Ouvrir et fermer la vue d’ensemble du processus

Les procédures et politiques de fermeture varient d’une société à l’autre. Par conséquent, Sage Intacct est suffisamment flexible pour s’adapter à vos pratiques commerciales.

Avant de fermer les livres pour une période donnée, vous pouvez fermer les résumés de transactions individuelles dans :

• Comptes fournisseurs (CF)
• Comptes clients (CC)
• Dépenses (HD)

Vous pouvez également fermer les périodes dans Gestion de la trésorerie.

Lorsque vous fermez les livres pour une période donnée, Intacct ferme tous les résumés de transactions ouverts et la période de gestion de la trésorerie. Si vous devez modifier une période particulière ou un résumé dans l’une des applications suivantes, vous n’avez pas besoin de rouvrir tous les livres pour cette période. Vous pouvez rouvrir uniquement le livre auxiliaire de l’application dont vous avez besoin.

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Dépenses

• Gestion de la trésorerie

Par livre auxiliaire, nous entendons toutes les transactions dans une application donnée. Par exemple, dans Comptes fournisseurs, cela inclut les éléments suivants :

• Résumés des factures et des régularisations auxquels les utilisateurs peuvent accéder directement

• Transactions invisibles impliquant des paiements

• Transferts inter-entités

Supposons que vous ayez un personnel différent pour CF et CC. Votre procédure consiste à cesser de rédiger des chèques à l’approche de votre fermeture mensuelle, puis à fermer les livres des commis des CF. En parallèle, vous laissez les commis des CC libres de continuer à saisir les factures et les paiements. Fermez d’abord tous les livres, puis rouvrez CC. Pour rouvrir CC :

1. Atteindre Grand livre > Tout > livres > Ouvrir.

2. Dans la page Ouvrir des livres, sélectionnez l’icône Comptes clients ouverts case à cocher.

Vous pouvez Verrouiller les périodes clôturées, ce qui empêche leur réouverture ou leur modification (même avec des réglages).

Permissions

Les paramètres d’autorisation pour les activités d’ouverture et de fermeture dans les applications suivantes sont des cases à cocher distinctes.

• Grand livre : ouvrir et clôturer des livres

• Comptes fournisseurs : ouvrir et clôturer les résumés

• Comptes clients : ouvrir et clôturer les résumés

• Dépenses : ouvrir et clôturer les résumés

• Gestion de la trésorerie : ouvrir et clôturer les périodes

Par conséquent, vous pouvez attribuer différentes tâches à différentes personnes. Par exemple, vous pouvez attribuer au superviseur des comptes fournisseurs les permissions d’ouvrir et de fermer les résumés des comptes fournisseurs. Mais seul le responsable comptable est autorisé à ouvrir et fermer les livres dans le Grand livre.

Si cela est utile dans une entreprise autonome, ça l’est encore plus utile dans une structure partagée de plusieurs sociétés. Les utilisateurs de la société de niveau général contrôlent les entités directement à partir du niveau général. Par conséquent, ils n’ont pas besoin d’accéder directement aux entités pour fermer les livres ou les ouvrir. Plus précisément, ils peuvent ouvrir les livres pour toutes les entités ou une seule entité, et ouvrir des livres auxiliaires spécifiques dans les entités sélectionnées.

En d’autres termes, un utilisateur de premier niveau peut ouvrir un livre auxiliaire dans une entité pour le modifier sans exposer les autres livres auxiliaires de cette entité ou d’autres.

Pour ouvrir ou clôturer des livres, accédez à Grand livre > Tout > livres > Ouvrir ou Fermer.

Fermer les livres

Utilisez la page Fermer les livres pour sélectionner la période de fin pour laquelle vous souhaitez fermer les livres. Après la clôture des livres, vous ne pouvez plus comptabiliser de transactions dans aucune application pour une date antérieure à la période sélectionnée.

La clôture des livres est simplement un moyen d’empêcher les transactions d’être comptabilisées sur des périodes antérieures. Intacct conserve en permanence tous les détails de votre transaction. Par exemple, une fois que votre audit annuel est terminé et que les écritures de régularisation de l’audit sont comptabilisées, vous fermez les livres pour empêcher quiconque de comptabiliser des transactions supplémentaires pour l’exercice déjà vérifié. Si vous devez comptabiliser des écritures de régularisation après la clôture de vos livres, vous pouvez utiliser le journal de régularisation à tout moment.

La clôture d’un livre a toujours lieu à la fin du mois au cours duquel la période de rapport se termine. Si vous utilisez des périodes personnalisées, la période que vous sélectionnez pour Jusqu’à la fin de la période Il est possible que les livres ne soient pas clôturés le dernier jour de la période de référence.

Même si vous pouvez sélectionner n’importe quelle période de rapport personnalisée, la clôture d’un livre est toujours effectuée à la fin du mois. La période de rapport sélectionnée détermine le mois au cours duquel la clôture aura lieu. Par exemple, si vous sélectionnez une période de rapport personnalisée qui se termine le 26 novembre, les livres seront clôturés le 30 novembre.

Rechercher les périodes fermées

Si vous devez déterminer quels sont les mois ou périodes clôturés, ouvrez la plage Fermer les livres. Comme la clôture d’une période ferme toutes les périodes précédentes, il ne peut y avoir de livres non fermés avant la dernière date de clôture. Le Clôturer les livres de la société à partir de indique la date de la dernière clôture des livres de la société.

Si votre entreprise l’a inclus, vous pouvez également utiliser le Résumé Fermé par sur un tableau de bord pour voir quand les livres ont été fermés.

