Descriptions des champs : Demande de fournitures

Les champs qui apparaissent dans vos demandes de fournitures varient en fonction de vos permissions, de la Définition de transaction la configuration et les autres personnalisations que votre société a pu apporter à Sage Intacct.

Options du menu Boutons et Plus d’actions

Les tableaux suivants décrivent les boutons et les options de menu Plus d’actions qui peuvent apparaître sur une transaction de demande de fournitures. Les boutons et les options qui s’affichent dépendent des facteurs suivants :

Indique si la transaction est en mode Ajouter, Modifier ou Afficher
Statut de la transaction
La configuration de la définition de transaction
La configuration de l’application

Bouton	Description
Comptabiliser	Enregistre la transaction dans l’atelier Fournitures. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode d’ajout ou de modification et qu’aucune approbation n’est requise.
Envoyer	Enregistre la transaction et l’envoie dans le flux de travail d’approbation. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Ajouter et qu’un flux de travail d’approbation est configuré.
Brouillon	Enregistre la transaction avec le statut Brouillon dans l’atelier Fournitures. Ce bouton apparaît lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction provisoire est en mode Modifier.
Annuler	Annule toute modification et quitte la transaction. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode d’ajout ou de modification.
Modifier	Place la transaction en mode Modifier. Ce bouton apparaît lorsque la transaction est en mode Afficher.

Menu Plus d’actions

Option	Description
Comptabiliser et nouveau	Enregistre la transaction et affiche une nouvelle page de transaction. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Ajouter.
Comptabiliser et imprimer	Enregistre la transaction et affiche le fichier Imprimer ou envoyer par e-mail Boîte de dialogue à partir de laquelle vous pouvez choisir d’imprimer et/ou d’envoyer par e-mail un PDF de la transaction. L’impression d’un PDF à partir de cette boîte de dialogue définit l’indicateur Imprimé de la transaction sur Y. En savoir plus sur la procédure imprimer ou Messagerie électronique un document individuel. Cette option s’affiche lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction provisoire est en mode Modifier.
Rédiger et continuer	Enregistre la transaction avec le statut Brouillon et reste sur la transaction actuelle pour permettre d’autres modifications. Cette option s’affiche lorsqu’une transaction est en mode Ajouter ou lorsqu’une transaction provisoire est en mode Modifier.
Copier à partir de	Copie les informations d’une autre transaction d’achat dans la transaction en cours. Lorsque vous sélectionnez cette option de menu, un Sélectionnez Achats transaction La liste apparaît. Recherchez et sélectionnez la transaction à partir de laquelle vous souhaitez effectuer une copie. Le système remplit la transaction en cours avec les informations de la transaction sélectionnée. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Ajouter.
Imprimer vers	Affiche les options suivantes : XML: Affiche le code XML de la transaction. Vous pouvez utiliser le code XML d’un champ pour vous aider à l’identifier dans les modèles d’importation CSV, les modèles de documents imprimables et dans certains messages d’erreur. Pour vous aider à identifier le code d’un champ vide, saisissez le libellé du champ de l’interface utilisateur dans le champ avant de choisir l’option Afficher au format XML. Scannez ensuite le XML pour trouver le texte d’étiquette souhaité. PDF: Affiche la transaction au format PDF dans la visionneuse PDF par défaut de votre navigateur. En savoir plus sur Impression d’un document individuel. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Afficher l’historique des transactions	Affiche la page Piste d’audit de la transaction, qui indique qui a modifié la transaction et à quel moment les modifications se sont produites. En savoir plus sur le Piste d’audit. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Copier vers	Copie les informations de la transaction en cours dans une nouvelle transaction d’achat. Atteindre Copier vers puis sélectionnez le type de transaction que vous souhaitez créer dans la liste. Le système ouvre une nouvelle transaction et la remplit avec les informations de la transaction initiale. Cette option s’affiche lorsque la transaction est en mode Modifier ou Afficher.
Modifier cette page	Les administrateurs de Sage Intacct peuvent modifier les pages pour ajouter des onglets, des sections, des champs et des composants de script personnalisés. En savoir plus Personnalisation des pages d’application.
Modifier la mise en page des écritures	Les administrateurs de Sage Intacct peuvent modifier la disposition des colonnes dans la section Écritures d’une transaction. Vous pouvez personnaliser la grille pour afficher uniquement les colonnes qui sont pertinentes pour votre société. Les colonnes qui ne s’affichent pas dans la grille sont toujours accessibles en sélectionnant Afficher les détails pour chaque élément de transaction. Vous pouvez également réorganiser les colonnes dans l’ordre souhaité. Découvrez comment personnaliser la mise en page de la grille des écritures d’une transaction.
Taille du tableau	Modifie le nombre de lignes affichées dans la grille de saisie.

