Aperçu des sociétés multi-entités

Dans une société partagée multi-entités, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.

Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau supérieur (niveau général). La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une seule fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.

Les administrateurs peuvent également limiter au travail au niveau de l’entité uniquement les utilisateurs et les membres de la liste de données principales tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même limiter les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.

Un exemple de société partagée multi-entités est une société de gestion immobilière. Une entité représente le siège social de la société et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.

Utilisez la page Gestion multi-entités pour gérer votre société multi-entités.

Niveau général et niveau de l'entité

Vous utilisez l’option niveau général d’une société multi-entités partagée pour travailler avec des données partagées telles que les utilisateurs, les clients, les fournisseurs et les comptes. Le niveau général est celui où les utilisateurs créent, modifient et gèrent des objets partagés entre les entités de la société. Vous pouvez saisir des transactions au niveau général et sélectionner les entités ou emplacements où vous souhaitez les comptabiliser. Intacct filtre automatiquement la liste des entités pour celles auxquelles vous pouvez accéder.

Par exemple, si vous pouvez accéder aux entités Californie et Australie, vous pouvez saisir des transactions au niveau général pour la Californie et l’Australie.

Une entité n’a aucune visibilité sur les autres entités.

Transactions inter-entités

Dans les sociétés multi-entités, il est courant qu’une entité ait des transactions avec une autre entité au sein de la même société. C’est ce qu’on appelle une transaction inter-entités (IET). Pour activer ces transactions, vous devez d’abord configurer des relations de mappage de comptes inter-entités à l’aide de la page Mappage de comptes inter-entités (Société > Mise en place > Configuration > Paramètres de comptes inter-entités >Mappage de comptes inter-entités).

Pour plus de détails, reportez-vous à la section Plans de mappage de comptes inter-entités.

Lorsque des transactions inter-entités sont générées

Les transactions inter-entités peuvent être générées lorsque :

Vous souhaitez suivre le moment où une entité paie des factures fournisseurs pour le compte d’une autre entité.
Le niveau général est utilisé pour payer une facture fournisseur dont le coût est ventilé entre plusieurs entités.
Vous envoyez de l’argent d’une entité à une autre sous forme de prêt.
Percevoir des revenus auprès des clients pour le compte d’une facture d’une autre entité.
Deux entités ont un accord de partage des revenus.
Une entité vend des stocks appartenant à une autre entité.

Se connecter

La connexion à un environnement multi-entités partagé amène l’utilisateur au niveau général. Les utilisateurs qui sont limités à une seule entité se rendent directement à cette entité lors de la connexion. Lorsqu’ils se connectent au niveau général, les utilisateurs peuvent afficher et changer les entités auxquelles ils ont obtenu permissions.

Les administrateurs peuvent autoriser des utilisateurs individuels à accéder au niveau général en sélectionnant Activer l’accès au niveau général dans l’onglet Entités de l’utilisateur de la page Informations sur l’utilisateur. Tous les utilisateurs restreints à deux entités ou plus peuvent accéder au niveau général par défaut. Les utilisateurs restreints à une seule entité peuvent toujours accéder au niveau général tant que Activer l’accès au niveau général est sélectionnée pour cet utilisateur.

En savoir plus sur Naviguer dans une société multi-entités.

Accès aux entités

Lorsque vous vous connectez au niveau général d’une société multi-entités partagée, un menu déroulant Entité s’affiche dans la zone d’en-tête, en regard du nom de la société. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’entité souhaitée.

Lorsque vous changer un entité, le entité s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur, ce qui facilite le déplacement entre les entités. Vous pouvez passer d’une entité à une autre sans vous connecter et vous déconnecter à chaque fois.

Les utilisateurs travaillant au niveau de l’entité saisissent des transactions et exécutent des rapports au niveau de l’entité. Vous pouvez également Limiter les utilisateurs au niveau général uniquement si cela est compatible avec les besoins de votre entreprise. Si vous limitez les utilisateurs au niveau général uniquement, ils ne verront pas le menu déroulant de l’entité.

