Eine Einkaufstransaktion konvertieren

Beim Konvertieren einer Einkauf Transaktion wird die Transaktion zum nächsten Schritt im Workflow verschoben, wie in der zugehörigen Einkauf Transaktionsdefinition definiert. Beispiel: Eine Bestellung zu einer Einkaufs-Rechnung.

Der Umwandlungsprozess kopiert Daten aus der Quell-Transaktion in die nachfolgende Transaktion. Die Quell-Transaktion existiert weiterhin als eigenständige Transaktion.

Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung konvertieren, können Sie weiterhin auf die Quell-Bestellung zugreifen. Änderungen an der Lieferantenrechnung wirken sich nicht auf die Quell-Transaktion aus.

Es gibt mehrere Methoden, mit denen Sie eine Transaktion umwandeln können:

• Konvertieren Sie die gesamte Transaktion in eine andere Transaktion.
• Konvertieren einer Nicht-Bestands-Einzelposition in einen bestimmten Betrag (weitere Informationen finden Sie unter Preisumrechnung).
• Konvertieren Sie zwei oder mehr Transaktionen oder Einzelpositionen aus verschiedenen Transaktionen in eine Transaktion.
  • Wenn eine Transaktion geöffnet ist, können Sie Mehrere Dokumente in eine einzige Transaktion konvertieren.
  • Eine Liste aller Arten von Einkaufstransaktionen und die Verwendung von Filtern zum Suchen von Lieferanten und Transaktionen, die konvertiert werden können, finden Sie unter Einkaufstransaktionen bearbeiten.
• Konvertieren einer Transaktion in zwei oder mehr Transaktionen (siehe Einkaufstransaktionen verarbeiten).

Konvertieren der gesamten Transaktion

Konvertieren Sie die gesamte Transaktion, wenn keine Anpassungen an der Einzelposition erforderlich sind. Beispiel: Sie haben eine Rechnung für alle Einzelposten in einer Bestellung erhalten und sind bereit, den Lieferanten zu bezahlen. Konvertieren Sie die gesamte Bestellung in eine Lieferantenrechnung.

Sie können nur Transaktionen konvertieren, die den Status "Ausstehend" oder "Teilweise konvertiert" haben. Erfahren Sie mehr zum Thema Status von Einkaufs-Transaktionen.

1. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

   Verbrauchsmaterialanforderungen finden Sie unter Einkauf > Alle > für den Verbrauchsmaterialbestand >Werkbank. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.

2. Suchen Sie im Transaktion Liste die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie Konvertieren daneben.

   Es wird ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

3. Wählen Sie die Transaktion aus, in die Sie die Transaktion konvertieren möchten.

   Der neue Transaktion wird im Transaktion Liste mit allen Daten aus dem Original Transaktion angezeigt.

4. Wenn der Aus einem vorhandenen Transaktionslink konvertieren können Sie zusätzliche Transaktionen zur Konvertierung in eine einzelne Transaktion auswählen. Erfahren Sie mehr zum Thema Mehrere Transaktionen konvertieren.

5. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Transaktion vor. Ausführliche Informationen zur Eingabe von Feldinformationen finden Sie unter Felder für Transaktionen für den Einkauf.
6. Wenn Sie mit der Eingabe oder Bearbeitung der Transaktionsinformationen fertig sind, wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen aus:
   • Buchen: Speichert die Transaktion und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Erfassen & neu: Speichert die Transaktion und öffnet eine neue Transaktion-Seite.
   • Entwurf und fortfahren: Speichert die Transaktion als Entwurf und öffnet eine neue Transaktion-Seite.
   • Entwurf und fertig: Speichert die Transaktion als Entwurf und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   Standardmäßig wird die Transaktions-Liste für den Transaktion-Typ, in den Sie konvertiert haben, angezeigt, wenn Sie Erfassen oder Entwurf und fertig. Um stattdessen die Transaktions-Liste für den Transaktion-Typ anzuzeigen, aus dem Sie konvertiert haben, ändern Sie stattdessen den Wählen Sie den Listentyp aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.