Onglet Transaction : Informations de l’en-tête

Descriptions des champs d’en-tête de l’onglet Transactions
Champ	Description
Date	La date du jour est sélectionnée par défaut. Utilisez l’outil de calendrier pour modifier la date. Ce champ est obligatoire.
Fournisseur	Facultatif : Sélectionnez un fournisseur. Un fournisseur est ajouté par le responsable des fournitures lors de la passation de la commande.
Projet	Utilisez la liste de sélection de projet pour sélectionner le projet souhaité. Vous pouvez sélectionner n’importe quel projet dans la même hiérarchie de projet tant que leurs clients sont les mêmes. Le champ Projet de chaque élément de la section Écritures indique par défaut le projet sélectionné dans ce champ. Si la dimension Projets est activée dans Ventes ou Achats, ce champ est disponible pour toute société disposant d’un abonnement à Ventes ou à Achats. Aucun abonnement à Projets n’est nécessaire.
Numéro de document	Saisissez un numéro pour identifier la transaction. Ce champ apparaît en mode d’ajout ou de modification si la définition de transaction ne dispose pas d’un Séquence de numérotation sélectionné. Un numéro de document n’est pas requis dans les transactions provisoires.
Payer à	Par défaut, il s’agit du contact identifié comme le contact bénéficiaire du paiement dans la fiche du fournisseur sélectionné. Ce libellé de champ est personnalisable dans la définition de transaction et peut être autre chose que Payer à ou Demandé par. Si la définition de transaction permet de modifier ce champ, vous pourrez peut-être sélectionner une autre fiche de contact.
Retourner à	Par défaut, il s’agit du contact identifié comme contact de renvoi dans la fiche du fournisseur sélectionné. Ce libellé de champ est personnalisable dans la définition de transaction et peut être autre chose que Renvoyer à. Selon que la définition de transaction autorise ou non la modification de ce champ, vous pourrez peut-être sélectionner une autre fiche de contact.
Livrer à	Pour les sociétés à entité unique et au niveau général uniquement des sociétés multi-entités : Affiche le contact de livraison que vous avez sélectionné sur la page Configurer les achats. Au niveau de l’entité dans les sociétés multi-entités : Affiche le contact d’expédition de l’entité. Selon que la définition de transaction autorise ou non la modification de ce champ, vous pourrez peut-être sélectionner une autre fiche de contact.
Conditions de paiement	Par défaut, ce champ affiche les conditions définies pour le client ou le fournisseur sélectionné.
Date d’expiration	Si le champ Conditions de paiement contient une valeur, le champ Date d’expiration affiche par défaut la date de transaction + le nombre de jours de la durée. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner la date à laquelle la demande ne sera plus valide. Ce champ est obligatoire.
Référence ou Numéro de référence	Saisissez une référence à un autre document ou à un texte, si nécessaire.
Numéro de document du fournisseur	Numéro de référence d’une facture fournisseur ou d’un autre document fournisseur.
Message	Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur le document imprimé. Ce message s’imprime en plus de tous les Texte par défaut facultatif Défini dans la définition de transaction ou texte défini dans le Modèle de document.
Mode d’expédition	Sélectionnez le mode d’expédition, c’est-à-dire la façon dont vous souhaitez que le fournisseur vous expédie les articles demandés, par exemple par voie aérienne ou terrestre.
Mode de livraison par défaut	Sélectionnez un mode de livraison à utiliser pour tous les articles demandés. Si vous laissez ce champ vide, vous devez saisir un mode de livraison pour chaque article dans l’onglet Détails. Le mode de livraison décrit la manière dont l’article sera livré au demandeur. Par exemple, si le fournisseur l’expédie à un entrepôt régional, il peut être nécessaire de le récupérer. Ou, s’il est expédié à un bureau, il devra peut-être être remis en main propre par le service de courrier interne de votre entreprise. Vous pouvez ajouter un mode de livraison à la liste des Modes d’expédition.
Pièce jointe	Ajoutez des pièces justificatives en pièce jointe. En savoir plus sur Ajout de pièces jointes.
