Informationen zur Abstimmung in Sage Intacct

Abstimmung von Bankkonten oder Kreditkartenkonten in Sage Intacct

Zeitpunkt der Abstimmung

Die meisten Unternehmen führen am Ende des Monats eine Abstimmung durch. Sie können jedoch Transaktionen im Laufe des Monats abgleichen oder sogar tägliche oder "weiche" Abstimmungen durchführen, um den Monatsabschluss zu vermeiden. Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können dann die Abstimmung abschließen, wenn alle Transaktionen erfasst wurden.

Bevor Sie eine Abstimmung abschließen, stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen in Intacct eingegeben und alle Ausgleichszahlungen abgeschlossen sind.

Abstimmungsort und Geschäftsbereichsbeschränkungen

Wo Sie ein Konto abstimmen, hängt von Folgendem ab:

  • Ob das Konto auf Top-Level oder innerhalb einer Entität erstellt wurde

  • Ob für das Konto Einschränkungen eingerichtet wurden oder nicht

    Anmerkungen

    • Um ein eingeschränktes Bankkonto abzustimmen, müssen Sie über Einschränkungen verfügen, die den Einschränkungen für das Konto entsprechen oder diese überschreiten.

    • Stimmen Sie das Konto in derselben Entität ab, in der es erstellt wurde.

    • Um zu verhindern, dass Benutzer*innen auf dem Top-Level Abstimmungsverläufe, einschließlich ausstehender Posten, für ein Konto basierend auf ihren Standortbeschränkungen für die Entität anzeigen, konfigurieren Sie Zahlungsverkehr für Benutzereinschränkungen für Bankkonten aktivieren.

Ort der Erstellung des Kontos Lösung

Auf oberster Ebene

 

Konten, die auf der obersten Ebene erstellt wurden, müssen auch auf der obersten Ebene abgestimmt werden. Ein Benutzer muss Zugriff auf die oberste Ebene haben, um das Konto abstimmen zu können.

Auf Geschäftsbereichsebene

Stimmen Sie das Konto innerhalb des Geschäftsbereichs ab, in dem es erstellt wurde. Wenn für das Konto Einschränkungen gelten, können Sie die Abstimmung nur durchführen, wenn gleiche oder größere Geschäftsbereichsbeschränkungen im Vergleich zum Kontodatensatz definiert sind.

Beispiel: Sie möchten das Acme-Girokonto abstimmen, das in Geschäftsbereich 2 erstellt wurde. Dieses Konto ist auf die Geschäftsbereiche 1 und 2 beschränkt. Jane hat Geschäftsbereichsbeschränkungen für Geschäftsbereich 1, Geschäftsbereich 2 und Geschäftsbereich 3. Sie kann das Acme-Konto abstimmen, da beide Entitätsbeschränkungen für Entität 1 und Entität 2 haben.

Separate Aufgaben mit Berechtigungen

Mit Abstimmungsberechtigungen stellen Sie sicher, dass Abstimmungsaufgaben an die entsprechenden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen delegiert werden. Beispiel: Ein Buchhalter verfügt über Berechtigungen zum Abgleich von Transaktionen. Ein Staff Accountant überprüft abgeglichene Transaktionen und erstellt einen Datensatz zur Abstimmung. Ein Controller zeigt schließlich Abstimmungs-Reports an.

Um eine Abstimmung erneut zu öffnen und Änderungen vorzunehmen, benötigen Sie Berechtigungen sowohl für "Erneut öffnen" als auch für "Report".

Abstimmungsmethoden

Es gibt drei Möglichkeiten, ein Konto abzustimmen.

Basierend auf einem physischen Bankauszug werden Intacct-Transaktionen manuell abgeglichen (oder "verrechnet"). Wenn der Wert im Feld "Abzustimmender Betrag" null ist, wählen Sie Abstimmen aus, um die Abstimmung abzuschließen.

Gleichen Sie Transaktionen automatisch mit Dateiimport mit Assistent für Banktransaktionen ab. Importierte Transaktionen werden auf der Seite "Importe von Banktransaktionsdateien" angezeigt. Banktransaktionen werden mit Intacct-Transaktionen für die Abstimmung abgeglichen, indem die Funktion Regelsatz des Kontos verwendet wird.

