Service d’importation : Bills—Beta

Importez les informations de facture fournisseur dans Intacct avec le service d’importation.

Cette importation fait partie d’un Adopteur précoce ou Bêta pour le Service d’importation.

Bêta L’accès est limité à un petit groupe d’utilisateurs qui nous aident à évaluer les performances de cette importation. Pour plus d’informations, consultez Adopteurs précoces et bêtas.

Le service d’importation vous aide à ajouter ou à mettre à jour de grands volumes de données en chargeant des fichiers. Les processus de création de nouvelles fiches et de mise à jour des fiches existantes sont des actions distinctes visant à éviter toute modification accidentelle. Le service comprend des outils de validation et de correction intégrés pour garantir l’exactitude de vos données avant l’importation.

Assurez-vous de disposer des permissions nécessaires pour la zone de données sélectionnée avant de commencer l’importation.

Pour importer des factures, vous avez besoin des autorisations suivantes.

Abonnement Comptes fournisseurs
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise
Permissions

Factures fournisseurs : Lister, Afficher, Modifier, Ajouter, Comptabiliser

Si vous ne disposez pas des permissions de comptabilisation, vous pouvez importer les transactions en tant que brouillons.

À propos de l’importation de factures

Plusieurs aspects doivent être pris en compte lorsque vous importez des factures fournisseurs dans Intacct.

Les factures doivent être positives

Lorsque vous importez des factures fournisseurs, assurez-vous que le nombre que vous importez est positif. Les nombres négatifs peuvent causer des problèmes à la fois dans les livres auxiliaires des CF et des CC et dans le GL.

Transactions en direct et transactions historiques

Lorsque vous importez des factures, vous choisissez le type de transaction sous lequel elles seront importées : transactions en direct ou historiques

  • Les transactions en service sont importées et comptabilisées dans le GL.

OU

  • Les transactions historiques sont importées et ne sont pas comptabilisées dans le GL. Au lieu de cela, elles sont comptabilisées soit dans le livre auxiliaire des CF, soit dans celui des CC.

Si vous appliquez un paiement à une transaction historique, Intacct met à jour le livre auxiliaire et le GL. Cela réduit vos CF et CC et affecte votre trésorerie.

Sage Intacct vous recommande de ne pas importer de factures fournisseurs payées ou partiellement payées. Les factures fournisseurs qui ont déjà été payées et qui ont été incluses dans l’importation de transactions historiques ne peuvent pas être supprimées du GL parce qu’en tant que transactions historiques, elles n’ont pas eu d’incidence sur le GL.

Si vous choisissez d’importer une facture fournisseur payée ou partiellement payée, sachez qu’Intacct crée automatiquement une régularisation des avoirs d’achat historique pour la partie payée de la facture fournisseur importée. Une écriture de valeur 0 correspondant à l’avoir d’achat apparaît dans Paiements comptabilisés et est définie sur votre mode de paiement par défaut.

Si vous devez supprimer une facture fournisseur ou une facture qui a déjà été importée, demandez à votre utilisateur désigné de l’assistance de contacter l’assistance Sage Intacct. Pour en savoir plus sur la manière de contacter le support technique, voir Communauté Sage Intacct.

Des journaux doivent être établis

Avant de charger des transactions, vous devez établir des journaux pour les transactions. Pour ce faire, Société > Administrateur > Abonnements, puis en configurant les journaux pour les applications CF et AR avant d’importer les factures impayées.

Avant de commencer : planifiez votre importation

Le service d’importation a séparé la création de nouveaux enregistrements et la mise à jour des enregistrements existants. Ces actions d’importation distinctes nécessitent des informations différentes dans le fichier que vous importez dans Intacct.

Avant de commencer, décidez du type d’importation que vous allez effectuer.

  • Créer de nouveaux enregistrements

    Lorsque vous créez de nouvelles fiches, vous devez inclure les données de champ requises pour la zone d’importation. D’autres informations peuvent également être incluses avec votre importation, au besoin. Consultez le modèle de votre zone d’importation pour savoir quelles autres informations peuvent être ajoutées.

    En savoir plus sur le Créer processus.

  • Mettre à jour les enregistrements existants

    Lors de la mise à jour d’enregistrements existants, vous devez uniquement inclure le numéro d’enregistrement unique et le ou les champs que vous souhaitez mettre à jour.

    En savoir plus sur le Mettre à jour processus et Voir un exemple.

Commencer avec un modèle

Intacct recommande de commencer avec un modèle pour votre importation. Il existe plusieurs façons de créer ou d’accéder à un modèle :

En savoir plus sur le Options du modèle de service d’importation.

