Ajouter, modifier ou désactiver des collaborateurs

Une bonne pratique consiste à créer une fiche pour chacun de vos collaborateurs afin de pouvoir compléter les opérations suivantes :

• Données de rapport

• Traitement de la paie et des avantages sociaux

En fonction de l’abonnement de votre société et de vos permissions, vous pouvez trouver la fonction Collaborateurs dans les menus suivants :

• Société

• Dépenses

• Projets

• Rapports

Ajouter un collaborateur de base

La fiche de collaborateur la plus basique a besoin d’un identifiant et d’un nom de contact. Un collaborateur peut également avoir besoin d’être connecté à un établissement, selon la configuration de votre société. Tous les autres champs sont facultatifs, mais peuvent être utilisés pour d’autres fonctions dans Intacct. En savoir plus sur Ajouter un collaborateur détaillé.

1. Aller à Dépenses > Tous > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

2. Saisir un ID de collaborateur.

3. Sélectionner une Contact principal.

4. Choisissez une Emplacement.

5. Vous pouvez également renseigner les champs de chaque onglet.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un collaborateur détaillé

Créez une fiche de collaborateur plus détaillée pour Magasiner les détails de l’emploi, Suivre les taux de coûtet Configurer les informations de remboursement pour un collaborateur.

Saisir les détails de l’emploi

1. Aller à Dépenses > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Collaborateurs.

2. Saisir un ID de collaborateur.

3. Sélectionner une Contact principal.

4. Choisissez une Emplacement.

5. Vous pouvez également remplir les champs.

   Pour une organisation basée sur des projets ou sur des services, associez également un collaborateur à un Type de gain pour calculer le coût réel de la main-d’œuvre de ce collaborateur. Ensuite, comptabilisez-le sur le ou les comptes du Grand livre que vous avez spécifiés lors de la configuration initiale de l’application Projets. En savoir plus sur Configuration de la comptabilisation des coûts de main-d’œuvre.

6. Sélectionnez l’icône Personnes-ressources Tab.

7. Saisissez un Catégorie.

8. Choisissez une Contacter.

Suivre les taux de coût

1. Sélectionnez l’icône Taux de coût Tab.

2. Saisir un Taux horaire ou Taux annuel.

3. Sélectionnez ou saisissez un Date de début.

4. Sélectionnez Ajouter.

Configurer les informations de remboursement

Spécifiez et configurez le mode de paiement préféré du collaborateur pour les remboursements sur le Informations sur le remboursement Tab. Vous pouvez également Configurer les notifications de paiement automatique pour le collaborateur.

Remboursements ACH ou par fichier bancaire

Si vous remboursez des collaborateurs par le biais d’ACH ou de fichiers bancaires, configurez les informations nécessaires pour dépôt les paiements dans le compte bancaire de cette collaborateur à partir du Informations sur le remboursement Tab.

1. Sélectionnez l’icône Informations sur le remboursement Tab.

2. Pour le Mode de paiement préféré, sélectionnez ACH ou fichier bancaire.

3. Choisir Sélectionner une option pour activer le service.

4. Saisissez les informations relatives au compte bancaire du collaborateur. Contactez votre adresse e-mail pour obtenir ces informations.

   Fichiers ACH

   Descriptions des champs de fichiers ACH

   Champ	Description
   Numéro d’acheminement de la banque ACH	Routage numéro du compte du collaborateur.
   Numéro de compte	Le numéro de compte du collaborateur.
   Type de compte	type de compte du collaborateur : un compte courant ou un compte d'épargne.
   Classification du compte	Indiquez si le compte du collaborateur est un compte personnel ou professionnel. Si le collaborateur est un entrepreneur individuel utilisant un compte personnel, choisissez Personnel (PPD). Si le collaborateur utilise un compte professionnel, sélectionnez le code de classification utilisé par votre banque pour les paiements ACH effectués sur des comptes professionnels (CTX ou CCD). Si vous ne connaissez pas votre code de classification, veuillez contacter votre banque.

   Fichiers bancaires de l’Australie

   Descriptions des champs de fichiers bancaires

   Champ	Description
   Pays du paiement	Sélectionnez Australie.
   Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
   Nom du compte du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
   Numéro BSB du créancier	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
   Référence	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence.

   Fichiers bancaires en France

   Descriptions des champs de fichiers bancaires

   Champ	Description
   Pays du paiement	Sélectionnez France.
   IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
   Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
   BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
   Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
   Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

   Fichiers bancaires irlandais

   Descriptions des champs de fichiers bancaires

   Champ	Description
   Pays du paiement	Sélectionnez Irlande.
   IBAN du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
   Nom du créancier	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant créditeur. La limite de caractères pour le nom du compte est de 32. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
   BIC du créancier	Saisissez le code d’identification de la banque pour le compte. Il s’agit d’un identifiant unique attribué par SWIFT pour le traitement des paiements internationaux.
   Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
   Identifiant en boucle	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Identifiant de bout en bout.

