Calendriers des dépenses — Contrats

Vous pouvez reconnaître les dépenses au niveau du contrat ou de la ligne de contrat. Un calendrier des dépenses indique quand les dépenses différées pour un contrat ou une ligne de contrat doivent être comptabilisées pendant la durée du contrat. Il indique la date de comptabilisation prévue et le montant à comptabiliser pour chaque écriture de journal potentielle. Pour les périodes qui ont été comptabilisées, il indique la date de comptabilisation réelle, le taux de change utilisé (le cas échéant) et le montant comptabilisé.

À propos des calendriers de dépenses

Lorsque vous ajoutez une dépense à un contrat ou à une ligne de contrat, vous y associez un ou deux modèles de dépenses, en fonction de la configuration de vos contrats. Le système génère le calendrier des dépenses en fonction du montant des dépenses et des dates de début et de fin du modèle de dépenses saisis sur le contrat ou la ligne de contrat, ainsi que de la méthode d’amortissement du modèle de dépenses associé.

Le tableau suivant indique comment les calendriers de dépenses pour une ligne de contrat sur un contrat d’un an peuvent différer selon la méthode d’amortissement lorsque le champ Montant des dépenses d’une ligne de contrat est de 1 200 :

Méthode d’amortissement	Calendrier des dépenses
Ligne droite	12 lignes dont 100 sont comptabilisées chaque mois. Les périodes partielles sont calculées comme suit : (montant total du calendrier / nombre total de jours dans la période de reconnaissance des dépenses) * (nombre de jours dans la période partielle).
Tarif quotidien	12 lignes avec ((1 200 / 365) * (nombre de jours dans le mois)) planifiées pour comptabilisation chaque mois. Par exemple, 101,92 en janvier, 92,05 en février, etc.
Pourcentages prédéfinis	Cette méthode vous permet de définir un calendrier entièrement personnalisé, de sorte que vous pouvez avoir 3 lignes avec 400 planifiées pour comptabilisation un mois, six mois et huit mois à partir de la date de début de la dépense ; 6 lignes avec 200 dont la comptabilisation est prévue tous les deux mois ; et ainsi de suite.

Vous pouvez choisir que le système comptabilise automatiquement la comptabilisation des dépenses planifiées ou manuellement à l’aide de l’icône Gérer la comptabilisation des revenus et des dépenses page. Lorsque vous comptabilisez un montant de dépense, le système crée les écritures de journal suivantes :

• Débit : Compte de dépenses comptabilisées
• Crédit : Compte de dépenses prépayées/différées

Afficher un calendrier des dépenses

Procédez de l’une des manières suivantes :

• Pour afficher un calendrier des dépenses au niveau du contrat : Ouvrez le contrat applicable, sélectionnez dans le Lignes de dépense Tableau et sélectionnez Afficher le calendrier dans le Dépense section.
• Pour afficher un calendrier des dépenses au niveau de la ligne de contrat : Ouvrez le contrat applicable, ouvrez la ligne de contrat applicable, sélectionnez l’icône Dépense , puis sélectionnez l’icône Afficher le calendrier 1 ou Afficher l’annexe 2 dans la section Dépense table.
• À partir de la Gérer les calendriers des contrats , saisissez les critères applicables, puis sélectionnez Aperçu, faites défiler vers le bas jusqu’au Calendriers des dépenses , puis sélectionnez le lien dans la section Quantité de l’élément de contrat correspondant.

Modifier les montants des dépenses planifiées

Vous pouvez modifier le montant de la dépense pour les lignes du calendrier des dépenses qui n’ont pas été comptabilisées. Si vous modifiez le montant d’une ligne, assurez-vous que la somme des montants planifiés est égale au montant total du calendrier.

Pour modifier le montant de la dépense :

1. Dans le Calendrier des dépenses fenêtre, sélectionnez Éditer.
2. Sélectionnez dans la Quantité En regard de l’écriture souhaitée, saisissez le nouveau montant, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Modifiez le Quantité pour les écritures supplémentaires jusqu’à ce que la somme des écritures soit égale à la Prévue quantité.
   • Ajoutez une ou plusieurs lignes au calendrier afin que la somme des écritures soit égale à la Prévue quantité. Voir Ajout d’une ligne : le calendrier des dépenses.
3. Sélectionnez Enregistrer. Si la somme des montants prévus n’est pas égale au montant prévu, un message d’erreur s’affiche. Choisir Précédent, fixez les montants applicables, puis sélectionnez Sauvegarder encore.

