Servicio de importación: Asientos del diario del Libro Mayor

Importa información del asiento de diario del Libro Mayor a Intacct con el servicio de importación.

Para importar asientos de diario del Libro Mayor, necesitas los siguientes permisos.

Suscripción

Libro Mayor

Proyectos (para el reconocimiento de ingresos de proyectos)
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos

Asientos de diario, usuario empresarial: Enumerar, Ver, Editar, Añadir, Borrar, Revertir, Reclasificar

Asientos de diario, Empleado: Enumerar

Asientos de diario, aprobación: Enumerar, Ver

Video: Importación de asiento de diario del Libro Mayor

En este vídeo se muestra cómo importar asientos de diario del Libro Mayor a Sage Intacct mediante el servicio de importación.

Importación de asiento de diario del Libro Mayor (7:03)

Antes de empezar: planifica la importación

El servicio de importación ha separado la creación de nuevas fichas y la actualización de las existentes. Estas acciones de importación independientes requieren información diferente en el archivo que importas a Intacct.

Antes de empezar, decide qué tipo de importación vas a realizar.

  • Crear nuevas fichas

    Al crear nuevas fichas, debes incluir datos de campo obligatorios para el área de importación. También se puede incluir otra información con la importación, según sea necesario. Revisa la plantilla de tu área de importación para saber qué otra información se puede añadir.

    Más información sobre el Crear proceso.

  • Actualizar registros existentes

    Al actualizar las fichas existentes, solo tienes que incluir el número de teléfono móvil único y el campo o campos que deseas actualizar.

    Más información sobre el Actualización procesar y Ver un ejemplo.

Empezar con una plantilla

Intacct recomienda empezar con una plantilla para la importación. Hay varias formas de crear o acceder a una plantilla:

Más información sobre el Opciones de plantilla de servicio de importación.

1. Introduce datos e incluye campos obligatorios

Los datos que introduzcas en el archivo variarán en función del tipo de importación que realices.

Crear nuevas fichas: Para importar nuevas fichas, asegúrate de que todos los campos obligatorios tengan datos. Las fichas a las que les falten datos de campo obligatorios deben actualizarse antes de poder importarse a Intacct. Puedes actualizar la información que falta en el archivo que has subido o directamente en la interfaz de usuario del servicio de importación.

Todas las plantillas de importación tienen información sobre cada campo del área de importación, incluidos los campos obligatorios.

Actualizar fichas existentes: Para actualizar un ficha, solo tienes que proporcionar el número de teléfono móvil ficha y uno o varios campos específicos que vas a cambiar en el archivo de importación.

No todas las importaciones permiten actualizar las fichas existentes. Revisa el Lista de importaciones disponibles Para confirmar la importación, se permite actualizar las fichas.

Los campos obligatorios que figuran a continuación se enumeran en la plantilla de Servicio de importación para esta importación. La plantilla de importación también contiene campos que no son obligatorios para Intacct, pero que podrían ser útiles para tu sociedad.

Nombre del campo:

JOURNAL

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Diario

Tipo:

Carácter

Longitud:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos

Cualquiera

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha

Tipo:

Fecha

Longitud:

24

Valor predeterminado:

Fecha actual

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Nota:

Por lo general, al día siguiente de cerrar el antiguo sistema de contabilidad y comenzar un nuevo conjunto de libros en Intacct. Si no introduces una fecha, el valor predeterminado es hoy.

Ten cuidado al introducir la fecha de inicio. Por ejemplo, si deseas imprimir estados financieros comparativos, introduce una fecha a partir de hace dos ejercicios fiscales. A continuación, realiza asientos de diario para los saldos finales del Libro Mayor de todos los periodos comprendidos entre el saldo permanente y la fecha en que empieces a usar Intacct.

Si estás cargando transacciones históricas, asegúrate de que tus saldos iniciales CONTENGAN estas transacciones cargadas y establece la fecha en esa fecha.

Si estableces una fecha de inicio incorrecta para los saldos del Libro Mayor, puedes borrar las transacciones mediante la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad y empezar de nuevo.
Nombre del campo: DESCRIPTION

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Descripción

Tipo:

Carácter

Longitud:

80

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: LINE_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos campos son los números de línea en el lado izquierdo del área de transacción.

