Eine Einkaufstransaktion konvertieren

Beim Umwandeln einer Einkaufs-Transaktion wird die Transaktion in den nächsten Schritt im Workflow verschoben, wie in der zugehörigen Einkauf-Transaktionsdefinition definiert. Das kann zum Beispiel eine Bestellung zu einer Einkauf-Rechnung werden.

Der Umwandlungsprozess kopiert Daten aus der Quell-Transaktion in die nachfolgende Transaktion. Die Quell-Transaktion existiert weiterhin als eigenständige Transaktion.

Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung umwandeln, können Sie weiterhin auf die Quell-Bestellung zugreifen. Änderungen an der Lieferantenrechnung wirken sich nicht auf die Quell-Transaktion aus.

Es gibt mehrere Methoden, mit denen Sie eine Transaktion umwandeln können:

Konvertieren Sie alle Transaktionen in eine andere Transaktion.
Konvertieren einer Nicht-Bestands-Einzelposition in einen bestimmten Betrag (weitere Informationen zum Thema Preisumrechnung).
Konvertieren Sie zwei oder mehr Transaktionen oder Einzelpositionen aus verschiedenen Transaktionen in eine Transaktion.
- Mit einer offenen Transaktion haben Sie folgende Möglichkeiten Mehrere Dokumente oder Einzelpositionen in eine einzige Transaktion konvertieren.
- Informationen finden Sie unter Eine Liste aller Arten von Einkauf-Transaktionen und mithilfe von Filtern nach Lieferanten und Transaktionen, die konvertiert werden können, Einkauftransaktionen verarbeiten.
Eine Transaktion in zwei oder mehr Transaktionen umwandeln (siehe Einkauftransaktionen verarbeiten).

Ansehen des Videos: So konvertieren Sie eine Einkaufs-Transaktion (3:03)

Abonnement	Einkauf
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer Warenlager
Berechtigungen	Einkaufstransaktionen: Auflisten, Hinzufügen
Einschränkungen	Sie können nur Transaktionen konvertieren, bei denen der Status = Ausstehend oder Teilweise konvertiert ist.

Konvertieren Sie die gesamte Transaktion

Konvertieren Sie die gesamte Transaktion, wenn keine Korrekturen für Einzelpositionen erforderlich sind. Beispiel: Sie haben eine Rechnung für alle Einzelposten in einer Bestellung erhalten und sind bereit, den Lieferanten zu bezahlen. Konvertieren Sie den gesamten KundenBestellung in eine Lieferantenrechnung.

Sie können nur Transaktionen konvertieren, die den Status "Ausstehend" oder "Teilweise konvertiert" haben. Erfahren Sie mehr zum Thema Status der Einkaufs-Transaktion.

Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.
Um Verbrauchsmaterialanforderungen anzuzeigen, gehen Sie zu Einkauf > Alle > > für den VerbrauchsmaterialbestandWorkbench. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.
Suchen Sie in der Transaktion-Liste die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie sie aus Konvertieren daneben.
Es wird ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.
Wählen Sie die Transaktion aus, in die Sie die Transaktion konvertieren möchten.
Die neue Transaktion wird in der Liste der Transaktion mit allen Daten der Originalen Transaktion angezeigt.
Wenn der Aus einer vorhandenen Transaktion konvertieren Zeigt an, dass Sie zusätzliche Transaktionen zur Konvertierung in eine einzelne Transaktion auswählen können. Erfahren Sie mehr zum Thema Konvertieren mehrerer Transaktionen.
Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Transaktion vor. Ausführliche Informationen zur Eingabe von Feldinformationen finden Sie unter Felder für Einkaufs-Transaktionen.
Wenn Sie mit der Eingabe oder Bearbeitung der Transaktion-Informationen fertig sind, wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen aus:
- Buchen: Speichert die Transaktion und zeigt die Liste der Transaktionen an.
- Erfassen & neu: Speichert die Transaktion und öffnet eine neue Seite für die Transaktion.
- Entwurf und fortfahren: Speichert die Transaktion als Entwurf und öffnet eine neue Seite für die Transaktion.
- Entwurf und Fertig: Speichert die Transaktion als Entwurf und zeigt die Liste der Transaktionen an.
Standardmäßig wird die Liste der Transaktion für den Transaktion-Typ angezeigt, in den Sie konvertiert haben, wenn Sie diese Option auswählen Buchen oder Entwurf und Fertig. Um stattdessen die Liste der Transaktion für den Transaktion-Typ anzuzeigen, aus dem Sie konvertiert haben, ändern Sie den Wählen Sie den Listen-Typ aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.

