Termes incontournables de Sage Intacct

Groupes de comptes

Les groupes de comptes déterminent les en-têtes, les sous-totaux et l’organisation des comptes dans les rapports financiers. Il s’agit de conteneurs pour des sélections de comptes, des plages de comptes, d’autres groupes de comptes et/ou des calculs que vous utilisez comme modules de base dans les rapports financiers. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de comptes intitulé « Équipements » et lui attribuer tous les comptes de grand livre associés aux équipements. Vous pouvez ensuite affecter le groupe de comptes Équipements à un groupe de comptes appelé « Actifs », lequel pourrait également contenir d’autres groupe de comptes tels que « Caisse », « Mobilier », etc. Lorsque vous créez un état financier nécessitant ces comptes, vous pouvez simplement inclure le groupe de comptes Actifs au lieu de sélectionner les comptes individuels. En savoir plus sur les groupes de comptes.

Applications

Les fonctions comptables sont divisées dans Sage Intacct en groupes de tâches connexes appelés applications. Les principales applications financières incluses dans votre abonnement sont Comptes fournisseurs, Comptes clients, Gestion de la trésorerie, Société, Services de personnalisation ou Services de plateforme, Grand livre, Commandes clients et Achats. Vous pouvez vous abonner à d’autres applications telles que Projets ou Stocks, selon les besoins de votre société. Vous pouvez consulter la liste des applications pour lesquelles vous disposez de permissions depuis votre menu Applications.

Comptabilité de caisse et d’exercice

En comptabilité, les entreprises ont recours à différentes méthodes pour mesurer leur activité économique. On parle alors de « registres comptables ». Dans Sage Intacct, toutes les sociétés utilisent pour leurs registres comptables soit une comptabilité de caisse, soit une comptabilité d’exercice, soit une comptabilité de caisse et d’exercice, les registres correspondants étant inclus dans le grand livre. En savoir plus sur les méthodes de comptabilité.

Cloud

Sage Intacct est une solution dans le cloud, ce qui signifie que notre logiciel est hébergé sur des serveurs distants et que vous n’avez besoin que d’un navigateur Web pour y accéder. Lorsque vous travaillez dans Sage Intacct, vous envoyez vos données vers le cloud, où elles sont traitées de manière entièrement sécurisée avant de vous être renvoyées via Internet.

Convertir une transaction

Dans Commandes clients, Achats et Stocks, la « conversion » d’une transaction a pour effet de la faire passer à l’étape suivante du flux de travail (par exemple, les commandes de vente deviennent des factures de vente). Le processus de conversion copie toutes les données de la transaction source vers la transaction suivante. La transaction source continue d’exister dans le système en tant que transaction distincte. En savoir plus sur la conversion de transactions de vente ou d’achat.

Rapports personnalisés

Les rapports personnalisés sont basés sur des fiches et champs individuels et servent à la création de rapports opérationnels (également appelés « rapports d’exploitation »). Pour vos rapports personnalisés, vous avez le choix entre l’assistant de création de rapports personnalisés inclus dans votre abonnement aux Services de personnalisation ou aux Services de plateforme, ou l’Assistant de création de rapports personnalisés interactif, disponible sous la forme d’un abonnement supplémentaire. En savoir plus sur les deux assistants de création de rapports personnalisés.

Tableaux de bord

Un tableau de bord est une page définie par l’utilisateur vous permettant de résumer vos indicateurs clés pour qu’ils soient visibles en un coup d’œil. Vous pouvez personnaliser les tableaux de bord afin d’afficher des cartes de performances, des rapports, des graphiques, des calendriers, des listes d’enregistrements, des flux d’actualités et des liens hypertextes. En savoir plus sur les tableaux de bord.

Dimensions

Une dimension est comme une balise que vous pouvez attribuer aux transactions et aux écritures du grand livre pour les catégoriser et les suivre efficacement sans créer un plan comptable trop complexe. Traditionnellement, un plan comptable contient des comptes avec des numéros uniques segmentés en fonction de chaque service, établissement, projet, etc. Dans Sage Intacct, cette segmentation est déplacée des numéros de compte vers les dimensions. Chaque transaction que vous saisissez peut être marquée à l’aide de plusieurs valeurs de dimension permettant de l’identifier de manière unique et de générer des rapports sur elle. En savoir plus sur les dimensions.

Entité

Une entité est une unité commerciale déclarante au sein d’une plus vaste société. Toutes les entités d’une société partagent un plan comptable unique. Chaque entité possède son propre numéro d’immatriculation fiscale (lequel peut être unique ou non) et sa propre devise de tenue de compte. En savoir plus sur les entités.

Niveau de l’entité

Une entité représente une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Elle correspond généralement à une division, une franchise, une société affiliée, une association, un emplacement, un chapitre, un fonds autonome ou une filiale avec un plan comptable partagé. Dans une société multi-entités partagée, le niveau de l’entité décrit le niveau auquel les utilisateurs saisissent les transactions et enregistrements se produisant à son échelle. Une entité n’a aucune visibilité sur les autres entités. En savoir plus sur les sociétés multi-entités partagées.

Rapports financiers préparatoires

Les rapports financiers sont préparés conformément aux normes comptables généralement acceptées, telles que les PCGR. Ils comprennent le bilan, le compte de résultat, le tableau de flux de trésorerie et les rapports sur les profits et pertes. Les rapport financier préparatoires sont basés sur des groupes de comptes. Utilisez l’Assistant de création de rapport financier pour créer et personnaliser vos rapports financiers. En savoir plus sur les rapports financiers préparatoires.

