Convertir une transaction d’achats

La conversion d’une transaction d’achat fait passer la transaction à l’étape suivante du flux de travail, telle que définie dans la définition de transaction d’achat associée. Par exemple, une commande d’achat à une facture d’achat.

Le processus de conversion copie les données de la transaction source vers la transaction suivante. La transaction source continue d’exister en tant que transaction distincte.

Par exemple, si vous convertissez une commande d’achat en facture fournisseur, vous pouvez toujours accéder à la commande d’achat source. Les modifications apportées à la facture fournisseur n’affectent pas la transaction source.

Il existe plusieurs méthodes que vous pouvez utiliser pour convertir une transaction :

• Convertissez l’ensemble de la transaction en un autre type de transaction.
• Convertissez un élément hors inventaire en un montant spécifique (en savoir plus sur Conversion de prix).
• Convertissez deux transactions ou plus, ou des postes de différentes transactions, en une seule transaction.
  • Lorsqu’une transaction est ouverte, vous pouvez Convertir plusieurs documents en une seule transaction.
  • Pour consulter une liste de tous les types de transactions d’achat et utiliser des filtres pour rechercher les fournisseurs et les transactions qui peuvent être converties, consultez Traiter des transactions d’achat.
• Convertir une transaction en deux transactions ou plus (voir Traiter les transactions d’Achats).

Convertir l’intégralité de la transaction

Convertissez l’intégralité de la transaction lorsqu’aucun ajustement d’élément n’est nécessaire. Par exemple, vous avez reçu une facture fournisseur pour tous les articles d’un bon de commande d’achat et vous êtes prêt à payer le fournisseur. Convertissez l’intégralité de la commande d’achat vente en facture fournisseur.

Vous ne pouvez convertir que des transactions dont le statut est En attente ou Partiellement convertie. En savoir plus sur États de la transaction d’achat.

1. Aller à Achats > Tous > Opérations et sélectionnez le type de transaction applicable.

   Pour consulter les demandes de fournitures, rendez-vous sur Achats > Tous > Stocks de fournitures >Etablissement. Apprenez à traiter les demandes de fournitures.

2. Dans la liste des transactions, recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir à côté.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

3. Sélectionnez le type de transaction vers lequel vous souhaitez convertir la transaction.

   La nouvelle transaction apparaît dans la liste des transactions avec toutes les données de la transaction initiale.

4. Si l’attribut Convertir à partir d’un lien de transaction existant s’affiche, vous pouvez sélectionner des transactions supplémentaires à convertir en une seule transaction. En savoir plus sur Conversion de plusieurs transactions.

5. Apportez les modifications nécessaires à la transaction. Pour plus de détails sur la saisie des informations de champ, reportez-vous à la section Champs de transaction d’achats.
6. Lorsque vous avez terminé de saisir ou de modifier les informations sur la transaction, sélectionnez l’un des boutons suivants :
   • Comptabiliser : Enregistre la transaction et affiche la liste des transactions.
   • Poste & nouveau: Enregistre la transaction et ouvre une nouvelle page de transaction,
   • Rédigez et continuez: Enregistre la transaction en tant que brouillon et ouvre une nouvelle page de transaction.
   • Brouillon et terminé: Enregistre la transaction en tant que brouillon et affiche la liste des transactions.
   Par défaut, le liste transaction du type de transaction vers lequel vous avez effectué la conversion s’affiche lorsque vous sélectionnez Publier ou Brouillon et terminé. Pour afficher la liste des transactions pour le type de transaction à partir duquel vous avez effectué la conversion, modifiez le Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie dans vos préférences personnelles.

Convertir une partie d’une transaction

Parfois, vous pouvez avoir besoin de convertir une partie d’une transaction d’achat, mais pas la totalité de la transaction. Par exemple, vous disposez d’une commande d’achat pour une certaine quantité d’un article, mais vous devez payer une quantité inférieure à la quantité du bon de commande d’achat ou facturer un montant inférieur au total de la commande d’achat (par exemple, une commande d’achat ouverte).

1. Aller à Achats > Tous > Opérations et sélectionnez le type de transaction applicable.

   Pour consulter les demandes de fournitures, rendez-vous sur Achats > Tous > Stocks de fournitures >Etablissement. Apprenez à traiter les demandes de fournitures.

2. Dans la liste des transactions, recherchez la transaction que vous souhaitez convertir et sélectionnez-la Convertir à côté.

   Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant des liens vers toutes les transactions vers lesquelles cette transaction peut être convertie.