Statut	Affiche le statut du flux de travail de la transaction. Voir la liste des États Brouillon: La transaction a été enregistrée en tant que brouillon (version préliminaire de la transaction). Sage Intacct attribue automatiquement ce statut à une transaction lorsque vous l’enregistrez comme brouillon. Pour sortir une transaction du statut de brouillon, modifiez-la et sélectionnez Publier. Si une transaction a déjà été convertie à l’étape suivante du flux de travail, elle ne peut pas être comptabilisée. En instance: La transaction peut être convertie en la transaction suivante définie dans le flux de travail. Sage Intacct attribue automatiquement ce statut lorsque vous comptabilisez la transaction, et il existe potentiellement d’autres types de transactions vers lesquels cette transaction peut être convertie. Par exemple, de nombreux flux de travail incluent un avoir d’achat comme dernière transaction du flux de travail. Lorsque vous comptabilisez une facture fournisseur, Intacct définit son statut sur En attente afin que vous puissiez la convertir en avoir d’achat si nécessaire à l’avenir. Vous pouvez remplacer manuellement une transaction clôturée par en attente pour reprendre le flux de travail de cette transaction. Fermé: La transaction est la dernière étape du flux de travail ou un utilisateur a fermé manuellement la transaction. Sage Intacct définit automatiquement une transaction sur Clôturée après sa comptabilisation si aucune transaction n’est définie vers laquelle elle peut être convertie. Vous pouvez modifier manuellement le statut d’une transaction en attente sur Clôturé pour arrêter le flux de travail de cette transaction. Le État des transactions correspondantes dans Achats et Comptes fournisseurs sont séparées. Par exemple, la facture fournisseur correspondante dans Comptes fournisseurs pour une facture fournisseur dans Achats avec un État de Clôturé n’est pas nécessairement payé. Soumis: La transaction a été soumise pour approbation. Vous ne pouvez pas modifier une transaction soumise. Si nécessaire, vous pouvez supprimer la transaction et en créer une nouvelle ou attendre qu’elle soit approuvée ou refusée, puis la modifier (après quoi elle peut entrer à nouveau dans le cycle d’approbation). Voir Modifier une transaction ou Supprimer une transaction pour plus d’informations. Si la transaction est approuvée par tous les niveaux d’approbation, le État Si vous définissez sur En attente, la transaction peut être convertie en transaction suivante définie dans le flux de travail. Voir Approuver les transactions d’achat pour plus d’informations. Décliné: La transaction a été refusée à un moment donné du processus d’approbation de la transaction d’achat. Si nécessaire, le demandeur peut modifier une transaction refusée et la soumettre à nouveau si la transaction remplit les conditions dans lesquelles elle peut être modifiée. Voir Modifier une transaction ou Approuver les transactions d’achat pour plus d’informations. Si la transaction remplit les conditions dans lesquelles elle peut être supprimée, vous pouvez supprimer des transactions refusées. Voir Supprimer une transaction pour plus d’informations. Partiellement approuvé: La transaction a été approuvée par au moins un approbateur, mais peut être en attente d’autres approbateurs. Découvrez comment afficher le Historique d’approbation. Exception: Un ou plusieurs éléments de la transaction présentent des exceptions de tolérance de correspondance : la quantité ou le prix unitaire, ou les deux, sont supérieurs ou inférieurs au pourcentage de tolérance de correspondance spécifié. Découvrez comment Résoudre les exceptions de tolérance de correspondance.
Devise de tenue de compte	Utilisez la liste de sélection pour sélectionner la monnaie fonctionnelle à utiliser pour la transaction. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multi-entités et multidevises qui ont activé plusieurs devises de tenue de compte et ne s’affiche que lorsque la transaction est créée au niveau général de la société.
Devise de transaction	Par défaut, la devise de transaction est associée au client ou au fournisseur sélectionné. Si vous souhaitez modifier la valeur par défaut, utilisez la commande Devise de transaction Liste déroulante permettant de sélectionner la devise dans laquelle la transaction doit être exprimée. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Date de taux de change	Date à laquelle le taux de change utilisé par la transaction était valide. La date du jour est sélectionnée par défaut. Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une autre date. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Type de taux de change	Par défaut, il s’agit du type de taux de change défini dans la définition de transaction. Si la définition de transaction est définie pour autoriser le remplacement du type de taux de change par l’utilisateur, vous pouvez utiliser la liste de sélection pour sélectionner un autre type de taux de change. Si vous modifiez un taux existant ou en importez un qui n’inclut pas de type de taux de change, le système définit automatiquement l’attribut Type de taux de change à Personnalisé. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises. En savoir plus sur Types de taux de change.
Taux de change	Il s’agit par défaut du taux de change du Devise de transaction (si cette devise est différente de la devise de tenue de compte) en fonction de la date saisie dans le Date champ. Si la définition de transaction est définie pour autoriser le remplacement du taux de change par l’utilisateur, vous pouvez modifier ce champ. Ce champ ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.

