Créer une facture fournisseur récurrente

Automatisez votre processus de facturation avec des factures récurrentes. Par exemple, si vous payez la même facture fournisseur régulièrement, comme une facture de location mensuelle, vous pouvez gagner du temps en demandant à Sage Intacct de créer la facture fournisseur automatiquement.

Intacct respecte les planifications de transactions récurrentes non standard et saisit et comptabilise automatiquement les factures selon le calendrier que vous définissez. Une facture fournisseur générée automatiquement aura une date de transaction et une date de comptabilisation dans le grand livre identiques, mais vous pouvez les modifier.

Les factures récurrentes ne prennent pas en charge les champs personnalisés ou personnalisés définis dans une facture fournisseur. Si vous devez utiliser un champ personnalisé dans une facture fournisseur récurrente, configurez ce champ comme non requis. Pour plus d’informations sur la création de champs personnalisés, voir Définir des champs personnalisés pour les données propres à la société.

Vous cherchez à simplifier la saisie des factures fournisseurs ? Laissez l’automatisation de la réception des factures fournisseurs s’en charger en créant des factures fournisseurs à partir des documents fournisseurs par e-mail ou par chargement. En savoir plus sur la façon dont l’automatisation des factures peut rationaliser votre processus.

Abonnement	Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Factures fournisseurs récurrentes : Liste, Afficher, Ajouter

Saisir les informations de l’en-tête

Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Factures fournisseurs récurrentes.

Vous pouvez également mettre à jour une facture fournisseur existante et la rendre récurrente :
1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.
2. Recherchez la facture fournisseur que vous souhaitez rendre récurrente.
3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
4. Dans la liste déroulante Plus d’actions, sélectionnez Créer une transaction récurrente.
1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.
2. Cliquez sur Modifier en regard de la facture fournisseur.
3. Dans la liste déroulante Plus d’actions, sélectionnez Créer une transaction récurrente.
Votre organisation est configurée avec plusieurs devises de tenue de compte ? Si c’est le cas, vous devez créer les factures fournisseurs récurrentes au niveau de l’entité.
Sélectionnez un fournisseur.
Les champs Payer à et Retourner à sont définis par défaut à partir de la fiche fournisseur.
Avez-vous entré un contact de paiement sur la facture fournisseur différent de ce qui est associé à la fiche du fournisseur ? Découvrez comment imprimer ce contact de paiement sur le chèque.
Si Comptes fournisseurs est configuré pour exiger des numéros de facture fournisseur, saisissez un numéro de séquence de facture fournisseur.
Chaque récurrence de la facture fournisseur reçoit automatiquement un numéro incrémenté du type de séquence défini. Ce numéro est imprimé sur le talon du versement et non sur le chèque lui-même.
Créez un numéro de séquence de document pour votre facture fournisseur récurrente
1. Dans la liste déroulante Numéro de séquence de facture fournisseur, sélectionnez Ajouter.
2. Saisissez un ID de séquence.
  Vous décidez de la manière dont vous souhaitez identifier la séquence. Si vous souhaitez que tous les identifiants de séquence des factures fournisseurs récurrentes soient faciles à trouver, vous pouvez saisir un identifiant commençant par Recur (ou une abréviation logique pour vous) suivi du nom du fournisseur. Par exemple, RecurAAAFinance pour une facture fournisseur récurrente de AAA Finance.
3. Saisissez le Nom de la séquence, si vous voulez qu’il apparaisse différemment de l’Identifiant de séquence.
4. Laissez Type de séquence défini sur Numérique.
5. Renseignez le champ Longueur de la séquence numérique, en tenant compte du nombre maximum de factures fournisseurs que vous souhaitez enregistrer.
  Par exemple, une longueur de séquence de 3 permettrait potentiellement un maximum de 999 séquences.
6. Renseignez le champ Séquence principale qui sert de numéro de début dans la séquence.
  Par exemple, si vous avez une longueur de séquence numérique de 3 et que vous saisissez 1 comme Séquence principale, la première facture fournisseur utilise une séquence de 001, la deuxième 002, et ainsi de suite.
7. Saisissez un Préfixe fixe, un Suffixe fixe et des Séparateurs en fonction de l’aspect que vous souhaitez donner à la séquence.
  Par exemple, pour créer une séquence dans laquelle les numéros de factures fournisseurs récurrentes commencent par AAA-, saisissez AAA comme préfixe fixe et - comme séparateur avant la séquence principale.
  Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, vous pouvez afficher un aperçu des numéros de facture fournisseur en vous référant à la Séquence principale suivante en bas de la fenêtre contextuelle.
8. Sélectionnez Enregistrer.
Saisissez un numéro de référence.
Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte qui pourrait être utile lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.
Saisissez une description.
Si la facture fournisseur est le résultat d’un contrat en cours, saisissez un ID de contrat et une description de contrat.
Sélectionnez une durée.
Si des conditions de paiement par défaut ont été ajoutées à la fiche du fournisseur, ce champ est automatiquement renseigné.
Ajoutez une pièce jointe.
Besoin d’aide ?
Pour enregistrer une version numérique d’un document de support, sélectionnez une pièce jointe dans la liste déroulante en regard de Pièce jointe. Vous pouvez également sélectionner Ajouter et téléchargez votre pièce jointe. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.
Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.
Pour les sociétés multidevises, saisissez les informations de devise et de taux de change dans la section Devise.
1. Sélectionnez la devise de transaction à utiliser.
  S’il ne s’agit pas de la devise de tenue de compte de votre société, passez aux étapes suivantes.
2. Sélectionnez un Type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.
  Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, saisissez-le dans le champ Taux de change.
3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.
  Par défaut, la date est celle d’aujourd’hui, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction.
  Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir des éléments

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir les valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément. En savoir plus sur la configuration d’éléments par défaut.