Teil einer Transaktion konvertieren

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Teil einer Einkaufs-Transaktion konvertieren, aber nicht die gesamte Transaktion. Beispiel: Sie haben eine Bestellung für eine bestimmte Menge eines Artikels, müssen aber für eine Menge bezahlen, die kleiner ist als die Menge der Bestellung, oder einen Betrag in Rechnung stellen, der kleiner ist als die gesamte Bestellung (z. B. eine Pauschal-Bestellung).

1. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

   Verbrauchsmaterialanforderungen finden Sie unter Einkauf > Alle > für den Verbrauchsmaterialbestand >Werkbank. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.

2. Suchen Sie im Transaktion Liste die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie Konvertieren daneben.

   Es wird ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

3. Wählen Sie die entsprechende Name der Transaktion.

   Die neue Transaktion wird mit den Transaktion aus der Original-Transaktion angezeigt. Die Transaktion Datum Standardwerte gemäß dem Datum aus Quell-Transaktion übernehmen in Ihren Benutzereinstellungen vornehmen.

4. Ändern Sie bei Bedarf die Menge oder die Preis einer Einzelposition (die Spalte "Konvertierungstyp" kann bearbeitet werden, wenn Ihr Unternehmen so konfiguriert ist, dass der Standard-Konvertierungstyp eines Artikels überschrieben werden kann).

   Wenn die Menge auf Einzelposition 1 beispielsweise 10 ist und Sie nur 8 erhalten, ändern Sie den Menge auf den Einzelpositionen 1 bis 8. Oder wählen Sie in der Spalte "Konvertierungstyp" Preisund geben Sie dann den geänderten Einkaufs-Betrag in die Preis -Feld.

   Sie können keine Nummer in die Spalte Menge Feld, das das entgegengesetzte Vorzeichen der Nummer in der Original-Transaktion aufweist. Wenn der Original Bestellung Menge beispielsweise 5 ist und Sie -3 in das Feld Menge -Feld auf der Lieferantenrechnung zeigt Intacct einen Fehler an.

5. Nehmen Sie ggf. weitere Änderungen vor.
6. Wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen:
   • Buchen: Speichert die Transaktion und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Entwurf: Speichert die Transaktion als Entwurf und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Mehr Aktionen: Damit wählen Sie weitere Buchungs- und Entwurfsoptionen aus.
   Standardmäßig wird die Transaktions-Liste für den Transaktion-Typ, in den Sie konvertiert haben, angezeigt, wenn Sie Erfassen oder Entwurf und fertig. Um stattdessen die Transaktions-Liste für den Transaktion-Typ anzuzeigen, aus dem Sie konvertiert haben, ändern Sie stattdessen den Wählen Sie den Listentyp aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.

Präferenzen der Benutzer*innen für die Transaktionskonvertierung

Es gibt zwei Optionen in Ihren Benutzerpräferenzen, mit denen Sie Folgendes tun können:

• Wählen Sie die Transaktions-Liste aus, die angezeigt wird, nachdem Sie eine Transaktion umwandeln. Die Wählen Sie den Listentyp aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll Standardmäßig ist "Transaktions-Liste für den konvertierten Transaktions-Typ" eingestellt. Wählen Sie "Transaktions-Liste für den Original-Transaktionstyp" aus, um immer die Transaktions-Liste für die Transaktionen anzuzeigen, die Sie konvertieren möchten.
• Geben Sie an, ob das Datum der Ziel Transaktion standardmäßig auf das Datum des Quell Transaktion gesetzt ist. Wenn Sie zu einem anderen Transaktion Transaktion umwandeln, wird das Transaktion Datum für das neue Transaktion standardmäßig auf das heutige Datum festgelegt. In vielen Szenarien sollte das Transaktion Datum für die neue Transaktion wirklich das Transaktion Datum sein, das auf der Quell Transaktion angegeben ist.

  Angenommen, Sie konvertieren eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung. Das Transaktion Datum der Bestellung ist der 1. Mai 2024 und das heutige Datum ist der 15. Mai 2024. Wenn Datum aus Quell-Transaktion für Einkaufstransaktionen übernehmen in Ihren Benutzereinstellungen ausgewählt ist, wird das Datum der Transaktion der Lieferantenrechnung standardmäßig auf den 1. Mai 2024 festgelegt.