1. Entrez les données et incluez les champs obligatoires

Les données que vous saisissez dans votre fichier varient en fonction du type d’importation que vous effectuez.

Créez de nouveaux enregistrements : Pour importer de nouveaux enregistrements, assurez-vous que tous les champs obligatoires contiennent des données. Les enregistrements pour lesquels il manque des données de champ obligatoires doivent être mis à jour avant de pouvoir être importés dans Intacct. Vous pouvez mettre à jour les informations manquantes soit dans le fichier que vous avez chargé, soit directement dans l’interface utilisateur du service d’importation.

Tous les modèles d’importation contiennent des informations sur chaque champ de la zone d’importation, y compris les champs obligatoires.

Mettre à jour les enregistrements existants : Pour mettre à jour une fiche, il vous suffit de fournir le numéro de la fiche et un ou plusieurs champs spécifiques que vous modifiez dans votre fichier d’importation.

Toutes les importations ne permettent pas la mise à jour des enregistrements existants. Examinez le Liste des importations disponibles Pour confirmer que votre importation autorise les mises à jour des enregistrements.

Les champs obligatoires ci-dessous sont répertoriés dans le modèle de service d’importation pour cette importation. Le modèle d’importation contient également des champs qui ne sont pas requis par Intacct, mais qui peuvent être utiles à votre société.

Nom du champ : BILL_NO

Nom du champ d’UI :

Numéro de facture fournisseur

Type :

Caractère

Longueur :

45

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Toutes

Dépendances :

Caractère unique pas obligatoire, mais recommandé

Obligatoire :

Pas obligatoire, mais recommandé.

Modifiable :

Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Nom du champ : VENDOR_ID

Nom du champ d’UI :

Fournisseur

Type :

Caractère

Longueur :

20

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Alphanumérique et trait de soulignement

Dépendances :

Fait référence à un fournisseur valide.

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Nom du champ : CREATED_DATE

Nom du champ d’UI :

 Date

Type :

 Date

Longueur :

 10

Valeur par défaut :

 Date du jour

Valeurs valides :

 Tout format de date valide

Dépendances :

 Aucune

Obligatoire :

 Oui

Modifiable :

 Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Nom du champ : DUE_DATE

Nom du champ d’UI :

Date d’échéance

Type :

Date

Longueur :

10

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout format de date valide

Dépendances :

Ne peut pas être avant le CREATED_DATE

Obligatoire :

Oui, si vous n’avez pas créé de conditions de paiement par défaut pour le fournisseur. Si vous avez déjà défini les conditions de paiement par défaut pour le fournisseur, le champ n’est pas obligatoire et la date d’échéance est calculée en fonction des conditions du fournisseur.

Modifiable :

Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Nom du champ : BASECURR

Nom du champ d’UI :

Devise de tenue de compte

Type :

Caractère

Longueur :

3

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout code de devise ISO à trois lettres ISO-4127 tel que USD ou EUR

Dépendances :

Doit faire référence à une devise préalablement définie ; les établissements des éléments doivent utiliser la même devise de tenue de compte.

Obligatoire :

Non, sauf pour les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte.

Modifiable :

Non

Remarques :

S’applique uniquement aux sociétés multi-entités partagées qui utilisent plusieurs devises de tenue de compte. Dans ce cas, LOCATION_ID doit également se trouver dans une entité qui utilise la même devise de tenue de compte que BASECURR. En outre, ce champ définit la devise de tenue de compte des transactions. Vérifiez que les emplacements des éléments utilisent la même devise de tenue de compte.
Nom du champ : EXCH_RATE_DATE

Nom du champ d’UI :

Date de taux de change

Type :

Date

Longueur :

10

Valeur par défaut :

Aujourd’hui

Valeurs valides :

Tout format de date valide

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Yes, unless you provide the EXCHANGE_RATE

Modifiable :

Oui

Remarques :

Utiliser uniquement pour les sociétés multidevises. Ce champ détermine le taux de change à cette date.

S’applique uniquement si votre société utilise des transactions en devises étrangères et que la transaction est dans une devise étrangère. Sinon, ce champ est facultatif et le système utilise la devise de tenue de compte.
Nom du champ : TAXSOLUTIONID - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.
Nom du champ d’UI : Solution de taxe
Type : Caractère
Longueur : 100
Valeur par défaut : Aucune
Valeurs valides : Alphanumérique et trait de soulignement
Dépendances : Doit faire référence à une solution de taxe valide de type TVA ou TPS
Obligatoire : Oui, si votre organisation est configurée pour plusieurs juridictions fiscales et que vous importez au niveau général.
Modifiable : Non
Nom du champ : LINE_NO

Nom du champ d’UI :

Pas de nom de champ en tant que tel. Ce sont les chiffres incrémentiels sur le côté gauche de la zone de transaction sur la page Factures fournisseurs.

