Servicio de importación: Bills—Beta

Importa información de facturas a Intacct con el servicio de importación.

Esta importación forma parte de un Usuario pionero o bien Versión beta para el Servicio de importación.

Versión beta El acceso está restringido a un pequeño grupo de usuarios que nos ayudan a evaluar el rendimiento de esta importación. Para obtener más información, consulte Usuarios pioneros y betas.

El servicio de importación te ayuda a añadir o actualizar grandes volúmenes de datos mediante la carga de archivos. Los procesos para crear nuevas fichas y actualizar las fichas existentes son acciones independientes para ayudar a evitar cambios accidentales. El servicio incluye herramientas integradas de validación y corrección para garantizar que los datos sean precisos antes de importarlos.

Asegúrate de que tienes los permisos necesarios para el área de datos seleccionada antes de iniciar la importación.

Para importar facturas, necesitas los siguientes permisos.

Suscripción Cuentas a pagar
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario Negocio
Permisos

Facturas: Enumerar, Ver, Editar, Añadir, Contabilizar

Si no tienes permisos de contabilización, puedes importar las transacciones como borradores.

Acerca de la importación de facturas

Hay varias cosas que se deben tener en cuenta al importar facturas a Intacct.

Las facturas deben ser positivas

Al importar facturas, asegúrate de que el número de teléfono móvil que importes sea positivo. Los números negativos pueden causar problemas tanto en los libros auxiliares de Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar, como en el Libro Mayor.

Transacciones en vivo frente a transacciones históricas

Al importar facturas, puedes elegir el tipo de transacción como se importarán: transacciones activas o históricas

  • Las transacciones activas se importan y contabilizan en el Libro Mayor.

O

  • Las transacciones históricas se importan y se no contabilizado en el Libro Mayor. En su lugar, se contabilizan en los libros auxiliares de Cuentas a pagar o Cuentas a cobrar.

Si aplicas un pago a una transacción histórica, Intacct actualiza el libro auxiliar y el Libro Mayor. Esto reduce tus cuentas a pagar y cuentas a cobrar, y afecta al efectivo.

Sage Intacct recomienda no importar facturas pagadas o parcialmente pagadas. Las facturas que ya se han pagado y que se han incluido en la importación de transacciones históricas no se pueden borrar del Libro Mayor porque, como transacción histórica, no han afectado al Libro Mayor.

Si decides importar una factura pagada o parcialmente pagada, ten en cuenta que Intacct crea automáticamente una regularización de nota de débito histórica para la parte pagada de la factura importada. En Pagos contabilizados aparece una entrada de valor 0 que corresponde a la nota de débito y se establece en tu método de pago predeterminado.

Si debes borrar una factura que ya se ha importado, pide al equipo de atención al cliente designado que se ponga en contacto con el equipo de Atención al Cliente de Sage Intacct. Para obtener más información sobre cómo ponerse en contacto con el soporte técnico, consulte La comunidad de Sage Intacct.

Las revistas deben establecerse

Antes de cargar cualquier transacción, debes establecer diarios para las transacciones. Hazlo a través de Sociedad > Administración > suscripcionesy, a continuación, configurar diarios para aplicaciones de Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar antes de importar facturas abiertas.

Antes de empezar: planifica la importación

El servicio de importación ha separado la creación de nuevas fichas y la actualización de las fichas existentes. Estas acciones de importación independientes requieren información diferente en el archivo que importas a Intacct.

Antes de empezar, decide qué tipo de importación vas a realizar.

  • Crear nuevas fichas

    Al crear nuevas fichas, debes incluir los datos de campo obligatorios para el área de importación. También se puede incluir otra información con la importación, según sea necesario. Revisa la plantilla de tu área de importación para saber qué otra información se puede añadir.

    Más información sobre el Crear proceso.

  • Actualizar registros existentes

    Al actualizar las fichas existentes, solo tienes que incluir el número de teléfono móvil único y el campo o campos que quieres actualizar.

    Más información sobre el Actualización proceso y Ver un ejemplo.

Empezar con una plantilla

Intacct recomienda comenzar con una plantilla para la importación. Hay varias formas de crear o acceder a una plantilla:

Más información sobre el Opciones de plantilla de servicio de importación.