PCGR

Les principes comptables généralement reconnus désignent un ensemble commun de règles visant à normaliser les états financiers afin de permettre des comparaisons précises entre organisations. Sage Intacct est un système conforme à ces PCGR.

Journaux

Dans certains systèmes comptables, les écritures de journal sont directement comptabilisées dans le grand livre. Dans Sage Intacct, les journaux interviennent entre les écritures et le grand livre, et ont pour but d’aider à classer les transactions. Votre société tiendra plusieurs journaux, dans lesquels vous pourrez saisir directement des transactions ou vers lesquels les transactions des livres auxiliaires seront comptabilisées. Votre société peut également choisir d’utiliser d’autres types de journaux, tels que des journaux de régularisation, statistiques, de régularisation de conformité, de régularisation des taxes, de régularisation statistique et définis par l’utilisateur. En savoir plus sur les journaux.

Partagé avec plusieurs entités

Une société multi-entités partagée contient une ou plusieurs entités. Celles-ci correspondent généralement à des divisions, franchises ou filiales, entre autres, lesquelles sont gérées par une entité commune (connue sous le nom de niveau général). Les entités peuvent avoir des numéros d’immatriculation fiscale, des devises de tenue de compte ou des rapports 1099 distincts. Il n’existe qu’un seul grand livre et un livre auxiliaire par application, mais les listes de données peuvent être partagées à l’échelle de l’ensemble des entités ou limitées à certaines entités. Sage Intacct prend en charge la consolidation entre entités différentes. En savoir plus sur les sociétés multi-entités partagées.

Version

Une version de produit est une mise à niveau trimestrielle automatique que vous recevez dans le cadre de votre service Sage Intacct. Chaque version contient de nouvelles fonctionnalités et améliorations conçues pour augmenter votre productivité. Elles sont nommées en fonction de l’année et du trimestre (par exemple, 2021 Version 2 correspond à la version du deuxième trimestre 2021). Des informations détaillées sur ce qu’inclut chaque nouvelle version de produit et le calendrier des versions sont incluses dans les notes de version.

Livres de rapports

En fonction de votre activité, vous pouvez également utiliser les livres de rapports supplémentaires suivants, qui sont distincts de vos livres de comptabilité de caisse et/ou d’exercice :

• Livres de régularisation de conformité : généralement utilisés par les sociétés cotées en bourse pour communiquer leurs informations financières selon une méthode de comptabilité basée sur la conformité.
• Livres de régularisation des taxes : servent à la déclaration d’une comptabilité fiscale. Par exemple, la comptabilité fiscale et la comptabilité d’exercice peuvent utiliser différentes méthodes d’amortissement.
• Livres définis par l’utilisateur : des livres personnalisés vous permettant de gérer vos normes d’établissement de rapports ou vos régularisations selon votre convenance. Ils sont couramment utilisés dans le cadre de comptabilités spécifiques à un secteur d’activité.

Lorsque vous exécutez des rapports, vous pouvez choisir de les exécuter à l’aide de livres distincts ou d’une combinaison de livres. En savoir plus sur l’utilisation de plusieurs livres de rapports dans le cadre des rapports.

États standard

La plupart des applications incluent un ensemble de rapports standard prêts à l’emploi, spécifiques à chaque application. Par exemple, l’application Grand livre inclut un rapport de balance de vérification standard, l’application Comptes clients un rapport de chronologie du client standard, etc. Lors de l’exécution d’un rapport standard, vous pouvez modifier la période, filtrer les données, modifier les options de formatage et spécifier un titre de rapport.

Livres auxiliaires

Un livre auxiliaire est une application dotée de ses propres transactions autonomes, telles que Comptes clients ou Comptes fournisseurs. Tous les livres auxiliaires sont cumulés vers le Grand livre. Les transactions de livres auxiliaires contiennent des informations détaillées sur chaque transaction, telles que les dates, descriptions et montants. Chaque livre auxiliaire est associé à un journal contenant des résumés des transactions.

Les abonnements

Pour pouvoir accéder à une application ou à un module complémentaire, votre société doit y être abonnée. Les principales applications financières sont incluses dans votre service Intacct, et vous pouvez vous abonner à n’importe laquelle d’entre elles sans frais supplémentaires. Les abonnements à d’autres applications ou fonctionnalités peuvent engendrer des frais supplémentaires. Les utilisateurs administrateurs peuvent s’abonner aux applications et fonctionnalités et les configurer. En savoir plus sur l’abonnement à une application.

Niveau général

Le niveau général d’une société multi-entités partagée permet de travailler avec des données partagées telles que les utilisateurs, les clients, les fournisseurs et les comptes. Le niveau général se situe au-dessus de toutes les entités d’une société multi-entités, et correspond au niveau auquel vous créez, modifiez et gérez les objets partagés entre toutes les entités de la société. Vous pouvez également saisir des transactions au niveau général et indiquer les entités ou emplacements où elles sont comptabilisées. En savoir plus sur les sociétés multi-entités partagées.

Vues

Une vue désigne la manière dont une liste d’enregistrements est organisée, filtrée et triée. Intacct fournit des vues standard pour l’affichage de chaque liste d’enregistrements. Par exemple, lorsque vous ouvrez la page Liste des fournisseurs dans l’application Comptes fournisseurs, la vue standard affiche certains des champs communs disponibles dans l’enregistrement du fournisseur et répertorie les fournisseurs en fonction de leur ID. Vous pouvez créer vos propres vues personnalisées afin d’afficher les listes d’enregistrements comme vous souhaitez qu’elles apparaissent. Par exemple, vous pouvez créer une vue personnalisée pour les fournisseurs qui inclut le statut de mise en attente des fournisseurs et triée selon le nom de fournisseur. En savoir plus sur les vues.