Service d’importation : Établissements

Importez des informations de localisation dans Intacct à l’aide du service d’importation.

Le service d’importation vous aide à ajouter ou à mettre à jour de grands volumes de données en chargeant des fichiers. Les processus de création de nouvelles fiches et de mise à jour des fiches existantes sont des actions distinctes visant à éviter toute modification accidentelle. Le service comprend des outils de validation et de correction intégrés pour garantir l’exactitude de vos données avant l’importation.

Assurez-vous de disposer des permissions nécessaires pour la zone de données sélectionnée avant de commencer votre importation.

Planifier votre importation

Le service d’importation a séparé la création de nouvelles fiches et la mise à jour des fiches existantes. Ces actions d’importation distinctes nécessitent des informations différentes dans le fichier que vous importez dans Intacct.

Avant de commencer, décidez du type d’importation que vous allez effectuer.

• Créer de nouvelles fiches

  Lorsque vous créez de nouvelles fiches, vous devez inclure les données de champ obligatoires pour la zone d’importation. D’autres informations peuvent également être incluses avec votre importation, si nécessaire. Consultez le modèle de votre zone d’importation pour savoir quelles autres informations peuvent être ajoutées.

  En savoir plus sur le Créer processus.

• Mettre à jour les fiches existantes

  Lors de la mise à jour des fiches existantes, vous n’avez qu’à inclure le numéro de fiche unique et le ou les champs que vous souhaitez mettre à jour.

  En savoir plus sur le Mettre à jour processus et Voir un exemple.

Commencer avec un modèle

Intacct recommande de commencer avec un modèle pour votre importation. Il existe plusieurs façons de créer ou d’accéder à un modèle :

• Créer un modèle personnalisé à partir d’une liste exportée

• Utiliser un modèle de service d’importation

• Utiliser un modèle CSV

En savoir plus sur le Options du modèle de service d’importation.

Conventions de dénomination des emplacements dans un environnement multi-entités

Lors de l’affectation d’établissements à une transaction, les entités et les établissements apparaissent dans le menu déroulant. Si vous n’avez pas appliqué de convention de dénomination à vos noms d’entité et d’établissement, les utilisateurs ne sauront pas où comptabiliser une transaction de manière cohérente. Sage Intacct vous recommande de regrouper vos entités et vos établissements, comme vous l’avez utilisé pour votre plan comptable.

Par exemple, vous pouvez regrouper vos entités et emplacements dans un regroupement logique.

1. Nommez vos entités à l’aide du modèle :E<number>-<Location>, comme le montre le graphique ci-dessous.

2. Vous nommez ensuite vos emplacements à l’aide d’un numéro séquentiel associé à l’entité appropriée.

Par exemple :

• Nom de l’entité : E100-État de New York

• Noms d’emplacement :

  • 110-New York

  • 120-Buffalo

  • 130-Rochester

Lorsqu’un utilisateur comptabilise une transaction, la liste déroulante de l’établissement est organisée par ordre alphanumérique, les entités tombant naturellement au bas de la liste.

Champs non inclus dans le modèle du service d’importation

À deux champs de la Informations d’établissement ne sont pas disponibles dans le modèle pour l’importation :

• Le Imposable champ. Elle est sélectionnée par défaut.
• Le Régime d’imposition champ.

L’ajout des informations suivantes est facultatif :

• Coordonnées
• Informations de contact d’expédition

1. Saisir les données et inclure les champs obligatoires

Les données que vous saisissez dans votre fichier varient en fonction du type d’importation que vous effectuez.

Créer de nouvelles fiches : Pour importer de nouvelles fiches, assurez-vous que tous les champs obligatoires contiennent des données. Les fiches pour lesquelles les données de champ obligatoires sont manquantes doivent être mises à jour avant de pouvoir être importées dans Intacct. Vous pouvez mettre à jour les informations manquantes soit dans le fichier que vous avez chargé, soit directement dans l’interface utilisateur du service d’importation.

Tous les modèles d’importation contiennent des informations sur chaque champ de la zone d’importation, y compris les champs obligatoires.

Mettre à jour les fiches existantes : Pour mettre à jour une fiche, il vous suffit de renseigner le numéro de fiche, ainsi qu’un ou plusieurs champs spécifiques que vous modifiez dans votre fichier d’importation.

Champs obligatoires pour les importations d’emplacements

Le tableau suivant contient les champs obligatoires pour les importations d’établissements.

