Controles del flujo de trabajo Order to Cash

¿Qué tipo de pedidos de venta deben aprobarse?

• Ciertos clientes
• Ciertos valores
• Ciertos usuarios
• Ciertas unidades de negocio o entidades
• Ciertos tipos de productos

Con los permisos de acceso y los tipos de usuario, solo determinados usuarios pueden convertir o aprobar un pedido de venta.

Crea una plantilla de transacción para "Borrador de pedido de venta" que se convierta en una definición de transacción de "Pedido de venta aprobado", donde la conversión se limite a determinados usuarios. Crea un evento inteligente para enviar un correo electrónico a un usuario cuando se cree un nuevo "Borrador de pedido de venta" para notificarle que lo apruebe.

• Crear un pedido de venta
• Convertir una transacción de venta

• Con qué frecuencia realizar esta revisión
• La antigüedad que puede tener un pedido de venta antes de que se considere un problema potencial

Crea una vista de lista personalizada que se filtre por el estado de transacción adecuado:

1. Vete a Pedidos > Todo > Otra actividad de transacción y seleccione Ver transacciones.
2. Escoger Administrar vistas y, a continuación, seleccione Crear una vista nueva.
3. Seleccione los filtros en el paso 3 y asegúrese de que Estado se establece en el valor adecuado, como Borrador o Pendiente.

Ver Revisar la prueba de control.

El enfoque de la prueba debe estar en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los pedidos de ventas faltantes.

Dependiendo de su proceso, es posible que tenga algunos o muchos pedidos de venta abiertos en un momento dado. La revisión de los pedidos de venta abiertos puede abordar dos riesgos:

• Pedidos de venta que se han dejado abiertos por accidente y deben cumplirse
• Algo ha salido mal y el pedido de venta debería haberse cerrado o cancelado.

• ¿Cuáles son las razones válidas por las que los pedidos de venta pueden estar abiertos? ¿Quieres excluirlos?
• ¿Con qué frecuencia realizar esta revisión? ¿Cómo te asegurarás de que no estás revisando los mismos pedidos de ventas abiertos?
• ¿Qué cubos de envejecimiento se deben utilizar?

Crea una vista de lista personalizada que se filtre por el estado de transacción adecuado:

1. Vete a Pedidos > Todo > Otra actividad de transacción y seleccione Ver transacciones.
2. Escoger Administrar vistas y, a continuación, seleccione Crear una vista nueva.
3. Seleccione los filtros en el paso 3 y asegúrese de que Estado se establece en el valor adecuado, como Borrador o Pendiente.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los envíos o facturas faltantes.

¿Qué tipo de pedidos de venta deben aprobarse?

• Ciertos clientes
• Ciertos valores
• Ciertos usuarios
• Ciertas unidades de negocio o entidades
• Ciertos tipos de productos

Con los permisos de acceso y los tipos de usuario, solo determinados usuarios pueden convertir o aprobar un pedido de venta.

Crea una plantilla de transacción para "Borrador de pedido de venta" que se convierta en una definición de transacción de "Pedido de venta aprobado", donde la conversión se limite a determinados usuarios. Crea un evento inteligente para enviar un correo electrónico a un usuario cuando se cree un nuevo "Borrador de pedido de venta" para notificarle que lo apruebe.

• Crear un pedido de venta
• Convertir una transacción de venta

Tipo de control

Preventivo

Tipos de objetivos

Exactitud

Requisito funcional

Los pedidos de venta solo pueden contener artículos preexistentes con precios preexistentes

Justificación del control

Para habilitar los controles sobre las anulaciones de precios

¿Por qué es importante?

Este control garantiza que los vendedores no socaven la comercialidad del negocio a través de descuentos excesivos. Considere los factores de riesgo aquí. Por ejemplo, ¿qué llevaría a un vendedor a ajustar el precio o intentar crear un producto inapropiado?

Tenga en cuenta que esto no es estrictamente un control contable (los controles contables se centran en si las ventas se registran al precio correcto). Si un vendedor ofrece un descuento excesivo, se trata de un problema comercial y no de contabilidad. Sin embargo, indirectamente, si el precio de venta está por debajo del costo, entonces un auditor podría plantear una preocupación sobre el valor contable del inventario.

Factores a tener en cuenta

• ¿Cómo se asegurará de que no se eluda este control?

• ¿Se necesitan otras limitaciones? Por ejemplo, es posible que no desee permitir que todas las personas seleccionen todos los productos.

• ¿Necesita que los datos de precios se ajusten al alza?