1. Introduce datos e incluye campos obligatorios

Los datos que introduzcas en el archivo variarán en función del tipo de importación que realices.

Crear nuevas fichas: Para importar nuevas fichas, asegúrate de que todos los campos obligatorios tengan datos. Las fichas a las que les falten datos de campo obligatorios deben actualizarse antes de poder importarse a Intacct. Puedes actualizar la información que falta en el archivo que has subido o directamente en la interfaz de usuario del servicio de importación.

Todas las plantillas de importación tienen información sobre cada campo del área de importación, incluidos los campos obligatorios.

Actualizar las fichas existentes: Para actualizar un ficha, solo tienes que proporcionar el ficha número de teléfono móvil y uno o más campos específicos que vas a cambiar en el archivo de importación.

No todas las importaciones permiten actualizar las fichas existentes. Revisa el Lista de importaciones disponibles para confirmar que la importación permite actualizar las fichas.

Los campos obligatorios que se indican a continuación se enumeran en la plantilla de servicio de importación para esta importación. La plantilla de importación también contiene campos que Intacct no es obligatorio, pero que podrían ser útiles para tu sociedad.

Nombre del campo: BILL_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Número de factura

Tipo:

Carácter

Longitud:

45

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquiera

Dependencias:

No se requiere singularidad, pero se recomienda

Obligatorio:

No es obligatorio, pero se recomienda.

Editable:

Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada
Nombre del campo: VENDOR_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Proveedor

Tipo:

Carácter

Longitud:

20

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo

Dependencias:

Se refiere a un proveedor válido.

Obligatorio:

Sí

Editable:

Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada
Nombre del campo: CREATED_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Fecha

Tipo:

 Fecha

Longitud:

 10

Valor predeterminado:

 La fecha de hoy

Valores válidos:

 Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

 Ninguno

Obligatorio:

 Sí

Editable:

 Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada
Nombre del campo: DUE_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha de vencimiento

Tipo:

Fecha

Longitud:

10

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

No puede estar antes del CREATED_DATE

Obligatorio:

Sí, si no ha creado un plazo predeterminado para el proveedor. Si ya has establecido el plazo predeterminado para el proveedor, el campo no es obligatorio y la fecha de vencimiento se calcula en función de las condiciones del proveedor.

Editable:

Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada
Nombre del campo: BASECURR

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Divisa base

Tipo:

Carácter

Longitud:

3

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier código de divisas ISO-4127 de tres letras definido, como USD o EUR

Dependencias:

Debe hacer referencia a una divisa previamente definida; Las ubicaciones de las partidas deben tener la misma divisa base.

Obligatorio:

No, excepto en el caso de sociedades compartidas de varias entidades con varias divisas base.

Editable:

No

Notas:

Solo se aplica a sociedades compartidas de varias entidades que utilizan varias divisas base. En este caso, LOCATION_ID También debe estar en una entidad que utilice la misma divisa base que BASECURR. Además, este campo define la divisa base de la transacción. Comprueba que las ubicaciones de las partidas utilicen la misma divisa base.
Nombre del campo: EXCH_RATE_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha del tipo de cambio

Tipo:

Fecha

Longitud:

10

Valor predeterminado:

Hoy

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, a menos que proporciones el EXCHANGE_RATE

Editable:

Sí

Notas:

Uso exclusivo para sociedades de divisa múltiples. Este campo determina el tipo de cambio a partir de esta fecha.

Solo se aplica si tu sociedad utiliza transacciones en divisa extranjera y la transacción se realiza en una divisa extranjera. De lo contrario, este campo es opcional y el sistema utiliza la divisa base.
Nombre del campo: TAXSOLUTIONID - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.
Nombre del campo de la interfaz de usuario: Configuración fiscal estándar
Tipo: Carácter
Longitud: 100
Valor predeterminado: Ninguno
Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo
Dependencias: Debe referirse a una configuración fiscal estándar de IVA o GST válida
Obligatorio: Sí, si tu organización está configurada para varias jurisdicciones fiscales y estás importando en el nivel general
Editable: No
Nombre del campo: LINE_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos son los números incrementales en el lado izquierdo del área de transacción en la página Facturas.

