Descripciones de campos: Configurar proyectos

Habilitar la facturación de proyectos

Habilita la aplicación Cálculo de costes y facturación de proyectos de Proyectos.

Seleccione esta opción para habilitar:

• Tiempo y materiales, precio fijo, porcentaje completado y facturación por hitos.
• Capacidad de generación de facturas, junto con la capacidad de obtener una vista previa de las facturas del proyecto y ver un informe previo a la factura.
• Reconocimiento de ingresos en una programación diferente a la de facturación, que puede basarse en el porcentaje completado, el hito o el coste (requiere una suscripción a Gestión de ingresos)

Determinar la tarifa de facturación a partir de

Las tarifas que cobras a los clientes pueden cambiar con el tiempo.

Por ejemplo, puede aumentar la tarifa de los servicios de diseño de $100 a $115 a partir de una fecha determinada. A la hora de determinar las tarifas que se van a utilizar, puedes cobrar a los clientes las tarifas vigentes en el momento de generar la factura (la fecha de la transacción Generar facturas) o las tarifas vigentes en el momento en que se realizó el trabajo o se incurrió en el gasto (fecha real del trabajo).

Si seleccionas Fecha real del trabajo, la fecha de trabajo se determina de la siguiente manera:

• En el caso de las plantillas horarias, este es el día real en la plantilla horaria.
• En el caso de los informes de gastos, esta es la fecha que aparece en el encabezado del informe de gastos (no la fecha del elemento del informe de gastos).
• En el caso de las transacciones de cuentas a pagar u órdenes de compra, esta es la fecha que aparece en el encabezado de la factura o la factura de orden de compra (no la fecha de la partida individual).

Mostrar la opción facturable en

Selecciona el tipo de transacción que se mostrará en la casilla de verificación facturable.

• De forma predeterminada, Cuentas, Transacciones de compra, y Transacciones del Libro Mayor no se pueden facturar a través de Generar facturas, a menos que las selecciones aquí. Para facturar transacciones del Libro Mayor, también debes Configura tu diario para habilitar el indicador de facturación del proyecto.

• Escoger Transacciones con tarjeta de crédito para mostrar la casilla de verificación facturable en Transacciones con tarjeta de crédito (Gestión de tesorería). A continuación, puedes marcar las transacciones con tarjeta de crédito como facturables y asociarlas a un proyecto o cliente. Las transacciones con tarjeta de crédito marcadas aparecen automáticamente en la facturación del proyecto.

• Los gastos de los empleados ya son facturables si has seleccionado la casilla de verificación Gastos de empleados facturables por defecto en la página Información del proyecto (pestaña Información adicional). Sin embargo, al seleccionar Gastos de empleados aquí hace que la casilla de verificación Facturable sea visible para los empleados en la página Informe de gastos.
• Si un empleado rellena una plantilla horaria para una tarea facturable (marcada en la página Información de la tarea), la plantilla horaria se puede facturar automáticamente. Sin embargo, al seleccionar Entradas en la plantilla horaria aquí hace que la casilla de verificación Facturable sea visible para los empleados en la página Plantilla horaria.

Habilitar la gestión de proyectos y recursos

Al habilitar la función Gestión de proyectos y recursos Solicitud para proyectos aquí, agrega Gestión de proyectos y recursos en el menú Proyectos. También puede ver diagramas de Gantt y obtener funciones de búsqueda y programación de recursos para proyectos y tareas.

Dejar las fechas de inicio y finalización en blanco en la programación de recursos

Cuando se asigna un recurso a una tarea (Información de la tarea página > Programación de recursos ), las fechas de inicio y finalización se establecen de forma predeterminada en las fechas de inicio y finalización de la tarea.

Marca esta casilla de verificación para dejar estos campos en blanco para introducir fechas de inicio o finalización personalizadas, lo que impide que un empleado introduzca tiempo en una tarea hasta la fecha de inicio asignada.

Convertir en proyecto

Escoger Conversión a proyecto para realizar un seguimiento de los proyectos como proyectos distintos en lugar de como departamentos o ubicaciones.

Cuando se abra la ventana Opciones de conversión de proyectos, descargue o cargue el archivo que desee.

Secuencia de identificador del proyecto

Secuencia de numeración automática que se utilizará cuando los usuarios creen nuevos proyectos. Si aún no dispones de una secuencia de numeración única para los proyectos, puedes añadir una seleccionando Agregar en el menú desplegable.

Secuencia de identificador de tarea

Secuencia de numeración automática que se utilizará cuando los usuarios creen nuevas tareas. Si aún no tienes una secuencia de numeración única para las tareas, puedes agregar una seleccionando Agregar en el menú desplegable.

