels qu’ACH, fichier bancaire et Check Delivery.
• Si un filtre par défaut est défini pour votre page Payer les factures fournisseurs, cette facture fournisseur n’est pas exclue par ce filtre.
• Le montant de la facture fournisseur est positif.

Si vous recevez une erreur, essayez les solutions suivantes :