Servicio de importación: Asientos del diario del Libro Mayor

Importa información de asientos de diario del Libro Mayor a Intacct con el servicio de importación.

Para importar asientos de diario del Libro Mayor, necesitas los siguientes permisos.

Suscripción

Libro Mayor

Proyectos (para el reconocimiento de ingresos de proyectos)
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos

Asientos de diario, Usuario empresarial: Enumerar, Ver, Editar, Añadir, Borrar, Revertir, Reclasificar

Asientos de diario, Empleado: Lista

Asientos de diario, Aprobación: Enumerar, Ver

Video: Libro Mayor importación asiento de diario

En este vídeo se explica cómo importar entradas de diario Libro Mayor a Sage Intacct mediante el servicio de importación.

Libro Mayor importación de asiento de diario (7:03)

Antes de empezar: planifica tu importación

El servicio de importación ha separado la creación de nuevos registros y la actualización de los registros existentes. Estas acciones de importación independientes requieren información diferente en el archivo que se importa a Intacct.

Antes de empezar, decide qué tipo de importación vas a realizar.

  • Crear nuevas fichas

    Al crear nuevas fichas, debes incluir los datos de campo obligatorios para el área de importación. También se puede incluir otra información con la importación, según sea necesario. Revisa la plantilla de tu área de importación para saber qué otra información se puede añadir.

    Más información sobre el Crear proceso.

  • Actualizar registros existentes

    Al actualizar los registros existentes, solo necesita incluir el número de registro único y el campo o campos que desea actualizar.

    Más información sobre el Actualizar proceso y Ver un ejemplo.

Empezar con una plantilla

Intacct recomienda empezar con una plantilla para la importación. Hay varias formas de crear o acceder a una plantilla:

Más información sobre el Opciones de plantilla de servicio de importación.

1. Introduce los datos e incluye los campos obligatorios

Los datos que introduzcas en el archivo variarán en función del tipo de importación que realices.

Crear nuevas fichas: Para importar nuevos registros, asegúrese de que todos los campos obligatorios tengan datos. Los registros a los que les faltan datos de campo obligatorios deben actualizarse antes de que se puedan importar a Intacct. Puedes actualizar la información que falta en el archivo que has subido o directamente en la interfaz de usuario del servicio de importación.

Todas las plantillas de importación tienen información sobre cada campo del área de importación, incluidos los campos obligatorios.

Actualizar las fichas existentes: Para actualizar una ficha, solo tienes que proporcionar el número de ficha y uno o varios campos específicos que vayas a cambiar en el archivo de importación.

No todas las importaciones permiten actualizar los registros existentes. Revisa el archivo Lista de listas de importaciones disponibles para confirmar que la importación permite actualizaciones de registros.

Los campos obligatorios que se indican a continuación se enumeran en la plantilla de servicio de importación para esta importación. La plantilla de importación también contiene campos que Intacct no es obligatorio, pero que podrían ser útiles para tu sociedad.

Nombre del campo:

JOURNAL

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Diario

Tipo:

Carácter

Largura:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos

Cualquiera

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha

Tipo:

Fecha

Largura:

24

Valor predeterminado:

Fecha actual

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Nota:

Por lo general, al día siguiente de cerrar el sistema de contabilidad anterior e iniciar un nuevo conjunto de libros en Intacct. Si no introduce una fecha, el valor predeterminado es hoy.

Tenga cuidado al introducir la fecha de inicio. Por ejemplo, si desea imprimir estados financieros comparativos, introduzca una fecha de hace dos ejercicios fiscales. A continuación, realiza entradas diarias para los saldos finales del Libro Mayor para todos los periodos entre tu saldo permanente y la fecha en que empieces a usar Intacct.

Si estás cargando transacciones históricas, asegúrate de que tus balances iniciales CONTENGAN estas transacciones cargadas y establece la fecha para esa fecha.

Si estableces una fecha de inicio incorrecta para los saldos del Libro Mayor, puedes borrar las transacciones mediante la Lista de comprobación de ajustes de la sociedad y empezar de nuevo.
Nombre del campo: DESCRIPTION

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Descripción

Tipo:

Carácter

Largura:

80

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: LINE_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos campos son los números de línea en el lado izquierdo del área de transacción.