Einen Teil einer Transaktion konvertieren

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Teil einer Einkaufs-Transaktion konvertieren, aber nicht die gesamte Transaktion. Beispiel: Sie haben eine Bestellung für eine bestimmte Menge eines Artikels, müssen aber für eine Menge bezahlen, die kleiner ist als die Menge der Bestellung, oder einen Betrag in Rechnung stellen, der kleiner ist als die gesamte Bestellung (z. B. eine Pauschal-Bestellung)..

Was passiert, nachdem Sie einen Teil einer Transaktion konvertiert haben, hängt davon ab, wie die Verarbeitung der Teilkonvertierung Einstellung der Transaktionsdefinition ist konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie in der Feld-Beschreibung für Verarbeitung der Teilkonvertierung erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, was Sie nach der Konvertierung eines Teils einer Transaktion erwartet.

Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.
Um Verbrauchsmaterialanforderungen anzuzeigen, gehen Sie zu Einkauf > Alle > > für den VerbrauchsmaterialbestandWorkbench. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.
Suchen Sie in der Transaktion-Liste die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie sie aus Konvertieren daneben.
Es wird ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.
Wählen Sie die entsprechende Option aus Transaktion-Name.
Die neue Transaktion wird mit den Transaktionsdaten aus der Original-Transaktion angezeigt. Die Transaktion Datum Standardwerte entsprechend Datum aus Quell-Transaktion übernehmen in Ihren Benutzer-Einstellungen festlegen.
Ändern Sie bei Bedarf den Menge oder der Preis einer Einzelposition (die Spalte "Konvertierungstyp kann bearbeitet werden, wenn Ihr Unternehmen so konfiguriert ist, dass der Standard-Konvertierungstyp eines Artikels überschrieben werden kann").
Wenn die Menge in Einzelposition 1 beispielsweise 10 beträgt und Sie nur 8 erhalten, ändern Sie den Menge zu Einzelpositionen 1 bis 8. Oder wählen Sie in der Spalte "Konvertierungstyp" Preis, geben Sie dann den geänderten Betrag des Einkaufs in den Preis Feld.
Sie können keine Nummer in die Menge Feld, das das entgegengesetzte Vorzeichen der Nummer in der Original Transaktion aufweist. Wenn die Menge der originalen Bestellung beispielsweise 5 beträgt und Sie -3 in den Menge Feld auf der Lieferantenrechnung zeigt, zeigt Intacct einen Fehler an.
Nehmen Sie ggf. weitere Änderungen vor.
Wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen aus:
- Buchen: Speichert die Transaktion und zeigt die Liste der Transaktionen an.
- Entwurf: Speichert die Transaktion als Entwurf und zeigt die Liste der Transaktionen an.
- Weitere Aktionen: Hiermit wählen Sie weitere Optionen zum Buchen und Entwurf aus.
Standardmäßig wird die Liste der Transaktion für den Transaktion-Typ angezeigt, in den Sie konvertiert haben, wenn Sie diese Option auswählen Buchen oder Entwurf und Fertig. Um stattdessen die Liste der Transaktion für den Transaktion-Typ anzuzeigen, aus dem Sie konvertiert haben, ändern Sie den Wählen Sie den Listen-Typ aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.

Benutzer-Präferenzen für die Transaktionskonvertierung

In Ihren Benutzer-Einstellungen gibt es zwei Möglichkeiten:

Wählen Sie die Liste der Transaktion aus, die angezeigt wird, nachdem Sie eine Transaktion umwandeln. Die Wählen Sie den Listen-Typ aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll Standardmäßig ist "Transaktions-Liste für den konvertierten Transaktion-Typ". Wählen Sie "Transaktions-Liste für den Original-Transaktionstyp" aus, um immer die Transaktions-Liste für die Transaktionen anzuzeigen, die Sie konvertieren möchten.
Geben Sie an, ob das Datum der Ziel-Transaktion standardmäßig auf das Datum der Quell-Transaktion gesetzt ist. Wenn Sie eine Transaktion umwandeln in eine andere Transaktion, wird das Transaktion-Datum für die neue Transaktion standardmäßig auf das heutige Datum gesetzt. In vielen Szenarien sollte das Transaktion-Datum für die neue Transaktion wirklich das Transaktion sein, das in der Quell-Transaktion angegeben ist.
Angenommen, Sie konvertieren eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung. Das Transaktion-Datum der Bestellung ist der 1. Mai 2024 und das heutige Datum ist der 15. Mai 2024. Wenn Datum aus Quell-Transaktion für Einkaufstransaktionen übernehmen in Ihren Benutzereinstellungen ausgewählt ist, wird das Transaktion der Lieferantenrechnung standardmäßig auf den 1. Mai 2024 festgelegt.

