Rechnungsgrundlagen: Kreditorenbuchhaltung

1. Der Lieferanten-ID-Saldo ist der Gesamtbetrag, den Sie dem jeweiligen Lieferanten für alle ausstehenden Rechnungen schulden.
2. In der Leiste für die Rechnungsübersicht werden wichtige Informationen zur Rechnung angezeigt, einschließlich der Summe der jeweiligen Rechnung.
3. Die Rechnungsnummer ist die Identifikationsnummer aus der Lieferantenrechnung. Geben Sie immer eine Rechnungsnummer ein, damit Sie die Rechnung später leicht finden können und doppelte Rechnungseingaben vermeiden.
4. Sie können die Lieferantenrechnung und weitere unterstützende digitale Dokumente in einen Anhang aufnehmen und mit der Rechnung verknüpfen.
5. Intacct bestimmt automatisch das Fälligkeitsdatum basierend auf dem Rechnungsdatum und der ausgewählten Laufzeit. Dies gibt Einblick in den Zahlungszeitpunkt.
6. Jede Zeile in der Tabelle Einträge enthält das Konto, den Betrag und alle gekennzeichneten Dimensionen für die einzelnen Einzelposten. Sie können eine Zeile erweitern, indem Sie sie auswählen und Details anzeigen auswählen.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Feldern auf der Seite "Rechnungen" finden Sie in den Beschreibungen der Rechnungsfelder.

Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen Lieferanten hinzufügen, können Sie den Lieferantendatensatz direkt auf der Seite Rechnung hinzufügen. Befolgen Sie den Geschäftsprozess Ihres Unternehmens zum Hinzufügen von Lieferanten.

Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Lieferanten.

In Intacct ist ein Anhang eine Gruppe aus einer oder mehreren digitalen Dateien, die einer Transaktion oder einem Datensatz zugeordnet sind, z. B. einer Rechnung oder einem Lieferanten.

Jede Rechnung kann mit einem Anhang verknüpft werden. Sie können mehrere Lieferantenrechnungen oder andere unterstützende Dokumentdateien in den Anhang einer Rechnung aufnehmen. Sie können einen Anhang auch mehr als einer Rechnung zuordnen. In diesem Fall werden alle Änderungen, die Sie an dem Anhang vornehmen, in alle zugehörigen Rechnungen übernommen.

Anhänge werden in Ordnern gespeichert, die hierarchisch angeordnet sind. Das bedeutet, dass die Ordner in anderen Ordnern gespeichert werden können, die als Unterordner bezeichnet werden. Diese können wiederum in Unterordnern gespeichert werden und so weiter. Wenden Sie sich an Ihre Intacct-Admins, um zu erfahren, wie die mit Rechnungen verknüpften Anhangsordner Ihres Unternehmens angeordnet sind.

So fügen Sie einem Anhang eine Lieferantenrechnung hinzu:

1. Digitalisieren Sie ggf. die Lieferantenrechnung. Scannen Sie beispielsweise den Ausdruck einer Lieferantenrechnung, um eine elektronische PDF-Datei zu erstellen.

2. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

3. Suchen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.

4. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

5. Wählen Sie auf der Seite Rechnung den Dropdown-Pfeil im Feld Anhang und dann Hinzufügen aus.

   Das Fenster Anzufügende Dateien auswählen wird angezeigt.

   

6. Geben Sie eine eindeutige ID für den Anhang ein.

   Wenn für Ihr Unternehmen die automatische Nummerierung von Anhängen eingerichtet ist, wird die Anhangs-ID automatisch ausgefüllt.

7. Geben Sie einen Namen als Kennung des Anhangs ein.

   Wenn Sie dieses Feld leer lassen, fügt Intacct automatisch einen Namen für den Anhang hinzu, der auf der ersten hochgeladenen Datei basiert. Sie können diesen Namen nach Bedarf ändern.