Type :

Numéro

Longueur :

4

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Nombre entier positif

Dépendances :

Commencer par 1 pour la première ligne d’une transaction, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante.

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Non
Nom du champ : ACCT_NO

Nom du champ d’UI :

Compte

Type :

Caractère

Longueur :

24

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Doit être conforme aux spécifications du compte principal/secondaire.

Dépendances :

Fait référence à un numéro de compte valide

Obligatoire :

Oui. Voir la note pour plus d’informations.

Modifiable :

Non

Remarque :

Si votre société est définie sur Comptabilité d’exercice uniquement, le contenu de ce champ est ignoré lors de l’importation.

Si votre société est définie sur Comptabilité d’exercice et de trésorerie, ce champ est utilisé pour enregistrer le compte de dépenses dans les livres de caisse. Il est donc important de saisir ici le bon compte de dépenses de GL pour que le livre de caisse soit comptabilisé correctement au moment du paiement.
Nom du champ : AMOUNT

Nom du champ d’UI :

Montant

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Doivent être non nulles et les valeurs négatives doivent être précédées d’un tiret

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui

Non requis si votre société est abonnée à l’application Taxes et que INCLUSIVE est défini sur T.

Modifiable :

Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée

Remarque :

Le montant fait référence aux éléments qui composent une facture fournisseur totale.

Par exemple, si une facture fournisseur totalise 1000 $ et que chaque élément de la facture fournisseur représente 200 $, vous devez saisir 1000 $ dans la colonne Total dû, puis cinq lignes distinctes avec 200 $ dans la colonne Montant.

Le total de la colonne Montant doit correspondre au total de la colonne Total dû s’ils sont identifiés pour la même facture fournisseur. Nous vous recommandons de laisser le total dû vide et de laisser Sage Intacct le calculer en fonction du montant, afin d’éviter toute erreur susceptible d’empêcher l’importation.

Si votre société est abonnée à l’application Taxes et si INCLUSIVE est défini sur T, saisissez une valeur pour TOTALTRXAMOUNT et laissez ce champ et TAX_AMOUNT vides.
Nom du champ : TAX_LINE_NO - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Pas de nom de champ en tant que tel. Il s’agit des chiffres incrémentiels des lignes de taxe spécifiques aux éléments.

Type :

Numéro

Longueur :

4

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Nombre entier positif

Dépendances :

Commencer par 1 pour la première ligne fiscale d’un élément, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante.

Obligatoire :

 Oui, pour les solutions de taxe TVA ou TPS

Modifiable :

Oui

Remarques :

Ce champ ne s’applique qu’aux solutions de taxe de type TVA ou TPS.
Nom du champ : TAX_DETAILID - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Éléments de taxe

Type :

Caractère

Longueur :

30

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Fait référence à un identifiant d’élément de taxe unique

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

 Oui, pour les solutions de taxe TVA ou TPS

Modifiable :

Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée
Remarques : Ce champ ne s’applique qu’aux solutions de taxe de type TVA ou TPS.
Nom du champ : TOTALTRXAMOUNT - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Total transaction

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

N’importe lequel, avec les valeurs négatives précédées d’un tiret

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui, uniquement si INCLUSIVETAX est défini sur T

Modifiable :

Oui, si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée et qu’INCLUSIVETAX est activée
Remarques : Ce champ ne s’applique qu’aux solutions de taxe de type TVA ou TPS.
En savoir plus sur la procédure Exclure les colonnes et rangées d’informations dans votre fichier d’importation.

2. Charger votre fichier et cartographier vos données

Voici les étapes générales de l’importation d’enregistrements dans le service d’importation. En savoir plus sur Chargement de votre fichier et Mappage de vos données dans le service d’importation.

  1. Aller à Société > Configuration > Importer des données.

  2. Accédez à la section Importer un espace de travail et sélectionnez Nouveau service d’importation.

    Dans certaines zones d’Intacct, vous pouvez lancer une importation de service d’importation à partir de la page de liste directement à l’aide de la commande Importer bouton.

  3. Procédez de l’une des manières suivantes :

    • Sélectionnez Créer en regard d’une importation dans une zone d’application pour ajouter de nouvelles informations à Intacct.

    • Sélectionnez Mise à jour à côté d’une importation dans une zone d’application pour mettre à jour les informations existantes dans Intacct,

    La mise à jour n’est disponible que pour certaines importations. Si aucun lien de mise à jour ne s’affiche en regard d’une importation, cela signifie que vous ne pouvez pas mettre à jour les fiches de cette zone à l’aide du service d’importation.