3. Sélectionnez l’option Nom de la transaction.

   La nouvelle transaction apparaît avec les données de transaction de la transaction initiale. La transaction Date valeurs par défaut en fonction de l’attribut Hériter de la date de la transaction source dans vos préférences utilisateur.

4. Si nécessaire, modifiez le quantité ou le Prix d’un élément (la colonne Type de conversion peut être modifiée si votre société est configurée pour autoriser le remplacement du type de conversion par défaut d’un article).

   Par exemple, si la quantité de l’élément 1 est de 10 et que vous n’en recevez que 8, modifiez la Quantité sur les éléments 1 à 8. Ou, dans la colonne Type de conversion, sélectionnez Prix, puis saisissez le montant de l’achat modifié dans le Prix domaine.

   Vous ne pouvez pas saisir un numéro dans le champ Quantité qui a le signe opposé du numéro dans la transaction initiale. Par exemple, si la quantité initiale de la commande d’achat est de 5 et que vous entrez -3 dans le champ Quantité sur la facture fournisseur, Intacct affiche une erreur.

5. Apportez toute autre modification, le cas échéant.
6. Sélectionnez l’un des boutons suivants :
   • Comptabiliser : Enregistre la transaction et affiche la liste des transactions.
   • Brouillon : Enregistre la transaction en tant que brouillon et affiche la liste des transactions.
   • Plus d’actions : Permet de sélectionner d’autres options de publication et de brouillon.
   Par défaut, le liste transaction du type de transaction vers lequel vous avez effectué la conversion s’affiche lorsque vous sélectionnez Publier ou Brouillon et terminé. Pour afficher la liste des transactions pour le type de transaction à partir duquel vous avez effectué la conversion, modifiez le Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie dans vos préférences personnelles.

Préférences de l’utilisateur en matière de conversion de transactions

Il existe deux options dans vos préférences d’utilisateur qui vous permettent :

• Choisissez la liste des transactions qui s’affiche après avoir converti une transaction. L' Sélectionnez le type de liste à afficher après la comptabilisation d’une transaction convertie la valeur par défaut est « Liste de transactions pour le type de transaction converti ». Sélectionnez « liste de transaction pour le type de transaction initial » pour toujours afficher le liste transaction des transactions que vous souhaitez convertir.
• Indiquez si la date de la transaction cible correspond par défaut à la date de la transaction source. Lorsque vous convertissez une transaction en une autre transaction, la date de transaction de la nouvelle transaction est définie par défaut sur la date du jour. Dans de nombreux scénarios, la date de transaction de la nouvelle transaction doit être la date de transaction spécifiée sur la transaction source.

  Imaginons par exemple que vous convertissiez un bon de commande en facture fournisseur. La date de la transaction de la commande d’achat est le 1er mai 2024 et la date d’aujourd’hui est le 15 mai 2024. Si Utiliser la date du transaction source pour les transactions Achats est sélectionné dans vos préférences utilisateur, la date de transaction de la facture fournisseur est définie par défaut sur le 1er mai 2024.

Apprenez à Mettre à jour vos préférences d’utilisateur.

Résoudre les problèmes de conversion de transaction

Le tableau suivant décrit les problèmes de conversion potentiels et donne des solutions possibles pour vous permettre d’atteindre votre objectif :

