Convertir una transacción de compra

Al convertir una transacción de compra, la transacción pasa al siguiente paso del flujo de trabajo, tal y como se define en la plantilla de la transacción de compra relacionada. Por ejemplo, una orden de compra a una factura de compra.

El proceso de conversión copia los datos de la transacción de origen a la transacción posterior. La transacción de origen sigue existiendo como una transacción distinta.

Por ejemplo, si conviertes una orden de compra en una factura de proveedor, aún puedes acceder a la orden de compra de origen. Los cambios en la factura de proveedor no afectan a la transacción de origen.

Hay varios métodos que puedes utilizar para convertir una transacción:

• Convierte toda la transacción a otro tipo de transacción.
• Convertir una partida que no es de inventario en un importe específico (más información sobre Conversión de precios).
• Convierte dos o más transacciones, o partidas de transacciones diferentes, en una sola transacción.
  • Con una transacción abierta, puedes Convertir varios documentos en una sola transacción.
  • Para revisar una lista de todos los tipos de transacciones de compra y utilizar filtros para buscar proveedores y transacciones que se pueden convertir, consulta Procesar transacciones de compra.
• Convertir una transacción en dos o más transacciones (consulte Procesar transacciones de Compras).

Convierte toda la transacción cuando no se necesiten regularizaciones de partidas. Por ejemplo, has recibido una factura por todos los elementos de una orden de compra y estás listo para pagar al proveedor. Convierte toda la orden de compra de venta en una factura de proveedor.

Solo puedes convertir transacciones que tengan un estado de Pendiente o Parcialmente convertido. Más información sobre Estados de transacciones de Compras.

1. Ir a Compras > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción aplicable.

   Para ver las solicitudes de suministros, ve a Compras > Todos > > de inventario de suministrosMesa de trabajo. Aprende a Procesar solicitudes de suministros.

2. En la lista de transacciones, busca la transacción que deseas convertir y selecciona Convertir junto a él.

   Aparecerá una ventana emergente con enlaces a todas las transacciones en las que se puede convertir esta transacción.

3. Selecciona el tipo de transacción al que deseas convertir la transacción.

   La nueva transacción aparece en la lista de transacciones con todos los datos de la transacción inicial.

4. Si el Convertir a partir de un enlace de transacción existente , puedes seleccionar transacciones adicionales para convertirlas en una sola transacción. Más información sobre Conversión de varias transacciones.

5. Realiza los cambios necesarios en la transacción. Para obtener más información sobre cómo introducir información de campo, consulte Campos de transacción de Compras.
6. Cuando termines de introducir o editar la información de la transacción, selecciona uno de los siguientes botones:
   • Publicar: Guarda la transacción y muestra la lista de transacciones.
   • Correo y nuevo: Guarda la transacción y abre una nueva página de transacción,
   • Borrador y continuar: Guarda la transacción como borrador y abre una nueva página de transacción.
   • Borrador y hecho: Guarda la transacción como borrador y muestra la lista de transacciones.
   De forma predeterminada, la lista de transacciones para el tipo de transacción al que has convertido se muestra al seleccionar Contabilizar o bien Borrador y hecho. Para mostrar la lista de transacciones del tipo de transacción desde el que has convertido, cambia el parámetro Selecciona el tipo de lista que se mostrará después de la contabilización de una transacción convertida en tus preferencias personales.

A veces, es posible que tengas que convertir parte de una transacción de compra, pero no toda la transacción. Por ejemplo, tienes una orden de compra para una determinada cantidad de un artículo, pero tienes que pagar por una cantidad inferior a la cantidad de la orden de compra o facturar un importe inferior al total de la orden de compra (como una orden de compra abierta).

1. Ir a Compras > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción aplicable.

   Para ver las solicitudes de suministros, ve a Compras > Todos > > de inventario de suministrosMesa de trabajo. Aprende a Procesar solicitudes de suministros.

2. En la lista de transacciones, busca la transacción que deseas convertir y selecciona Convertir junto a él.

   Aparecerá una ventana emergente con enlaces a todas las transacciones en las que se puede convertir esta transacción.

3. Selecciona el archivo correspondiente Nombre de la transacción.

   La nueva transacción aparece con los datos de la transacción inicial. La transacción Fecha Los valores predeterminados según el Heredar la fecha de la transacción de origen en tus preferencias de usuario.

