Changer les plans de mappage de compte inter-entités

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau supérieur (niveau général). La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une seule fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter au travail au niveau de l’entité uniquement les utilisateurs et les membres de la liste de données principales tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.

Vous pouvez configurer des comptes de transaction inter-entités (IET) pour toutes vos entités sur une page centrale. Tout d’abord, sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entités, soit de base, soit avancé. Le Plan de base permet d’utiliser deux comptes par entité pour les transactions inter-entités. Le Plan avancé permet d’utiliser quatre comptes par entité pour les transactions inter-entités.

À mesure que votre société se développe, et avec elle, la complexité de vos relations inter-entités, vous pouvez passer du plan de base au plan avancé. Vous pouvez également avoir hérité d’une configuration avancée et décidé de simplifier votre configuration en configuration de base. Cependant, les plans Basique et Avancé s’excluent mutuellement, et votre configuration existante ne sera pas conservée lorsque vous passerez d’un plan à l’autre. Par conséquent, Sage Intacct recommande d’enregistrer votre configuration inter-entités en l’exportant vers un fichier CSV. Si vous décidez de changer de plan de mappage de comptes inter-entités à l’avenir, vous pouvez utiliser le fichier exporté pour réimporter votre configuration dans Sage Intacct. Vous pourrez également apporter des modifications à votre configuration inter-entités en modifiant le fichier CSV exporté et en le réimportant.

Changer les plans de mappage de comptes inter-entités implique les étapes principales suivantes :

  1. Exportez votre configuration actuelle.
  2. Sélectionner le plan de mappage de compte inter-entités.
  3. Réimportez votre configuration dans Sage Intacct.
  4. Vérifiez les mappages de vos comptes inter-entités pour vous assurer qu’ils sont corrects.

Cette rubrique traite de la modification du plan de mappage de comptes inter-entités que vous souhaitez utiliser pour gérer les transactions de comptes inter-entités et suppose que les entités existent déjà. Pour savoir comment créer une entité, consultez Entités.

Pour gérer des entités, accédez à Société > Mise en place Configuration > > le mappage des compte inter-entité. Cliquez sur l’icône Modifier en haut de la page.

Exportez la configuration actuelle de votre compte IET dans un fichier CSV

Une bonne pratique avant de modifier votre configuration de compte inter-entités consiste à exporter la configuration depuis la page Mappage de comptes inter-entités. L’exportation de votre configuration de transactions inter-entités enregistre la configuration dans un fichier CSV. Vous pouvez enregistrer une copie du fichier CSV en tant qu’archive et en modifier une autre pour mettre à jour votre configuration. Vous pouvez réimporter le fichier après avoir enregistré vos modifications pour appliquer ces modifications à la page Mappage de comptes inter-entités.

Abonnement Société
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Mappage de comptes inter-entités : Afficher et modifier
  1. Sur la page Mappage de comptes inter-entités, sélectionnez Modifier.
  2. Sélectionnez Modèle d’exportation.

    Un fichier CSV est téléchargé sur votre ordinateur.

  3. Double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir et l’examiner, puis enregistrez-le.

Sélectionner le plan de mappage de compte inter-entités

Vous pouvez choisir parmi les plans de mappage de comptes inter-entités suivants :

  • Basic. Le plan de mappage de base des comptes inter-entités vous permet de mapper les entités aux comptes utilisés pour comptabiliser les transactions inter-entités (IET). Pour chaque entité, vous pouvez définir un compte client et un compte fournisseur communs afin de fiche toutes les transactions inter-entité impliquant ce entité. Nul besoin de régler séparément les soldes entre les entités concernées, vous définissez un compte client inter-entités (IER) et un compte fournisseur inter-entités (IEP) par entité. Vous pouvez partager entre plusieurs entités un seul ensemble de comptes débiteurs et créditeurs inter-entités. Vous pouvez également régler ces comptes directement par le biais d’espèces comptant ou d’investissements, selon vos besoins.

