Configurer plusieurs devises

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau supérieur (niveau général). La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une seule fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter au travail au niveau de l’entité uniquement les utilisateurs et les membres de la liste de données principales tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Certaines sociétés multi-entités peuvent bénéficier de plusieurs devise de tenue de compte. Si votre société possède des entités qui opèrent dans différentes devises, vous devez activer plusieurs devises de tenue de compte. La sélection de cette option dans Gestion multi-entités permet à chaque entité de votre société d’opérer dans une devise de tenue de compte différente. Par exemple, si votre société doit exploiter une entité en USD et une autre entité en CAD, vous devez activer plusieurs devises de tenue de compte dans votre société.

Utilisez la consolidation ou la consolidation avancée de la propriété pour consolider les données financières et exécuter des rapports financiers dans une seule devise.

Il peut être utile de consulter d’abord les informations dans Données privées et restreintes dans des sociétés multi-entités et Données privées et restreintes.

Les principales étapes de configuration de plusieurs devises sont les suivantes :

• Créer un compte d’arrondi du Grand livre.
• Configurer les devises de transaction.
• Attribuez une devise à chaque compte bancaire.
• Sélectionnez l’option de devise étrangère par application.
• Définissez la devise de tenue de compte de chaque entité.

Activer la gestion multi-devises

Activez l’abonnement multi-devises sur la page de configuration du Grand livre.

1. Aller à Grand livre >Mise en place > Configuration.
2. Sur la page de configuration du Grand livre, faites défiler vers le bas jusqu’à Gestion multi-devises.
3. Sélectionnez Activer l’abonnement multi-devises.

En cochant cette case, les options multidevises sont activées dans les autres applications et les options de la société pour la gestion des devises et des taux de change s’affichent dans le menu Configuration de la société.

Les autres applications qui prennent en charge le mode multidevises sont les suivantes :

• Comptes fournisseurs

• Comptes clients

• Gestion de la trésorerie

• Ventes

• Achats

• Dépenses

Créer un compte d’arrondi du Grand livre

Créez un compte d’arrondi du Grand livre sous la section Gestion multidevise de la page Configuration du Grand livre. Le compte d’arrondi est utilisé lors de l’importation journal écritures, si la conversion au devise de tenue de compte entraîne une erreur d’arrondi.

1. Sur la page Configuration du grand livre, faites défiler vers le bas jusqu’à Gestion multidevises.
2. Recherchez le Compte d’arrondi .
3. Configurez un compte du grand livre d’arrondi comme décrit ici :

Créez ou sélectionnez un compte de dépenses à utiliser pour enregistrer les différences d’arrondi lors de l’importation des écritures de journal. Ce compte d’arrondi permet de préserver l’équilibre des débits et des crédits, dans le cas où l’arrondi des montants de la devise de tenue de compte entraînerait une différence mineure entre les débits et les crédits (généralement, un centime).

Voici comment cela fonctionne :

1. Lors de l’importation des écritures de journal, les montants de transaction sont convertis dans la devise de tenue de compte et arrondis conformément à ce type de devise.
2. Si le processus d’arrondi entraîne un déséquilibre entre les débits et les crédits, Intacct tente d’équilibrer automatiquement les éléments de débit et de crédit.
3. En cas de différence mineure (généralement, un centime) qu’il est impossible de répartir entre les éléments, cette différence est ajoutée en tant que débit ou crédit au compte d’arrondi.

Si une écriture d’arrondi est nécessaire, elle apparaît dans l’écriture de journal chargée dans la section Écritures d’équilibrage automatique au bas de la page.

Configurer les devises de transaction

Les devises de transaction sont utilisées pour les transactions au sein d’une société multi-entités. Pour chaque devise de transaction que vous définissez, sélectionnez le format d’affichage en fonction du code ISO de cette devise.

1. Aller à Société >Configuration > multi-devise et sélectionnez Devises de transaction.
2. Sur la page Devises de transaction, sélectionnez Ajouter.

3. Dans la section Devise, sélectionnez l’icône Code de devise puis sélectionnez la devise de votre choix.

   Les champs de la section Format indiquent le format de la devise que vous avez sélectionnée. Vous pouvez personnaliser le format de la devise en sélectionnant l’icône Format de devise déroulante et en sélectionnant Personnalisé.

   Pour plus d’informations sur les devises prises en charge, consultez Devises prises en charge.

4. Répétez ces étapes pour chaque devise de transaction dont vous avez besoin. En savoir plus sur Devises de transaction.

Attribuez une devise à chaque compte bancaire

Pour chaque compte bancaire défini dans Sage Intacct, attribuez une devise par défaut.

Pour en savoir plus sur la configuration des comptes courants dans Sage Intacct, consultez Créer un compte courant.

1. Pour afficher la liste de vos comptes courants, accédez à Gestion de la trésorerie > tout/Mise en place > comptes, puis cliquez sur Chèque ou Économies.
2. Dans la liste, cliquez sur Modifier en regard du compte bancaire auquel vous souhaitez attribuer une devise.
3. Sur la page Informations sur le compte courant, recherchez la liste déroulante Devise.
4. Dans la liste déroulante Devise, sélectionnez la devise que vous souhaitez affecter à ce compte bancaire.
5. Enregistrez vos modifications et répétez ces étapes pour tous les autres comptes bancaires.

