Changer les plans de mappage de compte inter-entités

Dans une société multi-entités partagée, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.

Vous pouvez configurer des comptes de transaction inter-entités (IET) pour toutes vos entités sur une page centrale. Tout d’abord, sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entités, soit de base, soit avancé. Le plan de base permet d’utiliser deux comptes par entité pour les transactions inter-entités. Le plan avancé permet d’utiliser quatre comptes par entité pour les transactions inter-entités.

Au fur et à mesure que votre société se développe, et avec elle, la complexité de vos relations inter-entités, vous pouvez passer du plan de base au plan avancé. Ou peut-être avez-vous hérité d’une configuration avancée et décidé de simplifier votre configuration en une configuration de base. Cependant, les plans Basic et Advanced s’excluent mutuellement, et votre configuration existante ne sera pas conservée lorsque vous passerez d’un plan à l’autre. Par conséquent, Sage Intacct recommande d’enregistrer votre configuration inter-entités en l’exportant vers un fichier CSV. Si vous décidez de changer de plan de mappage de comptes inter-entités à l’avenir, vous pouvez utiliser le fichier exporté pour réimporter votre configuration dans Sage Intacct. Vous pourrez également apporter des modifications à votre configuration inter-entités en modifiant le fichier CSV exporté et en le réimportant.

Changer les plans de mappage de comptes inter-entités implique les étapes principales suivantes :

1. Exportez votre configuration actuelle.
2. Sélectionnez le plan de mappage de compte inter-entités.
3. Réimportez votre configuration dans Sage Intacct.
4. Vérifiez les mappages de vos comptes inter-entités pour vous assurer qu’ils sont corrects.

Cette rubrique traite de la modification du plan de mappage de comptes inter-entités que vous souhaitez utiliser pour gérer les transactions de comptes inter-entités et suppose que les entités existent déjà. Pour savoir comment créer une entité, consultez Entités.

Pour gérer les entités, accédez à > de la société Coup monté Configuration > > Mappage de comptes inter-entités. Cliquez sur l’icône Éditer en haut de la page.

Exportez la configuration actuelle de votre compte de transactions inter-entités dans un fichier CSV

Avant de modifier la configuration de compte inter-entités, il est recommandé d’exporter la configuration à partir de la page Mappage de comptes inter-entités. L’exportation de votre configuration IET enregistre la configuration dans un fichier CSV. Vous pouvez enregistrer une copie du fichier CSV en tant qu’archive et en modifier une autre copie pour mettre à jour votre configuration. Vous pouvez réimporter le fichier après avoir enregistré vos modifications pour appliquer ces modifications à la page Mappage de comptes inter-entités.

1. Sur la page Mappage de comptes inter-entités, sélectionnez Éditer.
2. Choisir Modèle d’exportation.

   Un fichier CSV est téléchargé sur votre ordinateur.

3. Double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir et l’examiner, puis enregistrez-le.

Sélectionner le plan de mappage de compte inter-entités

Vous pouvez choisir parmi les plans de mappage de comptes inter-entités suivants :

• Basique. Le plan de mappage de comptes inter-entités de base vous permet de mapper les entités aux comptes utilisés pour comptabiliser les transactions inter-entités. Pour chaque entité, vous pouvez définir un compte débiteur et un compte créditeur communs afin d’enregistrer toutes les transactions inter-entités impliquant cette entité. Inutile de régler séparément les soldes entre les entités concernées, vous définissez un compte débiteur inter-entités (IER) et un compte créditeur inter-entités (IEP) par entité. Vous pouvez partager entre plusieurs entités un seul ensemble de comptes débiteurs et créditeurs inter-entités. Vous pouvez également régler ces comptes directement par le biais d’espèces ou de placements, selon vos besoins.

  Un exemple de plan de mappage de compte inter-entités de base est présenté ici :

  Plan de mappage de compte IET de base

  Entité	IER	IEP
  E100-US	1901 Compte débiteur inter-entités	2901 Compte fournisseur inter-entités
  E200-UK	1902 Compte débiteur inter-entités	2902 Compte fournisseur inter-entités
  E300-AUS	1903 Compte débiteur inter-entités	2903 Compte fournisseur inter-entités

• Avancé. Le plan de mappage de comptes inter-entités avancé vous permet de mapper des paires d’entités effectuant des transactions à deux comptes quatre maximum utilisés pour enregistrer les transactions inter-entités (IET). Cela permet une plus grande granularité dans le suivi de qui doit qui, afin que vous puissiez régler entre chaque paire d’entités individuellement, si nécessaire. Le plan avancé permet de mapper chaque entité à une combinaison de comptes directionnels qui enregistrent les comptes débiteurs et créditeurs inter-entités à l’aide de comptes distincts ou communs. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de comptes débiteur et créditeur (IER et IEP).

  Un exemple de plan de mappage de comptes inter-entités avancé est présenté ici :

  Plan de mappage de compte IET avancé

  Entité A	Entité B	Compte client inter-entités Entité A	Compte fournisseur inter-entités Entité A	Compte client inter-entités Entité B	Compte fournisseur inter-entités Entité B
  E100-US	E200-UK	1911 - Compte créditeur	2911 Compte créditeur	1921 - Compte créditeur	2921 Compte créditeur
  E100-US	E300-AUS	1912-Compte débiteur	2912 Compte créditeur	1931 Compte créditeur	2931 Compte créditeur
  E100-US	E400-CAN	1913 - Compte créditeur	2913 Compte créditeur	1941 Compte créditeur	2941 Compte créditeur
  E100-US	E500-MEX	1914 - Compte créditeur	2914 Compte créditeur	1951 Compte créditeur	2951 Compte créditeur
  E400-CAN	E500-MEX	1942 - Compte créditeur	2942 Compte créditeur	1952 Compte créditeur	2952 Compte créditeur

1. Ouvrir Abonnements (Société > Admin > Abonnements).
2. Sur la page Abonnements, sélectionnez Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
3. Faites défiler jusqu’à la section Mappage de comptes inter-entités et sélectionnez un plan de mappage de comptes inter-entités dans la liste déroulante : Basiqueou Avancé.

Importez la configuration de votre compte de transactions inter-entités à partir d’un fichier CSV

Vous pouvez importer votre configuration de compte de transactions inter-entités précédemment exportée à partir d’un fichier. Ceci est utile dans les cas où vous décidez de modifier votre plan de mappage de comptes inter-entités de basique à avancé, ou inversement.

Il est également utile pour effectuer des mises à jour en masse de la configuration actuelle de votre compte IET, par exemple en modifiant un certain nombre de comptes dans le fichier CSV, puis en enregistrant et en réimportant vos modifications dans Intacct.

1. Sur la page Mappage de comptes inter-entités, cliquez sur Éditer.
2. Cliquer Importation.

   La fenêtre Mappage de comptes inter-entités s’affiche.

3. Cliquer Choisir un fichieret recherchez le fichier CSV IET que vous souhaitez importer.

   Suivez les instructions d’importation de fichiers CSV présentées ici.

   Importer les informations sur la société : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans la Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse champ. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne sélectionnez pas l’icône Traiter hors ligne case à cocher. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

4. Cliquer Importation. Le processus d’importation peut prendre un certain temps.

   Une fois le fichier importé, une notification s’affiche pour indiquer si l’importation a réussi.

5. Cliquer Fait pour fermer la notification.

Examiner les comptes inter-entités

Sur la page Mappage de comptes inter-entités, vérifiez les comptes IET que vous avez importés. Vous pouvez comparer la liste des comptes IET au fichier CSV que vous avez importé.