Importdienst: Rechnungen – Early Adopter
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Related topicsImportieren Sie Rechnung-Informationen mit dem Importdienst in Intacct.
Dieser Import ist Teil einer Early Adopter oder Beta für den Importdienst.
Beta Der Zugriff ist auf eine kleine Gruppe von Benutzern beschränkt, die uns bei der Bewertung der Leistung dieses Imports helfen. Weitere Informationen finden Sie unter Early Adopter und Betas.
Der Importdienst hilft Ihnen, große Datenmengen durch Hochladen von Dateien hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Die Prozesse zum Erstellen neuer Datensätze und zum Aktualisieren vorhandener Datensätze sind separate Aktionen, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Der Dienst enthält integrierte Tools zur Validierung und Korrektur, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vor dem Import korrekt sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen für den ausgewählten Datenbereich verfügen, bevor Sie mit dem Import beginnen.
Zum Importieren von Rechnungen benötigen Sie die folgenden Berechtigungen.
| Abonnement | Kreditorenbuchhaltung |
|---|---|
| Regionale Verfügbarkeit | Alle Regionen |
| Benutzertyp | Geschäftlicher Benutzer |
| Berechtigungen | Rechnungen: Auflisten, Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen, Buchen Wenn Sie nicht über die Berechtigungen zum Buchen verfügen, können Sie die Transaktionen als Entwürfe importieren. |
Informationen zum Importieren von Rechnungen
Beim Importieren von Rechnungen in Intacct gilt es, mehrere Dinge zu beachten.
Rechnungsentwürfe müssen positiv sein
Achten Sie beim Importieren von Rechnungen darauf, dass die importierten Zahlen positiv sind. Negative Zahlen können sowohl im Nebenbuch für Kreditorenbuchhaltung als auch in Debitorenbuchhaltung sowie im Hauptbuch Probleme verursachen.
Aktuelle Transaktionen ggü. historischen Transaktionen
Wenn Sie Rechnungen importieren, wählen Sie die Art der Transaktion aus, als die sie importiert werden sollen: aktuelle Transaktion oder historische Transaktion
- Aktuelle Transaktionen werden importiert und im Hauptbuch erfasst.
ODER
- Historische Transaktionen werden importiert und nicht im Hauptbuch erfasst. Stattdessen werden sie entweder im Nebenbuch für Verbindlichkeiten oder in der Debitorenbuchhaltung gebucht.
Wenn Sie eine Zahlung für eine historische Transaktion tätigen, aktualisiert Intacct das Nebenbuch und das Hauptbuch. Dies reduziert Ihre Verbindlichkeiten und Forderungen und wirkt sich auf die Barmittel aus.
Wenn Sie eine bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung importieren, erstellt Intacct automatisch eine historische Soll-Korrektur für den bezahlten Teil der importierten Rechnung. Ein Werteintrag von Null (0), der der Belastung entspricht, wird unter "Erfasste Zahlungen" angezeigt und auf Ihre Standard-Zahlungsmethode festgelegt.
Wenn Sie eine Rechnung löschen müssen, die bereits importiert wurde, bitten Sie den zuständigen Support, sich an den Sage Intacct-Support zu wenden. Weitere Informationen zur Kontaktaufnahme mit dem Support finden Sie unter Die Sage Intacct Community.
Es müssen Journale eingerichtet werden
Vor dem Hochladen von Transaktionen müssen Sie Journale für die Transaktionen einrichten. Machen Sie dies durch Unternehmen > Admin > Abonnementsund konfigurieren Sie dann Journale für Verbindlichkeiten und Forderungen, bevor Sie offene Rechnungen importieren.
Bevor Sie beginnen: Planen Sie Ihren Import
Der Importdienst hat das Erstellen neuer Datensätze und das Aktualisieren vorhandener Datensätze getrennt. Für diese separaten Importaktionen sind unterschiedliche Informationen in der Datei erforderlich, die Sie in Intacct importieren.
Bevor Sie beginnen, entscheiden Sie, welche Art von Import Sie durchführen möchten.
Neue Datensätze erstellen
Wenn Sie neue Datensätze erstellen, müssen Sie die erforderlichen Felddaten für den Importbereich angeben. Bei Bedarf können weitere Informationen in den Import aufgenommen werden. Überprüfen Sie die Vorlage Ihres Importbereichs, um zu erfahren, welche anderen Informationen hinzugefügt werden können.