Sous-section Dates d’expédition

Cette sous-section apparaît uniquement si Activer les dates d’expédition dans Achats et Commandes clients est défini sur true dans la Configurer le contrôle d’inventaire page.

Les champs de la sous-section offrent des fonctionnalités supplémentaires de suivi des dates qui sont généralement utilisées par les systèmes d’intégration, mais peuvent également l’être dans les rapports personnalisés pour améliorer la gestion des commandes.

Descriptions des champs de la sous-section Dates d’expédition
Champ	Description
Date d’exigibilité	La date à laquelle vous avez besoin que les marchandises arrivent dans vos locaux. La valeur par défaut est la date d’échéance.
Ne pas expédier avant	Date avant laquelle les marchandises ne peuvent pas être expédiées.
Ne pas expédier après	La date après laquelle les marchandises ne peuvent pas être expédiées.
Date de livraison promise	Date à laquelle le fournisseur a promis de livrer les marchandises.
Date de début du contrat	Date de début valide d’une commande d’achat ou d’un contrat d’achat.
Date de fin du contrat	Date de fin valide d’une commande d’achat ou d’un contrat d’achat.
Annuler après le	Date à partir de laquelle la transaction doit être annulée. À moins qu’une valeur par défaut au niveau de la ligne ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.

Onglet Transaction : Tableau des entrées

Descriptions des champs de la section Écritures
Champ	Description
ID de l’article	Sélectionnez un article dans la liste déroulante. La transaction doit comporter au moins un élément pour être comptabilisée ou enregistrée en tant que brouillon. Seules les fournitures peuvent être sélectionnées dans les demandes de fournitures.
Entrepôt	Ce champ peut indiquer par défaut l’entrepôt associé à l’article sélectionné ou un entrepôt que vous avez défini dans votre Préférences utilisateur dans la section Préférences générales. Utilisez la Entrepôt Liste de sélection pour sélectionner l’entrepôt applicable selon vos besoins.
Quantité	Indique la quantité de l’article correspondant. Pour une transaction de retour de fournitures, saisissez la quantité d’articles retournés. Le champ Quantité affiche automatiquement le nombre initial d’articles émis. Si vous convertissez un problème de fournitures en retour, vous ne pouvez pas saisir de nombre dans le Quantité Champ ayant le signe opposé au numéro de la transaction initiale. Par exemple, si la quantité d’origine de la transaction est de 5 et que vous saisissez -3 dans la Quantité sur la transaction cible, Intacct affiche une erreur.
Unité	Unité de mesure de l’article correspondant. En savoir plus sur Unités de mesure.
Prix	Par défaut, il s’agit du nombre d’unités de base dans l’unité de mesure sélectionnée multiplié par le prix de base par unité identifié pour l’article après l’évaluation de tous les tarifs. Pour les sociétés multidevises, le prix est exprimé dans la devise de transaction. Si le prix de l’élément est activé dans la définition de transaction (dans la section Remplacements de l’utilisateur), vous pouvez modifier ce champ. Vous ne pouvez pas saisir de valeur négative pour les articles d’inventaire, de kit ou de kit stockable. Si l’application est configurée pour autoriser le remplacement du type de conversion d’élément, vous pouvez saisir ou modifier la valeur.
Prix détaillé	Affiche le prix multiplié par la quantité. Si le prix de l’élément est activé dans la définition de transaction (dans la section Remplacements d’utilisateurs), vous pouvez modifier ce champ. Le Grand livre exige que les montants d’écriture de journal n’aient que deux décimales. Par conséquent, Intacct arrondit le prix étendu à deux décimales.