  4. Glissez-déposez un fichier contenant ces informations dans l’espace de travail d’importation ou sélectionnez Charger le fichier pour utiliser l’explorateur de fichiers.

  5. Vous pouvez également sélectionner l’onglet sur lequel vous souhaitez travailler en premier, sélectionner la zone dans laquelle effectuer l’importation, puis sélectionner Continuer.

    Cette option n’est disponible que si votre fichier comporte plusieurs onglets.

  6. L' Mapper les champs s’ouvre. Sélectionnez l’icône Champs de destination pour vos données à l’aide des menus déroulants. Passez le curseur sur n’importe quel champ pour afficher un aperçu des données sur le côté droit de la page. L’aperçu des données peut vous aider à sélectionner le bon champ de destination.

    S’il y a des colonnes d’informations entrantes que vous ne souhaitez pas importer dans Intacct, laissez la liste déroulante vide ou sélectionnez Ne pas importer. Intacct ignore ces colonnes pendant le processus de chargement.

    Vérifiez tous les mappages de champs avant de continuer. Cela permet de s’assurer que vos données sont placées dans les bons champs d’Intacct. Au fur et à mesure que le service d’importation en apprendra davantage sur vos importations, les mappages deviendront plus automatiques.

  7. Lorsque tous les champs entrants sont mis en correspondance avec les champs de destination, sélectionnez Continuer.

  8. Vous pouvez également mapper les valeurs de vos champs aux valeurs par défaut existantes dans Intacct en les sélectionnant dans le menu déroulant. Si aucun de vos champs n’a de valeur par défaut, cette étape est ignorée.

La liste déroulante Importer sur les listes améliorées

La liste améliorée pour ce domaine d’Intacct prend en charge les importations CSV et les importations via le service d’importation. Utilisez l’icône Importer pour sélectionner l’option qui correspond le mieux à vos besoins.

  1. Ouvrez la liste améliorée de la zone d’Intacct dans laquelle vous souhaitez importer des données.

    Par exemple, allez à Comptes fournisseurs > Tous > factures.

    Assurez-vous que la liste améliorée est activée.

  2. En haut de la liste, sélectionnez l’icône Importer et sélectionnez l’une des options suivantes :

    • CSV Import

      Si disponible, la boîte de dialogue d’importation CSV s’ouvre, vous permettant de charger et d’importer un fichier CSV pour la zone actuelle.

    • Service d’importation

      L' Page d’accueil du service d’importation s’ouvre, affichant les importations que vous pouvez exécuter en fonction de vos autorisations d’utilisateur. Vous pouvez effectuer plusieurs importations en séquence dans différentes zones d’Intacct. Fermez la fenêtre Importer le service lorsque vous avez terminé.

3. Validation et correction des données

Une fois vos champs mappés, le service d’importation valide les données et les charge dans une feuille de révision. Toutes les erreurs qui ont pu être rencontrées sont surlignées en rouge.

C’est l’occasion de corriger toute erreur avant d’importer dans Intacct. En fonction du numéro et de la complexité des erreurs, vous pouvez corriger les erreurs dans la feuille de révision ou annuler l’importation et corriger les erreurs dans votre fichier.

Vous pouvez importer des fichiers contenant des fiches valides et non valides. Toutefois, tout fiche contenant une erreur ne sera pas importé et sera déplacé vers une feuille d’erreurs distincte. À partir de là, vous pouvez soit corriger et réimporter les enregistrements, soit les supprimer.

Rechercher et corriger les erreurs

La feuille de révision du service d’importation contient des outils pour vous aider à trouver et à corriger les erreurs dans vos fiches avant d’importer les données dans Intacct.

  • Utilisez les filtres intégrés pour afficher uniquement les enregistrements non valides.
  • Passez la souris sur les cellules en surbrillance pour afficher les messages d’erreur.
  • Corrigez les erreurs directement dans la feuille ou dans votre fichier source, puis téléchargez-le à nouveau si nécessaire.
  • Utilisation Revalider pour vérifier les corrections avant l’importation.

En savoir plus sur Validation et correction des données dans le service d’importation.

4. Finaliser et importer

Une fois les erreurs résolues, sélectionnez Importer pour charger vos données dans Intacct.

Après avoir importé un fichier, vous pouvez vérifier son statut dans la Fichiers > Téléchargements disponibles dans l’espace de travail d’importation. Dans cette zone, vous pouvez télécharger les données importées ou consulter le nom du fichier pour plus de détails sur l’importation. Il est ainsi facile de confirmer que votre importation a réussi et d’accéder à vos données quand vous en avez besoin.