4. Si es necesario, cambie el cantidad o el Precio de una partida (la columna Tipo de conversión se puede editar si tu sociedad está configurada para permitir la anulación del tipo de conversión predeterminado de un artículo).

   Por ejemplo, si la cantidad de la partida 1 es 10 y solo recibes 8, cambia el parámetro Cantidad en las partidas 1 a 8. O bien, en la columna Tipo de conversión, selecciona Precioy, a continuación, introduce el importe de la compra modificado en el Precio campo.

   No se puede introducir un número de teléfono móvil en el archivo Cantidad Campo que tiene el signo opuesto al número de teléfono móvil de la transacción inicial. Por ejemplo, si la cantidad de la orden de compra inicial es 5 y se introduce -3 en el Cantidad en la factura de proveedor, Intacct muestra un error.

5. Realiza cualquier otro cambio según corresponda.
6. Selecciona uno de los siguientes botones:
   • Publicar: Guarda la transacción y muestra la lista de transacciones.
   • Borrador: Guarda la transacción como borrador y muestra la lista de transacciones.
   • Más acciones: Utilízalo para seleccionar más opciones de Contabilizar y Borrador.
   De forma predeterminada, la lista de transacciones para el tipo de transacción al que has convertido se muestra al seleccionar Contabilizar o bien Borrador y hecho. Para mostrar la lista de transacciones del tipo de transacción desde el que has convertido, cambia el parámetro Selecciona el tipo de lista que se mostrará después de la contabilización de una transacción convertida en tus preferencias personales.

Hay dos opciones en tus preferencias de usuario que te permiten:

• Selecciona la lista de transacciones que aparece después de convertir una transacción. El Selecciona el tipo de lista que se mostrará después de la contabilización de una transacción convertida El valor predeterminado es "Lista de transacciones para el tipo de transacción convertido". Selecciona "Lista de transacciones para el tipo de transacción inicial" para mostrar siempre la lista de transacciones de las transacciones que deseas convertir.
• Indica si la fecha de la transacción de destino se establece de forma predeterminada en la fecha de la transacción de origen. Al convertir una transacción en otra, la fecha de la nueva transacción se establece de forma predeterminada en la fecha actual. En muchos escenarios, la fecha de transacción para la nueva transacción debe ser realmente la fecha de transacción especificada en la transacción de origen.

  Por ejemplo, supongamos que estás convirtiendo una orden de compra en una factura de proveedor. La fecha de transacción de la orden de compra es el 1 de mayo de 2024 y la fecha de hoy es el 15 de mayo de 2024. Si Heredar la fecha de la transacción de origen para las transacciones de Compras seleccionada en tus preferencias de usuario, la fecha de transacción de la factura de proveedor se establece de forma predeterminada en el 1 de mayo de 2024.

Aprende a Actualizar las preferencias de usuario.

Resolución de problemas de conversión de transacciones

En la tabla siguiente se describen los posibles problemas de conversión y se ofrecen posibles soluciones para que puedas lograr tu objetivo:

