Los principales términos imprescindibles de Sage Intacct

Grupos de cuentas

Los grupos de cuentas determinan los encabezados, los subtotales y la organización de las cuentas en los informes financieros. Son contenedores de cuentas seleccionadas, rangos de cuentas, otros grupos de cuentas y/o cálculos que se utilizan como bloques de construcción en los informes financieros. Por ejemplo, puedes crear un grupo de cuentas de Equipos y asignarle todas las cuentas del Libro Mayor asociadas a dichos equipos. A continuación, puedes asignar el grupo de cuentas de Equipos a un grupo de cuentas de Activos que también podría contener un grupo de cuentas de tesorería, un grupo de cuentas de muebles, etc. Al crear un informe financiero que requiera estas cuentas, puedes incluir simplemente el grupo de cuentas de Activos en lugar de seleccionar las cuentas individuales. Más información sobre grupos de cuentas.

Aplicaciones

Las funciones contables se dividen en grupos de tareas relacionadas en Sage Intacct denominadas aplicaciones. Las principales aplicaciones financieras incluidas en tu suscripción son Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar, Gestión de tesorería, Sociedad, Personalización o Servicios de plataforma, Libro Mayor, Pedidos y Compras. Puedes suscribirte a aplicaciones adicionales, como Proyectos o Inventario, según corresponda a tu actividad. Puedes ver las aplicaciones para las que tienes permisos en el menú Aplicaciones.

Criterio de caja y de devengo

En contabilidad, existen diferentes métodos que utilizan las empresas para medir su actividad económica. Los métodos se denominan "conjuntos de libros". En Sage Intacct, todas las sociedades utilizarán el conjunto de libros de informes Efectivo, Devengo o Efectivo y devengo, y estos libros se incluyen en el Libro Mayor. Más información sobre métodos contables.

Nube

Sage Intacct está basado en la nube, lo que significa que nuestro software está alojado en servidores remotos y todo lo que necesitas es un navegador web para acceder a él. Cuando trabajas en Sage Intacct, envía tus datos a la nube, donde se procesan de forma segura y se devuelven a través de Internet.

Convertir una transacción

En Pedidos, Compras e Inventario, "convertir una transacción" mueve la transacción al siguiente paso del flujo de trabajo (por ejemplo, los pedidos de venta se mueven a las facturas de venta). El proceso de conversión copia todos los datos de la transacción de origen a la transacción posterior. La transacción de origen sigue existiendo en el sistema como una transacción distinta. Más información sobre la conversión de transacciones de ventas o compras.

Informes personalizados

Los informes personalizados se basan en registros y campos individuales y se utilizan para informes operativos (también conocidos como informes de gestión). Utiliza el asistente de creación de informes personalizados, que se incluye en tu suscripción a los Servicios de personalización o a los Servicios de plataforma, o el informe personalizado interactivo, disponible como suscripción adicional, para crear informes personalizados. Más información sobre el asistente de creación de informes personalizados y el informe personalizado interactivo.

Paneles de control

Un panel de control es una página definida por el usuario que puedes utilizar para resumir las métricas clave de datos de un vistazo. Puedes personalizar los paneles de control para mostrar tarjetas de rendimiento, informes, gráficos, calendarios, listas de registros, fuentes de noticias e hipervínculos. Más información sobre Paneles de control.

Dimensiones

Una dimensión es como una etiqueta que se puede asignar a las transacciones y a los asientos del Libro Mayor para categorizarlos y seguirlos de forma eficaz sin crear un plan de cuentas excesivamente complejo. Tradicionalmente, un plan de cuentas contiene cuentas con números únicos segmentados para cada departamento, ubicación, proyecto, etc. En Sage Intacct, los segmentos se mueven fuera del número de cuenta y se colocan en dimensiones. Cada transacción que introduzcas tiene la opción de etiquetarse con varios valores de dimensión para identificarla e informar sobre ella de forma única. Más información sobre Dimensiones.

Entidad

Una entidad es una unidad de negocio encargada de la presentación de informes dentro de la sociedad. Todas las entidades de una sociedad comparten un único plan de cuentas. Cada entidad tiene su propio número de identificación fiscal (que puede ser único o no) y su propia divisa base. Más información sobre Entidades.

Nivel de entidad

Una entidad representa una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Por lo general, una entidad representa una división, franquicia, filial, asociación, ubicación, capítulo, fondo de autoequilibrio o subsidiaria con un plan de cuentas compartido. En una sociedad compartida entre varias entidades, el nivel de entidad es donde los usuarios introducen las transacciones y los registros que se producen en esa entidad. Las entidades no tienen visibilidad de otras entidades. Más información sobre Sociedades compartidas de varias entidades.

Informes financieros

Los informes financieros se preparan de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas, como los principios contables generalmente aceptados (PCGA). Estos informes incluyen el balance general, la cuenta de resultados, el estado de flujos de efectivo y los informes de pérdidas y ganancias. Los informes financieros se basan en grupos de cuentas. Utiliza el asistente de creación de informes financieros para crear y personalizar tus informes financieros. Más información sobre informes financieros.