Sélectionnez l’option de devise étrangère par application

Vous pouvez définir des options de transaction en devises étrangères par application. Par exemple, vous pouvez activer les transactions en devises étrangères dans Comptes fournisseurs, et non dans Comptes clients. Utilisez la page Abonnements pour configurer les transactions en devises étrangères pour chaque application que vous prévoyez d’utiliser avec votre société multi-devises et multi-entités.

Sélectionnez ce qui suit :

• Option de devises étrangères pour toutes les applications pertinentes
• Type de taux de change

Les champs suivants apparaissent dans les transactions après l’activation des devises étrangères :

• Devise de transaction
• Date de taux de change
• Type de taux de change (généralement le taux de change journalier Intacct)
• Taux de change (généré automatiquement)
• Montant en devise de transaction
• Devise de tenue de compte, Devise de tenue de compte pour l’entité

1. Aller à Société > Administrateur > Abonnements. Cliquez sur le nom de l’application, puis sur Configurer.
2. Pour chaque application pour laquelle vous souhaitez activer l’utilisation de devises étrangères, sélectionnez l’option appropriée.

Application	Option de devise étrangère
Comptes fournisseurs	Activer la fonctionnalité >Activer la création, la modification et la suppression de factures fournisseurs en devises étrangères
Comptes clients	Activer la fonctionnalité >Activer la création d’avances en devises étrangères et activer la création, la modification et la suppression de factures et régularisations en devises étrangères
Grand livre	Paramètres de comptabilité >Activer l’abonnement multi-devises
Ventes	Général configuration > Activer la fonctionnalité >Devises étrangères
Achats	Général configuration > Activer la fonctionnalité >Devises étrangères
Dépenses	> multi-devise Activer les rapports de dépenses en devises étrangères

Configurer plusieurs devises de tenue de compte

Lorsque vous activez plusieurs devises de tenue de compte, vous pouvez définir une devise d’approbation de la valeur pour les transactions d’achat et Rapports de dépenses. Une devise d’approbation de la valeur permet à Sage Intacct de convertir la devise de transaction dans une devise commune. Cette devise commune sert à évaluer les seuils de approbation transaction et à déterminer si une transaction doit approbation.

Pour définir une devise d’approbation de la valeur, sélectionnez une devise dans le menu déroulant. Seules les devises que vous activez dans Sage Intacct peuvent être sélectionnées.

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

2. Sur la page Abonnements, sélectionnez Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
3. Dans la section Préférences d’entité, sélectionnez Activez les devises de tenue de compte multiples.
4. Dans la section Devise d’approbation de la valeur, sélectionnez une Devise d’approbation de la valeur dans la liste déroulante.

Définir la devise de tenue de compte de chaque entité

Définissez la devise de tenue de compte de chaque entité, comme décrit dans la procédure suivante. En savoir plus à propos des champs de la page Configuration de la devise et du format.

1. Aller à Société > Tous > configurer > la configuration > les entités.
2. Sélectionnez Ajouter pour créer une nouvelle entité.

   Vous pouvez également sélectionner Modifier Modifier une entité qui a été récemment créée et qui n’a aucune transaction.

3. Dans le Comptabilité , sélectionnez la Devise de tenue de compte liste déroulant et sélectionnez le devise que vous souhaitez utiliser comme base.

   Si votre devise n’est pas définie, reportez-vous à la section Ajouter, modifier et afficher des devises de transaction pour plus de détails sur la définition d’une devise dans Sage Intacct.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Créer une autre entité et poursuivre la configuration

Continuez à configurer vos multiples entités de devise de tenue de compte en créant d’autres entités et en répétant les procédures décrites ici.

Pour chaque entité que vous créez, répétez les étapes suivantes :

1. Créer un compte d’arrondi du Grand livre.
2. Configurer les devises de transaction.
3. Attribuez une devise à chaque compte bancaire.
4. Sélectionnez l’option Devise étrangère.
5. Définissez la devise de tenue de compte de chaque entité.

Créer une autre entité

Créez d’autres entités comme décrit dans Ajouter une entité à votre société.

Passer à une autre entité

Vous pouvez passer d’une entité à une autre à partir du niveau général sans avoir à vous reconnecter ou à vous déconnecter.

Vous pouvez changer d’entité en procédant comme suit :

• Dans la liste de niveau général : Sélectionnez l’icône Niveau général liste déroulantes et choisissez le entité que vous souhaitez changer.
• Dans la liste Entités : Recherchez la ligne contenant l’entité à laquelle vous souhaitez accéder, puis sélectionnez Passer à l’entité sur cette ligne.
• Dans le menu de navigation de gauche : Sélectionnez Société > Mise en place > Entités puis choisissez l’entité à laquelle vous souhaitez accéder.

L’entité s’ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Le nom de l’entité est indiqué en haut de la page, juste avant le niveau général.