À propos du rapprochement dans Sage Intacct

En savoir plus sur le rapprochement d’un compte bancaire ou d’un compte de carte de crédit dans Sage Intacct.

Quand effectuer un rapprochement ?

La plupart des sociétés effectuent un rapprochement à la fin du mois. Vous pouvez néanmoins mettre en correspondance les transactions tout au long du mois, voire effectuer des rapprochements quotidiens ou « souples » pour vous aider à clôturer facilement votre fin de mois. Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent ensuite finaliser le rapprochement lorsque toutes les transactions sont prises en compte.

Où effectuer un rapprochement et restrictions d’entité

L’emplacement de rapprochement d’un compte dépend des éléments suivants :

• le compte a été créé au niveau général ou au sein d’une entité ;

• des restrictions sont définies pour le compte.

  Remarques

  • Pour le rapprochement d’un compte bancaire restreint, vous devez avoir des restrictions équivalentes ou supérieures aux restrictions du compte.

  • Rapprochez le compte au sein de l’entité dans laquelle il a été créé.

  • Pour empêcher les utilisateurs de niveau général d’afficher les historiques de rapprochement, y compris les articles en retard, pour un compte en fonction des restrictions d’établissement de leur entité, configurez la gestion de la trésorerie en sélectionnant Activer les restrictions d’entité utilisateur pour les comptes bancaires.

Emplacement de création du compte	Solution
Au niveau général	Les comptes créés au niveau général doivent aussi être rapprochés à ce niveau. Un utilisateur doit avoir accès au niveau général pour effectuer le rapprochement du compte.
Au niveau de l’entité	Rapprochez le compte au sein de l’entité dans laquelle il a été créé. Si le compte comporte des restrictions, vous ne pouvez en effectuer le rapprochement que si vous avez des restrictions d’entité égales ou supérieures à celles définies dans la fiche du compte. Par exemple, vous souhaitez rapprocher le compte courant Acme créé dans l’entité 2. Ce compte est limité à l’entité 1 et à l’entité 2. Jane a des restrictions d’entité pour l’entité 1, l’entité 2 et l’entité 3. Elle peut rapprocher le compte Acme, car les deux entités sont soumises à des restrictions pour l’entité 1 et l’entité 2.

Séparer les tâches avec des permissions

Assurez-vous que les rapprochements sont délégués au représentant approprié de votre société avec des permissions de rapprochement. Par exemple, un comptable dispose de permissions pour mettre en correspondance les transactions. Un assistant confirmé examine les transactions mises en correspondance et enregistre le rapprochement. Enfin, un contrôleur consulte les rapports de rapprochement.

Méthodes de rapprochement

Il existe trois façons de rapprocher un compte.

Terminologie

Une transaction est considérée comme mise en correspondance si les conditions suivantes sont remplies :

• La transaction est automatiquement mise en correspondance avec les données entrantes d’un fichier d’importation ou d’un flux bancaire à l’aide d’un groupe de règles.
• Vous avez mis manuellement en correspondance une transaction Intacct et une transaction bancaire sur la page Rapprocher les transactions.

  Cette fonctionnalité n’est disponible que lorsque vous faites correspondre une transaction à partir d’une importation ou d’un flux bancaire.

• Vous effectuez un rapprochement avec un relevé bancaire physique (il n’y a pas de transactions bancaires dans Intacct à comparer) et vous sélectionnez manuellement la transaction Intacct, puis sélectionnez Effacer les transactions sur la page de rapprochement des comptes.

  Cette transaction effacée est considérée comme mise en correspondance lorsque vous la filtrez sur la page de rapprochement. Dans les rapports du registre, la transaction s’affiche comme étant « Compensée » seulement quand vous avez finalisé le rapprochement en sélectionnant le bouton Rapprocher. En attendant, elle apparaît « En transit ». Une transaction est considérée comme Compensée dans la liste Transactions bancaires et dans les rapports de registre uniquement après avoir sélectionné Rapprocher.

Démarrer un rapprochement

Rapprochez un compte au sein de l’entité dans laquelle il a été créé. Selon la configuration de votre société, il peut y avoir des restrictions supplémentaires en place.

• Accédez à Gestion de la trésorerie > Tous > Rapprochement > Banque ou Carte de crédit.

  La fenêtre contextuelle Rapprochement s’affiche. Dans celle-ci, vous pouvez saisir les informations de base sur le compte que vous souhaitez rapprocher.

Si vous effectuez un rapprochement avec un fichier d’importation ou un flux bancaire, assurez-vous d’avoir appliqué un groupe de règles pour que le compte détermine comment faire correspondre les transactions entrantes.

Mettre en correspondance (ou compenser) des transactions

Après avoir sélectionné le compte à rapprocher, vous passez à la page de rapprochement de compte. La vue par défaut de cette page affiche les transactions Intacct sans correspondance. Cependant, vous pouvez filtrer pour plus de transactions.

Si vous effectuez un rapprochement avec un fichier d’importation ou des flux bancaires, un onglet apparaît au-dessus du tableau de transactions intitulé Banque. Sélectionnez cet onglet pour afficher les transactions bancaires. Vous pouvez commencer la mise en correspondance à partir de l’un des onglets : Intacct ou Banque.

Si vous effectuez un rapprochement avec un relevé bancaire physique (il n’y a pas de transactions bancaires dans Intacct), sélectionnez les transactions Intacct, puis sélectionnez Compenser les transactions.

Filtrage et tri

Lorsque vous accédez à la page de rapprochement de compte, toutes les transactions non rapprochées apparaissent. Utilisez des filtres pour trouver les transactions dont vous avez besoin pour terminer votre rapprochement. Les filtres les plus couramment utilisés apparaissent au-dessus de la grille des transactions, de sorte qu’ils sont immédiatement disponibles et visibles lorsque vous effectuez le rapprochement. Pour des filtres plus granulaires comme la plage de dates de comptabilisation du Grand livre et Bénéficiaire, sélectionnez Afficher plus de filtres. Assurez-vous de sélectionner Appliquer des filtres après avoir sélectionné votre filtre.

Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier cette colonne par ordre alphanumérique. En savoir plus sur l’affichage des transactions pendant le rapprochement.

Créer des transactions supplémentaires

Si votre compte est débiteur, vous devrez peut-être créer des transactions supplémentaires dans Intacct pour effectuer le rapprochement. Selon vos permissions, vous pouvez créer ces transactions à partir de différents points d’accès.

Banques de devises étrangères

Créez ou enregistrez des transactions avec votre banque en devises étrangères uniquement dans la devise de cette banque. Par exemple, dans le cas d’une banque canadienne, vous devriez généralement effectuer des transactions uniquement en dollars canadiens. Cela vous permet de rapprocher correctement toutes les transactions de votre relevé bancaire.

Il est possible que votre banque utilise un taux de change différent de celui que vous avez utilisé pour enregistrer les transactions dans votre système comptable. Dans ce cas, pour régler les écarts de taux de change, enregistrez une écriture de journal du grand livre pour votre rapprochement bancaire afin de terminer votre rapprochement bancaire de fin de mois.

Modifier un rapprochement clôturé

Vous devrez peut-être modifier ou corriger une erreur de transaction dans un rapprochement déjà clôturé. Dans ce cas, vous devez rouvrir le rapprochement.

Vous devez disposer des permissions de gestion de la trésorerie pour rouvrir et déclarer en vue de rapprocher la banque ou de rapprocher la carte de crédit, selon le compte.