Problema	Posible solución
Mensaje de error recibido, "No se encontró información sobre retiros"	Una de las siguientes condiciones puede causar este error: El plantilla de la transacción de destino no lista el plantilla de la transacción de origen en su Se puede convertir a partir de tabla. Abre la plantilla de la transacción de destino y utiliza la lista desplegable de la Se puede convertir a partir de para seleccionar la plantilla de la transacción de origen y seleccionar Guardar. Por ejemplo, si estás intentando convertir una orden de compra en una factura de proveedor, abre la definición de transacción de factura de proveedor y selecciona la orden de compra aplicable en la Se puede convertir de la tabla. Más información sobre Definiciones de transacciones. Este error puede producirse cuando se selecciona el enlace Convertir junto a la última transacción de un flujo de trabajo y el estado de la transacción anterior del flujo de trabajo se ha convertido parcialmente. Como no hay ninguna transacción en la que convertir la última transacción, no es necesario realizar ninguna otra acción para esta transacción (aunque aparezca el enlace Convertir). Este error puede ocurrir para los usuarios empleados. Los usuarios empleados solo pueden utilizar transacciones en las que la plantilla de la transacción Tipo de plantilla = Presupuesto, por ejemplo, solicitudes de compra. Si intentan convertir una solicitud de compra en una orden de compra, que tiene Tipo de plantilla = Pedido, reciben este error. En este escenario, haz que un usuario empresarial convierta la transacción.
Mensaje de error recibido: "No se puede convertir más de la cantidad disponible. Introduce una cantidad válida para convertir".	Esto puede suceder cuando intentas introducir un valor en el campo de cantidad que sea mayor que el valor de la cantidad en la transacción de origen. Por ejemplo, la cantidad de widgets en la transacción de origen es 5. Si introduces 7 en el campo de cantidad de la transacción a la que estás intentando convertir, recibirás este error. Lo mismo se aplica a los valores negativos. Si la cantidad de la transacción de origen es -5 e intentas introducir -7 en el campo de cantidad, recibirás este error. Además, no puedes introducir un valor de cantidad que tenga el signo opuesto al valor de cantidad en la transacción de origen. Por ejemplo, si la cantidad de la transacción de origen es 5 e introduces -3 como la cantidad de la transacción a la que intentas convertir, recibirás este error. Para resolver este error, realiza una de las siguientes acciones: Utiliza la misma cantidad que la transacción de origen al convertir la transacción. Utiliza una cantidad que sea menor que la cantidad de la transacción de origen al convertir la transacción. Lo que sucede después de convertir parte de una transacción depende de cómo Gestión de conversión parcial Configuración de la plantilla de la transacción configurada.Ver Acerca de la conversión parcial de transacciones para obtener información detallada sobre qué esperar después de convertir parte de una transacción. Edita la transacción de origen para cambiar la cantidad y, a continuación, convierte la transacción.
No puedo convertir una transacción En curso	Una transacción "En curso" es una transacción que se ha convertido a otro tipo de transacción y esa transacción tiene un estado de borrador. Por ejemplo, conviertes una orden de compra en una factura de proveedor y guardas la factura de proveedor como borrador. El sistema establece el estado de la orden de compra en En curso. No se puede editar ni convertir una transacción que esté en curso. Si quieres editar o convertir una transacción En curso, borra o contabiliza el borrador de la transacción ascendente. Esto establecerá el estado de la transacción En curso en Pendiente o Parcialmente convertido.
No puedo editar una transacción parcialmente convertida	El sistema no permite editar una transacción si el estado se ha convertido parcialmente. Si deseas editar la transacción Parcialmente convertida, borra todas las transacciones posteriores. Por ejemplo, si quieres editar una orden de compra que se ha convertido parcialmente en una factura de proveedor, borra la factura de proveedor.
Mensaje de error recibido: "Se proporciona un valor no válido para el campo PERMLISTMEMBER".	Esto puede ocurrir al crear o convertir una transacción y puede deberse a un identificador de usuario inactivo definido en la configuración de seguridad de la plantilla de la transacción. El mensaje de error enumera el identificador de usuario correspondiente. Para resolver este error: Abre la plantilla de la transacción correspondiente en el modo de edición. Selecciona el icono Configuración de seguridad pestaña. En el Permisos de usuario y grupo Derechos de acceso, borre el usuario que aparece en el mensaje de error. Guarda la plantilla de la transacción.
La lista de transacciones a las que puedo convertir la transacción no incluye la que quiero	El plantilla de la transacción de destino no lista el plantilla de la transacción de origen en su Se puede convertir a partir de tabla. Abre la plantilla de la transacción de destino y utiliza la lista desplegable de la Se puede convertir a partir de para seleccionar la plantilla de la transacción de origen y seleccionar Guardar. Por ejemplo, si estás intentando convertir un pedido de venta en una factura de venta, abre la plantilla de la transacción de factura de venta y selecciona el pedido de venta correspondiente en la Se puede convertir a partir de tabla. Más información sobre Definiciones de transacciones.
La plantilla de la transacción está configurada para afectar a Cuentas a pagar. Sin embargo, no se encontraron cuentas del Libro Mayor en la pestaña Información del Libro Mayor de Cuentas a pagar para itemid <item>.</item>	El sistema no puede contabilizar la transacción porque no sabe en qué cuenta del Libro Mayor utilizar. Para resolver este error, comprueba lo siguiente: Verifica que el artículo esté asignado al Grupo del Libro Mayor del artículo. Compruebe que el plantilla de la transacción tiene una entrada de correlación de cuentas para el grupo del Libro Mayor de artículos aplicable.
Se ha especificado un artículo no válido.	Un artículo se estableció como Inactivo después de crear la transacción que se estaba convirtiendo. Comprueba que todos los artículos estén configurados en estado Activo.