• ¿Cómo se mantienen actualizados los datos de productos y precios?

Configuración de Sage Intacct

Configura Pedidos para habilitar las tarifas estándar:

1. Vete a Pedidos > Arreglo > Configuración.

2. Desplázate hasta la subsección Precio y descuentos.
3. Escoger Listas de precios.
4. Escoger Tarifas del cliente, en su caso.

Configure las plantillas de transacciones de pedido de ventas con los ajustes adecuados:

1. Vete a Pedidos > Arreglo > Más > Definiciones de transacciones.

2. Para cada definición de transacción de pedido de venta aplicable:

   1. Escoger Editar junto a la definición de la transacción.
   2. Desplázate hasta la subsección Anulaciones de usuario en la sección Contabilidad.
   3. Asegúrese de que Precio por partida no está seleccionado.
   4. Escoger Realizar un seguimiento del descuento o recargo por partida, en su caso.

Página de ayuda de Sage Intacct

• Tarifas: Pedidos
• Plantillas de transacciones: Pedidos

Evidencia para el control

Página de configuración en Sage Intacct

Cómo realizar la prueba

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe centrarse en los elementos de la validación que garantizan la integridad de la información financiera.

¿Qué campos serán obligatorios en un pedido de venta y qué campos se pueden dejar como opcionales?

Varios campos ya son obligatorios en los pedidos de venta. Puedes añadir campos personalizados. También puedes usar reglas inteligentes para requerir el uso de campos que son críticos para tus operaciones comerciales.

• Campos personalizados
• Reglas inteligentes

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en los campos que son pertinentes a efectos del marco de control, por ejemplo, la información financiera.

Dependiendo de su proceso, es posible que tenga algunos o muchos pedidos de venta abiertos en un momento dado. La revisión de los pedidos de venta abiertos puede abordar dos riesgos:

• Pedidos de venta que se han dejado abiertos por accidente y deben cumplirse
• Algo ha salido mal y el pedido de venta debería haberse cerrado o cancelado.

• ¿Cuáles son las razones válidas por las que los pedidos de venta pueden estar abiertos? ¿Quieres excluirlos?
• ¿Con qué frecuencia realizar esta revisión? ¿Cómo te asegurarás de que no estás revisando los mismos pedidos de ventas abiertos?
• ¿Qué cubos de envejecimiento se deben utilizar?

Crea una vista de lista personalizada que se filtre por el estado de transacción adecuado:

1. Vete a Pedidos > Todo > Otra actividad de transacción y seleccione Ver transacciones.
2. Escoger Administrar vistas y, a continuación, seleccione Crear una vista nueva.
3. Seleccione los filtros en el paso 3 y asegúrese de que Estado se establece en el valor adecuado, como Borrador o Pendiente.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los envíos o facturas faltantes.

No es probable que este control sea un control de información financiera, aunque forma parte de la demostración de la integridad de los ingresos. Este control ayuda a garantizar que todos los pedidos se envíen y facturen. Asegurarse de cumplir con los pedidos a tiempo es una parte importante de su proceso de envío.

La clave para que esto funcione bien es que forme parte de un proceso de seguimiento que pueda repetirse, semanal o diariamente, sin duplicación. ¿Cómo se asegurará de que el cheque no cubra los mismos artículos una y otra vez, mientras utiliza la información más actualizada?

• ¿Tiene algún término con los clientes que resulte en sanciones financieras por un cierto número de días vencidos?
• ¿Cuál es el proceso de seguimiento y resolución de envíos vencidos?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los envíos que superan el umbral de los plazos de entrega aceptables.

Este control puede abordar los siguientes riesgos:

• El riesgo de que el proceso de cumplimiento no funcione bien, lo que puede generar problemas con los clientes.
• El riesgo de que las facturas sean incorrectas, lo que puede provocar un reconocimiento incorrecto de los ingresos. La precisión de las facturas depende de cómo se creen.

• ¿Qué es una variación aceptable en la cantidad de cumplimiento?
• ¿Con qué frecuencia se hará la revisión?
• ¿Qué acciones tomarás si encuentras diferencias?
• ¿Cómo diferenciará los pedidos que tienen problemas con los pedidos en los que la variación es aceptable? Una variación puede ser aceptable si el cliente acepta la variación o un envío futuro completará el pedido de venta.
• Véase también Revisión de pedidos de venta cerrados con variación de cantidad.

Utilice los informes estándar de Pedidos, que muestran una variedad de información. Vete a Pedidos > todos los informes >.