Secuencia de numeración automática que se utilizará cuando los usuarios creen nuevos contratos de proyecto. Si aún no dispone de una secuencia de numeración única, seleccione Agregar en el menú desplegable.

Secuencia del identificador de la estimación

Secuencia de numeración automática que se utilizará al añadir nuevas estimaciones de proyecto.

Más información sobre Creación de una secuencia de numeración y Prácticas recomendadas de nombre e identificador.

Anular la cuenta del Libro Mayor en la línea de estimación

Permite añadir o cambiar la cuenta del Libro Mayor para cada línea de entrada de estimación.

Solicitud de cambio y secuencia de identificador

Secuencia de numeración automática que se usará al agregar nuevas solicitudes de cambio.

Más información sobre Creación de una secuencia de numeración y Prácticas recomendadas de nombre e identificador.

Anular la cuenta del Libro Mayor en la línea de solicitud de cambio

Permite añadir o cambiar la cuenta del Libro Mayor para cada línea de entrada de solicitud de cambio.

Orden de cambio del proyecto y secuencia de ID

Secuencia de numeración automática que se utilizará al añadir nuevas órdenes de cambio del proyecto.

Más información sobre Creación de una secuencia de numeración y Prácticas recomendadas de nombre e identificador.

Pagos, Ingresos diferidos, Ingresos, Gastos, Coste, Salarios, Beneficios brutos e Ingresos (pérdidas) netos

Especifica el grupo de cuentas del Libro Mayor del que deseas realizar un seguimiento para cada categoría.

Usar nombres de grupos de cuentas "mostrar como" en lugar de las etiquetas anteriores

Seleccione esta opción para utilizar los nombres "mostrar como" de los grupos de cuentas en lugar de las etiquetas anteriores. El nombre "mostrar como" del grupo de cuentas aparece en la página Información del proyecto, pestaña Resumen del proyecto.

Vete a Proyectos > Todo > Proyectos A continuación, seleccione un proyecto y seleccione Editar. Tabular para Resumen.). Puedes seleccionar cualquier grupo de cuentas, independientemente de la etiqueta que aparezca junto al menú desplegable, lo que significa que puedes reutilizar cualquiera de los campos anteriores para mostrar una métrica financiera diferente.

Por ejemplo, selecciona el grupo de cuentas "Gastos de sueldos y salarios" para una de las etiquetas anteriores. El nombre "mostrar como" que elegiste para este grupo de cuentas aparecerá en la pestaña Resumen del proyecto de tu proyecto.

El nombre "mostrar como" y el nombre del grupo de cuentas que selecciones en el menú desplegable son diferentes. Para obtener más información, vaya a Agregar un grupo de cuentas. Si el grupo de cuentas no tiene un nombre "mostrar como", se muestra el nombre que has introducido.

Habilita el seguimiento y la generación de informes con respecto a cada dimensión seleccionada

En esta sección se muestra la lista de dimensiones estándar que están habilitadas en el Libro Mayor.

Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar en esta aplicación para el seguimiento y la generación de informes.

• Dimensión de proyectos:

  Puede habilitar una dimensión de proyectos simple sin suscribirse a la aplicación Proyectos. En primer lugar, habilita la dimensión Proyectos en el Libro Mayor. A continuación, habilita la dimensión Proyectos en Cuentas a cobrar y utiliza los permisos de Cuentas a cobrar para controlar el acceso a ella.

  La dimensión Proyectos limita la funcionalidad principalmente a la generación de informes.

  Una suscripción de Proyectos amplía tu capacidad para hacer lo siguiente:

  • Añade tareas a tus proyectos
  • Ver un resumen del proyecto
  • Generar facturas de proyectos
  • Y más

  Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para habilitar tu suscripción a Proyectos.

• Dimensión de la tarea: La dimensión Tarea depende de la dimensión Proyecto y de una suscripción a Proyectos. Una vez habilitada, no puedes desactivar la dimensión Tarea.
• Dimensión del activo: La dimensión Activo solo está disponible con una suscripción a Gestión del inmovilizado.

Sage Intacct propaga las dimensiones en las páginas de la aplicación, donde puedes seleccionar valores de dimensión para aplicarlos a transacciones específicas.

Por ejemplo, si creas un pedido de venta, utiliza la dimensión cliente para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los ingresos por cliente e informar sobre ellos. O bien, si creas una orden de compra, utiliza la dimensión de proveedor para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los costes por proveedor e informar sobre ellos.