   Fichiers bancaires de l’Afrique du Sud

   Descriptions des champs de fichiers bancaires

   Champ	Description
   Pays du paiement	Sélectionnez Afrique du Sud.
   Numéro du compte de domiciliation	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
   Nom du compte de domiciliation	Saisissez le nom du titulaire du compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur auquel les paiements sont effectués.
   Guichet de domiciliation	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
   Type de compte	Saisissez le type de compte pour le compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel des paiements sont réalisés. La valeur doit être 1, 2, 3 ou 4.
   Code du compte du bénéficiaire	Saisissez le code de compte du bénéficiaire, composé de 13 caractères alphanumériques maximum.
   Indicateur de preuve de paiement	Entrez Vrai, V (Oui) ou Faux, F (Non) pour indiquer si vous souhaitez que la preuve de paiement soit imprimée lorsque le lot de paiement du fichier bancaire est autorisé.
   Référence utilisateur	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 20 caractères alphanumériques dans le champ Référence de l’utilisateur.
   Code du créancier	Saisissez le code du créancier du compte bancaire standard du fournisseur. Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Standard Bank NAMPAY SSVS Pre Format comme format de fichier pour votre compte courant.

   Fichiers bancaires du Royaume-Uni

   Descriptions des champs de fichiers bancaires

   Champ	Description
   Pays du paiement	Sélectionnez Royaume-Uni.
   Devise de paiement	Sélectionnez la devise pour les paiements fournisseurs et les remboursements des collaborateurs. EUR : Cette option utilise le format de fichier bancaire SEPA pour effectuer des paiements en devise EUR. GBP : Cette option utilise un format de fichier bancaire britannique pour effectuer des paiements en devise GBP.
   Numéro de compte du créancier	Saisissez le numéro de compte du compte bancaire du fournisseur ou du collaborateur sur lequel les paiements sont effectués. Les numéros de compte ne peuvent pas commencer par une espace.
   Nom du bénéficiaire	Saisissez le nom que vous souhaitez associer au compte courant bénéficiaire. Consultez votre banque pour déterminer la limite de caractères pour le nom de compte. Utilisez uniquement des caractères alphanumériques.
   Code guichet du bénéficiaire	Saisissez le numéro de guichet à six chiffres de la banque du fournisseur ou du collaborateur.
   Détails de l’adresse du créancier	Saisissez les détails de l’adresse si nécessaire.
   Référence BACS	Entrez un numéro de référence significatif pour connecter le fichier bancaire et les remboursements de dépenses du collaborateur à payer, et ainsi assurer le suivi des paiements. Dans le fichier bancaire, le numéro de référence utilisé dépend du nombre de dépenses incluses pour un remboursement de collaborateur. Le paiement correspond à un remboursement de dépenses Lorsqu’une dépense comporte un numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsqu’il n’y a pas de numéro de référence sur la dépense, le fichier utilise ce numéro de référence de collaborateur. Le paiement est destiné à plusieurs remboursements de dépenses Lorsque les dépenses ont le même numéro de référence, le fichier de paiement utilise le numéro de référence de la dépense. Lorsque les dépenses ont des numéros de référence différents, le fichier utilise ce numéro de référence du collaborateur. Saisissez un maximum de 18 caractères alphanumériques dans le champ Référence de BACS. Vous pouvez en faire un champ obligatoire pour les fournisseurs et les collaborateurs britanniques en sélectionnant le format de fichier BarclaysNet Payment Ref pour votre compte courant au Royaume-Uni.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer les notifications de paiement automatique

Intacct vous permet de Avertir automatiquement les collaborateurs lorsqu’ils ont été remboursés pour des dépenses. Dans le cadre du processus de configuration des notifications de paiement automatiques, vous devez :

• Sélectionnez les collaborateurs à notifier des remboursements de dépenses.
• Vérifiez que chaque collaborateur a une adresse e-mail dans ses informations de contact.

1. Dans l’onglet Informations sur le remboursement, sélectionnez Envoyer une notification de paiement automatique.

2. Sélectionnez l’icône Personnes-ressources Tab.

3. Sélectionnez l’icône Personnes-ressources déroulante et choisissez Voir.

4. Vérifiez le nom et l’adresse e-mail du collaborateur.

   L’e-mail de notification de paiement utilise automatiquement le nom et l’adresse e-mail figurant sur la fiche du contact principal du collaborateur.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier un collaborateur

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le fiche collaborateur que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Effectuez vos modifications.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le collaborateur et sélectionnez Éditer.

3. Effectuez vos modifications.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Afficher un collaborateur

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez la fiche du collaborateur que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher à la fin de la ligne.

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le collaborateur et sélectionnez Voir.

Désactiver ou supprimer un collaborateur

Pour réduire l’encombrement dans les listes, désactivez les collaborateurs que vous n’utilisez plus. Vous pouvez également supprimer des collaborateurs de la liste des collaborateurs. Une fois que vous avez supprimé une fiche de collaborateur, elle ne peut pas être restaurée. Si vous n’êtes pas sûr de vouloir supprimer une fiche, définissez son statut sur inactif.

Les fiches de collaborateurs associées à une transaction ou à une fiche ne peuvent pas être supprimées. Dans ce cas, accédez au transaction ou au fiche où le collaborateur est mentionné et supprimer le collaborateur y fiche à la place.

Désactiver un collaborateur

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le fiche collaborateur que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez le statut Inactif.

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le collaborateur et sélectionnez Éditer.

3. Sélectionnez le statut Inactif.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer un collaborateur

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le fiche collaborateur que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions  > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.

2. Recherchez le collaborateur et cochez sa case.

3. Sélectionnez Supprimer.