Tipo:

Número

Largura:

Cualquiera

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Comience con 1 para la primera línea de una transacción e incremente en 1 para cada línea subsiguiente. También debe ser único por asiento de diario y por diario.

Por ejemplo, el Resumen 1 contiene los números de línea del 1 al 20, el Resumen 2 contiene los números de línea del 1 al 44, y así sucesivamente.

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: ACCT_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Cuenta

Tipo:

Carácter

Largura:

24

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquiera

Debe cumplir con la especificación de cuentas primaria/secundaria en Sociedad > ajustes: Información de la Sociedad.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: DEBIT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Débito

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

El archivo cargado debe contener un número de teléfono móvil en el DEBIT o CREDIT campo. Por ejemplo, si no tiene un importe de débito, debe tener un crédito. Puedes importar números negativos para débito o crédito. En este caso, un importe de débito negativo se tratará como un crédito, y un importe de crédito negativo se tratará como un débito.

Obligatorio:

Sí, si el CREDIT El importe no está presente.

Notas:

Los números negativos se tratan como un crédito.
Nombre del campo: CREDIT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Crédito

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, si el DEBIT El importe no está presente.

Notas:

Un número de teléfono móvil negativo se trata como un débito.
Nombre del campo: EXCH_RATE_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha del tipo de cambio

Tipo:

Fecha

Largura:

10

Valor predeterminado:

Fecha actual

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, a menos que proporciones el EXCHANGE_RATE.

Notas:

Uso exclusivo en sociedades multidivisa. Este campo determina el tipo de cambio a partir de esta fecha.
Nombre del campo: TAX_LINE_NO - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la función Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos campos son los números incrementales de las líneas de impuestos específicas de las partidas.

Tipo:

Número

Largura:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Para configuraciones fiscales estándar de IVA y GST, comienza con 1 para la primera línea de impuestos de una partida e incrementa en 1 para cada línea posterior.

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes y hay varios impuestos para la línea.

Editable:

No
Nombre del campo: TAX_DETAILID - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la función Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Detalles del impuesto

Tipo:

Carácter

Largura:

100

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Para configuraciones fiscales estándar de IVA o GST, se refiere a un identificador de detalles del impuesto válido.

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes.

Editable:

Sí

Notas:

Especifique un detalle del impuesto (TAX_DETAILID) y el importe del impuesto (TAX_AMOUNT).
Nombre del campo: TAX_AMOUNT - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la función Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Impuesto en la divisa de la transacción

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

Se utiliza para configuraciones fiscales estándar de IVA o GST

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes.

Editable:

Sí

Notas:

Especifique un detalle del impuesto (TAX_DETAILID) y el importe del impuesto (TAX_AMOUNT).
Más información sobre cómo Excluir columnas y Filas de información en el archivo de importación.

2. Cargue el archivo y asigne los datos

A continuación, se indican pasos de alto nivel para importar registros en el servicio de importación. Más información sobre Cargando tu archivo y Mapeo de datos en el servicio de importación.

  1. Vete a > de la empresa Arreglo > Importar datos.

  2. Vaya a la sección Importar espacio de trabajo y seleccione Nuevo servicio de importación.

    En algunas áreas de Intacct, puedes iniciar una importación de servicios de importación desde la página de lista directamente mediante el botón Importar botón.

  3. Realiza una de las siguientes acciones:

    • Escoger Crear junto a una importación en un área de aplicación para añadir nueva información a Intacct.

    • Escoger Actualizar junto a una importación en un área de aplicación para actualizar la información existente en Intacct,

    La actualización solo está disponible para algunas importaciones. Si no ves un enlace de actualización junto a una importación, no puedes actualizar los registros de esa área mediante el servicio de importación.

  4. Arrastre y suelte un archivo que contenga la información en el espacio de trabajo de importación o seleccione Cargar archivo para utilizar el explorador de archivos.

  5. Si lo desea, seleccione primero la pestaña con la que desea trabajar, seleccione el área a la que desea importar y, a continuación, seleccione Continuar.

    Esta opción solo está disponible si el archivo tiene más de una pestaña.