También puedes crear informes personalizados para obtener más información, si es necesario.

• Informes de Pedidos
• Asistente para el redactor de informes personalizados - CRWZ

Ver Revisar la prueba de control.

El enfoque de la prueba debe estar en cómo se identifica y se hace un seguimiento del cumplimiento con variaciones inapropiadas.

Este control puede abordar los siguientes riesgos:

• El riesgo de que el proceso de envío no esté funcionando bien, lo que puede generar problemas con los clientes.
• El riesgo de que las facturas sean incorrectas, lo que puede provocar un reconocimiento incorrecto de los ingresos. La precisión de las facturas depende de cómo se creen.
• El riesgo de fraude de que una persona haya registrado incorrectamente los envíos a los clientes para ocultar el robo o la colusión con un cliente (por ejemplo, para proporcionarle productos adicionales de forma gratuita).

La diferencia entre este control y Revisión de la variación de la cantidad de cumplimiento es que este control es para pedidos cerrados, lo que significa que es probable que la factura se emita sin más envíos.

• ¿Qué es una variación aceptable en la cantidad de envío?
• ¿Con qué frecuencia harás la revisión?
• ¿Qué acciones tomarás si encuentras diferencias?
• ¿Cómo diferenciará los pedidos que tienen problemas con los pedidos en los que la variación es aceptable? Una variación puede ser aceptable si el cliente acepta la variación o un envío futuro completará el pedido de venta.
• Véase también Revisión de la variación de la cantidad de cumplimiento.

• Informes de Pedidos
• Asistente para el redactor de informes personalizados - CRWZ

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los envíos con variaciones inadecuadas.

No es probable que este control sea un control de información financiera, aunque forma parte de la demostración de la integridad de los ingresos. Este control ayuda a garantizar que todos los pedidos se envíen y facturen. Asegurarse de cumplir con los pedidos a tiempo es una parte importante de su proceso de envío.

La clave para que esto funcione bien es que forme parte de un proceso de seguimiento que pueda repetirse, semanal o diariamente, sin duplicación. ¿Cómo se asegurará de que el cheque no cubra los mismos artículos una y otra vez, mientras utiliza la información más actualizada?

• ¿Tiene algún término con los clientes que resulte en sanciones financieras por un cierto número de días vencidos?
• ¿Cuál es el proceso de seguimiento y resolución de envíos vencidos?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los envíos que superan el umbral de los plazos de entrega aceptables.

Diseñar el proceso sin necesidad de realizar muchos cambios en las facturas es la mejor manera de evitar cambios inapropiados o erróneos en las facturas. Sin embargo, cuando los cambios sean necesarios, es posible que desee verificarlos para asegurarse de que sean adecuados.

Véase también Llenado automatizado de facturas en función de la cantidad del remitente y el precio del pedido de venta.

• ¿Cuál será el volumen probable de cambios? Entonces, ¿con qué frecuencia será necesario ejecutar este control?
• ¿Cómo identificará la diferencia entre los cambios válidos y los cambios inapropiados?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de los cambios inapropiados en las facturas.

Las facturas manuales se utilizan a menudo para eludir la ruta principal, que es enviar cantidades y precios de pedidos de venta para rellenar automáticamente las facturas. Por lo tanto, utilice este control para aplicar la política de facturación manual.

Utilice también este control junto con Acceso restringido para crear facturas manuales.

• ¿Cuál será el volumen probable de facturas manuales? Entonces, ¿con qué frecuencia será necesario ejecutar este control?
• ¿Cómo identificará la diferencia entre las facturas manuales apropiadas y las que no deberían haberse generado?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de las facturas manuales inadecuadas.

Dé consideraciones normales en cuanto a todos los controles de acceso restringidos, con el acceso minimizado y excluido de aquellos que no deberían tenerlo.

Puede utilizar este control junto con Revisión manual de la lista de facturas.

¿Hay alguna persona específica a la que se deba impedir este acceso por razones de segregación de funciones?

Crea una plantilla de la transacción de "Factura manual" que tenga acceso restringido a determinados usuarios.

1. Vete a Pedidos > Arreglo > másy, a continuación, seleccione Definiciones de transacciones.
2. Escoger Editar junto a la plantilla de la transacción aplicable.
3. Seleccione la opción Configuración de seguridad y desplázate hasta la pestaña Permisos de usuario y grupo sección.
4. Escoger Habilitar permisos para usuarios o grupos específicos.
5. Utilice los campos y la tabla que aparecen para restringir el acceso a determinados usuarios o grupos.