Erfahren Sie mehr über die Erstellen verarbeiten.
Vorhandene Datensätze aktualisieren
Beim Update vorhandener Datensätze müssen Sie nur die eindeutige Datensatz-Nummer und das Feld oder die Felder angeben, die Sie aktualisieren möchten.
Erfahren Sie mehr über die Update Prozess und Siehe Beispiel.
Mit einer Vorlage beginnen
Intacct empfiehlt, mit einer Vorlage für den Import zu beginnen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Vorlage zu erstellen oder darauf zuzugreifen:
Erfahren Sie mehr über die Vorlagenoptionen für Importdienst.
1. Daten eingeben und erforderliche Felder einschließen
Die Daten, die Sie in Ihre Datei einfügen, variieren je nach Art des Imports, den Sie durchführen.
Neue Datensätze erstellen: Um neue Datensätze zu importieren, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder Daten enthalten. Datensätze mit fehlenden erforderlichen Felddaten müssen aktualisiert werden, bevor sie in Intacct importiert werden können. Sie können die fehlenden Informationen entweder in der hochgeladenen Datei oder direkt in der Benutzeroberfläche des Importdiensts aktualisieren.
Alle Importvorlagen enthalten Informationen zu den einzelnen Feldern im Importbereich, einschließlich der Pflichtfelder.
Vorhandene Datensätze aktualisieren: Um einen Datensatz zu aktualisieren, müssen Sie nur die Datensatz-Nummer und ein oder mehrere bestimmte Felder in Ihrer Importdatei angeben, die Sie ändern.
Die folgenden Pflichtfelder sind in der Importdienst-Vorlage für diesen Import aufgeführt. Die Importvorlage enthält auch Felder, die für Intacct nicht erforderlich sind, aber für Ihr Unternehmen nützlich sein könnten.
| Feldname: | BILL_NO |
|---|---|
UI-Feldname: | Rechnungsnummer |
Typ: | Zeichen |
Länge: | 45 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Beliebig |
Abhängigkeiten: | Keine Eindeutigkeit erforderlich, aber empfohlen |
Pflichtangabe: | Keine Pflichtangabe, aber empfohlen |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist |
| Feldname: | VENDOR_ID |
UI-Feldname: | Lieferant |
Typ: | Zeichen |
Länge: | 20 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Alphanumerisch und Unterstrich |
Abhängigkeiten: | Bezieht sich auf einen gültigen Lieferanten |
Pflichtangabe: | Ja |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist |
| Feldname: | CREATED_DATE |
UI-Feldname: | Datum |
Typ: | Datum |
Länge: | 10 |
Standardwert: | Heutiges Datum |
Gültige Werte: | Alle gültigen Datumsformate |
Abhängigkeiten: | Keiner |
Pflichtangabe: | Ja |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist |
| Feldname: | DUE_DATE |
UI-Feldname: | Fälligkeitsdatum |
Typ: | Datum |
Länge: | 10 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Alle gültigen Datumsformate |
Abhängigkeiten: | Kann nicht vor dem CREATED_DATE liegen |
Pflichtangabe: | Ja, wenn Sie keine Standardlaufzeit für den Lieferanten angelegt haben. Wenn Sie die Standardlaufzeit für den Lieferanten bereits festgelegt haben, ist das Feld nicht erforderlich und das Fälligkeitsdatum wird auf der Grundlage der Lieferantenbedingungen berechnet. |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist |
| Feldname: | BASECURR |
UI-Feldname: | Basiswährung |
Typ: | Zeichen |
Länge: | 3 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Beliebiger definierter dreistelliger ISO-4127-Währungscode wie USD oder EUR |
Abhängigkeiten: | Muss sich auf eine zuvor definierte Währung beziehen; Standorte in Einzelposten müssen die gleiche Basiswährung verwenden |
Pflichtangabe: | Nein, außer für Unternehmen mit mehreren untergeordneten Geschäftsbereichen und mehreren Basiswährungen |
