Manuelle Zahlung hinzufügen: Zahlung vornehmen oder Scheck ohne bestehende Rechnung ausdrucken

Erstellen Sie Zahlungen, die keiner vorhandenen Rechnung zugeordnet sind.

Wenn Sie eine manuelle Zahlung erstellen, erstellt Sage Intacct automatisch eine entsprechende Rechnung und erfasst sie im Hauptbuch. Bei manuellen Zahlungen mit Kreditkarte erstellt Intacct eine Kreditkartentransaktion.

Negative Einzelpositionsbeträge werden von manuellen Zahlungen nicht unterstützt.

Erfassen Sie stattdessen die Zahlung, indem Sie eine negative Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung erstellen. Bezahlen Sie die Rechnung dann auf der Seite "Rechnungen bezahlen".
Bei Erfassung einer einmaligen Zahlung, die Sie an eine Person oder ein Unternehmen geleistet haben, für die bzw. das kein Lieferantendatensatz vorhanden ist, fügen Sie einen einmaligen Lieferanten hinzu. Dieser Lieferantendatensatz wird nur dann in der Lieferantenliste angezeigt, wenn Sie danach filtern.
Erfassen Sie eine Transaktion in einer Fremdwährung von einem Unternehmen mit einer einzigen Basiswährung?

Wenn die Zahlung von einer Bank erfolgt, die dieselbe Währung verwendet, berechnet Intacct für Sie den Zahlungsbetrag anhand des Intacct-Tageskurses, der am Zahlungsdatum gültig war. Wechselkursinformationen, die Sie im Abschnitt "Währung" eingeben, werden auf die Rechnung angewendet, die Intacct aus der manuellen Zahlung erstellt, nicht auf die Zahlung selbst. Jede Differenz zwischen der Zahlung und der Rechnung wird als Transaktionsgewinn oder -verlust erfasst.

Abonnement	Kreditorenbuchhaltung
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Manuelle Zahlungen: Hinzufügen, Auflisten, Anzeigen

Basisinformationen eingeben

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Manuelle Zahlung aus.
Wählen Sie die Zahlungsmethode aus.
Wenn Sie per Scheck, Barmittel oder Geldtransfer bezahlt haben, wählen Sie das Bankkonto aus, von dem die Zahlung abgebucht wird.

Wenn Sie mit Kreditkarte bezahlt haben, wählen Sie die Kreditkarte aus, auf die die Zahlung angerechnet wird.
Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus.
Wenn Sie per Scheck bezahlt haben, füllt Intacct die Schecknummer aus, basierend auf früheren Schecks, die von der ausgewählten Bank ausgestellt wurden.

Wenn Sie mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt haben, geben Sie eine Dokumentnummer als Referenz für die Zahlung ein.
Geben Sie das Datum der Zahlung ein.
Geben Sie den Transaktionsbetrag ein.
Um die Zahlung an eine andere Person neben dem Lieferanten auszustellen, geben Sie einen anderen Zahlungskontakt ein.
Fügen Sie eine Notiz hinzu.

Notizen werden im Feld "Beschreibung" der Rechnung und im Feld "Notiz" für Zahlungen und gedruckte Schecks angezeigt.
Geben Sie die Rechnungsnummer ein.

Um die Rechnungsnummer auf einen Scheck zu drucken, geben Sie sie in das Feld Notiz ein.
Um eine digitale Version eines Begleitdokuments dauerhaft und sicher zu speichern, wählen Sie in der Dropdown-Liste neben Anhang einen Anhang aus, oder wählen Sie Hinzufügen aus und laden Sie dann Ihren Anhang hoch. Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

Sie können Ihre Dateien auch per Drag & Drop verschieben, um einen Anhang hinzuzufügen. Informationen zum Anhängen eines Dokuments an mehrere Journaleinträge finden Sie unter Bulkverarbeitung.
Wenn Sie zur Eingabe einer Zusammenfassung aufgefordert werden, treffen Sie eine Auswahl aus der Dropdown-Liste.
Das Feld "Zusammenfassung" wird angezeigt, wenn Ihr Unternehmen die Zusammenfassungshäufigkeit für diesen Transaktionstyp als benutzerdefiniert konfiguriert hat. Für alle anderen Zusammenfassungshäufigkeiten, z. B. täglich oder monatlich, erstellt Intacct automatisch die Zusammenfassung für Sie und fügt die neue Transaktion der Zusammenfassung hinzu.
Was ist eine Zusammenfassung?
Zusammenfassungen sind Sammlungen desselben Transaktionstyps, die zur Verarbeitung gruppiert werden. Der Vorteil der Verwendung einer Zusammenfassung besteht darin, dass die Transaktionsgruppe als eine Zeile im Hauptbuch erfasst wird. Von dieser einen Zeile aus können Sie bei Bedarf einen Drilldown zu jeder der einzelnen Transaktionen durchführen.
Sie können festlegen, dass Sage Intacct Zusammenfassungen automatisch mit einer bestimmten Häufigkeit erstellt, veröffentlicht und schließt, die Sie durch Auswahl eines Zeitintervalls angeben. Sie können Zusammenfassungen auch selbst erstellen, veröffentlichen und schließen.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Zusammenfassung erstellen, ist sie geöffnet, und Sie können Transaktionen eingeben. Nachdem Sie eine Zusammenfassung geschlossen haben, können Sie keine Transaktionen mehr darin erfassen, wodurch verhindert wird, dass Transaktionen im falschen Zeitraum erfasst werden. Um Transaktionen zu einer geschlossenen Zusammenfassung hinzuzufügen oder diese daraus zu entfernen, öffnen Sie sie erneut.
Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Zusammenfassungen der Kreditorenbuchhaltung.
Wenn Ihr Unternehmen ein Unternehmen mit mehreren Währungen ist und es sich um eine Fremdwährungstransaktion handelt, geben Sie die Währungsdetails für die Rechnung ein.
1. Wählen Sie die zu verwendende Transaktionswährung aus.
  
