Modèles récurrents – Ventes

Un modèle récurrent contient l’en-tête de transaction, les détails de l’élément de ligne et les informations de planification récurrente que le système utilise pour créer une transaction récurrente. La liste des modèles récurrents est l’endroit central où travailler avec des modèles récurrents.

Créer un nouveau modèle récurrent

Lorsque vous créez un modèle récurrent, vous commencez avec un modèle vierge. Dans le modèle, vous allez définir les informations d’en-tête requises, au moins un élément et les données de tarification. Les transactions créées à partir de ce modèle récurrent seront les premières transactions de n’importe quel flux de travail (car elles ne sont pas converties à partir de transactions existantes).

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité de transaction et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Transactions récurrentes.

2. De la Type de document liste déroulante Sélectionnez le type de transaction à créer à partir du modèle récurrent, puis sélectionnez Postuler.

   Le système actualise la page pour changer le titre en Récurrent <transaction name=""> et affiche les champs que vous utiliserez pour définir le modèle de transaction.</transaction>

3. Entrez les informations souhaitées dans les champs appropriés. Remplissez au minimum les champs d’en-tête requis et ajoutez au moins un élément pour enregistrer le modèle. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Transaction pour plus de détails sur chaque champ.

4. Pour un modèle de vente récurrente avec une définition de transaction configurée pour Activer le traitement des paiements, sélectionnez l’icône Paiement Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez les données dans les champs applicables. Voir le Description des champs de l’onglet Paiement pour plus de détails sur chaque champ.

5. Sélectionnez l’icône Horaire et entrez les informations suivantes :

   1. Date de mise en œuvre : La date à laquelle le modèle récurrent doit commencer.
   2. Répétitions, Tous les : Fréquence à laquelle la transaction récurrente doit être créée.
   3. Fin : Quand arrêter l’horaire.

   Voir le Descriptions des champs de l’onglet Planification pour plus de détails sur chaque champ.

6. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système valide le modèle par rapport aux paramètres de configuration. Toute donnée obligatoire mais manquante entraînera un ou plusieurs messages d’erreur. Si tel est le cas, corrigez les données indiquées dans les messages d’erreur, puis enregistrez le modèle.

   L’enregistrement d’un modèle récurrent n’a aucun impact sur le GL. Modèles récurrents qui créent une transaction qui est validée (par exemple, une facture de vente) et comptabilisée à la date d’exécution planifiée (si l’exécution réussit).

Créer un modèle récurrent par conversion d’élément de campagne

La conversion par ligne vous permet de définir certains éléments pour qu’ils soient récurrents, tels que les licences et la maintenance, tout en laissant les autres éléments dans leur statut initial d’ordre unique. Pour convertir des transactions par ligne, sélectionnez Activer la conversion d’article de campagne dans la définition de transaction pour le type de transaction. En savoir plus sur Définitions des transactions de Ventes.

Lorsqu’une transaction est ouverte, vous pouvez créer un modèle récurrent à partir d’un élément. Il suffit d’y fixer un Horaire récurrent À chaque élément de campagne que vous convertissez et attribuez un type de transaction récurrente. La validation de la transaction en cours crée automatiquement un modèle récurrent pour chaque élément de campagne ou groupe de postes converti. Vous pouvez ensuite modifier les modèles récurrents selon vos besoins.

Les postes sont regroupés en fonction du calendrier récurrent sélectionné pour chaque élément. Par exemple, si vous sélectionnez l’horaire récurrent « bimestriel » pour deux postes et le calendrier récurrent « trimestriel » pour trois postes, Sage Intacct créera deux modèles récurrents : Un pour deux articles avec l’horaire récurrent « bimestriel » et un pour trois articles avec l’horaire récurrent « trimestriel ».

Après avoir créé un modèle récurrent, vous pouvez ajouter des éléments au modèle à partir d’autres commandes de vente. Vous utiliserez le même processus de conversion par ligne avec un autre ensemble de champs. Voir Ajouter un élément de campagne à un modèle récurrent existant pour plus de détails.