Tipo:

Número

Longitud:

Cualquiera

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Comienza con 1 para la primera línea de una transacción e incrementa en 1 para cada línea subsiguiente. Además, debe ser único por asiento de diario y por diario.

Por ejemplo, el Resumen 1 contiene los números de línea del 1 al 20, el Resumen 2 contiene los números de línea del 1 al 44, y así sucesivamente.

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: ACCT_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Cuenta

Tipo:

Carácter

Longitud:

24

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquiera

Debe cumplir con la especificación de la cuenta principal/subcuenta en Sociedad > ajustes: Información de la Sociedad.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí
Nombre del campo: DEBIT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Débito

Tipo:

Número

Longitud:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

El archivo cargado debe contener un número de teléfono móvil en el DEBIT o bien CREDIT campo. Por ejemplo, si no tienes un importe de débito, debes tener un crédito. Puedes importar números negativos para débito o crédito. En este caso, un importe de débito negativo se tratará como un crédito y un importe de crédito negativo se tratará como un débito.

Obligatorio:

Sí, si el CREDIT El importe no está presente.

Notas:

Los números negativos se tratan como un crédito.
Nombre del campo: CREDIT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Crédito

Tipo:

Número

Longitud:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, si el DEBIT El importe no está presente.

Notas:

Un número de teléfono móvil negativo se trata como un débito.
Nombre del campo: EXCH_RATE_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha del tipo de cambio

Tipo:

Fecha

Longitud:

10

Valor predeterminado:

Fecha actual

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, a menos que proporciones el EXCHANGE_RATE.

Notas:

Uso exclusivo en sociedades multidivisa. Este campo determina el tipo de cambio a partir de esta fecha.
Nombre del campo: TAX_LINE_NO - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas al Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos campos son los números incrementales de las líneas de impuestos específicas de los elementos.

Tipo:

Número

Longitud:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

En el caso de las configuraciones fiscales estándar de IVA y GST, comienza con 1 para la primera línea de impuestos de una partida e incrementa en 1 para cada línea posterior.

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes y hay varios impuestos para la línea.

Editable:

No
Nombre del campo: TAX_DETAILID - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas al Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Detalles del impuesto

Tipo:

Carácter

Longitud:

100

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

En el caso de las configuraciones fiscales estándar de IVA o GST, se refiere a un identificador de detalles del impuesto válido.

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes.

Editable:

Sí

Notas:

Especifica tanto los detalles del impuesto (TAX_DETAILID) y el importe del impuesto (TAX_AMOUNT).
Nombre del campo: TAX_AMOUNT - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas al Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Impuesto en la divisa de la transacción

Tipo:

Número

Longitud:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

Se utiliza para soluciones fiscales de IVA o GST

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes.

Editable:

Sí

Notas:

Especifica tanto los detalles del impuesto (TAX_DETAILID) y el importe del impuesto (TAX_AMOUNT).
Más información sobre cómo Excluir columnas y Filas de la información del archivo de importación.

2. Carga tu archivo y asigna tus datos

A continuación, se muestran pasos de alto nivel sobre cómo importar registros en el servicio de importación. Más información sobre Cargando tu archivo y Mapeo de sus datos en el servicio de importación.

  1. Ir a Sociedad > ajustes > Importar datos.

  2. Ve a la sección Importar espacio de trabajo y selecciona Nuevo servicio de importación.

    En algunas áreas de Intacct, puedes iniciar una importación de servicios de importación desde la página de la lista directamente mediante el comando Importar botón.

  3. Realiza una de las siguientes acciones:

    • Seleccionar Crear junto a una importación en un área de aplicación para añadir nueva información a Intacct.

    • Seleccionar Actualización junto a una importación en un área de aplicación para actualizar la información existente en Intacct,

    La actualización solo está disponible para algunas importaciones. Si no ves un enlace de actualización junto a una importación, no puedes actualizar las fichas de esa área mediante el servicio de importación.

  4. Arrastra y suelta un archivo que contenga la información en el espacio de trabajo de importación, o selecciona Cargar archivo para usar el explorador de archivos.

  5. Si lo deseas, selecciona primero la pestaña con la que quieres trabajar, selecciona el área a la que quieres importar y, a continuación, selecciona Continuar.

    Esta opción solo está disponible si el archivo tiene más de una pestaña.