Erfahren Sie, wie Sie Aktualisieren Sie Ihre Benutzereinstellungen.

Fehlerbehebung bei der Konvertierung von Transaktionen

In der folgenden Tabelle werden mögliche Konvertierungsprobleme beschrieben und mögliche Lösungen genannt, damit Sie Ihr Ziel erreichen können:

Problem	Mögliche Lösung
Fehlermeldung "Keine Rückrufinformationen gefunden" erhalten	Eine der folgenden Bedingungen kann diesen Fehler verursachen: Das Ziel Transaktionsdefinition Liste die Quell Transaktionsdefinition nicht in seinem Kann konvertiert werden von Tabelle. Öffnen Sie die Ziel-Transaktionsdefinition, verwenden Sie die Dropdown-Liste im Datensatz Kann konvertiert werden von Tabelle, um die Quell-Transaktionsdefinition auszuwählen, und wählen Sie Speichern. Wenn Sie beispielsweise versuchen, eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung umzuwandeln, öffnen Sie die Transaktionsdefinition für die Lieferantenrechnung und wählen Sie die entsprechende Bestellung im Datensatz Kann umgewandelt werden Von der Tabelle. Erfahren Sie mehr zum Thema Transaktions-Definitionen. Dieser Fehler kann auftreten, wenn Sie den Link "Konvertieren" neben der letzten Transaktion in einem Workflow auswählen und der Status der vorherigen Transaktion im Workflow "Teilweise konvertiert" lautet. Da es keine Transaktion gibt, in die die letzte Transaktion umgewandelt werden soll, sind für diese Transaktion keine weiteren Maßnahmen erforderlich (auch wenn der Link "Konvertieren" angezeigt wird). Dieser Fehler kann bei Mitarbeiterbenutzern auftreten. Benutzer vom Typ "Mitarbeiter*in" können nur Transaktionen verwenden, bei denen der Transaktionsdefinition Vorlagentyp = Angebot ist, z. B. Einkauf Bestellanforderungen. Wenn sie versuchen, eine Bestellanforderung in eine Bestellung mit Vorlagentyp = Bestellung umzuwandeln, erhalten sie diese Fehlermeldung. Lassen Sie die Transaktion in diesem Szenario von einem geschäftlichen Benutzer konvertieren.
Fehlermeldung erhalten: "Es kann nicht mehr als die verfügbare Menge konvertiert werden. Geben Sie die gültige Menge für die Konvertierung ein."	Dies kann passieren, wenn Sie versuchen, einen Wert in das Feld "Menge" einzugeben, der größer ist als der Wert für die Menge in der Quell-Transaktion. Beispiel: Die Widget-Menge in der Quell-Transaktion beträgt 5. Wenn Sie in der Transaktion, in die Sie konvertieren möchten, 7 in das Feld "Menge" eingeben, erhalten Sie diese Fehlermeldung. Gleiches gilt für negative Werte. Wenn die Menge der Quell-Transaktion -5 ist und Sie versuchen, -7 in das Feld für die Menge einzugeben, erhalten Sie diese Fehlermeldung. Außerdem können Sie in der Quell-Transaktion keinen Wert für die Menge eingeben, der das entgegengesetzte Vorzeichen des Wert für die Menge hat. Wenn die Menge in der Quell-Transaktion beispielsweise 5 ist und Sie -3 als Menge in die Transaktion eingeben, in die Sie konvertieren möchten, erhalten Sie diese Fehlermeldung. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um diesen Fehler zu beheben: Verwenden Sie beim Konvertieren der Transaktion dieselbe Menge wie in der Quell-Transaktion. Verwenden Sie eine Menge, die kleiner ist als die Menge in der Quell-Transaktion, wenn Sie die Transaktion konvertieren. Was passiert, nachdem Sie einen Teil einer Transaktion konvertiert haben, hängt davon ab, wie die Verarbeitung der Teilkonvertierung Einstellung der Transaktionsdefinition konfiguriert ist.Siehe Informationen zur teilweisen Konvertierung von Transaktionen finden Sie detaillierte Informationen darüber, was Sie erwartet, nachdem Sie einen Teil einer Transaktion konvertiert haben. Bearbeiten Sie die Quell Transaktion, um die Menge zu ändern, und konvertieren Sie dann die Transaktion.
