Descriptions des champs : Factures fournisseurs récurrentes

Liste des factures fournisseurs récurrentes

Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir une description de chaque champ de la liste Factures fournisseurs récurrentes.

Boutons et liens

Descriptions des champs de boutons et de liens
Champ Description

Ajouter

Ouvre la page dans laquelle vous pouvez créer un modèle de facture fournisseur récurrente.

Supprimer

Supprime les factures fournisseurs récurrentes sélectionnées, là où les opérations de suppression sont autorisées.

Terminé

Quitte la liste des factures fournisseurs récurrentes.

Exporter

Exportez la vue actuelle de la liste des factures fournisseurs récurrentes à l’aide de l’un des formats de fichier suivants :

  • CSV
  • Excel
  • Word
  • PDF

Inclure inactif

Inclut les factures fournisseurs récurrentes qui ont été désactivées dans la liste. Ces modèles de factures fournisseurs récurrentes ne génèrent plus de factures.

Modifier

Ouvre le modèle de facture fournisseur récurrente en mode de modification. Découvrez comment modifier des factures fournisseurs récurrentes.

Le lien Modifier n’apparaît pas pour les factures fournisseurs récurrentes suivantes :

  • Factures fournisseurs récurrentes dont le calendrier est terminé.
  • Factures fournisseurs récurrentes n’appartenant pas à l’entité. Modifiez-les dans le niveau général.

Afficher

Ouvre les détails de la facture fournisseur récurrente.

Désactiver

Si la facture fournisseur récurrente est active, la facture fournisseur est désactivée.

Succès et échec

Ouvre le journal d’exécution de la facture fournisseur récurrente, en affichant les résultats de la génération de la facture fournisseur récurrente.

Supprimer (case à cocher)

Sélectionne la facture fournisseur récurrente. Sélectionnez Supprimer pour terminer l’action.

La suppression d’une facture fournisseur récurrente la supprime définitivement du système. Pour conserver une piste d’audit d’une facture fournisseur récurrente que vous souhaitez interrompre, désactivez plutôt le modèle de facture fournisseur.

Description des champs

Descriptions des champs de la section Descriptions des champs
Champ Description

Fournisseur

L’origine de la facture fournisseur. Vous pouvez sélectionner dans la liste de sélection ou saisir le nom du fournisseur pour la facture fournisseur.

Description du contrat

Utilisez ce champ pour saisir des informations facultatives sur un contrat. Ces informations n’apparaissent pas sur la facture.

Fréquence

L’intervalle de facturation défini dans le calendrier de facture fournisseur récurrente, dans le champ Répétitions. Les valeurs comprennent Jours, Semaines, Mois, Fin de mois et Années.

Montant de la transaction

Montant total de la transaction dans la devise de transaction.

Devise de transaction

Devise sélectionnée pour la transaction.

Montant de la facture fournisseur

Montant de la transaction dans la devise de tenue de compte.

Prochaine date d’exécution

Prochaine date à laquelle Intacct doit générer la facture fournisseur récurrente.

Transactions créées

Nombre total de factures fournisseurs générées à partir de ce modèle de facture fournisseur récurrente.

Calendrier

Fournit un lien Désactiver pour définir le statut de la facture fournisseur récurrente sur Inactif.

Les factures fournisseurs récurrentes inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Sélectionnez Inclure inactif pour les consulter.

Les factures fournisseurs récurrentes dont le calendrier est terminé ne peuvent pas être désactivées, car elles ne sont pas modifiables. Vous pouvez toutefois les supprimer.

Dernier résultat

Résultat de la dernière tentative de génération de la facture fournisseur planifiée. Sélectionnez le lien pour ouvrir le journal d’exécution et afficher les détails.

  • Réussite : La facture fournisseur récurrente a bien été créée.
  • En transit : L’exécution est en cours.
  • Échec : Une erreur s’est produite et la facture fournisseur n’a pas été créée.

Journal d’exécution

Consultez les tableaux suivants pour obtenir une description de chaque champ du Journal d’exécution. Accédez au journal en sélectionnant le dernier résultat d’une transaction sur la page Factures fournisseurs récurrentes.

Descriptions des champs du journal d’exécution
Champ Description

Exporter

Exportez le Journal d’exécution en utilisant l’un des formats de fichier suivants :

  • CSV
  • Excel
  • Word
  • PDF

Afficher

Affichez le journal du planificateur pour cette action.

Date du journal

Date et heure auxquelles l’action a été enregistrée.