  6. El Campos de mapa Se abre la página. Selecciona el icono Campos de destino para tus datos mediante los menús desplegables. Coloca el cursor sobre cualquier campo para ver una vista previa de los datos en el lado derecho de la página. La vista previa de los datos puede ayudarte a seleccionar el campo de destino correcto.

    Si hay columnas entrantes de información que no deseas importar a Intacct, deja el menú desplegable en blanco o selecciona No importar. Intacct ignora esas columnas durante el proceso de carga.

    Vuelve a comprobar todas las asignaciones de campos antes de continuar. De este modo, te aseguras de que los datos vayan a los campos correctos de Intacct. A medida que el servicio de importación aprenda más sobre tus importaciones, las asignaciones se volverán más automáticas.

  7. Cuando todos los campos entrantes estén asignados a los campos de destino, selecciona Continuar.

  8. Si lo deseas, puedes asignar los valores de campo a los valores predeterminados existentes en Intacct seleccionándolos en el menú desplegable. Si ninguno de los campos tiene valores predeterminados, se omite este paso.

El menú desplegable Importar en listas mejoradas

El Lista mejorada para esta área de Intacct admite CSV y Servicio de importación importaciones. Utilice el parámetro Importar para seleccionar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

  1. Abre la lista mejorada del área de Intacct a la que quieres importar datos.

    Por ejemplo, ve a Cuentas a pagar > Todos > facturas.

    Asegúrate de que la lista mejorada esté activada.

  2. En la parte superior de la lista, selecciona el icono Importar y seleccione una de las siguientes opciones:

    • Importación de CSV

      Si está disponible, se abre el cuadro de diálogo de importación de CSV, que te permite cargar e importar un archivo CSV para el área actual.

    • Servicio de importación

      El Página de bienvenida del servicio de importación , que muestra las importaciones que puedes ejecutar en función de tus permisos de usuario. Puedes realizar varias importaciones en secuencia en diferentes áreas de Intacct. Cierra la ventana del Servicio de importación cuando hayas terminado.

3. Validación y corrección de datos

Una vez asignados los campos, el servicio de importación valida los datos y los carga en una hoja de revisión. Los errores que se hayan podido encontrar se resaltan en rojo.

Esta es tu oportunidad de corregir cualquier error antes de importar a Intacct. En función del número de teléfono móvil y la complejidad de los errores, puedes corregir errores en la hoja de revisión o cancelar la importación y corregir los errores en el archivo.

Puedes importar archivos que contengan registros válidos y no válidos. Sin embargo, cualquier ficha con un error no se importará y se moverá a una hoja de errores independiente. Desde allí, puedes corregir y volver a importar los registros o borrar.

Buscar y corregir errores

La hoja de revisión del servicio de importación tiene herramientas que te ayudarán a encontrar y corregir errores en tus registros antes de importar los datos a Intacct.

  • Utiliza filtros integrados para ver solo los registros no válidos.
  • Pasa el cursor sobre las celdas resaltadas para ver los mensajes de error.
  • Corrige los errores directamente en la hoja o en el archivo de origen y, a continuación, vuelve a cargarlo si es necesario.
  • Uso Revalidar para comprobar las correcciones antes de importar.

Más información sobre Validación y corrección de datos en el servicio de importación.

4. Finalizar e importar

Una vez resueltos los errores, seleccione Importar para cargar tus datos en Intacct.

Una vez que hayas importado un archivo, puedes comprobar su estado en la Archivos > Descargas disponibles pestaña en el espacio de trabajo de importación. En esta área, puedes descargar los datos importados o revisar el nombre del archivo para obtener más información sobre la importación. Esto facilita la confirmación de que la importación se ha realizado correctamente y el acceso a los datos siempre que los necesites.

Ejemplos de importaciones de asientos de diario del Libro Mayor

Todos los asientos de diario deben tener información de impuesto armonizado sobre las ventas y cada impuesto armonizado sobre las ventas puede tener varios elementos asociados.

Campos de encabezado Se aplica a toda la transacción e incluye campos como la fecha de la transacción, el diario y una descripción sobre los elementos.

Elementos son los detalles del asiento de diario e incluyen campos como el Libro Mayor, las cuentas y los importes. Si tienes dimensiones en uso, como Ubicación o Departamento, también se incluyen en las filas de partida.

Un ejemplo de cómo se agrupan los encabezados y los elementos en un archivo de asiento de diario CSV.