1. Accédez à Ventes > Tous > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.

2. Localisez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez Convertir par ligne.

   La transaction s’affiche en mode Modification et contient des champs supplémentaires pour ID du contrat de vente et Description du contrat de vente dans la transaction en-tête. Si les éléments font partie d’un contrat, utilisez ces champs pour ajouter des informations de référence de contrat afin de vous aider à identifier les transactions créées à partir du modèle récurrent.

3. Modifiez les détails de la transaction comme vous le souhaitez.

   Toutes les modifications seront enregistrées dans la transaction en cours de conversion.

4. Sélectionnez l’élément de campagne que vous souhaitez convertir, puis Afficher les détails.

   L' Détails des inscriptions affiche un Convertir par ligne section.

5. Dans le Créer un modèle récurrent champ, sélectionnez Créer manuellement un modèle.
6. Utilisez la liste déroulante dans le Calendrier récurrent pour sélectionner le programme récurrent souhaité.
7. Utilisez la liste déroulante dans le Type de document pour sélectionner le type de transaction que vous souhaitez créer à partir du modèle récurrent. Cette liste affiche uniquement les types de transactions vers lesquels cette transaction peut être convertie.
8. Si l’icône Horaire récurrent est configuré pour utiliser une date de début de planification définie par l’utilisateur, utilisez l’outil Calendrier pour sélectionner une Date de début de l’horaire. Si aucune date n’est spécifiée, le Date de la transaction est utilisée comme date de début de la planification.
9. Si l’icône Horaire récurrent ne spécifie pas de prix d’acompte, vous pouvez sélectionner Tarification échelonnée Ici, le prix en plusieurs fois divise automatiquement le prix de l’élément par le numéro de factures déterminé par le calendrier récurrent.
10. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque élément de ligne que vous souhaitez convertir.

11. Sélectionnez Comptabiliser. La transaction État modifications apportées à l’un ou l’autre des éléments suivants :

    • Converti par ligne : tous les éléments de la transaction ont été convertis par ligne. Si vous avez converti une quantité inférieure à la quantité initiale d’un élément de transaction, Intacct considère toujours la ligne comme convertie. La ligne de transaction n’est pas disponible pour un traitement ultérieur, quel que soit le Gestion partielle des conversions paramètres de la définition de transaction.
    • Partiellement converti par ligne : vous avez converti certains éléments de transaction par ligne, mais pas tous.

Façons d’afficher le modèle récurrent

Créer un modèle récurrent à partir d’une transaction existante

Un modèle récurrent créé à partir d’une transaction existante sera défini pour le même client et le même type de transaction que la transaction existante. Ainsi, vous ne pourrez pas modifier le Client ou Type de document dans le modèle récurrent.

Si vous souhaitez créer un modèle récurrent qui créera une facture de vente pour le client A, utilisez une facture de vente existante pour le client A. Vous pourrez modifier les détails de la transaction, ajouter ou supprimer des postes, modifier les prix de vente, etc. dans le modèle récurrent (comme le permettent les autorisations et la configuration de la définition de transaction).

Vous pouvez créer un modèle récurrent à partir de n’importe quelle transaction existante, à l’exception des transactions Brouillon.

1. Dans la liste des transactions applicable, ouvrez la transaction souhaitée. Par exemple, ouvrez une facture de vente. Vous pouvez l’ouvrir en mode édition ou en mode affichage.
2. Sélectionnez Plus d’actions puis sélectionnez Répéter.

   Une boîte de dialogue s’affiche pour indiquer que le système affichera la page de modèle récurrente.

3. Sélectionnez OK.
4. Modifiez les champs le cas échéant. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Transaction pour plus de détails sur chaque champ.
5. Si le modèle récurrent est pour une facture de vente et que la définition de transaction est configurée pour Activer le traitement des paiements, sélectionnez l’icône Paiement Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez les données dans les champs applicables. Voir le Description des champs de l’onglet Paiement pour plus de détails sur chaque champ.
6. Sélectionnez l’icône Horaire Appuyez sur la touche Tabulation et saisissez la date à laquelle le modèle récurrent doit commencer dans la Date de début , sélectionnez un Fin et sélectionnez la fréquence de création de la transaction récurrente dans le Se répète champ. Voir le Descriptions des champs de l’onglet Planification pour plus de détails sur chaque champ.
7. Sélectionnez Enregistrer.