   Si vous avez accédé au calendrier des dépenses à partir de Gérer la comptabilisation des revenus et des dépenseschoisir Aperçu pour voir les changements de calendrier dans les résultats filtrés.

Modifier les dates de comptabilisation planifiées

Un calendrier des dépenses indique les dates de comptabilisation planifiées de l’amortissement des dépenses. La date de comptabilisation réelle est la date à laquelle le montant de la dépense est réellement comptabilisé, qui est généralement la même que la date de comptabilisation prévue lorsque vous utilisez un modèle de dépenses défini pour déclencher la comptabilisation automatique. Cependant, vous pouvez déterminer la date de comptabilisation réelle en comptabilisant manuellement la dépense via la Gérer la comptabilisation des revenus et des dépenses processus de comptabilisation. La date que vous saisissez dans le champ Date de comptabilisation de cette page devient le champ Date de comptabilisation réelle sur le calendrier des dépenses.

Si vous décidez de modifier les dates de comptabilisation programmées pour mieux les aligner sur votre processus de comptabilisation des dépenses, vous pouvez modifier la date de comptabilisation des lignes du calendrier des dépenses qui n’ont pas été comptabilisées. Pour un visionnement ultérieur, assurez-vous que les séquences de dates sont dans le bon ordre lorsque vous enregistrez le calendrier.

Si le calendrier des dépenses est basé sur le taux quotidien ou la méthode de revenus linéaire, le système peut automatiquement réaffecter le calendrier des dépenses en fonction de nouvelles dates. Voir Réaffecter un calendrier des dépenses pour plus d’informations.

Pour modifier les dates de comptabilisation planifiées dans un calendrier de revenus :

1. Dans le Calendrier des dépenses fenêtre, sélectionnez Éditer.
2. Sélectionnez dans la Date de comptabilisation en regard de l’écriture souhaitée et saisissez une nouvelle date ou utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date.
3. Choisir Sauvegarder.

   Si aucune des dépenses planifiées n’a de Date de comptabilisation Avant la date de début du contrat ou de la ligne de contrat, le système enregistre le calendrier.

   Si vous avez accédé au calendrier des dépenses à partir de Gérer la comptabilisation des revenus et des dépenseschoisir Aperçu pour voir les changements de calendrier dans les résultats filtrés.

Ajouter une ligne au calendrier des dépenses

L’ajout d’une ligne au calendrier des dépenses ajoute un autre événement de comptabilisation des dépenses planifié. Toutefois, la somme des dépenses planifiées doit être égale au montant total du calendrier. Vous pouvez ajouter une ou plusieurs lignes au calendrier des dépenses si vous le souhaitez. Pour un visionnement ultérieur, assurez-vous que les séquences de dates sont dans le bon ordre lorsque vous enregistrez le calendrier.

Pour ajouter une ligne au calendrier des dépenses :

1. Dans le Calendrier des dépenses fenêtre, sélectionnez Éditer.

   Un signe plus et une icône de corbeille apparaissent à la fin de chaque ligne qui n’a pas été comptabilisée.

2. Sélectionnez l’icône signe plus dans la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer la nouvelle ligne. Par exemple, si vous souhaitez insérer la nouvelle ligne à la fin du calendrier, sélectionnez le signe plus en regard de la dernière ligne.

   Une nouvelle ligne apparaît.

3. Tapez le Date de comptabilisation et Quantité à comptabiliser dans les champs applicables.
4. Ajustez les lignes restantes de sorte que la somme des montants soit égale au montant total du calendrier.
5. Sélectionnez Enregistrer. Si la somme des montants prévus n’est pas égale au montant prévu, un message d’erreur s’affiche. Choisir Précédent, fixez les montants applicables, puis sélectionnez Sauvegarder encore.

   Si vous avez accédé au calendrier des dépenses à partir de Gérer les factures contratchoisir Aperçu pour voir les changements de calendrier dans les résultats filtrés.

Supprimer une ligne du calendrier des dépenses

Vous pouvez uniquement supprimer du calendrier des dépenses les lignes qui n’ont pas été comptabilisées. La somme de la reconnaissance des dépenses planifiées doit être égale au montant total du calendrier. Vous pouvez supprimer une ou plusieurs lignes du calendrier des dépenses si vous le souhaitez.

Pour supprimer une ligne du calendrier des dépenses :

1. Dans le Calendrier des dépenses fenêtre, sélectionnez Éditer.

   Un signe plus et une icône de corbeille apparaissent à la fin de chaque ligne qui n’a pas été comptabilisée.