Bearbeitbar: | Nein |
Anmerkungen: | Gilt nur für Unternehmen mit mehreren untergeordneten Geschäftsbereichen, die mehrere Basiswährungen verwenden. In diesem Fall muss sich auch LOCATION_ID in einer Entität befinden, die die gleiche Basiswährung wie BASECURR verwendet. Außerdem definiert dieses Feld die Basiswährung der Transaktion. Stellen Sie sicher, dass die Standorte in Einzelposten die gleiche Basiswährung verwenden. |
| Feldname: | EXCH_RATE_DATE |
UI-Feldname: | Wechselkursdatum |
Typ: | Datum |
Länge: | 10 |
Standardwert: | Heute |
Gültige Werte: | Alle gültigen Datumsformate |
Abhängigkeiten: | Keiner |
Pflichtangabe: | Ja, außer bei Angabe von EXCHANGE_RATE |
Bearbeitbar: | Ja |
Anmerkungen: | Nur für Unternehmen mit mehreren Währungen verwenden. Dieses Feld bestimmt den Wechselkurs ab dem jeweiligen Datum. Gilt nur, wenn Ihr Unternehmen Fremdwährungstransaktionen verwendet und die Transaktion in einer Fremdwährung erfolgt. Andernfalls ist dieses Feld optional und das System verwendet die Basiswährung. |
| Feldname: | TAXSOLUTIONID - Dieses Feld gilt nur für Unternehmen, die die Steuern Anwendung. |
| UI-Feldname: | Steuerlösung |
| Typ: | Zeichen |
| Länge: | 100 |
| Standardwert: | Keiner |
| Gültige Werte: | Alphanumerisch und Unterstrich |
| Abhängigkeiten: | Muss sich auf eine gültige USt- oder GST-Steuerlösung beziehen |
| Pflichtangabe: | Ja, wenn Ihr Unternehmen für mehrere Steuerzuständigkeiten konfiguriert ist und Sie auf Top-Level importieren |
| Bearbeitbar: | Nein |
| Feldname: | LINE_NO |
UI-Feldname: | Kein Feldname als solcher. Dies sind die ansteigenden Zahlen auf der linken Seite des Transaktionsbereichs auf der Seite "Rechnungen". |
Typ: | Zahl |
Länge: | 4 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Positive Ganzzahl |
Abhängigkeiten: | Beginnen Sie mit 1 für die erste Zeile einer Transaktion und erhöhen Sie den Wert für jede nachfolgende Zeile um jeweils eins. |
Pflichtangabe: | Ja |
Bearbeitbar: | Nein |
| Feldname: | ACCT_NO |
UI-Feldname: | Konto |
Typ: | Zeichen |
Länge: | 24 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Muss mit Spezifikationen für Haupt-/Unterkonto übereinstimmen |
Abhängigkeiten: | Bezieht sich auf eine gültige Kontonummer. |
Pflichtangabe: | Ja. Weitere Informationen finden Sie in der Anmerkung. |
Bearbeitbar: | Nein |
Hinweis: | Wenn für Ihr Unternehmen Nur Rückstellung festgelegt wurde, wird der Inhalt dieses Feldes beim Import ignoriert. Für Unternehmen, die beides verwenden Rückstellungen und Barmittel Bücher das korrekte Konto für Hauptbuch-Ausgaben eingeben. Dieses Konto wird bei der Buchung der Zahlung in den Kassenbüchern verwendet. |
| Feldname: | AMOUNT |
UI-Feldname: | Betrag |
Typ: | Zahl |
Länge: | 38,2 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Ungleich null, wobei negative Werte durch einen vorangestellten Bindestrich gekennzeichnet sind |
Abhängigkeiten: | Keiner |
Pflichtangabe: | Ja Nicht erforderlich, wenn Ihr Unternehmen die Anwendung "Steuern" abonniert hat und INCLUSIVE auf "T" gesetzt ist. |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist |
Hinweis: | Betrag stellt einen Betrag einer Einzelposition dar, nicht die Rechnung Gesamtsumme. Geben Sie eine Zeile für jede Einzelposition ein. Beispiel: Bei einer Rechnung mit einer Summe von 1.000 mit fünf Einzelposten zu jeweils 200 geben Sie 200 in fünf Zeilen in den Betrag Spalte. Die Summe aller Betragswerte muss der Rechnungssumme entsprechen. Wir empfehlen zu gehen Fälliger Gesamtbetrag leer und es Intacct ermöglicht, es aus den Einzelposten zu berechnen, um Importfehler zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen die Anwendung "Steuern" verwendet und INCLUSIVE auf "T" gesetzt ist, geben Sie einen Wert in TOTALTRXAMOUNT und Betrag und TAX_AMOUNT leer lassen. |