Date d’exécution

Date à laquelle la facture fournisseur récurrente a été exécutée, que l’exécution ait échoué ou réussi. Date à laquelle la facture récurrente a été exécutée, que l’exécution ait échoué ou réussi.

Créé par

L’initiateur de l’action, toujours Planificateur Intacct.

Statut de l’exécution

Résultat de l’action :

  • Réussite : La facture fournisseur récurrente a bien été créée.La facture récurrente a bien été créée.
  • En transit : L’exécution est en cours. Ce statut reste dans le journal une fois l’exécution terminée.
  • Échec : Une erreur s’est produite et la facture fournisseur n’a pas été créée.Une erreur s’est produite et la facture n’a pas été créée. Sélectionnez ce statut pour afficher le journal des erreurs.

Supprimer

Supprimez l’écriture du journal d’exécution. Cela n’a aucune incidence sur le modèle de facture fournisseur récurrente ni sur les factures fournisseurs déjà créées.Cela n’a aucune incidence sur le modèle de facture récurrente ni sur les factures déjà créées.

Page Facture fournisseur récurrente

Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir une description de chaque champ de la page Facture fournisseur récurrente.

Onglet Facture fournisseur

Informations de l’en-tête

Description des champs de la section Informations de l’en-tête
Champ Description

Totaux des articles

Montant total inclus dans le modèle de facture fournisseur.

Total de la transaction

Le montant total de la transaction.

Date de la dernière exécution

Date la plus récente à laquelle Sage Intacct a tenté de générer la facture fournisseur récurrente.

Prochaine date d’exécution

Prochaine date à laquelle Intacct doit générer la facture fournisseur récurrente.

Nombre d’exécutions

Nombre de tentatives d’exécution de cette facture fournisseur récurrente.

Le nombre d’exécutions peut différer du nombre de transactions créées. Par exemple, si une erreur empêche l’exécution d’une tâche, le nombre d’exécutions augmente, mais pas les transactions créées (comme indiqué dans la liste des factures fournisseurs récurrentes).

Section Informations sur le fournisseur

Descriptions des champs de la section Informations sur le fournisseur
Champ Description

Fournisseur

L’origine de la facture fournisseur. Vous pouvez sélectionner dans la liste de sélection ou saisir le nom du fournisseur pour la facture fournisseur.

Payer à

Ce champ détermine le contact fournisseur à payer. Intacct définit automatiquement ce champ par défaut à partir du champ Contact de facturation de la fiche du fournisseur ou, si aucune fiche n’existe, à partir du fournisseur sélectionné sur cette page. Vous pouvez remplacer la valeur par défaut si nécessaire. Par exemple, si le fournisseur possède plusieurs bureaux et vous demande d’envoyer le chèque à un autre bureau que celui enregistré.

Avez-vous entré un contact de paiement sur la facture fournisseur différent de ce qui est associé à la fiche du fournisseur ? Découvrez comment imprimer ce contact de paiement sur le chèque.

Retourner à

Ce champ indique le contact du fournisseur pour le retour de l’achat. Intacct définit automatiquement par défaut le contact de retour à partir de la transaction d’achat, qui est elle-même est définie par défaut à partir de la fiche fournisseur. Si aucun de ces éléments n’existe, Intacct définit par défaut ce champ sur le fournisseur que vous avez sélectionné sur cette page.

Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas besoin de remplacer la valeur par défaut. Cela peut être le cas si, par exemple, vous retournez un produit défectueux et le fournisseur souhaite que le retour se fasse à un emplacement différent que celui qui est enregistré.

Si vous disposez d’une intégration AvaTax, ce champ est obligatoire pour déterminer la taxe à payer sur l’achat.

Numéro de séquence de facture fournisseur

Si Comptes fournisseurs est configuré pour exiger des numéros de facture fournisseur, choisissez une séquence de numérotation pour générer automatiquement des numéros de facture pour les factures fournisseurs récurrentes. Chaque récurrence de la facture fournisseur reçoit automatiquement un numéro incrémenté correspondant au type de séquence défini. Ce numéro est imprimé sur le talon de versement, mais pas sur le chèque lui-même.

Numéro de référence

Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte qui pourrait être utile lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.

Description du contrat

Utilisez ce champ pour saisir des informations facultatives sur un contrat. Ces informations n’apparaissent pas sur la facture.

Description

Saisissez les informations que vous souhaitez stocker avec cette facture fournisseur. Ces informations apparaissent dans le rapport du livre-journal du fournisseur, mais ne sont pas imprimées sur le talon du chèque ou du versement.