Ich kann eine laufende Transaktion nicht konvertieren	Ein Transaktion "In Bearbeitung" ist ein Transaktion, der in einen anderen Transaktion Typ konvertiert wurde und Transaktion einen Status "Entwurf" aufweist. Beispiel: Sie konvertieren eine Bestellung in eine Lieferantenrechnung und speichern die Lieferantenrechnung als Entwurf. Das System setzt die Bestellung Status auf "In Bearbeitung". Sie können eine laufende Transaktion nicht umwandeln. Wenn Sie eine laufende Transaktion bearbeiten oder konvertieren möchten, entfernen oder buchen Sie den Entwurf der vorgelagerten Transaktion. Dadurch wird der Status der laufenden Transaktion entweder auf "Ausstehend" oder "Teilweise konvertiert" gesetzt.
Ich kann eine teilweise konvertierte Transaktion nicht bearbeiten	Das System erlaubt es Ihnen nicht, eine Transaktion zu bearbeiten, wenn der Status "Teilweise konvertiert" lautet. Wenn Sie die teilweise konvertierte Transaktion bearbeiten möchten, entfernen Sie alle vorgelagerten Transaktionen. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung bearbeiten möchten, die teilweise in eine Lieferantenrechnung umgewandelt wurde, entfernen Sie die Lieferantenrechnung.
Es wurde die Fehlermeldung "Für das Feld PERMLISTMEMBER wurde ein ungültiger Wert angegeben" erhalten.	Dies kann beim Erstellen oder Umwandeln einer Transaktion umwandeln und durch eine inaktive Benutzer-ID verursacht werden, die in den Sicherheitseinstellungen in der Transaktionsdefinition definiert ist. In der Fehlermeldung wird die entsprechende Benutzer-ID aufgeführt. So beheben Sie diesen Fehler: Öffnen Sie die entsprechende Transaktionsdefinition im Bearbeitungsmodus. Wählen Sie das Symbol Sicherheitskonfiguration Tab. Wählen Sie im Abschnitt Benutzer- und Gruppenberechtigungen Zugriffsrechte entfernen die Benutzer, die in der Fehlermeldung aufgeführt wurde. Speichern Sie die Transaktionsdefinition.
Die Liste der Transaktionen, in die ich die Transaktion konvertieren kann, enthält nicht die gewünschte Transaktion	Das Ziel Transaktionsdefinition Liste die Quell Transaktionsdefinition nicht in seinem Kann konvertiert werden von Tabelle. Öffnen Sie die Ziel-Transaktionsdefinition, verwenden Sie die Dropdown-Liste im Datensatz Kann konvertiert werden von Tabelle, um die Quell-Transaktionsdefinition auszuwählen, und wählen Sie Speichern. Wenn Sie beispielsweise versuchen, einen Kundenauftrag in eine Verkaufsrechnung umzuwandeln, öffnen Sie die Transaktionsdefinition für die Verkaufsrechnung und wählen Sie den entsprechenden Kundenauftrag im Datensatz Kann konvertiert werden von Tabelle. Erfahren Sie mehr zum Thema Transaktions-Definitionen.
Ihre Transaktionsdefinition ist so konfiguriert, dass sie Verbindlichkeiten betrifft. Es wurden jedoch keine Hauptbuchkonten im Verbindlichkeiten-Hauptbuchinformations-Tab für die Artikel-ID gefunden <item>.</item>	Das System kann die Transaktion nicht buchen, da es nicht weiß, auf welches Hauptbuchkonto es verwendet werden soll. Um diesen Fehler zu beheben, überprüfen Sie Folgendes: Stellen Sie sicher, dass der Artikel dem richtigen Artikel-Hauptbuchgruppe. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Transaktionsdefinition Hat einen Konto-Zuordnungseintrag für die entsprechende Artikel-Hauptbuchgruppe.
Ungültiger Artikel angegeben.	Ein Artikel wurde auf "Inaktiv" gesetzt, nachdem die zu konvertierende Transaktion erstellt wurde. Stellen Sie sicher, dass alle Artikel auf den aktiven Status gesetzt sind.