Pour les sociétés à entités multiples, sélectionnez l’entité qui vous intéresse pour afficher la dernière date de clôture.

Ouvrir des livres

Utilisez la page Ouvrir des livres pour ouvrir les livres d’une période déjà clôturée. Par exemple, si vous avez clôturé les livres par inadvertance ou si vous devez saisir une modification dans un livre fermé. Généralement, l’accès à la page Ouvrir des livres est strictement limité au responsable comptable, au contrôleur ou au directeur financier.

Pour réserver des écritures de régularisation à une période fermée, utilisez la commande Écritures de régularisation dans l’application Grand livre. Atteindre Grand livre > Coup monté > régularisation.

Vous pouvez ouvrir tous les livres ou uniquement les livres auxiliaires que vous souhaitez modifier. Par exemple, vous pouvez ouvrir les comptes fournisseurs si vous n’avez qu’une modification à faire d’un résumé de facture sans exposer les autres applications.

Pour ouvrir et fermer les résumés, accédez à la page Tout menu et sélectionnez Livre auxiliaire. Cette option est disponible dans les menus d’application suivants :

• Comptes fournisseurs
• Comptes clients
• Dépenses
• Dépenses du client

Fermer les résumés

Vous pouvez fermer tous les résumés d’une période ou procéder individuellement par nom de résumé, à condition que les livres soient toujours ouverts pour la période en question. Une fois qu’un résumé est fermé, vous ne pouvez pas comptabiliser de transactions sur ce résumé à moins de le rouvrir.

Lorsque vous fermez les résumés dans CF et CC, sélectionnez Jusqu’à la fin de la période pour fermer les résumés de facture et les résumés de régularisation. Pour clôturer une facture ou un résumé de régularisation spécifique, sélectionnez le résumé dans la Fermer le résumé liste déroulante.

Les résumés ouverts qui n’ont pas été fermés ne sont pas fermés automatiquement en même temps que les résumés d’une période ultérieure. Par exemple, supposons que vous ayez fermé les résumés de T1, mais pas de T2. Si vous fermez les résumés de T3, T2 reste ouvert.

Ouvrir des résumés

Vous pouvez ouvrir des résumés précédemment fermés par période ou par nom de résumé. Une fois le résumé ouvert, vous pouvez à nouveau comptabiliser des transactions dans ce résumé. Si vous avez ouvert un résumé fermé pour comptabiliser une seule transaction, n’oubliez pas de le refermer immédiatement afin que les utilisateurs ne puissent pas comptabiliser par inadvertance des transactions supplémentaires dans ce résumé.

Ouvrir et clôturer les périodes avec l’application > Tout > livre auxiliaire Options.

Périodes de clôture

Les périodes de clôture sont analogues aux résumés de clôture décrits précédemment, mais la gestion de trésorerie n’a pas de résumés. Par conséquent, vous fermez les périodes afin que les utilisateurs ne puissent pas créer ou modifier des transactions dans l’application Gestion de la trésorerie pour la période en question. Si vous devez modifier une période fermée, rouvrez-la d’abord via Gestion de la trésorerie > Tout > livre auxiliaire option de menu.

Vous pouvez fermer les périodes ouvertes de l’application Gestion de la trésorerie indépendamment des autres applications. Les livres de la période doivent être ouverts pour la période au cours de laquelle vous souhaitez fermer une période de gestion de la trésorerie.

Les périodes de gestion de la trésorerie ouvertes qui n’ont pas été fermées ne sont pas automatiquement fermées lorsque vous fermez une période ultérieure. Par exemple, vous avez clôturé la période pour le 1er trimestre, mais pas pour le 2e trimestre. Si vous clôturez la période pour T3, T2 reste ouvert.

Périodes ouvertes

Vous pouvez ouvrir des périodes fermées pour l’application Gestion de la trésorerie indépendamment des autres applications. Pour créer ou modifier des transactions dans l’application Gestion de la trésorerie, vous devez d’abord rouvrir les livres pour cette période. Vous pouvez ouvrir au moins une période en choisissant la valeur appropriée dans la Jusqu’à la fin de la période sur la page Périodes ouvertes.

Fermer les livres de l’année

La fermeture du Grand livre de l’année est un processus quasi identique à la fermeture d’une autre période.

Conditions préalables

Pour les exercices correspondant aux années civiles, la période de référence est créée pour vous. Pour les exercices qui fonctionnent dans une plage différente, commencez par créer la période de référence. Par exemple, si votre exercice se déroule de mars à février, créez une période de référence nommée « Exercice se terminant en 2022 » pour inclure la période complète. Pour créer une nouvelle période de référence, accédez à Grand livre > Coup monté > plus > périodes de référence.

Fermer les livres

1. Fermez toutes les transactions dans les livres auxiliaires de la période fin de l’année appropriée.
2. Si nécessaire, fermez les livres auxiliaires ou les résumés pour les applications suivantes :
   • Comptes fournisseurs
   • Comptes clients
   • Dépenses
   • Dépenses du client
   • Gestion de la trésorerie
3. Fermez les livres en utilisant la période de référence de fin d’année pour l’année que vous fermez.

Verrouiller les périodes clôturées

Vous pouvez verrouiller une période clôturée, ce qui empêche sa modification. Si une période clôturée est verrouillée, vous ne pouvez pas la rouvrir ni effectuer des régularisations.

Le verrouillage d’une période clôturée n’est pas définitif. Si vous devez saisir des régularisations pour une période verrouillée, vous pouvez la déverrouiller.

En savoir plus sur la procédure Verrouiller et déverrouiller les périodes clôturées.