Si vous êtes abonné à Vendor Payments powered by CSI, les caractères spéciaux suivants ne sont pas pris en charge : ^[^<>{}\]\[]*

Identifiant de contrat

Dans le cas d’une facture fournisseur récurrente résultant d’un contrat en cours, le contrat est identifié.

Groupe de taxe de contacts

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Champ en lecture seule qui affiche le régime d’imposition tiers auquel appartient le Contact paiement. Si le Contact paiement n’a pas été associé à un régime d’imposition tiers, ce champ est vide.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Numéro d’immatriculation fiscale

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Champ en lecture seule qui affiche l’ID de taxe pour le Contact paiement. Si aucun numéro de taxe n’est spécifié pour le Contact paiement, le champ est vide.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

La transaction a des conséquences fiscales

Ce champ n’apparaît que pour les sociétés qui sont activées pour plusieurs juridictions fiscales dans l’application Taxes. Il apparaît uniquement au niveau général.

Cochez cette case pour ajouter des taxes à cette transaction. Sélectionnez ensuite votre Solution de taxe.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Solution de taxe

Ce champ n’apparaît que si l’option La transaction a des conséquences fiscales est sélectionnée.

Sélectionnez la solution fiscale que vous souhaitez utiliser pour calculer et saisir des taxes pour cette transaction.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Section Détails de la transaction

Descriptions des champs de la section Détails de la transaction
Champ Description

Conditions de paiement

Sélectionnez des conditions de paiement pour calculer la date d’échéance, les remises et les pénalités associées à cette facture fournisseur. Si un délai de paiement des CF par défaut est défini dans la fiche de votre fournisseur, cette valeur est définie par défaut ici.

Pièce jointe

Pour référencer un document joint, vous devez d’abord charger l’image numérisée, la feuille de calcul ou le document de traitement de texte. Vous pouvez fournir un stockage permanent et sûr des pièces jointes en les téléchargeant vers votre société. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

Statut

Indique si la facture fournisseur récurrente est en cours d’exécution selon le calendrier.

  • Actif : Le calendrier de la facture fournisseur est défini pour s’exécuter selon le calendrier que vous avez défini dans le modèle.
  • Inactif : Le calendrier de la facture fournisseur est suspendu. Sage Intacct ne génère pas de factures fournisseurs récurrentes tant que le calendrier de la facture fournisseur n’est pas réactivé.
  • En transit : L’exécution du traitement des factures fournisseurs récurrentes est en cours.

Le statut En transit apparaît dans les listes et les rapports, mais ne peut pas être sélectionné dans la liste déroulante Statut.

Taxes comprises

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Cochez la case si le montant que vous allez saisir pour chaque élément inclut déjà les taxes.

Le champ Montant est en lecture seule et vous devez saisir le montant de chaque élément dans le champ Total transaction.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Informations sur la devise

Description des champs de la section Informations sur la devise
Champ Description

Devise de transaction

Si votre société utilise des transactions multidevises, vous pouvez sélectionner la devise de cette facture fournisseur. Pour ajouter une devise à votre système, consultez Devises de transaction.

Type de taux de change

Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, la liste déroulante Type de taux de change contient des possibilités, par exemple celle d’en faire un type par défaut. Par exemple, votre entreprise peut avoir des types de taux mensuel, hebdomadaire et ponctuel ainsi que leurs différents taux de change. Si votre société n’a pas défini de types de taux de change personnalisés, vous pouvez utiliser le taux de change journalier Intacct.

Taux de change

(Sociétés multidevises) vous pouvez modifier le taux de change par défaut. Par exemple, si l’administrateur n’a pas encore saisi le taux pour aujourd’hui, au lieu de laisser Intacct choisir par défaut le dernier taux saisi, vous pouvez le saisir directement dans ce champ.

Section des articles

Descriptions des champs de la section des articles
Champ Description

Afficher/masquer les valeurs par défaut

Facultatif. Sélectionnez des valeurs par défaut pour renseigner automatiquement chaque élément. Le système affiche ces valeurs par défaut pour chaque élément existant et nouveau. Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut des éléments, si nécessaire.

Compte/libellé du compte

Sélectionnez le compte auquel attribuer la dépense.

1099

Si ce fournisseur est configuré avec un formulaire et une case 1099 par défaut, la case à cocher 1099 s’affiche et est sélectionnée par défaut. Sinon, elle n’est pas disponible.