  Wenn dies nicht die Basiswährung Ihres Unternehmens ist, fahren Sie mit den nächsten drei Schritten fort.
2. Wählen Sie eine Wechselkursart wie den Intacct-Tageskurs.
  
  Wenn Sie den Wechselkurs für die jeweilige Transaktion kennen oder mit dem Lieferanten einen Vertrag zu einem festgelegten Wechselkurs abgeschlossen haben, geben Sie ihn in das Feld Wechselkurs ein.
3. Wählen Sie ein Wechselkursdatum aus.
  
  Der Standardwert ist das aktuelle Datum, das Sie jedoch überschreiben können. Sie können es beispielsweise in das Datum ändern, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, oder in das Datum, an dem Sie die Rechnung bezahlen möchten. Wenn Sie das Datum der Rechnung überschreiben, wird das Wechselkursdatum automatisch aktualisiert.

Einzelpositionen eingeben

Geben Sie mindestens das Konto und einen Betrag für jede Einzelposition an, damit die Zahlung erfasst werden kann. Je nach Unternehmen müssen Sie möglicherweise weitere Informationen eingeben, z. B. die Abteilung oder den Standort.

Wählen Sie das Konto aus, auf das die Ausgabe gebucht werden soll.
Geben Sie den Betrag oder Transaktionsbetrag ein.

Bei Fremdwährungstransaktionen wird anhand des Wechselkurses für die Rechnung ein Basisbetrag aus dem von Ihnen eingegebenen Transaktionsbetrag berechnet. Wenn Sie die Wechselkursinformationen im Abschnitt "Währung" überschrieben haben, kann das dazu führen, dass die Rechnungssumme von der Zahlungssumme abweicht.
Wählen Sie die Abteilung und den Standort für die Einzelposition aus.
Die Notiz wird standardmäßig aus der oben eingegebenen Notiz übernommen, Sie können sie jedoch ändern, um spezifische Informationen für den Posten anzugeben.

Per Scheck geleistete Zahlung buchen

Wenn Sie den Scheck handschriftlich ausgestellt haben, wählen Sie Speichern und bestätigen, um die Zahlung im Hauptbuch zu buchen.

In der Liste "Manuelle Zahlungen" wird der Status der Zahlung als Bestätigt und die Zahlungsmethode als Manueller Scheck angezeigt.

So drucken Sie einen Scheck:

Wählen Sie Speichern und drucken aus.
Wählen Sie Drucken aus.

Eine PDF-Datei des Schecks wird in einem neuen Fenster geöffnet. Senden Sie diese PDF-Datei an den Drucker, auf dem Ihr Scheckmaterial geladen ist, und überprüfen Sie, ob der Scheck korrekt gedruckt wurde. In der Liste "Manuelle Zahlungen" wird der Status der Zahlung als Gedruckt und die Zahlungsmethode als Manueller Scheck angezeigt.
Kehren Sie zur Seite "Manuelle Zahlung" für diese Zahlung zurück und wählen Sie Bestätigen aus, um die Zahlung im Hauptbuch zu buchen.

In der Liste "Manuelle Zahlungen" ändert sich der Status der Zahlung in Bestätigt.

Wenn Sie den Scheck nicht sofort bestätigen, können Sie weitere manuelle Zahlungen hinzufügen. Sie können jedoch erst dann einen weiteren Scheck hinzufügen und drucken, wenn Sie diesen Scheck bestätigt haben.

Per Barmittel, Kreditkarte oder Datensatzübertragung geleistete Zahlung erfassen

Wählen Sie Speichern und bestätigen aus. Die Zahlung wird im Hauptbuch erfasst.

Wenn Sie "Kreditkarte" als Zahlungsmethode verwendet haben, hängt die Erfassung der Transaktion im Hauptbuch von der Reportingmethode und der Zahlungsverkehr-Konfiguration Ihres Unternehmens ab.

Unternehmen mit Kassenrechnung und Multi-Book-Unternehmen: Wann Ihre Transaktion im Hauptbuch gebucht wird, hängt davon ab, ob Sie "Zahlungsverkehr" so konfiguriert haben, dass Kreditkartentransaktionen und Gebühren nach der Erstellung im Hauptbuch gebucht werden. Andernfalls werden Kreditkartentransaktionen erfasst, nachdem sie als bezahlt markiert wurden.

Unternehmen mit Periodenrechnung: Kreditkartentransaktionen werden nach der Erstellung immer im Hauptbuch erfasst.