Sélectionnez un compte pour recevoir la dépense.
Si votre société est configurée pour utiliser les libellés de compte, saisissez un libellé de compte à la place. Si un compte ou un libellé du compte par défaut est défini dans la fiche du fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné.
Si le fournisseur est configuré pour le suivi 1099 et activé pour le remplacement de l’indicateur 1099, vous pouvez indiquer des éléments individuels pour le traitement 1099.
Saisissez le montant de l’élément, même s’il est de zéro.
Pour les sociétés multidevises, saisissez le montant en devise de transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Cette opération calcule le montant en tenue de compte de l’élément dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change défini dans l’en-tête.
Saisissez-vous un élément négatif comme crédit en ligne ?
(Sociétés activées pour les ventilations) Sélectionnez un modèle de ventilation de transaction pour l’élément afin de distribuer le montant de la facture fournisseur dans les dimensions spécifiées.
Cette sélection remplace le modèle de ventilation dans la section Écritures par défaut. Toutes les dimensions par défaut que vous avez sélectionnées pour ces éléments ne transitent pas par la table des ventilations de transaction. Sélectionnez Personnaliser la ventilation au-dessus de la table pour définir les valeurs. Vous pouvez sélectionner Afficher les valeurs par défaut et saisir une valeur par défaut pour tous les éléments de votre table de ventilation. En savoir plus sur la façon d’attribuer des factures fournisseurs, des factures ou des entrées de journal.
Utiliser des ventilations de transactions
1. Créez une ventilation de transaction s’il n’y en a pas encore. Cette nouvelle ventilation de transaction apparaît dans votre liste de ventilations et vous pourrez la sélectionner la prochaine fois que vous attribuerez une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal. Intacct applique automatiquement la distribution que vous avez spécifiée lors de la création de cette ventilation de transaction.
  Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Modifier ou afficher les définitions de ventilation de transaction.
2. Sélectionnez l’élément et la ventilation de transaction à utiliser.
  Une fois que vous avez sélectionné une ventilation de transaction, Intacct supprime toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour l’élément. À la place, il renseigne directement les valeurs de dimension de la ventilation de transaction.
3. Pour modifier les dimensions de l’élément, sélectionnez l’onglet Afficher les détails, puis Personnaliser la ventilation.
Même lorsqu’une ventilation de transaction avec une distribution prédéterminée des montants est affectée à un élément, vous pouvez toujours remplacer ces montants. Vous pouvez également remplacer certains aspects de la ventilation au niveau de l’élément de la page de transaction correspondante (factures fournisseurs, factures ou écritures de journal).
Pour plus d’informations sur le remplacement des ventilations, voir Appliquer une ventilation de transaction à une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal.
Remplacer une ventilation de transaction
Vous pouvez appliquer une ventilation de transaction à des lignes individuelles d’une transaction ou à la transaction entière. Si vous l’appliquez à l’ensemble de la transaction, toutes les écritures d’élément héritent de la répartition de la ventilation. Toutefois, vous pouvez remplacer cette attribution ligne par ligne.
Lorsque vous modifiez les dimensions/valeurs attribuées, la ventilation est redéfinie comme « Personnalisée », car elle contient maintenant une répartition de ventilation spécifique unique à cet élément. Les valeurs attribuées uniques sont stockées avec votre élément à des fins de piste d’audit.
Pour remplacer une ventilation des transactions :
Sélectionnez l’élément que vous souhaitez remplacer, puis sélectionnez l’onglet Afficher les détails. La zone de détails Répartition de la ventilation s’affiche.
Supposons par exemple que vous disposez d’une ventilation de transaction par défaut qui répartit le coût sur les services de l’emplacement de San Francisco, en montants égaux. Vous pouvez remplacer la répartition des services si nécessaire, par exemple pour attribuer 1 000 $ aux opérations, 100 $ au support et 440 $ aux services.
Si vous modifiez les montants pour que le total soit différent de celui que vous avez saisi dans la page de la transaction, le total est mis à jour lorsque vous enregistrez et retournez à la page de la transaction.
Saisissez un mémo qui apparaîtra sur le talon de chèque.
Ce mémo n’apparaît pas sur la face du chèque. En savoir plus sur l’impression d’informations supplémentaires sur les chèques et les talons de chèques.
Sélectionnez le service ou l’établissement pour l’élément.
Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles qu’un client, un collaborateur ou un élément, et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez la liste déroulante des dimensions correspondantes et sélectionnez la valeur.