| Feldname: | TAX_LINE_NO - Dieses Feld gilt nur für Unternehmen, die die Steuern Anwendung. |
UI-Feldname: | Kein Feldname als solcher. Dies sind die ansteigenden Zahlen für die für Einzelposten spezifischen Steuerzeilen. |
Typ: | Zahl |
Länge: | 4 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Positive Ganzzahl |
Abhängigkeiten: | Beginnen Sie mit 1 für die erste Steuerposition eines Einzelpostens und erhöhen Sie den Wert für jede nachfolgende Position um jeweils eins. |
Pflichtangabe: | Ja, für USt- oder GST-Steuerlösungen |
Bearbeitbar: | Ja |
Anmerkungen: | Dieses Feld gilt nur für USt- und GST-Steuerlösungen. |
| Feldname: | TAX_DETAILID - Dieses Feld gilt nur für Unternehmen, die die Steuern Anwendung. |
UI-Feldname: | Steuerdetail |
Typ: | Zeichen |
Länge: | 30 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Bezieht sich auf eine gültige Steuerangaben-ID |
Abhängigkeiten: | Keiner |
Pflichtangabe: | Ja, für USt- oder GST-Steuerlösungen |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist |
| Anmerkungen: | Dieses Feld gilt nur für USt- und GST-Steuerlösungen. |
| Feldname: | TOTALTRXAMOUNT - Dieses Feld gilt nur für Unternehmen, die die Steuern Anwendung. |
UI-Feldname: | Transaktionssumme |
Typ: | Zahl |
Länge: | 38,2 |
Standardwert: | Keiner |
Gültige Werte: | Beliebig, wobei negative Werte durch einen vorangestellten Bindestrich gekennzeichnet sind |
Abhängigkeiten: | Keiner |
Pflichtangabe: | Ja, nur wenn INCLUSIVETAX auf "T" gesetzt ist |
Bearbeitbar: | Ja, wenn die Rechnung nicht teilweise bezahlt oder bezahlt ist und INCLUSIVETAX aktiviert ist |
| Anmerkungen: | Dieses Feld gilt nur für USt- und GST-Steuerlösungen. |
2. Datei laden und Daten zuordnen
Im Folgenden finden Sie allgemeine Schritte zum Importieren von Datensätzen in den Importdienst. Erfahren Sie mehr zum Thema Datei wird geladen und Zuordnung Ihrer Daten im Importdienst nutzen.
Gehe zu Unternehmen > Einrichtung > Daten importieren.
Gehen Sie zum Abschnitt "Arbeitsbereich importieren" und wählen Sie Neuer Importdienst.
In einigen Bereichen von Intacct können Sie einen Importdienst direkt von der Seite aus Liste starten mit dem Importieren Schaltfläche.Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Auswählen Erstellen neben einem Import in einem Anwendungsbereich, um Intacct neue Informationen hinzuzufügen.
Auswählen Update neben einem Import in einem Anwendungsbereich, um vorhandene Informationen in Intacct zu aktualisieren.
Die Aktualisierung ist nur für einige Importe verfügbar. Wenn neben einem Import kein Link zum Aktualisieren angezeigt wird, können Sie Datensätze in diesem Bereich nicht mit dem Importdienst aktualisieren.Ziehen Sie eine Datei mit den Informationen per Drag-and-Drop in den Importarbeitsbereich oder wählen Sie Datei hochladen , um den Datei-Explorer zu verwenden.
Wählen Sie optional zuerst den Tab aus, mit dem Sie arbeiten möchten, wählen Sie den Bereich aus, in den importiert werden soll, und wählen Sie dann Weiter.
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihre Datei mehr als einen Tab enthält.Die Felder zuordnen Seite wird geöffnet. Wählen Sie den Zielfelder für Ihre Daten über die Dropdown-Menüs. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges Feld, um eine Vorschau der Daten auf der rechten Seite anzuzeigen. Eine Vorschau der Daten kann Ihnen helfen, das richtige Zielfeld auszuwählen.