Introduce el primer asiento de diario

Introduzcamos el primer asiento de diario y las partidas. Selecciona imágenes para hacerlas más grandes.

Detalles del encabezado y la línea para una importación de asiento de diario CSV.

  1. Los campos de impuesto armonizado sobre las ventas de este ejemplo son:

    • El identificador del diario.

      El identificador debe coincidir exactamente con el identificador de diario en Intacct.

    • La fecha de la entrada.

    • Una descripción de la entrada.

      La descripción se aplica a toda la transacción y tiene un límite de 30 caracteres.

    Las líneas 4 y 5 no tienen información del impuesto armonizado sobre las ventas porque la información del impuesto armonizado sobre las ventas de la línea 3 se aplica a toda la transacción

  2. Las fechas del archivo pueden tener el mismo formato que las fechas de Intacct o pueden tener el formato que desees. El servicio de importación te mostrará una vista previa de las fechas antes de importar, donde podrás ajustarlas según sea necesario.

  3. Los números de línea de cada partida de este asiento de diario se numeran secuencialmente, a partir del 1, dentro del LINE_NO columna.

  4. Se introduce una nota para cada partida.

  5. El saldo de débitos y créditos.

Introduce el segundo asiento de diario

El segundo asiento de diario se coloca en la línea 6 de la hoja de cálculo, después del último asiento del asiento de diario anterior.

Se ha añadido un segundo asiento de diario del Libro Mayor a un archivo CSV.

  1. Los campos de impuesto armonizado sobre las ventas contienen el nombre del diario, la fecha del asiento y una descripción del asiento de diario.

    Las líneas 7 y 8 no tienen información del impuesto armonizado sobre las ventas porque la información del impuesto armonizado sobre las ventas de la línea 6 se aplica a toda la transacción.

  2. Las fechas del archivo pueden tener el mismo formato que las fechas de Intacct o pueden tener el formato que desees. El servicio de importación te mostrará una vista previa de las fechas antes de importar, donde podrás ajustarlas según sea necesario.

  3. Los números de línea (LINE_NO columna) de los elementos de este asiento de diario comienzan de nuevo en 1 y también se numeran secuencialmente.

  4. Se ha introducido una nota para cada partida.

  5. El saldo de débitos y créditos.

Revisa tu trabajo con DONOTIMPORT

Puede resultar útil añadir filas adicionales a la plantilla para realizar cálculos o análisis de los datos.

Por ejemplo, dado que los asientos de diario deben estar equilibrados, puede resultar útil añadir una fila para calcular los totales de las partidas.

Ejemplo de filas de totales que se utilizan como referencia y no se importan.

  1. Se ha añadido una fila de totales para el primer asiento de diario.
    El signo # de la columna DONOTIMPORT se utiliza para indicar al servicio de importación que ignore la información de esta fila durante la importación. El signo # debe ser el primer carácter de la fila.

  2. Los cálculos de las columnas Débito y Crédito confirman que los débitos coinciden con los créditos de ambos asientos de diario.

Consejos

Al añadir datos a una plantilla de importación:

  • Asegúrate de que estás usando la plantilla de importación de asientos de diario del Libro Mayor para los asientos de diario del Libro Mayor.

  • Compruebe que el impuesto armonizado sobre las ventas del asiento de diario solo se especifique una vez para cada asiento de diario.

  • Los asientos de diario del Libro Mayor deben estar equilibrados.

  • No es necesario equilibrar los asientos del diario estadístico.

Al introducir información de dimensión en un asiento de diario, debes tener una línea independiente para cada combinación de dimensión. En el siguiente ejemplo, se ha añadido un asiento de diario para la nómina. Las dimensiones utilizadas en este asiento de diario son: Ubicación (LOCATION_ID) y Departamento (DEPT_ID).

Al descargar una plantilla CSV de Intacct, esta plantilla contiene automáticamente las dimensiones utilizadas en tu sociedad específica. Dependiendo de la configuración de tu sociedad, es posible que tengas que desplazarte hacia la derecha en la plantilla para encontrar las columnas de dimensión.

Ejemplos de asientos de diario agrupados por dimensión.

  1. Las partidas 2 y 3 tienen la misma dimensión de ubicación, pero tienen diferentes dimensiones de departamento. La combinación de dimensiones crea una línea independiente para cada combinación.