PCGA

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) son un conjunto común de reglas que se utilizan para estandarizar los estados financieros con el fin de permitir comparaciones precisas entre organizaciones. Sage Intacct es un sistema que cumple con las normas.

Diarios

En algunos sistemas de contabilidad, los asientos de diario se contabilizan directamente en el Libro Mayor. En Sage Intacct, los diarios se encuentran entre los asientos de diario y el Libro Mayor. Los diarios ayudan a categorizar las transacciones. Tu sociedad tendrá varios diarios, en los que podrás introducir transacciones directamente o en los que se contabilizarán las transacciones de los libros auxiliares. Tu sociedad también puede optar por utilizar tipos adicionales de diarios, como diarios de regularización, estadísticos, de regularización de cumplimiento, de regularización fiscal, de regularización estadística y definidos por el usuario. Más información sobre Diarios.

Multientidad compartida

Una sociedad compartida multientidad contiene una o varias entidades. Estas entidades suelen ser divisiones, franquicias, filiales, etc., que son administradas por una entidad común (conocida como nivel general). Las entidades pueden tener identificadores fiscales, divisas contables o informes 1099 independientes. Hay un Libro Mayor y un libro auxiliar de cada aplicación, pero las listas de datos se pueden compartir entre todas las entidades o restringirse a determinadas entidades. Sage Intacct admite la consolidación entre entidades. Más información sobre Sociedades compartidas de varias entidades.

Versión

Una versión es una actualización trimestral automática que recibe con tu servicio de Sage Intacct. Cada versión contiene nuevas funciones y mejoras diseñadas para aumentar su productividad. Las versiones se nombran por año y trimestre; por ejemplo, "2021 Release 2" corresponde a la versión del segundo trimestre de 2021. Puedes encontrar información detallada sobre lo que se incluye en cada versión y ver el calendario de versiones en las notas de la versión.

Libros de informes

Según tu negocio, también puedes utilizar los siguientes conjuntos adicionales de libros de informes, que son independientes de los libros de caja o de devengo:

Libros de regularización de cumplimiento: Normalmente, las empresas que cotizan en bolsa utilizan estos libros para informar sobre su información financiera mediante contabilidad basada en el cumplimiento.
Libros de regularización fiscal: Se utilizan para generar informes de la contabilidad de base imponible. Por ejemplo, la contabilidad fiscal y la contabilidad de devengo pueden utilizar diferentes métodos de amortización.
Libros definidos por el usuario: Libros personalizados que puedes usar para administrar informes, estándares o ajustes como quieras. Se utiliza habitualmente para la contabilidad específica del sector.

Al ejecutar informes, puedes optar por ejecutarlos utilizando libros independientes o una combinación de libros. Más información sobre el Uso de varios libros de informes en los informes.

Informes estándar

La mayoría de las aplicaciones incluyen un conjunto de informes estándar listos para usar y son específicos para cada aplicación, para tu comodidad. Por ejemplo, el Libro Mayor incluye un informe estándar de balance de comprobación, las Cuentas a cobrar incluyen un informe estándar de antigüedad del cliente, y así sucesivamente. Al ejecutar un informe estándar, puedes cambiar el periodo de tiempo, filtrar los datos, cambiar las opciones de formato y especificar el título del informe.

Libros auxiliares

Un libro auxiliar es una aplicación con sus propias transacciones independientes, como Cuentas a cobrar o Cuentas a pagar. Todos los libros auxiliares se acumulan en el Libro Mayor. Las transacciones del libro auxiliar contienen información detallada sobre cada transacción, como fechas, descripciones e importes. Cada libro auxiliar está asociado a un diario que contiene resúmenes de las transacciones.

Suscripciones

Para tener acceso a una aplicación o función complementaria, tu sociedad debe estar suscrita a ella. Las aplicaciones financieras principales están incluidas en tu servicio Intacct y puedes suscribirte a cualquiera de las aplicaciones principales sin incurrir en tarifas adicionales. Las suscripciones a otras aplicaciones o funciones pueden requerir tarifas adicionales. Los usuarios administradores pueden suscribirse y configurar aplicaciones y funciones. Más información sobre Suscribirse a una aplicación.

Nivel general

El nivel general de una sociedad compartida de varias entidades se utiliza para trabajar con datos compartidos, como usuarios, clientes, proveedores y cuentas. El nivel general es el nivel por encima de todas las entidades de una sociedad de varias entidades y es donde se crean, editan y administran objetos que se comparten entre las entidades de la sociedad. También puedes introducir transacciones en el nivel general e indicar las entidades o ubicaciones en las que se contabilizan. Más información sobre Sociedades compartidas de varias entidades.

Vistas

Una vista es la forma en que se organiza, filtra y ordena una lista de registros. Intacct proporciona vistas estándar para mostrar cada lista de registros. Por ejemplo, al abrir la página de la lista de proveedores en Cuentas a pagar, la vista estándar muestra algunos de los campos comunes disponibles en el registro del proveedor y enumera los proveedores por identificador de proveedor. Puedes crear tus propias vistas personalizadas para mostrar las listas de registros de la manera en que quieras visualizarlas. Por ejemplo, puedes crear una vista personalizada de proveedor que incluya el estado de retención del proveedor y esté ordenada por nombre de proveedor.