Sie können derzeit die Methode Klassisches Importverfahren zwar nutzen. Diese Methode wird jedoch frühestens im Mai 2026 eingestellt. Diese Änderung wirkt sich nicht auf benutzerdefinierte Integrationen aus, die die Intacct-API verwenden.

Nach dem Abgleich der Transaktionen gleichen Sie alle verbleibenden Transaktionen manuell ab (oder verrechnen Sie sie). Möglicherweise müssen Sie in Intacct zusätzliche Transaktionen erstellen, um abzugleichen, was sich in der Bank befindet. Wenn der Wert im Feld Abzustimmender Betrag null ist, wählen Sie Abstimmen aus, um die Abstimmung abzuschließen.

Sie können mehrere Dateien für tägliche oder wöchentliche Importe hochladen, um beim Monatsabschluss Zeit zu sparen. Vermeiden Sie doppelte Transaktionen und laden Sie nur die Delta-Transaktionen (die neuen Transaktionen) hoch. Ignorieren Sie doppelte Transaktionen.

Verbinden Sie ein Konto mit einem Bank-Feed und laden Sie Banktransaktionen direkt in Sage Intacct herunter. Sie können Girokonten, Sparkonten und Kreditkartenkonten mit einem Bankdateneinzug verbinden. Für den Abgleich von Transaktionen muss auf Ihr Konto ein Regelsatz angewendet sein.

Alle nicht abgeglichenen Transaktionen können Sie manuell abgleichen (oder "verrechnen"). Möglicherweise müssen Sie in Intacct zusätzliche Transaktionen erstellen, um abzugleichen, was sich in der Bank befindet. Wenn der Wert im Feld Abzustimmender Betrag null ist, wählen Sie Abstimmen aus, um die Abstimmung abzuschließen.

Terminologie

Eine Transaktion gilt als abgeglichen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Transaktion wurde mithilfe eines Regelsatzes automatisch mit eingehenden Daten aus einer Importdatei oder einem Bank-Feed abgeglichen.
  • Sie haben eine Intacct-Transaktion und eine Banktransaktion auf der Seite "Transaktionen abgleichen" manuell abgeglichen.

    Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie eine Transaktion aus einem Import oder einem Bank-Feed abgleichen.

  • Sie führen eine Abstimmung mit einem physischen Kontoauszug durch (in Intacct sind keine Banktransaktionen für einen Abgleich vorhanden) und wählen die Intacct-Transaktion manuell aus und wählen dann auf der Seite für die Kontoabstimmung Transaktionen verrechnen aus.

    Diese verrechnete Transaktion gilt als "abgeglichen", wenn Sie auf der Abstimmungsseite danach filtern. In Belegreports wird die Transaktion erst dann als "Verrechnet" angezeigt, wenn Sie die Abstimmung durch Auswahl der Schaltfläche "Abstimmen" abgeschlossen haben. Bis dahin wird sie als "In Transit" angezeigt. Eine Transaktion wird in der Liste "Banktransaktionen" und in Belegreports erst dann als "Verrechnet" betrachtet, wenn Sie "Abstimmen" ausgewählt haben.

Eine Abstimmung beginnen

Stimmen Sie ein Konto in dem Geschäftsbereich ab, in dem es erstellt wurde. Je nach der Konfiguration Ihres Unternehmens können zusätzliche Beschränkungen gelten.

  • Gehen Sie zu Zahlungsverkehr > Alle > Abstimmung > Bank oder Kreditkarte.

    Das Pop-up-Fenster "Abstimmung" wird angezeigt. Hier können Sie grundlegende Informationen zu dem Konto eingeben, das Sie abstimmen möchten.

Wenn Sie eine Abstimmung mit einer Importdatei oder einem Bankdateneinzug durchführen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Regelsatz auf das Konto anwenden, um zu bestimmen, wie eingehende Transaktionen abgeglichen werden sollen.

Wenn Sie ein Konto zum ersten Mal abstimmen, gibt es einige zusätzliche Schritte, die Sie bei späteren Abstimmungen nicht ausführen müssen. Möglicherweise müssen Sie ursprüngliche offene Posten eingeben.