Diseñar el proceso sin necesidad de realizar muchos cambios en las facturas es la mejor manera de evitar cambios inapropiados o erróneos en las facturas. Sin embargo, cuando los cambios sean necesarios, es posible que desee verificarlos para asegurarse de que sean adecuados.

Véase también Llenado automatizado de facturas en función de la cantidad del remitente y el precio del pedido de venta.

• ¿Cuál será el volumen probable de cambios? Entonces, ¿con qué frecuencia será necesario ejecutar este control?
• ¿Cómo identificará la diferencia entre los cambios válidos y los cambios inapropiados?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de los cambios inapropiados en las facturas.

Las facturas manuales se utilizan a menudo para eludir la ruta principal, que es enviar cantidades y precios de pedidos de venta para rellenar automáticamente las facturas. Por lo tanto, utilice este control para aplicar la política de facturación manual.

Utilice también este control junto con Acceso restringido para crear facturas manuales.

• ¿Cuál será el volumen probable de facturas manuales? Entonces, ¿con qué frecuencia será necesario ejecutar este control?
• ¿Cómo identificará la diferencia entre las facturas manuales apropiadas y las que no deberían haberse generado?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de las facturas manuales inadecuadas.

Cuando las empresas operan en mercados donde las normas fiscales locales son complejas o cambian rápidamente, mantener esas normas fiscales en un sistema financiero central puede ser difícil de hacer y propenso a errores. En estos casos, puede valer la pena utilizar motores fiscales locales para calcular impuestos y aranceles.

¿Está sujeto a regímenes fiscales complejos o que cambian rápidamente (como los impuestos estatales y locales de EE. UU.)?

Hay varias opciones para configurar los cálculos, la contabilización y la generación de informes de impuestos automatizados. Cada organización debe revisar las opciones relevantes para los requisitos de cumplimiento.

Impuesto sobre las ventas, IVA y GST

Por lo general, se mantendrán en la documentación para el motor fiscal. Los usuarios no deben tener acceso para mantener manualmente los tipos impositivos mantenidos por los motores fiscales (ya que esto les permitiría anularlos).

Ver Prueba de configuración (para la configuración de los tipos impositivos) y Prueba de control de acceso (donde el acceso debe estar restringido).

Una reconciliación de cuentas de control fiscal es importante para asegurarse de que el saldo fiscal sea correcto y/o que la presentación de impuestos sea correcta. La primera se realiza comprobando el saldo fiscal a cualquier expectativa (la practicidad impedirá una revisión de todas las transacciones fiscales), mientras que la segunda se realiza comprobando el saldo fiscal a la presentación de impuestos, donde esto se hace en base a datos externos al sistema.

• ¿Cuáles son los umbrales para conciliar elementos? ¿Qué harás si, por ejemplo, hay una diferencia de un solo dólar?

• La conciliación de cuentas de control suele formar parte del proceso más amplio de conciliación del balance, por lo que se debe considerar la posibilidad de aplicar un enfoque coherente a todas las conciliaciones.

Las configuraciones variarán según la configuración fiscal estándar.

Impuesto sobre las ventas, IVA y GST

Documentación de reconciliación, incluida la conciliación de partidas y el seguimiento.

Ver Prueba de control de reconciliación.

No es probable que este control sea un control de información financiera, aunque forma parte de la demostración de la integridad de los ingresos. Este control ayuda a garantizar que todos los pedidos se envíen y facturen. Asegurarse de cumplir con los pedidos a tiempo es una parte importante de su proceso de envío.

La clave para que esto funcione bien es que forme parte de un proceso de seguimiento que pueda repetirse, semanal o diariamente, sin duplicación. ¿Cómo se asegurará de que el cheque no cubra los mismos artículos una y otra vez, mientras utiliza la información más actualizada?

• ¿Tiene algún término con los clientes que resulte en sanciones financieras por un cierto número de días vencidos?
• ¿Cuál es el proceso de seguimiento y resolución de envíos vencidos?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de los envíos que superan el umbral de los plazos de entrega aceptables.

Las coincidencias sugeridas, si se utilizan, no son garantía de que las coincidencias sean correctas. Piense en el proceso de coincidencia y asegúrese de que este control sea un factor que contribuya a garantizar una coincidencia precisa.

¿Cómo definir umbrales de tolerancia que estén en línea con la política de su empresa?

La configuración de Sage Intacct está configurada de forma predeterminada para realizar sugerencias de pago automáticas, haciendo coincidir los pagos de los clientes con las facturas abiertas.