Wenn eingehende Spalten mit Informationen vorhanden sind, die Sie nicht in Intacct importieren möchten, lassen Sie das Dropdown-Menü leer oder wählen Sie "Nicht importieren" aus. Intacct ignoriert diese Spalten während des Upload-Prozesses.
Überprüfen Sie alle Feldzuordnungen, bevor Sie fortfahren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten in die richtigen Felder in Intacct gelangen. Wenn der Importdienst mehr über Ihre Importe ermittelt, werden die Zuordnungen automatischer.Wenn alle importierten Felder Zielfeldern zugeordnet wurden, wählen Sie Fortfahren.
Optional können Sie Ihre Feldwerte vorhandenen Standardwerten in Intacct zuordnen, indem Sie sie aus dem Dropdown-Menü auswählen. Wenn keines Ihrer Felder Standardwerte aufweist, wird dieser Schritt übersprungen.
Das Dropdown-Menü "Importieren" für erweiterte Listen
Die erweiterte Liste für diesen Bereich von Intacct unterstützt CSV- und Importdienst-Importe. Verwenden Sie Importieren um die Option auszuwählen, die Ihren Anforderungen am ehesten entspricht.
Öffnen Sie die erweiterte Liste für den Bereich von Intacct, in den Sie Daten importieren möchten.
Gehen Sie zum Beispiel zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.
Stellen Sie sicher, dass die erweiterte Liste aktiviert ist.
Wählen Sie oben in der Liste das Importieren Dropdown- und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
CSV-Import
Falls verfügbar, wird das Dialogfeld zum CSV-Import geöffnet, in dem Sie eine CSV-Datei für den aktuellen Bereich hochladen und importieren können.
Importdienst
Die Willkommensseite des Importdiensts Öffnet sich und zeigt die Importe an, die Sie basierend auf Ihren Benutzer-Berechtigungen ausführen können. Sie können mehrere Importe hintereinander in verschiedenen Bereichen von Intacct durchführen. Schließen Sie das Fenster "Importdienst", wenn Sie fertig sind.
3. Datenvalidierung und -korrektur
Nachdem Ihre Felder zugeordnet wurden, validiert der Importdienst die Daten und lädt sie in ein Überprüfungsblatt. Alle Fehler, die möglicherweise aufgetreten sind, sind rot hervorgehoben.
Dies ist Ihre Gelegenheit, Fehler vor dem Importieren in Intacct zu korrigieren. Je nach Nummer und Komplexität der Fehler können Sie Fehler im Überprüfungsblatt beheben oder den Import Abbrechen und die Fehler in Ihrer Datei beheben.
Sie können Dateien importieren, die sowohl gültige als auch ungültige Datensätze enthalten. Datensätze mit einem Fehler werden jedoch nicht importiert und in ein separates Fehlerblatt verschoben. Von dort aus können Sie die Datensätze entweder korrigieren und erneut importieren oder löschen.
Fehler finden und beheben
Das Überprüfungsblatt für den Importdienst enthält Tools, mit denen Sie Fehler in Ihren Datensätzen finden und beheben können, bevor Sie die Daten in Intacct importieren.
- Verwenden Sie integrierte Filter, um nur ungültige Datensätze anzuzeigen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über markierte Zellen, um die Fehlermeldungen anzuzeigen.
- Korrigieren Sie Fehler direkt im Blatt oder in der Quelldatei und laden Sie sie bei Bedarf erneut hoch.
- Verwendung Erneut validieren um Korrekturen vor dem Import zu überprüfen.
Erfahren Sie mehr zum Thema Datenvalidierung und -korrektur im Importdienst.
4. Fertigstellen und importieren
Nachdem Fehler behoben wurden, wählen Sie Importieren um Ihre Daten in Intacct zu laden.
Nachdem Sie eine Datei importiert haben, können Sie ihren Status in der Dateien > verfügbare Downloads Tab im Importarbeitsbereich. In diesem Bereich können Sie die importierten Daten herunterladen oder den Dateinamen überprüfen, um Details zum Import zu erhalten. Das macht es einfach, zu bestätigen, dass der Import erfolgreich war, und jederzeit auf Ihre Daten zugreifen zu können.