L’inclusion d’une dimension Entrepôt dans une transaction de vente n’a pas d’incidence sur les valeurs de l’inventaire. Elle est uniquement utilisée à des fins de suivi et de génération de rapports.

Définir le calendrier récurrent

Sur la page Facture fournisseur récurrente, sélectionnez l’onglet Calendrier.
Pour Date de début, saisissez la date à laquelle vous souhaitez que Sage Intacct génère la première facture fournisseur récurrente.
Le champ Prochaine date d’exécution est renseigné automatiquement

Pour Répétitions, sélectionnez l’intervalle de temps de répétition de la facture fournisseur, puis saisissez le nombre d’intervalles dans Chaque.

Pour les semaines, les mois et les années, la facture fournisseur sera générée à l’intervalle suivant le même jour que la date de début définie. Par exemple, si la date de début d’une facture fournisseur est le 15 du mois avec une récurrence mensuelle, elle sera générée le 15 de chaque mois.

Exemples de planification

Exemples d’intervalles pour les calendriers de factures fournisseurs récurrentes
Se répète	Chaque	Calendrier
Jours	1	Chaque jour
Jours	15	Tous les 15 jours
Mois	1	Mensuellement
Mois	2	Tous les deux mois
Fin de mois	1	Fin de chaque mois
Fin de mois	6	Deux fois par an, fin de mois
Mois	3	Tous les trimestres
Ans	1	Tous les ans

Dans le champ Fin, sélectionnez la date de fin appropriée pour cette facture fournisseur.

Calendrier de résiliation des factures fournisseurs récurrentes
Fin	Description
Jamais	Exécute le calendrier de facture fournisseur récurrente jusqu’à ce que vous désactiviez ou supprimiez le modèle de facture fournisseur récurrente. Vous sélectionnez normalement cette option pour les factures correspondant à des services en cours qui ont un tarif fixe.
Après ____ occurrences	Exécute la facture fournisseur récurrente pour un nombre défini d’intervalles. Cette option est souvent utilisée pour les dettes payées progressivement. Définir le nombre d’occurrences permet d’effectuer tout paiement après le remboursement de la dette. Exemple : Si vous effectuez 18 paiements mensuels à un fournisseur, Répétitions est défini sur Mois, Chaque est défini sur 1 et Après ___ est défini sur 18.
Le ____	Termine la facture fournisseur récurrente à une date définie. Exemple : Supposons que vous savez que votre obligation contractuelle avec le fournisseur prend fin à une date définie. Une fois le contrat terminé, il sera renégocié et les conditions de facturation peuvent changer. Créez le modèle de facture fournisseur récurrente pour les montants et les conditions de paiement actuels, puis saisissez la date à laquelle la dernière facture fournisseur pour le contrat en cours sera générée. Lorsque le contrat est renégocié, créez un nouveau modèle pour configurer les factures fournisseurs récurrentes.

Sélectionnez Enregistrer.

La facture fournisseur récurrente est ajoutée à la liste des factures fournisseurs à générer automatiquement, selon le calendrier que vous avez spécifié.

Conseils pour la planification de factures fournisseurs récurrentes

Pour les semaines, les mois et les années, la facture fournisseur sera générée à l’intervalle suivant le même jour que la date de début définie. Par exemple, si vous configurez une facture fournisseur pour qu’elle commence le 15 mars avec une récurrence mensuelle, la première facture sera créée le 15 mars. Les factures fournisseurs suivantes sont générées le 15 de chaque mois.

Option de répétition	Mode d’emploi
Jours	Saisissez le nombre de jours avant que la facture fournisseur ne soit répétée. Par exemple, si la Date de début est le 01/01/2021 et que vous entrez 5 jours, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2021 et la suivante 5 jours plus tard, soit le 06/01/2021. La facture fournisseur continuera à être générée tous les 5 jours.
Semaines	Saisissez le nombre de semaines avant que la facture fournisseur ne soit répétée. Par exemple, si la Date de début est 01/01/2021 et que vous entrez 1 semaine, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2021 et la suivante 1 semaine plus tard, soit le 08/01/2021. La facture fournisseur continuera à être générée chaque semaine.
Mois	Saisissez le nombre de mois avant que la facture fournisseur ne soit répétée. Par exemple, si la Date de début est 01/01/2021 et que vous saisissez 2 mois, la première facture fournisseur est créée le 01/01/2021 et la suivante le 01/03/2021. La facture fournisseur continuera à être générée tous les 2 mois.
Mois avec option « Fin de mois »	Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la facture fournisseur soit créée à la fin du mois, plutôt que le même jour que la date de début. Par exemple, si la Date de début est le 01/01/2021 et que vous voulez répéter la facture fournisseur tous les mois, la première facture sera créée fin janvier, la suivante fin février, etc.
Ans	Saisissez le nombre d’années avant que la facture fournisseur ne soit répétée. Par exemple, si la Date de début est 01/01/2021 et que vous saisissez 1 an, la première facture fournisseur sera créée le 01/01/2021, la suivante le 01/01/2022 et ainsi de suite.