Ver Prueba de control de configuración.

Se debe probar la funcionalidad de conciliación de tres vías, junto con cualquier umbral de aceptación y bloqueo de facturas por encima del umbral.

Las coincidencias sugeridas, si se utilizan, no son garantía de que las coincidencias sean correctas. Piense en el proceso de coincidencia y asegúrese de que este control sea un factor que contribuya a garantizar una coincidencia precisa.

¿Cómo definir umbrales de tolerancia que estén en línea con la política de su empresa?

La configuración de Sage Intacct está configurada de forma predeterminada para realizar sugerencias de pago automáticas, haciendo coincidir los pagos de los clientes con las facturas abiertas.

Es probable que se realice una revisión del efectivo no asignado con mucha frecuencia, ya que los usuarios intentan resolver los recibos que no son muy claros o que provienen de lugares inesperados. Estas revisiones diarias o semanales no necesariamente tienen que formalizarse porque son de naturaleza operativa.

Sin embargo, al final del mes, puede hacer una revisión de efectivo no asignado para asegurarse de que la posición de cuentas por cobrar de fin de mes sea precisa y no esté sobreestimada.

• Considere todo el proceso de asignación. ¿Cuáles son las razones por las que no se asigna dinero en efectivo y cómo identificará este control las que son problemáticas?
• ¿En qué momento del proceso se ejecutará este control?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en la forma en que se revisan y se hace un seguimiento de las partidas de efectivo no asignadas problemáticas.

La elaboración de un informe es un proceso y no un control. Si el devengo se calcula automáticamente en función de los plazos del sistema, se trata de un control. De lo contrario, es necesario realizar un cálculo manual, que puede depender de un informe, que conduzca a una contabilización en el diario. Sin embargo, la revisión del informe basado en el sistema y la verificación de los contratos se pueden utilizar como un control manual dependiente de TI sobre esta área difícil.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe diseñarse cuidadosamente para garantizar que se cumpla el objetivo de control y no sea solo una verificación general de que se realizó algún tipo de revisión.

Dé consideraciones normales en cuanto a todos los controles de acceso restringidos, con el acceso minimizado y excluido de aquellos que no deberían tenerlo.

Este control es principalmente para el control del fraude, pero también evita el uso inadecuado de las devoluciones en lugar de ajustar las facturas.

Utilice este control junto con Revisión de las devoluciones de los clientes.

• ¿A quién hay que restringir para evitar el fraude?
• ¿Se necesitan otras restricciones, por ejemplo, por entidad?

Crea una plantilla de la transacción "Devoluciones" que tenga acceso restringido a determinados usuarios.

1. Vete a Pedidos > Arreglo > másy, a continuación, seleccione Definiciones de transacciones.
2. Escoger Editar junto a la plantilla de la transacción aplicable.
3. Seleccione la opción Configuración de seguridad y desplázate hasta la pestaña Permisos de usuario y grupo sección.
4. Escoger Habilitar permisos para usuarios o grupos específicos.
5. Utiliza los campos y la tabla que aparece para restringir el acceso a determinados usuarios o grupos.

Este control puede abordar los siguientes riesgos:

• Las entregas son incorrectas. Esta consideración operativa garantiza que el proceso de cumplimiento funcione y que la calidad sea la adecuada.
• Las devoluciones son inapropiadas. Las devoluciones apropiadas garantizan que nadie acredite accidentalmente a los clientes demasiado o ingrese devoluciones de manera fraudulenta.

Diseñe esta revisión para identificar los elementos de seguimiento para ambos riesgos. Tenga cuidado con el peligro de que se convierta en una revisión generalizada en la que no sea fácil evidenciar cómo el control aborda los riesgos.

• Dado el volumen y el valor probables de las devoluciones de los clientes, asegúrese de que este control se centre en las áreas correctas para identificar las devoluciones problemáticas, en lugar de ser simplemente una revisión operativa de los volúmenes de devoluciones de los clientes.
• A fin de lograr la exhaustividad, sería necesario llevar a cabo una comparación general de los niveles de rendimiento con los rendimientos previstos.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se hace un seguimiento de las devoluciones inapropiadas.

Dé consideraciones normales en cuanto a todos los controles de acceso restringidos, con el acceso minimizado y excluido de aquellos que no deberían tenerlo.

Utilice este control junto con Flujo de trabajo de aprobación de notas de crédito y Revisión de la lista de notas de crédito.