Si Comptes fournisseurs est configuré sur Activer le remplacement de l’indicateur 1099, vous pouvez sélectionner ou désélectionner des éléments pour inclure le traitement 1099.

Si Comptes fournisseurs est configuré sur Activer le remplacement du formulaire et de la case 1099, vous pouvez modifier le formulaire et la case pour qu’ils soient utilisés par élément.

À la fin de l’année, le total des montants des éléments de paiement est additionné et figure dans la case appropriée du formulaire 1099.

Montant

Saisissez le montant réel de la transaction pour cet article dans la devise de tenue de compte de votre société.

Montant en devise de transaction et Montant en tenue de compte

Si votre société est activée pour la multidevise, Montant en devise de transaction et Montant en tenue de compte s’affichent à la place de Montant.

  • Montant en devise de transaction. Le montant que vous saisissez dans la devise définie pour cette facture fournisseur.
  • Montant en tenue de compte. Le montant en devise de tenue de compte de votre société. Il s’agit d’un champ en lecture seule calculé automatiquement à l’aide du taux de change dans l’en-tête.

Par exemple, si votre devise de tenue de compte est USD et que vous saisissez un élément de 100 euros dans Montant en devise de transaction, vous voyez  USD comme montant en tenue de compte (en supposant un taux de change de l’euro à l’USD de ).

Facturable

Cochez cette case si l’article est facturé au client. Par la suite, lorsque vous générez des factures dans l’application Projets, l’élément apparaît comme une dépense de comptes fournisseurs pour le client.

Cette case à cocher apparaît uniquement si vous vous abonnez à Projets et que la configuration du projet est définie pour afficher l’option de facturation pour les factures des comptes fournisseurs.

Pour identifier un élément comme facturable à un client, procédez comme suit :

  1. Vérifiez si un projet, un client et un article sont spécifiés pour l’élément.

    En fonction du projet que vous sélectionnez, le client est prérempli.

  2. Cochez la case Facturable.

Sur une base projet par projet, vous pouvez définir si les éléments doivent être automatiquement identifiés comme facturables sur les factures des comptes fournisseurs et les transactions d’achats.

Service

S’il existe plusieurs services, définissez le service auquel vous souhaitez affecter la dépense.

Établissement

S’il existe plusieurs sites, définissez le site auquel vous souhaitez affecter la dépense.

Si votre organisation est configurée avec plusieurs devises de tenue de compte parmi les entités, l’établissement est obligatoire.

Mémo

Saisissez un mémo qui apparaîtra sur le talon de chèque. Lorsque vous imprimez le chèque, assurez-vous de sélectionner Détails du talon de chèque.

Ventilation

Les ventilations de transactions vous permettent de sélectionner un modèle de répartition qui spécifie la répartition automatique des montants dans la section articles. Vous pouvez également définir des ventilations de transaction pour des éléments individuels. Cet élément s’affiche uniquement si vous avez activé la ventilation dans la saisie de facture fournisseur.

Taxes multiples en ligne

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Sélectionnez cette option pour saisir un élément auquel vous devez appliquer plusieurs taxes, par exemple pour récupérer partiellement la taxe déductible ou saisir une autoliquidation. En savoir plus sur la saisie d’une autoliquidation.

Cette case à cocher apparaît dans les cas suivants :

  • La solution de taxe est la TVA britannique.
  • La solution de taxe est la TPS australienne ou la TVA personnalisée et l’option Taxes multiples par ligne est sélectionnée pour la solution de taxe (page Informations sur la solution de taxe). Il peut également être nécessaire de configurer des éléments de taxe, des barèmes de taxe et des mappages de barèmes de taxes.

Détails des taxes

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Sélectionnez la catégorie de taxe appropriée pour l’élément. Le système applique le taux de pourcentage défini pour l’élément de taxe afin de calculer le montant de la taxe. Si vous avez attribué un barème de taxe par défaut au contact, les éléments de taxe applicables sont automatiquement remplis après la saisie du montant en devise de transaction.

En savoir plus sur la saisie des transactions taxables.

Taux

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Champ en lecture seule qui affiche le pourcentage de taxe à appliquer pour l’élément. Le pourcentage de taxe est basé sur l’élément de taxe sélectionné.

Taxe en devise de transaction

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Le montant de la taxe calculé pour l’élément, en fonction de l’élément de taxe sélectionné.