Nom du champ :	LOCATIONID
Nom du champ d’UI :	ID d’établissement
Type :	Caractère
Longueur :	20
Valeur par défaut :	Aucun
Valeurs valides :	Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances :	Aucun
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Non
Nom du champ :	NAME
Nom du champ d’UI :	Nom d’emplacement
Type :	Caractère
Longueur :	40
Valeur par défaut :	Aucun
Valeurs valides :	Quelconque; ne doit pas être vide.
Dépendances :	Aucun
Obligatoire :	Oui
Modifiable :	Oui

2. Charger votre fichier et cartographier vos données

Voici les étapes générales à suivre pour importer des fiches dans le service d’importation. En savoir plus sur Chargement de votre fichier et Mappage de vos données dans le service d’importation.

1. Atteindre > de la société Coup monté > Importer des données.

2. Accédez à la section Importer un espace de travail et sélectionnez Nouveau service d’importation.

3. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Choisir Créer en regard d’une importation dans une zone d’application pour ajouter de nouvelles informations à Intacct.

   • Choisir Mettre à jour à côté d’une importation dans une zone d’application pour mettre à jour les informations existantes dans Intacct,

   La mise à jour n’est disponible que pour certaines importations. Si aucun lien de mise à jour ne s’affiche en regard d’une importation, cela signifie que vous ne pouvez pas mettre à jour les fiches de cette zone à l’aide du service d’importation.

4. Glissez-déposez un fichier contenant ces informations dans l’espace de travail d’importation ou sélectionnez Charger le fichier pour utiliser l’explorateur de fichiers.

5. Vous pouvez également sélectionner l’onglet avec lequel vous souhaitez travailler en premier, sélectionner la zone dans laquelle effectuer l’importation, puis sélectionner Continuer.

   Cette option n’est disponible que si votre fichier comporte plusieurs onglets.

6. Le Mapper les champs La page s’ouvre. Sélectionnez l’icône Champs de destination pour vos données à l’aide des menus déroulants. Passez le curseur sur n’importe quel champ pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.

   Si vous ne souhaitez pas importer de colonnes d’informations entrantes dans Intacct, laissez la liste déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de chargement.

   Vérifiez toutes les correspondances de champs avant de continuer. Cela garantit que vos données vont vers les bons champs dans Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprendra davantage sur vos importations, les mappages deviendront plus automatiques.

7. Lorsque tous les champs entrants sont mis en correspondance avec les champs de destination, sélectionnez Continuer.

8. Vous pouvez également faire correspondre les valeurs de vos champs aux valeurs par défaut existantes dans Intacct en les sélectionnant dans le menu déroulant. Si aucun de vos champs n’a de valeur par défaut, cette étape est ignorée.

3. Validation et correction des données

Une fois vos champs mappés, le service d’importation valide les données et les charge dans une feuille de révision. Toutes les erreurs qui ont pu être rencontrées sont surlignées en rouge.

C’est l’occasion de corriger les erreurs avant d’importer dans Intacct. En fonction du nombre et de la complexité des erreurs, vous pouvez corriger les erreurs dans la feuille de révision ou annuler l’importation et corriger les erreurs dans votre fichier.

Vous pouvez importer des fichiers contenant des fiches valides et non valides. Toutefois, toute fiche comportant une erreur ne sera pas importée et sera déplacée vers une feuille d’erreurs distincte. À partir de là, vous pouvez soit corriger et réimporter les fiches, soit les supprimer.

Rechercher et corriger les erreurs

La fiche de révision du service d’importation contient des outils pour vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos fiches avant d’importer les données dans Intacct.

• Utilisez des filtres intégrés pour afficher uniquement les fiches non valides.
• Passez le curseur sur les cellules en surbrillance pour afficher les messages d’erreur.
• Corrigez les erreurs directement dans la feuille ou dans votre fichier source, puis chargez-les à nouveau si nécessaire.
• Utiliser Revalider pour vérifier les corrections avant l’importation.

En savoir plus sur Validation et correction des données dans le service d’importation.

4. Finaliser et importer

Une fois les erreurs résolues, sélectionnez Importation pour charger vos données dans Intacct.

Après avoir importé un fichier, vous pouvez vérifier son statut dans la Fichiers > Téléchargements disponibles dans l’espace de travail Importer. Dans cette zone, vous pouvez télécharger les données importées ou consulter le nom du fichier pour plus de détails sur l’importation. Cela vous permet de confirmer facilement que votre importation a réussi et d’accéder à vos données chaque fois que vous en avez besoin.