• ¿A quién hay que restringir para evitar el fraude?
• ¿Son necesarias otras restricciones, por ejemplo, por entidad?

Puedes crear plantillas de transacciones (por ejemplo, Reembolso al cliente) que tengan acceso restringido a determinados usuarios.

1. Vete a Pedidos > Arreglo > másy, a continuación, seleccione Definiciones de transacciones.
2. Escoger Editar junto a la plantilla de la transacción aplicable.
3. Seleccione la opción Configuración de seguridad y desplázate hasta la pestaña Permisos de usuario y grupo sección.
4. Escoger Habilitar permisos para usuarios o grupos específicos.
5. Utiliza los campos y la tabla que aparece para restringir el acceso a determinados usuarios o grupos.

Este control es una revisión de todas las notas de crédito para asegurarse de que son válidas. Esta debería ser una lista relativamente pequeña. Sin embargo, si es inmanejable o ineficiente verificarlos todos, piense en los criterios que desea aplicar para encontrar notas de crédito problemáticas, como el valor, el usuario que lo creó, el cliente.

• ¿Cómo identificará lo que constituye un error, una declaración errónea o un fraude?
• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?
• Es posible que desees dividir esto por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización y supervisión centralizadas de los exámenes?
• ¿Cómo se asegurará de que la persona que firma no sea responsable de levantar las notas de crédito? Considere la posibilidad de realizar un cheque secundario o asegurarse de que el revisor no tenga acceso a las notas de crédito.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se les da seguimiento a las notas de crédito inapropiadas.

La elaboración de un informe es un proceso y no un control. Si el devengo se calcula automáticamente en función de los plazos del sistema, se trata de un control. De lo contrario, es necesario realizar un cálculo manual, que puede depender de un informe, que conduzca a una contabilización en el diario. Sin embargo, la revisión del informe basado en el sistema y la verificación de los contratos se pueden utilizar como un control manual dependiente de TI sobre esta área difícil.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe diseñarse cuidadosamente para garantizar que se cumpla el objetivo de control y no sea solo una verificación general de que se realizó algún tipo de revisión.

Este control puede abordar los siguientes riesgos:

• Las entregas son incorrectas. Esta consideración operativa garantiza que el proceso de cumplimiento funcione y que la calidad sea la adecuada.
• Las devoluciones son inapropiadas. Las devoluciones apropiadas garantizan que nadie acredite accidentalmente a los clientes demasiado o ingrese devoluciones de manera fraudulenta.

Diseñe esta revisión para identificar los elementos de seguimiento para ambos riesgos. Tenga cuidado con el peligro de que se convierta en una revisión generalizada en la que no sea fácil evidenciar cómo el control aborda los riesgos.

• Dado el volumen y el valor probables de las devoluciones de los clientes, asegúrese de que este control se centre en las áreas correctas para identificar las devoluciones problemáticas, en lugar de ser simplemente una revisión operativa de los volúmenes de devoluciones de los clientes.
• A fin de lograr la exhaustividad, sería necesario llevar a cabo una comparación general de los niveles de rendimiento con los rendimientos previstos.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se hace un seguimiento de las devoluciones inapropiadas.

Dé consideraciones normales en cuanto a todos los controles de acceso restringidos, con el acceso minimizado y excluido de aquellos que no deberían tenerlo.

Utilice este control junto con Flujo de trabajo de aprobación de notas de crédito y Revisión de la lista de notas de crédito.

• ¿A quién hay que restringir para evitar el fraude?
• ¿Son necesarias otras restricciones, por ejemplo, por entidad?

Puedes crear plantillas de transacciones (por ejemplo, Reembolso al cliente) que tengan acceso restringido a determinados usuarios.

1. Vete a Pedidos > Arreglo > másy, a continuación, seleccione Definiciones de transacciones.
2. Escoger Editar junto a la plantilla de la transacción aplicable.
3. Seleccione la opción Configuración de seguridad y desplázate hasta la pestaña Permisos de usuario y grupo sección.
4. Escoger Habilitar permisos para usuarios o grupos específicos.
5. Utiliza los campos y la tabla que aparece para restringir el acceso a determinados usuarios o grupos.

Este control es una revisión de todas las notas de crédito para asegurarse de que son válidas. Esta debería ser una lista relativamente pequeña. Sin embargo, si es inmanejable o ineficiente verificarlos todos, piense en los criterios que desea aplicar para encontrar notas de crédito problemáticas, como el valor, el usuario que lo creó, el cliente.