8. Wählen Sie den Ordner aus, in dem der Anhang gespeichert werden soll.
9. Geben Sie optional eine Beschreibung des Anhangs ein.
10. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Desktop oder Datei-Explorer in den Abschnitt Dateien anhängen.
    • Wählen Sie Durchsuchen und dann eine oder mehrere Dateien zum Hochladen aus.
11. Sobald Sie alle gewünschten Dateien hinzugefügt haben, wählen Sie Merken aus.

1. Digitalisieren Sie ggf. die Lieferantenrechnung. Scannen Sie beispielsweise den Ausdruck einer Lieferantenrechnung, um eine elektronische PDF-Datei zu erstellen.

2. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

3. Wählen Sie neben der gewünschten Rechnung Bearbeiten aus.
4. Wählen Sie auf der Seite Rechnung den Dropdown-Pfeil im Feld Anhang und dann Hinzufügen aus.

   Das Fenster Anzufügende Dateien auswählen wird angezeigt.

   

5. Geben Sie eine eindeutige ID für den Anhang ein.

   Wenn für Ihr Unternehmen die automatische Nummerierung von Anhängen eingerichtet ist, wird die Anhangs-ID automatisch ausgefüllt.

6. Geben Sie einen Namen als Kennung des Anhangs ein.

   Wenn Sie dieses Feld leer lassen, fügt Intacct automatisch einen Namen für den Anhang hinzu, der auf der ersten hochgeladenen Datei basiert. Sie können diesen Namen nach Bedarf ändern.

7. Wählen Sie den Ordner aus, in dem der Anhang gespeichert werden soll.
8. Geben Sie optional eine Beschreibung des Anhangs ein.
9. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Desktop oder Datei-Explorer in den Abschnitt Dateien anhängen.
   • Wählen Sie Durchsuchen und dann eine oder mehrere Dateien zum Hochladen aus.
10. Sobald Sie alle gewünschten Dateien hinzugefügt haben, wählen Sie Merken aus.

Weitere Informationen zu Anhängen.

Sie können bei der Eingabe einer neuen Rechnung Zeit sparen, indem Sie die Details einer vorhandenen Rechnung für denselben Lieferanten kopieren.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

2. Suchen Sie die eingereichte Rechnung, die Sie kopieren möchten.
3. Wählen Sie die Rechnungsnummer aus, um die Rechnungsdetails anzuzeigen.

4. Wählen Sie Duplizieren.

   Eine Kopie der Rechnung wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

5. Bearbeiten Sie die Rechnungsdetails nach Bedarf.

   In den meisten Szenarien sollten Sie zumindest eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben.

6. Wählen Sie Entwurf, Einreichen oder Erfassen aus, um die Transaktion zu speichern.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

2. Wählen Sie Bearbeiten oder Anzeigen neben der Rechnung aus, die Sie kopieren möchten.
3. Wählen Sie Duplizieren.

   Eine Kopie der Rechnung wird im Bearbeitungsmodus geöffnet.

4. Bearbeiten Sie die Rechnungsdetails nach Bedarf.

   In den meisten Szenarien sollten Sie zumindest eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben.

5. Wählen Sie Entwurf, Einreichen oder Erfassen aus, um die Transaktion zu speichern.

Sie können viele Rechnungen gleichzeitig über eine CSV-Importvorlage in Intacct hochladen. Sie können jede Software verwenden, die die Daten im CSV-Format speichern kann. Die am häufigsten verwendete Software ist Microsoft Excel.

Dies sind die grundlegenden Schritte zum Importieren von Rechnungen:

1. Laden Sie die Importvorlage aus Intacct herunter.
2. Fügen Sie der Vorlage in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. in Excel) die Rechnungsdaten im richtigen Format hinzu und speichern Sie die Vorlage als CSV-Datei.
3. Importieren Sie die Vorlage in Intacct.

Zusätzliche Ressourcen

• Informationen zur Vorlage für den Rechnungsimport finden Sie unter "Rechnungen importieren".
• Ein Beispiel zum Importieren von Daten und zum Beheben von Fehlern finden Sie im Video "Journaleinträge importieren".
• Wenn für Ihr Unternehmen ein Schulungsabonnement besteht, erhalten Sie weitere Informationen im Schulungskurs Hinzufügen von Daten mithilfe von On-Demand-Importen.