Description de l’article	La valeur par défaut est le Description détaillée pour l’article. Vous pouvez modifier ce champ. Ce champ peut apparaître dans le document imprimé, en fonction de vos Modèle de document définition. En savoir plus sur Modèles de documents.
Mémo	Saisissez n’importe quel texte concernant l’article. Vous pouvez saisir jusqu’à 400 caractères alphanumériques. Ce champ peut apparaître dans le document imprimé, selon la définition de votre modèle de document.
Facturable	Indique si un élément est facturable à un client. Ce champ s’applique uniquement si votre société s’abonne à Projets et que l’option Transactions d’achats est sélectionnée dans la zone Afficher l’option de facturation de la page Configurer les projets. Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. Découvrez comment modifier le libellé du champ Facturable.
Livrer à	Sélectionnez le nom du lieu de livraison ou du collaborateur destinataire. Ce champ est obligatoire.
Mode de livraison	Sélectionnez un mode de livraison pour indiquer la direction vers le lieu de réception. Cela permet de s’assurer que l’article est livré à l’employé demandeur. Si vous avez sélectionné un mode de livraison par défaut, ce champ est automatiquement renseigné.
Date d’exigibilité	La date à laquelle vous avez besoin que les marchandises arrivent dans vos locaux. À moins qu’une valeur par défaut au niveau de la ligne ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.
Ne pas expédier avant	Date avant laquelle les marchandises ne peuvent pas être expédiées. À moins qu’une valeur par défaut au niveau de la ligne ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.
Ne pas expédier après	La date après laquelle les marchandises ne peuvent pas être expédiées.
Date de livraison promise	Date à laquelle le fournisseur a promis de livrer les marchandises. À moins qu’une valeur par défaut au niveau de la ligne ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.
Date de confirmation	Date à laquelle le fournisseur confirme qu’il peut fournir l’article commandé.
Annuler après le	Date à partir de laquelle la transaction doit être annulée. À moins qu’une valeur par défaut au niveau de la ligne ne soit appliquée, la valeur par défaut est la date dans l’en-tête.
Établissement	Utilisez la Emplacement Liste de sélection pour sélectionner un établissement pour l’élément. Ce champ apparaît uniquement si Achats est configuré pour utiliser la dimension Emplacement. En savoir plus sur taille.
Client	Utilisez la Client Liste de sélection pour sélectionner un client pour l’élément. Ce champ apparaît uniquement si Achats est configuré pour utiliser la dimension Client.
Classe	Utilisez la Classe Liste de sélection pour sélectionner une classe pour cet élément. Ce champ apparaît uniquement si Achats est configuré pour utiliser la dimension Classe.
Service	Utilisez la Département Liste de sélection pour sélectionner un service pour cet élément. Ce champ apparaît uniquement si Achats est configuré pour utiliser la dimension Service.
Projet	Utilisez la Projet Liste de sélection pour sélectionner un projet pour l’élément. Ce champ apparaît uniquement si Achats est configuré pour utiliser la dimension Projet. Vous ne voyez pas votre projet dans la liste déroulante ? Votre projet peut avoir un statut qui empêche la saisie de certaines transactions. Pour en savoir plus, contactez votre administrateur système.
Fournisseur	Utilisez la Vendeur Liste de sélection pour sélectionner un fournisseur pour l’élément. Le fournisseur sélectionné dans ce champ doit correspondre au fournisseur dans l’en-tête ou être identifié comme un enfant du fournisseur parent identifié dans l’en-tête.
Collaborateur	Utilisez la Employé Liste de sélection pour sélectionner un collaborateur pour l’élément. Ce champ est obligatoire.