    Voici un exemple de plan de mappage de compte inter-entité de base :

    Plan de mappage de base des comptes de transactions inter-entités

    Entité

    IER

    IEP

    E100-US

    1901 Compte client inter-entités

    2901 Compte fournisseur inter-entités

    E200-UK

    1902 Compte client inter-entités

    2902 Compte fournisseur inter-entités

    E300-AUS

    1903 Compte client inter-entités

    2903 Compte fournisseur inter-entités

  • Avancé. Le plan de mappage des compte inter-entité avancé vous permet de mapper des paires d’entités effectuant des transactions à deux comptes maximum utilisés pour fiche les transactions inter-entité (IET). Comme cela offre une meilleure granularité dans le suivi du « qui doit à qui », vous pouvez effectuer un règlement entre chaque paire d’entités individuellement, si nécessaire. Le plan avancé permet de mapper chaque entité à une combinaison de comptes directionnels qui fiche les comptes débiteurs et créditeurs inter-entités à l’aide de comptes distincts ou communs. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de comptes débiteurs et créditeurs (IER et IEP).

    Voici un exemple de plan de mappage de compte inter-entité avancé :

    Plan de mappage de compte de transaction inter-entités avancé

    Entité A

    Entité B

    Compte client inter-entités Entité A

    Compte fournisseur inter-entités Entité A

    Compte client inter-entités Entité B

    Compte fournisseur inter-entités Entité B

    E100-US

    E200-UK

    1911 - Compte créditeur

    2911 - Compte fournisseur

    1921 - Compte créditeur

    2921 - Compte fournisseur

    E100-US

    E300-AUS

    1912-Compte débiteur

    2912 - Compte fournisseur

    1931 - Compte créditeur

    2931 - Compte fournisseur

    E100-US

    E400-CAN

    1913 - Compte créditeur

    2913 - Compte créditeur

    1941 - Compte créditeur

    2941 - Compte fournisseur

    E100-US

    E500-MEX

    1914 - Compte créditeur

    2914 - Compte fournisseur

    1951 - Compte créditeur

    2951 - Compte fournisseur

    E400-CAN

    E500-MEX

    1942 - Compte créditeur

    2942 - Compte fournisseur

    1952 - Compte créditeur

    2952 - Compte fournisseur

Pour une nouvelle société, le plan par défaut est Basique.
  1. Ouvrir Abonnements (Société > Admin > Abonnements).
  2. Sur la page Abonnements, sélectionnez Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
  3. Faites défiler jusqu’à la section Mappage de compte inter-entité et sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entité dans la liste déroulante : Basiqueou Avancé.

Importez la configuration de votre compte IET à partir d’un fichier CSV

Vous pouvez importer votre configuration de compte de transactions inter-entités précédemment exportée à partir d’un fichier. Cela est utile dans les cas où vous décidez de modifier votre plan de mappage de comptes inter-entités de basique à avancé, ou l’inverse.

Il est également utile pour effectuer des mises à jour en masse de la configuration actuelle de votre compte IET, par exemple en modifiant un numéro de comptes dans le fichier CSV, puis en enregistrant et en réimportant vos modifications dans Intacct.

Préparer un fichier CSV pour importation

Lorsque vous téléchargez un modèle, celui-ci contient déjà les bons en-têtes. Il vous suffit de remplir les colonnes avec vos données, de les enregistrer sous forme de fichier CSV et de charger le fichier.

Les titres d’en-tête du modèle que vous téléchargez correspondent aux champs d’Intacct. Des titres d’en-tête incorrects entraîneront une erreur de chargement.

Pour en savoir plus sur le processus de chargement du fichier CSV, y compris les bonnes pratiques, les erreurs courantes et la façon de charger votre fichier CSV, voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV.

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Permissions

  • Liste de contrôle de configuration de la société : Exécuter

  • Mappage de comptes inter-entités : Afficher et modifier
  1. Sur la page Mappage de comptes inter-entités, cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Importer.

    La fenêtre Mappage de comptes inter-entités s’affiche.

  3. Cliquez sur Choisir un fichieret recherchez le fichier CSV de transactions inter-entités que vous souhaitez importer.

    Suivez les instructions d’importation de fichiers CSV présentées ici.

    Importer les descriptions des options de fichier
    OptionDescription

    Parcourir

    Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.

    Format de date

    Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.

    Encodage de fichier

    Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.