• ¿Cómo identificará lo que constituye un error, una declaración errónea o un fraude?
• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?
• Es posible que desees dividir esto por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización y supervisión centralizadas de los exámenes?
• ¿Cómo se asegurará de que la persona que firma no sea responsable de levantar las notas de crédito? Considere la posibilidad de realizar un cheque secundario o asegurarse de que el revisor no tenga acceso a las notas de crédito.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se les da seguimiento a las notas de crédito inapropiadas.

Este control puede abordar los siguientes riesgos:

• Las entregas son incorrectas. Esta consideración operativa garantiza que el proceso de cumplimiento funcione y que la calidad sea la adecuada.
• Las devoluciones son inapropiadas. Las devoluciones apropiadas garantizan que nadie acredite accidentalmente a los clientes demasiado o ingrese devoluciones de manera fraudulenta.

Diseñe esta revisión para identificar los elementos de seguimiento para ambos riesgos. Tenga cuidado con el peligro de que se convierta en una revisión generalizada en la que no sea fácil evidenciar cómo el control aborda los riesgos.

• Dado el volumen y el valor probables de las devoluciones de los clientes, asegúrese de que este control se centre en las áreas correctas para identificar las devoluciones problemáticas, en lugar de ser simplemente una revisión operativa de los volúmenes de devoluciones de los clientes.
• A fin de lograr la exhaustividad, sería necesario llevar a cabo una comparación general de los niveles de rendimiento con los rendimientos previstos.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se hace un seguimiento de las devoluciones inapropiadas.

El informe de antigüedad del cliente proporciona esta funcionalidad. Puedes ejecutar el informe en la fecha de la factura o en la fecha de vencimiento.

Configura periodos de antigüedad personalizados en la página Configurar Cuentas a cobrar, configura los plazos de Cuentas a cobrar y asigna los plazos a los clientes. Sage Intacct automatizará los plazos calculados y la antigüedad de las facturas pendientes.

• Configurar Cuentas a cobrar: Envejecimiento
• Condiciones: Cuentas a cobrar
• Ejecutar informes de antigüedad del cliente

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe garantizar que la antigüedad de la factura se calcule correctamente.

• ¿Cómo se pueden eludir las comprobaciones del límite de crédito?
• ¿Qué impedirá que se utilicen estas elusiones?

Puedes añadir un límite de crédito a un cliente editando la ficha del cliente:

1. Vete a Cuentas a cobrar > Todo > Clientela.

2. Busca el cliente para el que quieres establecer un límite de crédito.
3. Escoger Editar al final de la fila.
4. Seleccione la opción Información adicional pestaña.
5. En Límite de crédito , introduzca la cantidad de crédito que desea otorgar al cliente.
6. Escoger Salvar.

1. Vete a Cuentas a cobrar > Todo > Clientela.

2. Busca el cliente para el que quieres establecer un límite de crédito.
3. Escoger Editar.
4. Seleccione la opción Información adicional pestaña.
5. En Límite de crédito , introduzca la cantidad de crédito que desea otorgar al cliente.
6. Escoger Salvar.

Puedes determinar qué sucede cuando se supera un límite de crédito en la página Configurar Cuentas a cobrar:

1. Vete a Cuentas a cobrar > Arreglo Configuración >.
2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Umbrales.
3. Seleccione la opción adecuada para Si el cliente está en espera, como bloquear la creación de la transacción.

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en comprobar que el bloqueo se aplica automáticamente cuando se supera el límite de crédito.

• ¿Cómo evidenciará que los cambios son apropiados?
• ¿Qué pruebas de apoyo se examinarán?

Realice una o ambas de las siguientes acciones:

• Configura un evento inteligente para enviar un correo electrónico al revisor cuando se realicen cambios en el límite de crédito de un cliente.
• Ejecute el informe Historial de auditoría, filtrado por las áreas de datos de objeto adecuadas.

• Eventos inteligentes
• Utilizar un informe de historial de auditoría

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de los cambios inapropiados en los límites de crédito.

• ¿Qué sanciones y jurisdicciones afectan a la organización?
• ¿Qué instrucciones se han dado por parte de los equipos de riesgos legales o comerciales o del asesor jurídico?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se llevaron a cabo los controles y qué pruebas se inspeccionaron.

Dé consideraciones normales en cuanto a todos los controles de acceso restringidos, con el acceso minimizado y excluido de aquellos que no deberían tenerlo.