Problème	Solution possible
Reçu le message d’erreur « Aucune information de rappel n’a été trouvée »	L’une des conditions suivantes peut être à l’origine de cette erreur : La cible définition de transaction ne liste pas la source définition de transaction dans son Peut être converti à partir de table. Ouvrez la définition de transaction cible, utilisez la liste déroulante dans la Peut être converti à partir de pour sélectionner la définition de transaction source, puis sélectionnez Enregistrer. Par exemple, si vous essayez de convertir une commande d’achat en facture fournisseur, ouvrez la définition de transaction facture fournisseur et sélectionnez la commande d’achat applicable dans le Peut être converti à partir de la table. En savoir plus sur Définitions des transactions. Cette erreur peut se produire lorsque vous sélectionnez le lien Convertir en regard de la dernière transaction d’un flux de travail et que le statut de la transaction précédente dans le flux de travail est Partiellement converti. Comme il n’existe aucune transaction vers laquelle convertir la dernière transaction, aucune autre action n’est requise pour cette transaction (même si le lien Convertir apparaît). Cette erreur peut se produire pour les utilisateurs Employee. Les utilisateurs employés ne peuvent utiliser que des transactions pour lesquelles la définition de transaction Type de modèle = Devis, par exemple des demandes d’achat. S’ils tentent de convertir une demande d’achat en commande d’achat, dont le type de modèle = Commande, ils reçoivent cette erreur. Dans ce scénario, demandez à un utilisateur professionnel de convertir la transaction.
Message d’erreur reçu : « Impossible de convertir plus que la quantité disponible. Entrez la quantité valide à convertir.	Cela peut se produire lorsque vous essayez de saisir une valeur dans le champ de quantité qui est supérieure à la valeur de quantité de la transaction source. Par exemple, la quantité du widget dans la transaction source est de 5. Si vous saisissez 7 dans le champ de quantité de la transaction vers laquelle vous essayez de convertir, cette erreur s’affiche. Il en va de même pour les valeurs négatives. Si la quantité de la transaction source est -5 et que vous essayez de saisir -7 dans le champ de quantité, cette erreur s’affiche. En outre, vous ne pouvez pas saisir une valeur de quantité qui présente le signe opposé de la valeur quantité dans le transaction source. Par exemple, si la quantité dans la transaction source est 5 et que vous saisissez -3 comme quantité dans la transaction vers laquelle vous essayez de convertir, vous recevrez cette erreur. Pour résoudre cette erreur, effectuez l’une des opérations suivantes : Utilisez la même quantité que la transaction source lorsque vous convertissez la transaction. Utilisez une quantité inférieure à la quantité indiquée dans la transaction source lorsque vous convertissez la transaction. Ce qui se passe après la conversion d’une partie d’une transaction dépend de la façon dont Gestion des conversions partielles Le paramètre de la définition de transaction est configuré.Voir À propos de la conversion de transaction partielle pour obtenir des informations détaillées sur ce à quoi vous pouvez vous attendre après avoir converti une partie d’une transaction. Modifiez la transaction source pour modifier la quantité, puis convertissez la transaction.
Je ne peux pas convertir une transaction en cours	Une transaction « En cours » est une transaction qui a été convertie en un autre type de transaction et dont la transaction a l’état Brouillon. Par exemple, vous convertissez une commande d’achat en facture fournisseur et enregistrez la facture fournisseur en tant que brouillon. Le système définit le statut de la commande d’achat sur En cours. Vous ne pouvez pas modifier ou convertir une transaction en cours. Si vous souhaitez modifier ou convertir une transaction En cours, supprimez ou comptabilisez la transaction Brouillon en amont. Cela définira l’état de la transaction en cours sur En attente ou Partiellement converti.
Je ne peux pas modifier une transaction partiellement convertie	Le système ne vous permet pas de modifier une transaction si le statut est Partiellement convertie. Si vous souhaitez modifier la transaction partiellement convertie, supprimez toutes les transactions en amont. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été partiellement convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Message d’erreur reçu : « Une valeur non valide est fournie pour le champ PERMLISTMEMBER ».	Cela peut se produire lorsque vous créez ou convertissez une transaction et peut être causé par un ID utilisateur inactif défini dans les paramètres de sécurité de la définition de transaction. Le message d’erreur indique l’identifiant utilisateur applicable. Pour résoudre cette erreur : Ouvrez la définition de transaction applicable en mode Édition. Sélectionnez l’icône Configuration de la sécurité tab. Dans le Autorisations des utilisateurs et des groupes Droits d’accès, supprimez l’utilisateur répertorié dans le message d’erreur. Enregistrez la définition de transaction.
La liste des transactions vers lesquelles je peux convertir la transaction n’inclut pas celle que je souhaite	La cible définition de transaction ne liste pas la source définition de transaction dans son Peut être converti à partir de table. Ouvrez la définition de transaction cible, utilisez la liste déroulante dans la Peut être converti à partir de pour sélectionner la définition de transaction source, puis sélectionnez Enregistrer. Par exemple, si vous essayez de convertir une commande de vente en facture de vente, ouvrez la définition de transaction de facture de vente et sélectionnez la commande de vente applicable dans le Peut être converti à partir de table. En savoir plus sur Définitions des transactions.
Votre définition de transaction est configurée pour affecter le point d’accès. Cependant, aucun compte GL n’a été trouvé dans l’onglet Informations GL AP pour itemid <item>.</item>	Le système ne peut pas comptabiliser la transaction car il ne sait pas à quel compte du grand livre l’utiliser. Pour résoudre cette erreur, vérifiez les points suivants : Vérifiez que l’article est affecté au bon article Groupe GL. Vérifiez que le définition de transaction dispose d’une entrée de mappage de compte pour le groupe GL d’article applicable.
L’article spécifié n’est pas valide.	Un article a été défini comme inactif après la création de la transaction en cours de conversion. Vérifiez que tous les éléments ont le statut Actif.