Asociar clase a una tarea

Las tareas son exclusivas de un proyecto específico. La clase se aplica a todos los proyectos.

Puede asociar la dimensión Clase a tareas. Si desea generar informes sobre tareas, habilite la dimensión Tarea. Puede utilizar las dimensiones Clase y Tarea al mismo tiempo.

Los informes no combinarán ni incluirán transacciones para las dimensiones Tarea y Clase en el mismo informe. Si habilitas la dimensión Tarea, los datos del informe reflejan solo las transacciones a partir de ese momento. Para obtener información sobre transacciones anteriores, consulte los informes generados antes de habilitar la dimensión Tarea

Asociar la dimensión Clase a una tarea:

• Crea automáticamente un identificador de clase basado en el nombre de la tarea y asocia ese identificador de clase a la tarea. A continuación, la tarea fluye al Libro Mayor con fines de informes financieros.
• Crea un conjunto de clases que representan Tipos de tareas. A continuación, puede elegir manualmente asociar la clase a una tarea. Esta opción habilita la generación de informes financieros mediante Tipo de tarea en todos los proyectos.

Autorrellenar el campo Clase con el nombre de la tarea durante la creación de la tarea (se muestra como solo visualización)

Al crear una tarea, se crea un nuevo registro de clase. El campo Identificador de clase se rellena automáticamente con el nombre de la tarea. El identificador de clase se asocia automáticamente a la tarea (la opción Asociar clase a una tarea está habilitada). El campo Nombre de la clase se rellena automáticamente con la descripción de la tarea. Si la descripción de una tarea no está disponible, el nombre de la clase se rellena automáticamente con el nombre de la tarea.

La clase es necesaria para cada tarea

Si dejas esta opción sin seleccionar, puedes vincular Clase a una tarea durante la creación de la tarea.

Reiniciar automáticamente el proceso de generación de facturas cuando se alcancen los límites

Selecciona esta opción para reiniciar el proceso de facturación automáticamente después de alcanzar el número máximo de facturas o elementos.

Habilitar la facturación de dimensiones inactivas

Selecciona esta opción para permitir que la facturación continúe incluso si el empleado o proyecto está inactivo. Se aplica a todas las dimensiones excepto al cliente.

Obtener la tarifa de facturación a partir de

• Por lo general, si se establece en Intacct.
• Si utilizas servicios web para importar plantillas horarias, establécelo en Plantilla horaria importada a través de la API para usar la tarifa de facturación de las plantillas horarias importadas de los servicios web.

Obtener la tarifa de costes de personal a partir de

• Normalmente, se establece en Intacct.
• Si utilizas servicios web para importar plantillas horarias, establécelo en Plantilla horaria importada a través de la API para utilizar la tarifa de costes de personal de las plantillas horarias importadas de servicios web.

Habilitar campos de concesión

Habilite los campos para que aparezcan en el archivo Información del proyecto > Información adicional para realizar un seguimiento de la información de concesión de su organización relacionada con un proyecto específico.

Opciones de visualización del proyecto

Selecciona las casillas de verificación de las pestañas que quieres que se muestren en los proyectos.

Las siguientes opciones son:

• Habilitar pestaña de recursos y facturación

• Habilitar pestaña de tareas

• Habilitar pestaña de estimaciones

• Habilitar pestaña de compromisos de compras (aparece con una suscripción a Construcción)

• Habilitar pestaña de gestión del cambio (aparece con una suscripción a Construcción)

• Habilitar pestaña de facturas del proyecto

• Habilitar pestaña de contratos de proyecto (aparece con una suscripción a Construcción)

• Activar la pestaña de resumen del proyecto

  • Habilitar la sección de resumen financiero

  • Habilitar la sección de proyección de proyectos

  • Habilitar la sección de horas

  • Habilitar la sección de gastos de empleados, cuentas a pagar y órdenes de compra

Para obtener más información, vaya a Activar las pestañas que se mostrarán en los proyectos.

Etiqueta de campo facturable

Escoger Proyecto (facturable) para usar las etiquetas facturables y relacionadas predeterminadas en varias ubicaciones de Intacct.

Escoger Subvención (gasto calificado) para usar Gastos calificados y etiquetas relacionadas en su lugar. Estas etiquetas suelen ser más coherentes con la gestión de subvenciones.

Para obtener más información sobre las etiquetas que se cambian, consulte Cambiar las etiquetas relacionadas con la facturación para reflejar la terminología de la gestión de subvenciones.

Las opciones de etiqueta de campo facturable están disponibles si se marca la casilla de verificación Habilitar campos de concesión.