Créer une règle de rapprochement

Les règles de correspondance déterminent comment faire correspondre automatiquement les transactions d’un flux bancaire ou d’un fichier d’importation pour le rapprochement.

Créez des règles de correspondance au même niveau que celui dans lequel le compte bancaire a été créé et au même niveau que celui où vous effectuez les rapprochements. Par exemple, si un compte bancaire a été créé au sein d’une entité, créez les règles au niveau de l’entité.

Comment cela fonctionne

Tout d’abord, une règle filtre les transactions (si des filtres sont définis). Ensuite, elle tient compte de tout regroupement, puis des conditions de rapprochement définies.

Pour que des transactions correspondent, toutes les conditions définies dans la règle doivent être remplies. Si une transaction ne remplit pas exactement les conditions définies, les transactions ne correspondent pas automatiquement pour le rapprochement.

Vidéo

Créer une règle de rapprochement

1. Accédez à Gestion de la trésorerie > Configuration > Règles de rapprochement et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Règles de correspondance et de création.

2. Sur la page Règle, dans la section Détails, ajoutez des informations d’identification sur la règle.

   1. Donnez à la règle un ID, un Nom et éventuellement une Description.

      Découvrez les meilleures pratiques en matière de création de noms et d’identifiants.

   2. Sélectionnez le Type de règle que vous créez.

      Dans ce cas, sélectionnez Règle de correspondance. Découvrez comment créer une règle de création.

3. Si vous le souhaitez, ne prenez en compte qu’un sous-ensemble de transactions dans la section Filtrer les transactions par.

   Filtrer les transactions

   1. Dans la liste déroulante Source de données, sélectionnez Transactions bancaires ou Transactions Intacct.

   2. Sélectionnez le Champ à filtrer.

      Les champs disponibles varient en fonction de votre sélection dans la liste Source de données.

   3. Sélectionnez l’Opérateur.

      Les opérateurs disponibles varient en fonction de votre sélection dans la liste Champ.

   4. Saisissez la Valeur ou sélectionnez une option dans la liste déroulante.

      Selon le champ et l’opérateur que vous sélectionnez, certaines valeurs sont sensibles à la casse.

      • Si vous sélectionnez l’un des champs alphanumériques (tels que Numéro de document, Bénéficiaire, Description ou l’un des champs d’adresse du bénéficiaire) et sélectionnez Égal à en tant qu’opérateur, le champ Valeur est sensible à la casse.

      • Si vous sélectionnez un autre opérateur, le champ Valeur n’est pas sensible à la casse.

      Prenons l’exemple d’un flux de transactions bancaires contenant une transaction dont la valeur Bénéficiaire est « Wexford Widgets Inc ». Si vous sélectionnez Égal à en tant qu’opérateur et saisissez « Wexford Widgets INC » dans le champ Valeur (notez la différence au niveau des majuscules), cette transaction n’est pas rapprochée et n’est donc pas incluse dans le filtre. Cependant, si vous sélectionnez Contient en tant qu’opérateur et saisissez « Wexford Widgets INC » dans le champ Valeur, cette transaction est rapprochée et incluse dans le filtre.

4. Vous pouvez également déterminer comment regrouper des transactions.

   Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs transactions Intacct correspondant à une transaction bancaire.

   N’oubliez pas que la règle tient d’abord compte des résultats du filtre, puis tente de regrouper des transactions.

5. Définissez des conditions de rapprochement.

   Toutes les règles de rapprochement nécessitent une condition de rapprochement pour le montant.

   Conditions de rapprochement

   1. Sélectionnez le champ Transaction bancaire.
   2. Sélectionnez l’Opérateur.

   3. Sélectionnez la Valeur.

      Ce champ est sensible à la casse.

   4. Sélectionnez un champ dans la colonne Rapprochement avec ce champ dans une transaction Intacct.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Étape suivante : Après avoir créé la règle, créez un groupe de règles pour la contenir. Assurez-vous que les règles de création s’exécutent en dernier. Ensuite, appliquez le groupe de règles à un compte.

Lorsque vous effectuez un rapprochement, importez un fichier bancaire ou actualisez un flux bancaire pour un compte, les règles de correspondance s’exécutent en premier. Ensuite, les règles de création s’exécutent et créent des transactions supplémentaires à partir de toutes les transactions bancaires restantes.