  6. El Campos de mapa se abre la página. Seleccione la opción Campos de destino para sus datos utilizando los menús desplegables. Coloque el cursor sobre cualquier campo para ver una vista previa de los datos en el lado derecho de la página. Obtener una vista previa de los datos puede ayudarle a seleccionar el campo de destino correcto.

    Si hay columnas entrantes de información que no deseas importar a Intacct, deja el menú desplegable en blanco o selecciona No importar. Intacct ignora esas columnas durante el proceso de carga.

    Vuelve a comprobar todas las correlaciones de campos antes de continuar. De este modo, los datos se verán dirigidos a los campos correctos en Intacct. A medida que el servicio de importación obtenga más información sobre tus importaciones, las asignaciones serán más automáticas.

  7. Cuando todos los campos entrantes estén asignados a campos de destino, seleccione Continuar.

  8. Si lo deseas, puedes asignar los valores de campo a los valores predeterminados existentes en Intacct seleccionándolos en el menú desplegable. Si ninguno de los campos tiene valores predeterminados, se omite este paso.

El menú desplegable Importar en listas mejoradas

El Lista mejorada para esta área de Intacct admite CSV y Servicio de importación importaciones. Utilice el comando Importar para seleccionar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

  1. Abre la lista mejorada del área de Intacct a la que quieres importar datos.

    Por ejemplo, ve a Cuentas a pagar > Todos > facturas.

    Asegúrate de que la lista mejorada esté activada.

  2. En la parte superior de la lista, selecciona el icono Importar desplegable y selecciona una de las siguientes opciones:

    • Importación de CSV

      Si está disponible, se abre el cuadro de diálogo de importación de CSV, que te permite cargar e importar un archivo CSV para el área actual.

    • Servicio de importación

      El Servicio de importación Página de bienvenida , que muestra las importaciones que puedes ejecutar en función de tus permisos de usuario. Puedes realizar varias importaciones en secuencia en diferentes áreas de Intacct. Cierra la ventana Servicio de importación cuando hayas terminado.

3. Validación y corrección de datos

Una vez asignados los campos, el servicio de importación valida los datos y los carga en una hoja de revisión. Los errores que se hayan podido encontrar se resaltan en rojo.

Esta es tu oportunidad de corregir cualquier error antes de importar a Intacct. En función del número y la complejidad de los errores, puedes corregir los errores de la hoja de revisión o cancelar la importación y corregir los errores del archivo.

Puede importar archivos que contengan fichas válidas y no válidas. Sin embargo, cualquier registro con un error no se importará y se moverá a una hoja de errores separada. A partir de ahí, puede corregir y volver a importar los registros o eliminarlos.

Buscar y corregir errores

La hoja de revisión del servicio de importación tiene herramientas para ayudarte a encontrar y corregir errores en tus registros antes de importar los datos a Intacct.

  • Utilice los filtros integrados para ver solo los registros no válidos.
  • Coloca el cursor sobre las celdas resaltadas para ver los mensajes de error.
  • Corrija los errores directamente en la hoja o en el archivo de origen y, a continuación, vuelva a cargarlos si es necesario.
  • Uso Revalidar para comprobar las correcciones antes de importar.

Más información sobre Validación y corrección de datos en el servicio de importación.

4. Finalizar e importar

Una vez resueltos los errores, seleccione Importación para cargar tus datos en Intacct.

Una vez que hayas importado un archivo, puedes comprobar su estado en la sección Archivos > Descargas disponibles en el espacio de trabajo de importación. En esta área, puede descargar los datos importados o revisar el nombre del archivo para obtener más información sobre la importación. De este modo, es más fácil confirmar que la importación se ha realizado correctamente y acceder a los datos siempre que los necesites.

Ejemplos de importaciones de asientos de diario del Libro Mayor

Todos los asientos de diario deben tener información de encabezado y cada encabezado puede tener varios elementos asociados a él.

Campos de encabezado Se aplica a toda la transacción e incluye campos como la fecha de la transacción, el diario y una descripción de los elementos.

Elementos son los detalles del asiento de diario e incluyen campos como cuentas del Libro Mayor e importes. Si tienes dimensiones en uso, como Ubicación o Departamento, también se incluyen en las filas de elementos.