Ajout d’entités

Certaines sociétés Intacct n’ont qu’une seule entité, représentant une seule entité juridique. Par exemple, si votre société exerce ses activités dans une seule devise avec une seule entité fiscale, vous avez probablement défini une seule entité pour votre société Intacct.

Envisagez de définir plus d’entités si votre société a plusieurs entités juridiques ou effectue des transactions dans plusieurs devises et juridictions fiscales.

Le fait d’avoir un niveau général vous permet d’ajouter des entités à votre société, ce qui vous offre une plus grande flexibilité pour répondre aux besoins croissants de votre entreprise.

Une société qui a commencé avec une seule entité et qui s’est ensuite développée peut être un bon candidat pour une autre entité.

Il est facile d’ajouter une nouvelle entité à votre société. Cela peut entraîner des frais supplémentaires.

En savoir plus sur Ajout d’une entité et Gestion d’entités.

Accès aux données

Seules les données partagées peuvent être utilisées pour les transactions inter-entités. L’accès aux données est basé sur les bonnes autorisations.

Intacct classe les données comme partagées, restreintes et privées :

Partagé Les données sont visibles par toutes les entités
Restreint Les données sont visibles par une ou plusieurs entités
Privé Les données sont visibles par une seule entité

Le niveau général a accès aux données partagées, restreintes et privées. Les données partagées ne peuvent être modifiées ou supprimées qu’au niveau général. Les utilisateurs qui accèdent directement à une entité ne peuvent afficher que les données partagées, ils ne peuvent pas les modifier.

Par exemple, vous ne pouvez pas payer une facture fournisseur créée au niveau de l’entité avec un compte bancaire spécifique à une entité qui serait lié à une autre entité. De même, une facture créée au niveau de l’entité ne peut pas recevoir de paiement d’une autre entité sur un compte bancaire réservé à l’entité.

Dans tous les cas, les utilisateurs ne peuvent afficher les données que pour les entités auxquelles ils ont accès. Les utilisateurs non restreints voient les données de toutes les entités. Toutefois, les utilisateurs qui sont restreints au niveau des entités ne voient les données que pour les entités auxquelles ils ont accès. Découvrez comment Limiter les utilisateurs à certaines entités.

Lorsque vous accédez à la liste depuis le niveau général, vous ne voyez initialement que les fiches créées au niveau général. Pour afficher les fiches créées au sein des entités, sélectionnez Filtres, puis Inclure les fiches de l’entité. Sélectionnez Appliquer pour mettre à jour le filtre.

Données d’entité privée accessibles depuis le niveau général

Dans les sociétés multi-entités partagées, les listes de transactions au niveau des entités incluent les transactions créées au niveau général et marquées comme associées à votre entité. Pour voir les transactions créées au niveau général pour votre entité, sélectionnez Inclure les transactions de niveau général en haut de la liste.

Certaines listes autorisent automatiquement l’accès aux données privées de l’entité à partir du niveau général d’une société multi-entités partagée. D’autres listes permettent d’accéder aux données privées de l’entité uniquement lorsque vous sélectionnez un bouton bascule. Les données de toute autre liste non décrite ici nécessitent de basculer vers l’entité pour accéder aux données privées de l’entité.

Listes de données principales

Les fiches de données principales sont disponibles dans toutes les entités. Une bonne pratique consiste à définir les fiches de données principales au niveau général, avec des restrictions et des contrôles si nécessaire. Définissez les fiches principales au entité uniquement lorsque cela est nécessaire, car certaines limitations nécessitent d’accéder au niveau de l'entité.

Lorsqu’elles sont créées dans une entité particulière, les fiches de données principales ne sont disponibles que dans cette entité. Les exemples incluent les articles, les contrats, les projets et les collaborateurs. Lorsque vous travaillez au niveau général, sélectionner Inclure privé active l’affichage des fiches créées au niveau de l’entité.

Les comptes du Grand livre n’ont pas de restrictions au niveau de l’entité, de sorte qu’ils doivent être configurés au niveau général.

Abonnements pour les sociétés multi-entités

Si votre société possède plusieurs entités, vous pouvez bénéficier d’abonnements Sage Intacct qui offrent des fonctionnalités supplémentaires. Certains abonnements entraînent des frais supplémentaires.