   Le système valide le modèle par rapport aux paramètres de configuration. Toute donnée obligatoire mais manquante entraînera un ou plusieurs messages d’erreur. Si tel est le cas, corrigez les données indiquées dans les messages d’erreur, puis enregistrez le modèle.

   L’enregistrement d’un modèle récurrent n’a aucun impact sur le GL. Si un modèle récurrent est défini pour créer une transaction qui est comptabilisée (comme par exemple, une facture de vente), chaque transaction créée à partir du calendrier est comptabilisée à la date d’exécution planifiée (si l’exécution réussit).

Copier un modèle récurrent

Un modèle récurrent copié à partir d’un modèle récurrent existant sera défini pour le même type de transaction que la transaction existante. Vous ne pourrez donc pas modifier le Type de document dans le modèle récurrent.

Si vous souhaitez créer un modèle récurrent qui créera une facture de vente, utilisez un modèle récurrent de facture de vente existant. Vous pourrez modifier les détails de la transaction, ajouter ou supprimer des postes, modifier les prix de vente, etc. dans le modèle récurrent (comme le permettent les autorisations et la configuration de la définition de transaction).

Importer des modèles récurrents

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent créer plusieurs modèles récurrents en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

1. Aller à Société > Administrateur > Importer des données.

2. Dans le Configurer la liste principale des stocks section, trouver Modèle récurrent de Ventes de commande et sélectionnez l’icône Modèle lien.

   Le modèle s’ouvre dans Excel.

3. Préparez le fichier CSV pour l’importation. Voir Importer des modèles récurrents de Ventes de commandes pour plus d’informations.

4. Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, revenez au Liste de contrôle de configuration de la société et sélectionnez Importer à côté de Modèle récurrent de Ventes.

   L' Renseignements sur la Société d’importation s’affiche.

5. Recherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
6. Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés. Si l’importation d’un enregistrement échoue, vous en serez informé par e-mail.

7. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.

   Importer les informations sur la société : options

   Importer les descriptions des options de fichier

   Option	Description
   Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
   Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
   Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
   Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
   Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

8. Sélectionnez Importer.

   L’un des éléments suivants s’affiche :

   • Notification de réussite de l’importation : Tous les modèles récurrents ont été importés avec succès. Sélectionnez Fait pour fermer la boîte de dialogue.
   • Notification d’erreur d’importation : Au moins un modèle récurrent n’a pas pu être importé. Voir Notification d’erreur d’importation pour obtenir des informations détaillées sur la façon de résoudre les erreurs.

Modifier un modèle récurrent

Les modifications apportées à un modèle récurrent s’appliquent aux transactions créées à partir du modèle récurrent après que les modifications ont été apportées. Si vous ajoutez un élément de campagne à un modèle en cours, l’élément de ligne est inclus pour le reste de la planification et se termine à la fin de celle-ci. Si vous souhaitez que le nouvel élément de campagne se poursuive au-delà du reste de l’échéancier, vous pouvez ajouter l’élément d’une transaction de vente existante au modèle et étendre l’échéancier. En savoir plus À propos de l’ajout d’éléments de campagne à des modèles récurrents.

Modifier la prochaine date d’exécution

L' Prochaine date d’exécution c’est la prochaine fois que le système tentera de créer une transaction à partir du modèle récurrent. Une fois que le modèle récurrent s’est exécuté avec succès une ou plusieurs fois, vous pouvez modifier ce champ pour changer la date, si nécessaire.

Si vous modifiez l’icône Prochaine date d’exécution, le calendrier des transactions futures change en fonction de la nouvelle date. Par exemple, si un calendrier récurrent mensuel a un Prochaine date d’exécution du 15 juin et que vous remplacez cette date par le 25 juin, alors chaque transaction récurrente suivante est programmée pour s’exécuter le 25 de chaque mois au lieu du 15.

Modification de la Prochaine date d’exécution Pour une planification qui est définie pour s’exécuter à la fin du mois, cela n’affecte que le mois pendant lequel la planification est définie pour s’exécuter. Par exemple, si vous modifiez l’attribut Prochaine date d’exécution du 30 au 26 septembre, le Prochaine date d’exécution reste le 30 septembre après l’enregistrement. Si vous l’avez changé pour le 1er octobre, le Prochaine date d’exécution serait le 31 octobre.