Un ejemplo de cómo se agrupan los encabezados y las partidas en un archivo de asiento de diario CSV.

Introduzca el primer asiento de diario

Introduzcamos el primer asiento de diario y las partidas. Selecciona imágenes para hacerlas más grandes.

Detalles del encabezado y la línea para la importación de un asiento de diario CSV.

  1. Los campos de encabezado de este ejemplo son:

    • El identificador del diario.

      El identificador debe coincidir exactamente con el identificador del diario en Intacct.

    • La fecha de la entrada.

    • Una descripción de la entrada.

      La descripción se aplica a toda la transacción y tiene un límite de 30 caracteres.

    Las líneas 4 y 5 no tienen información de encabezado porque la información de encabezado de la línea 3 se aplica a toda la transacción

  2. Las fechas del archivo pueden tener el mismo formato que las fechas de Intacct o se pueden formatear como quieras. El servicio de importación te mostrará una vista previa de las fechas antes de importar, donde puedes ajustarlas según sea necesario.

  3. Los números de línea de cada elemento de este asiento de diario se numeran secuencialmente, empezando por 1, dentro de la columna LINE_NO.

  4. Se introduce una nota para cada partida.

  5. El saldo de débitos y créditos.

Introduce el segundo asiento de diario

El segundo asiento de diario se coloca en la línea 6 de la hoja de cálculo, después del último asiento del asiento de diario anterior.

Se ha añadido un segundo asiento de diario del Libro Mayor a un archivo CSV.

  1. Los campos de encabezado contienen el nombre del diario, la fecha del asiento y una descripción del asiento de diario.

    Las líneas 7 y 8 no tienen información de encabezado porque la información de encabezado de la línea 6 se aplica a toda la transacción.

  2. Las fechas del archivo pueden tener el mismo formato que las fechas de Intacct o se pueden formatear como quieras. El servicio de importación te mostrará una vista previa de las fechas antes de importar, donde puedes ajustarlas según sea necesario.

  3. Los números de línea (columna LINE_NO) de los elementos de este asiento de diario comienzan de nuevo en 1 y también se numeran secuencialmente.

  4. Se ha introducido una nota para cada partida.

  5. El saldo de débitos y créditos.

Revisa tu trabajo con DONOTIMPORT

Puede ser útil agregar filas adicionales a la plantilla para realizar cálculos o análisis de los datos.

Por ejemplo, dado que los asientos de diario deben estar equilibrados, puede ser útil añadir una fila para calcular los totales de los elementos.

Ejemplo de filas totales que se utilizan como referencia y no se importan.

  1. Se ha añadido una fila Total para el primer asiento de diario.
    El signo # de la columna DONOTIMPORT se utiliza para indicar al servicio de importación que ignore la información de esta fila durante la importación. El signo # debe ser el primer carácter de la fila.

  2. Los cálculos de las columnas Débito y Crédito confirman que los débitos coinciden con los créditos de ambos asientos de diario.

Consejos

Al añadir datos a una plantilla de importación:

  • Asegúrate de que estás usando la plantilla de importación de asientos de diario del Libro Mayor para los asientos de diario del Libro Mayor.

  • Comprueba que el encabezado del asiento de diario solo se especifique una vez para cada asiento de diario.

  • Los asientos de diario del Libro Mayor deben estar equilibrados.

  • No es necesario equilibrar los asientos del diario estadístico.

Al especificar información de dimensión en un asiento de diario, debe tener una línea independiente para cada combinación de dimensión. En el siguiente ejemplo, se ha añadido un asiento de diario para la nómina. Las dimensiones utilizadas en este asiento de diario son: Ubicación (LOCATION_ID) y Departamento (DEPT_ID).

Al descargar una plantilla CSV de Intacct, esta plantilla contiene automáticamente las dimensiones utilizadas en tu sociedad específica. En función de la configuración de tu sociedad, es posible que tengas que desplazarte hacia la derecha de la plantilla para encontrar las columnas de dimensión.

Ejemplos de asientos de diario agrupados por dimensión.

  1. Las partidas 2 y 3 tienen la misma dimensión Ubicación, pero tienen diferentes dimensiones de Departamento. La combinación de cotas crea una línea independiente para cada combinación.