  • Si Taxes comprises n’est pas sélectionné dans l’en-tête, le calcul est le suivant : Montant * Taux
  • Si Taxes comprises est sélectionné dans l’en-tête, le calcul est le suivant : (Total de la transaction/(1 + Taux)) * Taux

Si le montant de taxe qui a été calculé ne correspond pas à la taxe sur la facture de taxes que vous avez reçue, remplacez la valeur dans le champ Taxe en devise de transaction par la valeur correspondante. Ce que vous enregistrez doit correspondre à la facture de taxes aux fins de la conformité fiscale et des rapports.

Si l’option multidevise est activée pour votre société, le montant s’affiche dans la devise de transaction que vous avez définie pour la transaction.

Total de la transaction

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Montant total de la transaction pour l’élément, taxes comprises :

  • Si l’option Taxes comprises n’est pas sélectionnée dans l’en-tête, le champ est en lecture seule et son calcul est : Montant + Taxe en devise de transaction
  • Si l’option Taxes comprises est sélectionnée dans l’en-tête, saisissez le montant de la transaction pour la ligne, taxes comprises, dans ce champ. Le système calcule la Taxe en devise de transaction et le Montant, en fonction des éléments de taxe que vous sélectionnez.

Si l’option multidevise est activée pour votre société, le montant s’affiche dans la devise de transaction que vous avez définie pour la transaction.

Total de base et montant de taxe de base

Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Si votre société est autorisée à utiliser plusieurs devises, ces champs en lecture seule apparaissent :

  • Total de base : valeur du champ Total transaction dans la devise de tenue de compte de votre société.
  • Montant de taxe en devise de tenue de compte : la Taxe en devise de transaction dans la devise de tenue de compte de votre société.

Résumé des taxes

Cette section n’apparaît que pour les sociétés abonnées à l’application Taxes et uniquement pour les solutions de taxe TVA ou TPS.

Descriptions des champs de la section Résumé des taxes
Champ Description

Afficher le résumé

Sélectionnez ce bouton pour afficher un résumé de la taxe totale pour tous les éléments de la transaction, regroupés par élément de taxe.

Si vous ajoutez ou modifiez un élément, sélectionnez à nouveau ce bouton car le résumé n’est pas automatiquement actualisé.

Description

Description de chaque élément de taxe sélectionné pour les éléments dans la section Écritures.

Si un élément de taxe n’a pas de description, la description dans le résumé de taxe est vide.

Pourcentage

Pourcentage de taxe défini pour l’élément de taxe.

Total des taxes en devise de transaction

Montant total de la taxe appliquée à la transaction pour cet élément de taxe.

Si l’option multidevise est activée pour votre société, le montant s’affiche dans la devise que vous avez définie pour la transaction.

Total de la taxe en devise de tenue de compte

Si votre société est activée pour le mode multidevise, champ Total des taxes en devise de transaction dans la devise de tenue de compte de votre société.

Onglet Planification

Descriptions des champs de l’onglet Calendrier
Champ Description

Date de début

La date à laquelle vous souhaitez que la facture fournisseur commence. La date de début est modifiable jusqu’à ce que la première instance de la facture fournisseur récurrente soit exécutée.

Si vous sélectionnez Fin de mois pour Répétitions, puis que vous saisissez une date autre que la fin du mois comme date de début, Sage Intacct met à jour la date de début au dernier jour du mois après l’enregistrement de la facture fournisseur récurrente.

Prochaine date d’exécution

Date à laquelle la prochaine facture fournisseur récurrente sera générée. Vous pouvez modifier cette date pour les factures fournisseurs récurrentes existantes. Si vous créez une nouvelle facture fournisseur récurrente, la prochaine date d’exécution n’est pas applicable.

Se répète

Sélectionnez l’intervalle régulier auquel vous souhaitez que la facture fournisseur récurrente se répète, puis saisissez le nombre d’intervalles dans le champ Chaque. Par exemple, si vous sélectionnez Mois, puis saisissez 3, la planification s’exécutera tous les 3 mois.

Vous pouvez sélectionner les intervalles suivants : Jours, Semaines, Mois, Fin de mois ou Années.

Pour les semaines, les mois et les années, la facture fournisseur sera générée à l’intervalle suivant le même jour que la date de début définie. Par exemple, si la date de début d’une facture fournisseur est le 15 du mois avec une récurrence mensuelle, elle sera générée le 15 de chaque mois.

Fin

Pour que la facture fournisseur soit perpétuellement générée, sélectionnez Jamais. Sinon, sélectionnez un nombre fixe de factures fournisseurs à créer ou une date spécifique à laquelle la facture fournisseur récurrente doit expirer.