Erfahren Sie, wie Sie Aktualisieren Sie Ihre Benutzer-Präferenzen.

Fehlerbehebung bei der Konvertierung von Transaktionen

In der folgenden Tabelle werden mögliche Konvertierungsprobleme und mögliche Lösungen beschrieben, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen können:

Problem	Mögliche Lösung
Fehlermeldung "Keine Rückrufinformationen gefunden" erhalten	Eine der folgenden Bedingungen kann diesen Fehler verursachen: Die Ziel Transaktionsdefinition Liste die Quelle nicht Transaktionsdefinition in ihren Kann konvertiert werden von Tabelle. Öffnen Sie die Ziel-Transaktionsdefinition und verwenden Sie die Dropdown-Liste im Kann konvertiert werden von aus, um die Quell-Transaktionsdefinition auszuwählen, und wählen Sie Speichern. Wenn Sie beispielsweise versuchen, eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung umzuwandeln, öffnen Sie die Transaktionsdefinition für die Lieferantenrechnung und wählen Sie die entsprechende Bestellung im Datensatz Kann konvertiert werden aus der Tabelle. Erfahren Sie mehr zum Thema Transaktionsdefinitionen. Dieser Fehler kann auftreten, wenn Sie den Link "Konvertieren" neben der letzten Transaktion in einem Workflow auswählen und der Status der vorherigen Transaktion im Workflow "Teilweise konvertiert" lautet. Da keine Transaktion vorhanden ist, in die die letzte Transaktion umgewandelt werden kann, sind für diese Transaktion keine weiteren Maßnahmen erforderlich (obwohl der Link "Konvertieren" angezeigt wird). Dieser Fehler kann auch bei Benutzerinnen vom Typ "Mitarbeiter" auftreten. Benutzerinnen vom Typ "Mitarbeiter" können nur Transaktionen verwenden, bei denen die Transaktionsdefinition Vorlagentyp = Angebot ist, z. B. Einkauf-Bestellanforderungen. Wenn sie versuchen, eine Bestellanforderung in eine Bestellung umzuwandeln, die Vorlagentyp = Bestellung hat, erhalten sie diesen Fehler. Lassen Sie in diesem Szenario einen geschäftlichen Benutzer die Transaktion umwandeln.
Fehlermeldung erhalten: "Es kann nicht mehr als die verfügbare Menge konvertiert werden. Bitte geben Sie die gültige zu konvertierende Menge ein."	Das kann passieren, wenn Sie versuchen, im Feld "Menge" einen Wert einzugeben, der größer ist als der Wert für die Menge in der Quell-Transaktion. Beispiel: Die Widget-Menge in der Quell-Transaktion beträgt 5. Wenn Sie in der Transaktion, in die Sie konvertieren möchten, die Zahl 7 in das Feld Menge eingeben, wird dieser Fehler angezeigt. Das Gleiche gilt für negative Werte. Wenn die Menge der Quell-Transaktion -5 ist und Sie versuchen, -7 in das Feld Menge einzugeben, wird dieser Fehler angezeigt. Darüber hinaus können Sie keinen Menge-Wert eingeben, der das entgegengesetzte Vorzeichen des Menge-Werts in der Quell-Transaktion aufweist. Wenn die Menge in der Quell-Transaktion beispielsweise 5 beträgt und Sie -3 als Menge in der Transaktion eingeben, in die Sie konvertieren möchten, erhalten Sie diesen Fehler. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um diesen Fehler zu beheben: Verwenden Sie dieselbe Menge wie in der Quell-Transaktion, wenn Sie die Transaktion konvertieren. Verwenden Sie eine Menge, die kleiner ist als die Menge in der Quell-Transaktion, wenn Sie die Transaktion konvertieren. Was passiert, nachdem Sie einen Teil einer Transaktion konvertiert haben, hängt davon ab, wie die Verarbeitung der Teilkonvertierung Einstellung der Transaktionsdefinition ist konfiguriert.Siehe Informationen zur teilweisen Transaktion erhalten Sie detaillierte Informationen darüber, was Sie nach der Konvertierung eines Teils einer Transaktion erwartet. Bearbeiten Sie die Quell Transaktion, um die Menge zu ändern, und konvertieren Sie dann die Transaktion.