Onglet Historique : Informations de l’en-tête

Champ	Description
Date	Date à laquelle la transaction correspondante a été créée.
Créé par	L’identifiant utilisateur de l’utilisateur qui a créé la transaction.
Date de création	La date à laquelle la transaction a été créée.
Modifié par	Identifiant de l’utilisateur qui a modifié la transaction en dernier.
Date de modification	La date et l’heure de la dernière modification de la transaction.
Fournisseur	Le fournisseur associé à la transaction.
Numéro de document	Identifiant de transaction.
Imprimé	Indique si le document de transaction ou la liste de sélection a été imprimé. Si la définition de transaction a son Modifier la politique ou Supprimer la politique se mettre à Avant l’impression, vous ne pourrez plus modifier ou supprimer la transaction une fois le Imprimé l’état est Oui.
Date de la dernière livraison	Date à laquelle la transaction a été imprimée ou envoyée par e-mail pour la dernière fois. Si Imprimé est Non, ce champ est vide.
Dernière livraison effectuée par	ID utilisateur de l’utilisateur qui a imprimé ou envoyé la transaction en dernier lieu par e-mail. Si Imprimé est Non, ce champ est vide.
Numéro de fiche	Un numéro de suivi des données appliqué automatiquement. Vous pouvez l’utiliser comme référence pour une transaction provisoire sans numéro de document.

Onglet Historique : Tableau d’historique

Le tableau Historique affiche la liste des transactions du flux de travail associé à la demande.

Descriptions des champs du tableau Historique
Champ	Description
Date	Date à laquelle la transaction correspondante a été créée.
Créé par	Identifiant utilisateur de l’utilisateur qui a créé la transaction correspondante.
Date de création	La date à laquelle la transaction a été créée.
Modifié par	L’identifiant utilisateur de l’utilisateur qui a modifié la transaction correspondante en dernier.
Date de modification	La date et l’heure de la dernière modification de la transaction correspondante.
Transaction	Type de transaction et numéro de document d’une transaction dans un flux de travail. Sélectionnez un lien dans cette colonne pour ouvrir la transaction dans une fenêtre de navigateur distincte.
Converti à partir de	La transaction à partir de laquelle la transaction correspondante a été convertie. Ce champ est vide si la transaction correspondante est la première transaction d’un flux de travail.
Définition de transaction	Liens vers la définition de transaction de la transaction correspondante.
Statut	Statut du flux de travail de la transaction correspondante.