Tipo:

Número

Longitud:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Comienza con 1 para la primera línea de una transacción e incrementa en uno para cada línea subsiguiente.

Obligatorio:

Sí

Editable:

No
Nombre del campo: ACCT_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Cuenta

Tipo:

Carácter

Longitud:

24

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Debe cumplir con las especificaciones de la cuenta principal/subcuenta.

Dependencias:

Se refiere a un número de cuenta válido

Obligatorio:

Sí. Consulte la nota para obtener más información.

Editable:

No

Nota:

Si su sociedad es Solo devengo, el contenido de este campo se ignora en la importación.

Si su sociedad es Devengo y efectivo, este campo se utiliza para contabilizar la cuenta de gastos en los libros de caja, por lo que es importante introducir aquí la cuenta de gastos del Libro Mayor correcta para que el libro de caja se contabilice correctamente en el momento del pago.
Nombre del campo: AMOUNT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Importe

Tipo:

Número

Longitud:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Debe ser distinto de cero con negativos designados por un guion inicial

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

No es necesario si tu sociedad está suscrita a la aplicación Impuestos e INCLUSIVO está establecido en T.

Editable:

Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada

Nota:

El importe se refiere a las partidas que componen el total de una factura.

Por ejemplo, si una factura tiene un total de $1000 y cada partida de la factura es de $200, debes introducir $1000 en el Total adeudado y, a continuación, cinco líneas separadas con 200 $ en la columna Importe columna.

El total de la columna Importe debe coincidir con el total de la columna Total adeudado si están identificados para la misma factura. Te recomendamos que dejes el Total adeudado vacío y dejes que Sage Intacct lo calcule en función del Importe, para evitar errores que impidan la importación.

Si tu sociedad está suscrita a la aplicación Impuestos y si INCLUSIVO se establece en T, introduce un valor para TOTALTRXAMOUNT y Deje este campo y TAX_AMOUNT en blanco.
Nombre del campo: TAX_LINE_NO - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos son los números incrementales de las líneas de impuestos específicas de los elementos.

Tipo:

Número

Longitud:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Comienza con 1 para la primera línea de impuestos de una partida e incrementa en uno para cada línea subsiguiente.

Obligatorio:

 Sí, para configuraciones fiscales estándar de IVA o GST

Editable:

Sí

Notas:

Este campo solo se aplica a las configuraciones fiscales estándar de IVA o GST.
Nombre del campo: TAX_DETAILID - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Detalles del impuesto

Tipo:

Carácter

Longitud:

30

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Se refiere a un identificador válido de detalles del impuesto

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

 Sí, para configuraciones fiscales estándar de IVA o GST

Editable:

Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada
Notas: Este campo solo se aplica a las configuraciones fiscales estándar de IVA o GST.
Nombre del campo: TOTALTRXAMOUNT - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Total de la transacción

Tipo:

Número

Longitud:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquiera, con valores negativos designados por un guion inicial

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, solo si INCLUSIVETAX se establece en T

Editable:

Sí, si la factura no está parcialmente pagada o pagada y INCLUSIVETAX Está habilitado
Notas: Este campo solo se aplica a las configuraciones fiscales estándar de IVA o GST.
Más información sobre cómo Excluir columnas y filas de la información del archivo de importación.

2. Carga tu archivo y asigna tus datos

A continuación, se muestran pasos de alto nivel sobre cómo importar registros en el servicio de importación. Más información sobre Cargando tu archivo y Mapeo de sus datos en el servicio de importación.

  1. Ir a Sociedad > Configuración > Importar datos.

  2. Ve a la sección Importar espacio de trabajo y selecciona Nuevo servicio de importación.

    En algunas áreas de Intacct, puedes iniciar una importación de servicios de importación desde la página de lista directamente mediante el botón Importar botón.

  3. Realiza una de las siguientes acciones:

    • Seleccionar Crear junto a una importación en un área de aplicación para añadir nueva información a Intacct.

    • Seleccionar Actualización junto a una importación en un área de aplicación para actualizar la información existente en Intacct,

    La actualización solo está disponible para algunas importaciones. Si no ves un enlace de actualización junto a una importación, no puedes actualizar las fichas de esa área mediante el servicio de importación.