    • Elemento 2: Ubicación 110 + Departamento 120

    • Elemento 3: Ubicación 110 + Departamento 310

  2. Las partidas 4 y 5 también tienen la misma dimensión Ubicación, que es diferente de las partidas 2 y 3, y tienen diferentes dimensiones de Departamento.

    • Partida 4: Ubicación 120 + Departamento 130

    • Partida 5: Ubicación 120 + Departamento 440

  3. Se ha añadido una fila comentada (#) para comprobar que los débitos y créditos están equilibrados.

Un segundo ejemplo de un asiento de diario agrupado por dimensión.

En el ejemplo anterior, se ha añadido un segundo asiento de diario de nómina.

  1. Las partidas 2 y 3 tienen la misma dimensión Ubicación, pero tienen diferentes dimensiones de Departamento. La combinación de cotas crea una línea independiente para cada combinación.

    • Elemento 2: Ubicación 110 + Departamento 120

    • Elemento 3: Ubicación 110 + Departamento 310

  2. Las partidas 4, 5 y 6 también tienen la misma dimensión Ubicación, que es diferente de las partidas 2 y 3. Todas las dimensiones del Departamento también son diferentes, pero esta vez también hay un nuevo Departamento.

    • Partida 4: Ubicación 120 + Departamento 130

    • Partida 5: Ubicación 120 + Departamento 440

    • Partida 6: Ubicación 120 + Departamento 550

  3. Se ha añadido una fila comentada (#) para comprobar que los débitos y créditos están equilibrados.

  4. La adición de la partida 6 en este asiento de diario ha hecho que los débitos y los créditos no coincidan. Puedes corregirlo en el archivo o en la hoja de revisión del servicio de importación. Independientemente de dónde corrijas el error, las entradas del diario que no se equilibren no se importarán.

Ejemplo de una partida que se actualiza con información de dimensión.

En el ejemplo anterior, la partida 1 se ha actualizado para reflejar la incorporación de un nuevo departamento en una ubicación existente.

  1. La partida 1 contiene los créditos con los que se equilibran el resto de las partidas. Se ha actualizado para reflejar la incorporación de un nuevo departamento en una ubicación existente.

  2. Los débitos y créditos están equilibrados. Ahora se pueden añadir más asientos de diario al archivo de asientos de diario o importarlos a Intacct.

Un solo archivo puede cargar varias transacciones de diario (con varias partidas). Los débitos y créditos de cada transacción deben cuadrar para poder importarse.

Consejos, trucos y solución de problemas

Al importar datos en un entorno multidivisa:

  • Antes de importar, asegúrate de que todas las divisas y los tipos de cambio personalizados del archivo de importación estén presentes en Intacct.

  • Introduce un valor de divisa en el archivo de importación, incluso si la transacción está en la divisa base.

  • Si una plantilla tiene una divisa de transacción y una ubicación, el valor de la divisa es la divisa de la transacción.
    Si el valor de la divisa está vacío, Intacct utilizará la divisa base de la ubicación especificada.

Importar escenarios

  • Tipo actual: Rellene los campos Divisa y Fecha del tipo de cambio. Intacct calcula el valor en función de estos campos.

  • Tipo de cambio personalizado: Rellena los campos Divisa, Tipo de cambio y Fecha del tipo de cambio. Intacct calcula el valor en función de estos campos.

  • Tarifa desde fuera de Intacct: Rellena los campos Divisa, Fecha del tipo de cambio (como referencia) y Tipo de cambio. Intacct calcula el importe en función de estos valores, si los valores están en una divisa no base.

Al importar Libro Mayor diario entradas, el número de teléfono móvil partida define el orden de importación. Para facilitar la reconciliación después de la importación, aquí tienes algunos consejos para introducir entradas diarias:

  • El número de teléfono móvil de línea de un archivo determina el orden de partida importados para Libro Mayor diario entradas.

  • Agrupar los débitos y los créditos correspondientes en el archivo facilita la reconciliación después de importar.

  • La columna LINE_NO es importante para mantener el orden de los elementos y determinar cómo aparecen las entradas en una diario.

  • Introduce la información en el archivo como lo haces en un asiento de diario normal para mayor claridad en la importación de contabilizar.