    • Artículo 2: Ubicación 110 + Departamento 120

    • Artículo 3: Ubicación 110 + Departamento 310

  2. Las partidas 4 y 5 también tienen la misma dimensión de ubicación, que es diferente de las partidas 2 y 3, y tienen diferentes dimensiones de departamento.

    • Artículo 4: Ubicación 120 + Departamento 130

    • Artículo 5: Ubicación 120 + Departamento 440

  3. Se ha añadido una fila comentada (#) para comprobar que los débitos y créditos están equilibrados.

Un segundo ejemplo de un asiento de diario agrupado por dimensión.

En el ejemplo anterior, se ha añadido un segundo asiento de diario de nóminas.

  1. Las partidas 2 y 3 tienen la misma dimensión de ubicación, pero tienen diferentes dimensiones de departamento. La combinación de dimensiones crea una línea independiente para cada combinación.

    • Artículo 2: Ubicación 110 + Departamento 120

    • Artículo 3: Ubicación 110 + Departamento 310

  2. Las partidas 4, 5 y 6 también tienen la misma dimensión de ubicación, que es diferente de las partidas 2 y 3. Todas las dimensiones del departamento también son diferentes, pero esta vez también hay un nuevo departamento.

    • Artículo 4: Ubicación 120 + Departamento 130

    • Artículo 5: Ubicación 120 + Departamento 440

    • Artículo 6: Ubicación 120 + Departamento 550

  3. Se ha añadido una fila comentada (#) para comprobar que los débitos y créditos están equilibrados.

  4. La adición de la partida 6 en este asiento de diario ha hecho que los débitos y los créditos no coincidan. Puedes solucionarlo en el archivo o en la hoja de revisión del servicio de importación. Independientemente de dónde corrijas el error, no se importarán los asientos de diario que no estén equilibrados.

Ejemplo de una partida que se actualiza con información de dimensión.

En el ejemplo anterior, la partida 1 se ha actualizado para reflejar la incorporación de un nuevo departamento en una ubicación existente.

  1. El artículo 1 contiene los créditos con los que se equilibran el resto de las partidas. Se ha actualizado para reflejar la incorporación de un nuevo departamento en una ubicación existente.

  2. Los débitos y créditos están equilibrados. Ahora, se pueden añadir más asientos de diario o importar a Intacct el archivo de asiento de diario.

Un solo archivo puede cargar varias transacciones de diario (con varias partidas). Los débitos y créditos de cada transacción deben tener un saldo para poder importarse.

Consejos, trucos y solución de problemas

Al importar datos a un entorno de varios divisa:

  • Asegúrate de que todas las divisas y tipos de cambio personalizados del archivo de importación estén presentes en Intacct antes de importar.

  • Introduce un valor de divisa en el archivo de importación, incluso si la transacción está en la divisa base.

  • Si una plantilla tiene una divisa de la transacción y una ubicación, el valor de la divisa es la divisa de la transacción.
    Si el valor de la divisa está vacío, Intacct utilizará la divisa base de la ubicación especificada.

Importar escenarios

  • Tipo actual: Rellena los campos Fecha de divisa y tipo de cambio. Intacct calcula el valor en función de estos campos.

  • Categoría de tipo de cambio personalizada: Rellena los campos Divisa, Tipo de cambio y Fecha del tipo de cambio. Intacct calcula el valor en función de estos campos.

  • Tarifa desde fuera de Intacct: Rellena los campos Divisa, Fecha del tipo de cambio (como referencia) y Tipo de cambio. Intacct calcula el importe en función de estos valores, si los valores están en una divisa no divisa base.

Al importar asientos de diario del Libro Mayor, el número de teléfono de partida define el orden de importación. Para facilitar la reconciliación después de la importación, aquí tienes algunos consejos a la hora de introducir asientos de diario:

  • El número de teléfono móvil de un archivo determina el orden de las partidas importadas para los asientos de diario del Libro Mayor.

  • La agrupación de débitos y créditos correspondientes en el archivo facilita la reconciliación después de la importación.

  • El columna LINE_NO es importante para mantener el orden de los elementos y determinar cómo aparecen las entradas en un diario.

  • Introduce la información en el archivo como lo haces en un asiento de diario normal para mayor claridad contabilizar la importación.