Wenn Sie regelmäßig die gleiche Rechnung bezahlen, z. B. eine monatliche Mietrechnung, können Sie Zeit sparen, indem Sie Intacct anweisen, die Rechnung automatisch für Sie zu erstellen.

1. Wählen Sie unter Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen die Option Hinzufügen (Kreis) neben Wiederkehrende Rechnungen aus.

2. Geben Sie die Rechnungskopf- und Einzelposteninformationen ein. Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus (gekennzeichnet durch ein rotes Sternchen). Darüber hinaus können Ihnen die folgenden Felder helfen, die wiederkehrende Rechnung zu identifizieren:
   • Fortlaufende Rechnungsnummer

     Wenn die Kreditorenbuchhaltung so konfiguriert ist, dass Rechnungsnummern erforderlich sind, müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer eingeben. Jede Wiederholung der Rechnung erhält automatisch eine inkrementierte Nummer basierend auf dem definierten Sequenztyp. Diese Nummer wird auf dem Überweisungs-Kontrollabschnitt abgebildet, nicht auf dem Scheck selbst.

   • Referenznummer

     Hierbei handelt es sich um eine Nummer, z. B. eine Bestell- oder Kontonummer, die bei Suchvorgängen oder Reports zu dieser Rechnung verwendet wird. Diese Nummer wird im Report "Hauptbuchdetails" angezeigt und auf dem Scheck- und Lieferanten-Kontrollabschnitt abgebildet.

   Siehe Feldbeschreibungen: Seite "Wiederkehrende Rechnung" für Informationen zu den einzelnen Feldern.

3. Wählen Sie den Tab Planung aus und geben Sie die folgenden Informationen ein:
   • Startdatum Dies ist das gewünschte Anfangsdatum für die wiederkehrende Rechnung. Bei Wochen-, Monats- oder Jahresintervallen bestimmt das Startdatum sowohl den Beginn des wiederkehrenden Zeitplans als auch den Zeitpunkt der Wiederholung des Zeitplans.

     Wenn das Startdatum beispielsweise auf den 15. Tag eines Monats fällt und Wiederholungen = Monate lautet, wird der Zeitplan am 15. Tag jedes Kalendermonats wiederholt. Wenn der wiederkehrende Zeitplan so festgelegt wurde, dass er jede Woche wiederholt wird, wird der Zeitplan alle sieben Tage wiederholt, beginnend am 15. Tag des Monats.

   • Wiederholen alle: Gibt an, wie oft die wiederkehrende Rechnung erstellt werden soll.
   • Ende: Gibt an, wann der Zeitplan enden soll.

   

4. Wählen Sie Speichern. Intacct erstellt die erste Rechnung und legt für das Datum der Rechnung das Startdatum des wiederkehrenden Zeitplans fest.

Nächste Schritte

• Bewährte Methode: Wenn Sie für jede Wiederholung der Rechnung eine Lieferantenrechnung erhalten, bearbeiten Sie die entsprechende Rechnung und geben Sie als Rechnungsnummer die Nummer der Lieferantenrechnung ein.
• Überwachen Sie den Report zum Status wiederkehrender Transaktionen, um den Status der Erstellung wiederkehrender Rechnungen zu verifizieren. Wenn eine Rechnung nicht erstellt werden konnte, finden Sie in diesem Report Fehlerinformationen, die Ihnen bei der Lösung des Problems helfen.
• Verfolgen Sie mithilfe des Reports zu wiederkehrenden Kreditoren Informationen zu wiederkehrenden Rechnungen, einschließlich der Details wiederkehrender Zahlungen.

Weitere Informationen zum Erstellen von wiederkehrenden Rechnungen.

• Weitere Informationen zu ersten Schritten beim Bezahlen von Rechnungen finden Sie auf der Seite Grundlagen der Bezahlung von Rechnungen.
• Auf der Seite Kreditorenbuchhaltung verwenden finden Sie Links zu vielen beliebten Themen.
• Durchsuchen Sie das Hilfecenter nach Informationen zu bestimmten Themen.