Transaktionen abgleichen (oder verrechnen)

Nachdem Sie das abzustimmende Konto ausgewählt haben, fahren Sie mit der Seite für die Kontoabstimmung fort. In der Standardansicht auf dieser Seite werden nicht abgeglichene Intacct-Transaktionen angezeigt. Sie können jedoch nach weiteren Transaktionen filtern.

Wenn Sie mit einer Importdatei oder Bankdateneinzügen abstimmen, wird über der Transaktionstabelle ein Tab mit der Bezeichnung Bank angezeigt. Wählen Sie diesen Tab aus, um Banktransaktionen anzuzeigen. Sie können mit dem Abgleich auf dem Tab "Intacct" oder dem Tab "Bank" beginnen.

Wenn Sie die Abstimmung mit einem physischen Kontoauszug durchführen (in Intacct sind keine Banktransaktionen vorhanden), wählen Sie die Intacct-Transaktionen und dann Transaktionen verrechnen aus.

Sehen Sie sich ein Video dazu an, wie Sie nicht abgeglichene Transaktionen beheben. Oder lesen Sie mehr über das Abgleichen von Transaktionen.

Filtern und Sortieren

Wenn Sie auf die Seite für die Kontoabstimmung zugreifen, werden alle nicht abgeglichenen Transaktionen angezeigt. Verwenden Sie Filter, um die Transaktionen zu finden, die Sie zum Abschließen der Abstimmung benötigen. Die am häufigsten verwendeten Filter werden über dem Transaktionsraster angezeigt, sodass sie bei einer Abstimmung sofort verfügbar und sichtbar sind. Für detailliertere Filter wie "Zahlungsempfänger" und "Hauptbuch-Buchungsdatumsbereich" wählen Sie Weitere Filter anzeigen aus. Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Auswahl eines Filters Filter anwenden auswählen.

Wählen Sie eine beliebige Spaltenüberschrift aus, um diese Spalte alphanumerisch zu sortieren. Erfahren Sie mehr über das Anzeigen von Transaktionen während der Abstimmung.

Zusätzliche Transaktionen erstellen

Wenn Ihr Konto nicht ausgeglichen ist, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Transaktionen in Intacct erstellen, um die Abstimmung abzuschließen. Je nach Ihren Berechtigungen können Sie diese Transaktionen an verschiedenen Zugriffspunkten erstellen.

Verwenden Sie Erstellungsregeln zur Erstellung von Journaleinträgen und Kreditkartentransaktionen in Intacct ausgehend von Bankdaten.

Banken in Fremdwährung

Erstellen oder erfassen Sie Transaktionen bei Ihrer Fremdwährungsbank nur in der Währung dieser Bank. Beispiel: Transaktionen bei einer kanadischen Bank sollten Sie in der Regel nur in kanadischen Dollar durchführen. So können Sie alle Transaktionen korrekt mit Ihrem Bankauszug abstimmen.

Wenn Sie für Ihr kanadisches Bankkonto in Ihrem Hauptbuch versehentlich einen Journaleintrag in einer anderen Transaktionswährung als kanadischen Dollar eingeben, wird diese Transaktion nicht für die Bankabstimmung angezeigt. Sie müssen eine solche Transaktion in Ihrem Bankabstimmungsprozess manuell berücksichtigen.

Ihre Bank verwendet möglicherweise einen Wechselkurs, der davon abweicht, wie Sie Transaktionen in Ihrem Buchhaltungssystem erfassen. Passen Sie in diesem Fall die Wechselkursdifferenzen an, indem Sie einen Hauptbuch-Journaleintrag für Ihre Bankabstimmung erfassen, um Ihre Bankabstimmung zum Monatsende abzuschließen.

Eine geschlossene Abstimmung ändern

Möglicherweise müssen Sie Änderungen an einer Transaktion vornehmen oder einen Transaktionsfehler in einer Abstimmung korrigieren, die bereits geschlossen wurde. In diesem Fall müssen Sie die Abstimmung erneut öffnen.

Sie benötigen Cash-Management-Berechtigungen für Erneut öffnen und Report für Bank abstimmen oder Kreditkarte abstimmen, je nach Konto.