    Traiter hors ligne

    Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne.

    Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.

    Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse

    Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,).

    Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

  4. Cliquez sur Importer. Le processus d’importation peut prendre un certain temps.

    Lorsque le fichier a été importé, une notification s’affiche pour indiquer si l’importation a réussi.

  5. Cliquez sur Terminé pour fermer la notification.

Éviter les erreurs d’importation courantes

Intacct recommande de suivre ces instructions pour éviter les erreurs d’importation.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez toutes les cellules.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les cellules et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Texte, puis OK.
  4. Enregistrez le fichier.

Le format de date court est formaté comme suit : 15/3/2021

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une colonne de dates.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne et sélectionnez Mettre en forme les cellules.
  3. Dans l’onglet Nombre, sélectionnez Date et sélectionnez le format de date court.
  4. Enregistrez le fichier.

Bien que les espaces dans les champs Mémo soient autorisés, assurez-vous de ne laisser aucun espace au début ou à la fin de chaque champ (pas seulement les mémos). Les espaces de début et de fin peuvent engendrer des erreurs d’importation. Pour tous les autres champs, supprimez les espaces superflus au début ou à la fin des données.

Dans Microsoft Excel :

  1. Sélectionnez une plage de cellules.
  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Édition, sélectionnez Rechercher et sélectionner, puis Remplacer.
  3. Dans la zone Rechercher quoi, saisissez une espace. Laissez la case Remplacer par vide.
  4. Sélectionnez Tout remplacer. Une invite s’ouvre pour vous indiquer le nombre d’espaces supprimés.
  5. Enregistrez le fichier.

Les virgules sont utilisées pour séparer les champs dans les fichiers CSV.

Pour éviter que les données ne soient insérées dans les mauvaises colonnes, évitez d’utiliser des virgules dans les champs numériques et de texte.

Si vous devez inclure une virgule dans un champ de texte, ajoutez toujours des guillemets au début et à la fin, par exemple : "Smith, John".

Les en-têtes de votre fichier CSV doivent correspondre au modèle en tout point, y compris l’orthographe, les majuscules et l’espacement. La moindre modification (telle que l’ajout d’un espace ou une différence de casse) conduira à un échec d’importation. Utilisez toujours le modèle officiel fourni par Sage Intacct.

Les champs d’identifiant doivent contenir des références exactes aux clients ou aux fournisseurs.

Les champs d’identifiant doivent correspondre en tout point, y compris les majuscules. Par exemple : ven100 et VEN100 ne correspondent pas.

Saisissez l’identifiant exactement tel qu’il apparaît dans Intacct, sous peine d’associer des transactions à un fournisseur ou un client erroné ou de provoquer une erreur de chargement.

Si vous faites référence à un fournisseur, un client, des conditions de paiement, un budget, etc. dans un fichier CSV, tout ce à quoi vous faites référence doit déjà exister dans Intacct.

Par exemple, si vous chargez des transactions pour un fournisseur, ce fournisseur doit déjà exister dans Intacct avant de commencer le chargement. Si le fournisseur n’existe pas, le chargement échouera.

Cela ne s’applique pas lors de la création de nouveaux clients ou fournisseurs à l’aide du processus d’importation.

Pour plus d’informations sur la numérotation correcte des éléments, voir la section Importation CSV : Exemples de numéros de ligne.

Les champs contenant des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux) doivent commencer par une majuscule. Par exemple : Vrai et non VRAI ou vrai. La casse doit être identique pour les identifiants, et les entrée prédéfinies doivent commencer par une majuscule.

Si votre modèle d’importation contient un champ de pays, par exemple pour une adresse, assurez-vous que ce champ contient une écriture.

Si votre société a activé les codes de pays ISO, vous devez indiquer le code de pays dans le champ de pays de chaque fiche. Si vous n’êtes pas sûr que les codes ISO sont activés, demandez à votre administrateur ou réalisez un test d’importation pour confirmer le format requis.

Examiner les comptes inter-entités

Sur la page Mappage de comptes inter-entités, vérifiez les comptes de transactions inter-entités que vous avez importés. Vous pouvez comparer la liste des comptes IET au fichier CSV que vous avez importé.