  4. Arrastra y suelta un archivo que contenga la información en el espacio de trabajo de importación o selecciona Cargar archivo para usar el explorador de archivos.

  5. Si lo desea, seleccione primero la pestaña con la que desea trabajar, seleccione el área a la que desea realizar la importación y, a continuación, seleccione Continuar.

    Esta opción solo está disponible si el archivo tiene más de una pestaña.

  6. El Campos de mapa Se abre la página. Selecciona el icono Campos de destino para tus datos mediante los menús desplegables. Coloca el cursor sobre cualquier campo para ver una vista previa de los datos en el lado derecho de la página. La vista previa de los datos puede ayudarte a seleccionar el campo de destino correcto.

    Si hay columnas entrantes de información que no deseas importar a Intacct, deja el menú desplegable en blanco o selecciona No importar. Intacct ignora esas columnas durante el proceso de carga.

    Vuelve a comprobar todas las asignaciones de campos antes de continuar. De este modo, te aseguras de que los datos vayan a los campos correctos de Intacct. A medida que el servicio de importación aprenda más sobre tus importaciones, las asignaciones se volverán más automáticas.

  7. Cuando todos los campos entrantes estén asignados a los campos de destino, seleccione Continuar.

  8. Si lo prefieres, puedes asignar los valores de campo a los valores predeterminados existentes en Intacct seleccionándolos en el menú desplegable. Si ninguno de los campos tiene valores predeterminados, se omite este paso.

El menú desplegable Importar en listas mejoradas

El Lista mejorada para esta área de Intacct admite CSV y Servicio de importación importaciones. Utilice el comando Importar para seleccionar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

  1. Abre la lista mejorada del área de Intacct a la que quieres importar datos.

    Por ejemplo, ve a Cuentas a pagar > Todos > facturas.

    Asegúrate de que la lista mejorada esté activada.

  2. En la parte superior de la lista, selecciona el icono Importar desplegable y selecciona una de las siguientes opciones:

    • Importación de CSV

      Si está disponible, se abre el cuadro de diálogo de importación de CSV, que te permite cargar e importar un archivo CSV para el área actual.

    • Servicio de importación

      El Servicio de importación Página de bienvenida , que muestra las importaciones que puedes ejecutar en función de tus permisos de usuario. Puedes realizar varias importaciones en secuencia en diferentes áreas de Intacct. Cierra la ventana Servicio de importación cuando hayas terminado.

3. Validación y corrección de datos

Una vez asignados los campos, el servicio de importación valida los datos y los carga en una hoja de revisión. Los errores que se hayan podido encontrar se resaltan en rojo.

Esta es tu oportunidad de corregir cualquier error antes de importar a Intacct. En función del número de teléfono móvil y la complejidad de los errores, puedes corregir errores en la hoja de revisión o cancelar la importación y corregir los errores en el archivo.

Puedes importar archivos que contengan fichas válidas y no válidas. Sin embargo, cualquier ficha con un error no se importará y se moverá a una hoja de errores independiente. Desde allí, puede corregir y volver a importar los registros o borrar.

Buscar y corregir errores

La hoja de revisión del servicio de importación tiene herramientas que te ayudarán a encontrar y corregir errores en tus registros antes de importar los datos a Intacct.

  • Utiliza filtros integrados para ver solo los registros no válidos.
  • Pase el cursor sobre las celdas resaltadas para ver los mensajes de error.
  • Corrige los errores directamente en la hoja o en el archivo de origen y, a continuación, vuelve a cargarlos si es necesario.
  • Uso Revalidar para comprobar las correcciones antes de importar.

Más información sobre Validación y corrección de datos en el servicio de importación.

4. Finalizar e importar

Una vez resueltos los errores, seleccione Importar para cargar tus datos en Intacct.

Una vez que hayas importado un archivo, puedes comprobar su estado en la Archivos > Descargas disponibles pestaña en el espacio de trabajo Importar. En esta área, puedes descargar los datos importados o revisar el nombre del archivo para obtener más información sobre la importación. De este modo, podrás confirmar fácilmente que la importación se ha realizado correctamente y acceder a tus datos siempre que los necesites.