2. Sélectionnez l’icône icône de corbeille dans la ligne que vous souhaitez supprimer.

   La ligne est supprimée.

3. Ajustez les lignes restantes de sorte que la somme des montants soit égale au montant total du calendrier.

4. Sélectionnez Enregistrer. Si la somme des montants prévus n’est pas égale au montant prévu, un message d’erreur s’affiche. Choisir Précédent, fixez les montants applicables, puis sélectionnez Sauvegarder encore.

   Si vous avez accédé au calendrier des dépenses à partir de Gérer la comptabilisation des revenus et des dépenseschoisir Aperçu pour voir les changements de calendrier dans les résultats filtrés.

Effacer une écriture de journal de dépense comptabilisée

Supposons que vous veniez de comptabiliser une reconnaissance et que vous vous rendiez compte que vous avez utilisé une date de comptabilisation incorrecte. Vous pouvez effacer la ligne associée à l’écriture de journal. Cette action réinitialise le statut de la ligne du calendrier sur Ouvert. Elle annule également les écritures de journal applicables. Vous pouvez effacer les lignes individuellement dans un calendrier ou en bloc sur la page Gérer les calendriers.

Vous ne pouvez pas effacer la reconnaissance si la période de référence est clôturée. Dans ce scénario, ouvrez la période de référence applicable, puis essayez d’effacer la reconnaissance.

Pour effacer une écriture de journal de dépense :

1. Dans la liste applicable Calendrier des dépenses fenêtre, sélectionnez Éditer.
2. Cochez la case dans la Clair (la colonne de droite) en regard de l’écriture comptabilisée souhaitée ou cochez la case dans la Clair pour sélectionner toutes les écritures comptabilisées.
3. Choisir Clair.

Descriptions des champs

Descriptions des champs des calendriers des dépenses

Champ	Description
Contrat	ID de contrat associé au calendrier des dépenses.
Modèle	Nom du modèle de dépenses utilisé par le calendrier.
Montant	Montant total du calendrier exprimé dans la devise de transaction.
Montant en tenue de compte	Montant total du calendrier exprimé dans la devise de tenue de compte de votre société. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Statut de la planification	Affiche l’une des options suivantes : Terminé : tous les montants des dépenses pour ce barème ont été comptabilisés. Brouillon : les montants des dépenses pour ce calendrier ne peuvent pas être reconnus tant que la dépense n’est pas comptabilisée. Apprendre Comment comptabiliser un brouillon de dépense. En cours : les montants des dépenses de ce calendrier peuvent être reconnus. En attente : les montants des dépenses pour ce calendrier ne peuvent pas être reconnus tant que le calendrier des dépenses n’est pas repris. Apprendre Comment reprendre un calendrier des dépenses. Terminé : la dépense associée a été annulée. En savoir plus sur Dépenses annulées.
Date d’annulation	Affiche la date d’annulation si le calendrier des dépenses a été annulé.
Numéro de ligne de contrat	Affiche le numéro de ligne de contrat auquel le calendrier des dépenses est associé.
Date de début	Affiche la date de début du calendrier des dépenses.
Date de fin	Affiche la date de fin du calendrier des dépenses.
Date de mise en attente	Date d’entrée en vigueur sélectionnée lorsque le calendrier des dépenses a été mis en attente. Cette date apparaît uniquement lorsqu’un calendrier est en attente. Utilisez la Piste d’audit sur le contrat ou la ligne de contrat pour afficher les détails de la mise en attente.

Grille de planification

Descriptions des champs de la grille de planification

Champ	Description
Statut	Affiche l’une des options suivantes : Ouvert : le montant prévu n’a pas été comptabilisé. En attente : le montant planifié est en attente et ne peut pas être reconnu. Comptabilisé : le montant prévu a été comptabilisé Terminé : le montant prévu a été annulé.
Date de comptabilisation	Date à laquelle le montant prévu de la dépense doit être comptabilisé.
Date de comptabilisation réelle	Si le montant planifié a été comptabilisé, affiche la date à laquelle la reconnaissance a été comptabilisée.
Montant	Montant du calendrier à comptabiliser ou montant comptabilisé.
Montant en tenue de compte	Montant exprimé dans la devise de tenue de compte de votre société. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Taux de change	Taux de change associé à la date de taux de change saisie sur la dépense. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Comptabilisé	Affiche un chèque dans ce champ si une écriture de journal de dépenses a été créée.
Lot GL	Sélectionnez ce lien pour afficher l’écriture de journal dans une fenêtre distincte. Ce lien n’apparaît que pour les lignes comptabilisées.