En particular, esto es importante para prevenir el fraude a través de la creación de clientes ficticios con los que se podrían registrar ventas ficticias

Utilice este control junto con Revisión de los cambios en los datos maestros de los clientes.

• ¿A quién hay que restringir para evitar el fraude?
• ¿Se necesitan otras restricciones, por ejemplo, por entidad?

El control consiste en identificar a los clientes ficticios, que principalmente crean nuevos clientes. Sin embargo, también es posible convertir un cliente existente en un cliente ficticio realizando un gran número de cambios.

Utilice este control junto con Acceso restringido para crear clientes o modificar los datos maestros de clientes.

• ¿Qué campos se definirán como potencialmente riesgosos?
• ¿Cuánta comprobación se realizará de la información original?
• ¿Utilizará un enfoque basado en muestras?

Realice una o ambas de las siguientes acciones:

• Configura un evento inteligente para enviar un correo electrónico al revisor cuando se realicen cambios en el límite de crédito de un cliente.
• Ejecute el informe Historial de auditoría, filtrado por las áreas de datos de objeto adecuadas.

• Eventos inteligentes
• Utilizar un informe de historial de auditoría

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de los cambios inapropiados en los registros de los clientes.

• Campos personalizados
• Reglas inteligentes

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en los campos que son pertinentes a efectos del marco de control, por ejemplo, la información financiera.

• ¿Cómo se diferenciará entre anulaciones de precios válidas e inválidas?
• ¿Con qué frecuencia se produce una anulación manual del precio y, por lo tanto, con qué frecuencia tendrás que revisarla?

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de los cambios inapropiados en los precios de los pedidos de venta.

• ¿Con qué frecuencia cambian los precios de los productos? ¿Es esto sobre una base específica (por ejemplo, revisión anual de precios) o con mayor frecuencia?
• ¿Hay ciertas personas de las que no se esperaría que cambiaran los precios?

Utilice este control junto con Acceso restringido a los datos maestros de precios.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza un seguimiento de los cambios inapropiados en los precios de los pedidos de venta.

Dé consideraciones normales en cuanto a todos los controles de acceso restringidos, con el acceso minimizado y excluido de aquellos que no deberían tenerlo.

Puede utilizar este control junto con Revisión del cambio de precio del producto.

• ¿A quién hay que impedir el acceso?
• ¿Existe un proceso para modificar los datos maestros de precios? Contar con un proceso de este tipo ayuda a evitar la proliferación de accesos por parte de personas que tienen una necesidad justificada de cambiar un precio y, por lo tanto, solicitan acceso para hacerlo ellos mismos.

• ¿Cuál es la política de facturas vencidas de la empresa?
• ¿Quién realizará esta revisión? Idealmente, debería ser alguien con responsabilidad de cobranzas.

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de las facturas y los clientes problemáticos.

Los ajustes de ingresos son un riesgo de fraude potencialmente importante. Diseñe este control para aplicar la directiva de diario manual y para detectar asientos fraudulentos.

Al igual que todos los controles de revisión, la revisión no debe ser solo un escaneo o una "verificación de sentido", ya que esto será evidencia insuficiente de revisión. Identifique una combinación de umbrales y variables para detectar entradas de riesgo y documente la conclusión. Siempre se puede realizar una investigación más detallada si el operador de control lo desea.

• ¿Cuándo se realizará esta revisión? ¿Se hará antes o después del cierre, o con menos frecuencia?
• La naturaleza de los ajustes que se esperan impulsará el diseño de este control. Si hay muchos ajustes pequeños, asegúrese de que no se ignoren si podrían tener un gran impacto.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se les da seguimiento a los ajustes de ingresos inapropiados.

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso para realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deben evitar que esto ocurra. Sin embargo, debido al riesgo de fraude, verifique los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Los "controles mitigantes" deben identificarse, por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

• Asignar permisos a usuarios
• Ejemplo de informe de permisos para todos los usuarios: CRW

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso para realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deben evitar que esto ocurra. Sin embargo, debido al riesgo de fraude, verifique los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Los "controles mitigantes" deben identificarse, por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

• Asignar permisos a usuarios
• Ejemplo de informe de permisos para todos los usuarios: CRW

Este control es importante para prevenir el fraude. Es importante recordar que la segregación de funciones se viola fácilmente si el acceso cambia regularmente.

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso para realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deben evitar que esto ocurra. Sin embargo, debido al riesgo de fraude, verifique los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Los "controles mitigantes" deben identificarse, por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

• Asignar permisos a usuarios
• Ejemplo de informe de permisos para todos los usuarios: CRW