Ich kann eine laufende Transaktion nicht konvertieren	Eine "In Bearbeitung"-Transaktion ist eine Transaktion, die in einen anderen Transaktion-Typ konvertiert wurde und diese Transaktion den Status "Entwurf" hat. Beispiel: Sie wandeln eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung um und speichern die Lieferantenrechnung als Entwurf. Das System setzt den Status der Bestellung auf "In Bearbeitung". Sie können eine Transaktion umwandeln, die gerade ist, nicht bearbeiten oder konvertieren. Wenn Sie eine laufende Transaktion bearbeiten oder konvertieren möchten, löschen oder buchen Sie den Entwurf vorgelagert Transaktion. Dadurch wird der Status der Transaktion in Bearbeitung entweder auf "Ausstehend" oder "Teilweise konvertiert" gesetzt.
Ich kann eine teilweise konvertierte Transaktion nicht bearbeiten	Das System erlaubt es Ihnen nicht, eine Transaktion zu bearbeiten, wenn der Status "Teilweise konvertiert" lautet. Wenn Sie die teilweise konvertierte Transaktion bearbeiten möchten, löschen Sie alle vorgelagerten Transaktionen. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung bearbeiten möchten, die teilweise in eine Lieferantenrechnung konvertiert wurde, löschen Sie die Lieferantenrechnung.
Fehlermeldung erhalten: "Für das Feld PERMLISTMEMBER wurde ein ungültiger Wert angegeben."	Dies kann beim Erstellen oder Umwandeln einer Transaktion umwandeln und durch eine inaktive Benutzer-ID verursacht werden, die in den Sicherheitseinstellungen in der Transaktionsdefinition definiert ist. Die Fehlermeldung führt die entsprechende Benutzer-ID auf. So beheben Sie diesen Fehler: Öffnen Sie die entsprechende Transaktionsdefinition im Bearbeitungsmodus. Wählen Sie den Sicherheitskonfiguration Tab. In der Benutzer- und Gruppenberechtigungen Tabelle mit Zugriffsrechten löschen Sie den Benutzer, der in der Fehlermeldung aufgeführt ist. Speichern Sie die Transaktionsdefinition.
Die Liste der Transaktionen, in die ich die Transaktion konvertieren kann, enthält nicht die gewünschte Transaktion	Die Ziel Transaktionsdefinition Liste die Quelle nicht Transaktionsdefinition in ihren Kann konvertiert werden von Tabelle. Öffnen Sie die Ziel-Transaktionsdefinition und verwenden Sie die Dropdown-Liste im Kann konvertiert werden von aus, um die Quell-Transaktionsdefinition auszuwählen, und wählen Sie Speichern. Wenn Sie beispielsweise versuchen, einen Kundenauftrag in eine Verkaufsrechnung umzuwandeln, öffnen Sie die Transaktionsdefinition der Verkaufsrechnung und wählen Sie den entsprechenden Kundenauftrag im Datensatz aus Kann konvertiert werden von Tabelle. Erfahren Sie mehr zum Thema Transaktionsdefinitionen.
Ihre Transaktionsdefinition ist so konfiguriert, dass sie Verbindlichkeiten betrifft. Es wurden jedoch keine Hauptbuchkonten im Tab "Informationen zum Verbindlichkeiten" für die Artikel-ID gefunden <item>.</item>	Das System kann die Transaktion nicht buchen, da es nicht weiß, für welches Hauptbuchkonto verwendet werden soll. Um diesen Fehler zu beheben, überprüfen Sie Folgendes: Überprüfen Sie, ob der Artikel dem richtigen zugeordnet ist Artikel-Hauptbuchgruppe. Überprüfen Sie, ob die zutreffenden Transaktionsdefinition Enthält einen Konto-Zuordnungseintrag für die entsprechende Artikel-Hauptbuchgruppe.
Ungültiger Artikel angegeben.	Ein Artikel wurde auf "Inaktiv" gesetzt, nachdem die zu konvertierende Transaktion erstellt wurde. Stellen Sie sicher, dass alle Artikel auf den Status "Aktiv" gesetzt sind.