Wiederkehrende Rechnung erstellen

Automatisieren Sie den Abrechnungsprozess mit wiederkehrenden Rechnungen. Beispiel: Wenn Sie regelmäßig die gleiche Rechnung, z. B. eine monatlich wiederkehrende Rechnung, bezahlen, können Sie Zeit sparen, indem Sie Sage Intacct anweisen, die Rechnung automatisch für Sie zu erstellen.

Intacct berücksichtigt nicht standardmäßige Zeitpläne für wiederkehrende Transaktionen und gibt Rechnungen automatisch nach dem von Ihnen definierten Zeitplan ein und erfasst sie. Das Transaktions- und das HB-Erfassungsdatum für eine automatisch generierte Rechnung sind identisch, Sie können die Daten jedoch ändern.

Wiederkehrende Rechnungen unterstützen keine benutzerdefinierten Felder oder benutzerdefinierte Felder, die in einer Rechnung definiert sind. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in einer wiederkehrenden Rechnung verwenden müssen, konfigurieren Sie das benutzerdefinierte Feld als nicht erforderliches Feld. Weitere Informationen zum Erstellen von benutzerdefinierten Feldern finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder für unternehmensspezifische Daten definieren.

Kopfzeileninformationen eingeben

1. Wählen Sie unter Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen die Option Hinzufügen (Kreis) neben Wiederkehrende Rechnungen aus.

   Oder aktualisieren Sie eine vorhandene Rechnung und machen Sie sie wiederkehrend.

   1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

   2. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie wiederkehrend machen möchten.

   3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

   4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Weitere Aktionen die Option Wiederkehrende Transaktion erstellen aus.

   1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

   2. Wählen Sie Bearbeiten neben der Rechnung.

   3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Weitere Aktionen die Option Wiederkehrende Transaktion erstellen aus.

2. Wählen Sie einen Lieferanten aus.
3. Die Felder Zahlung an und Rückgabe an werden standardmäßig aus dem Lieferantendatensatz übernommen.

   Wenn Sie einen anderen Zahlungskontakt in die Rechnung eingegeben haben als jenen, der mit dem Lieferantendatensatz verknüpft ist: Erfahren Sie, wie Sie diesen Zahlungskontakt auf den Scheck drucken.

4. Wenn die Kreditorenbuchhaltung so konfiguriert ist, dass Rechnungsnummern erforderlich sind, geben Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer ein.

   Jede Wiederholung der Rechnung erhält automatisch eine inkrementierte Nummer basierend auf dem definierten Sequenztyp. Diese Nummer wird auf dem Überweisungs-Kontrollabschnitt abgebildet, nicht auf dem Scheck selbst.

   Eine Dokumentfolgenummer für Ihre wiederkehrende Rechnung erstellen

   1. Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Rechnungsfolgenummer" die Option Hinzufügen aus.

   2. Geben Sie eine Sequenz-ID ein.

      Entscheiden Sie, wie die Sequenz identifiziert werden soll. Um alle Sequenz-IDs für wiederkehrende Rechnungen leicht auffindbar zu machen, können Sie eine ID eingeben, die mit "Wiederkehrend" (oder einer für Sie sinnvollen Abkürzung) beginnt, gefolgt vom Namen des Lieferanten. Beispiel: WiederkehrendAAAFinance für eine wiederkehrende Rechnung von AAA Finance.

   3. Geben Sie einen Sequenznamen ein, wenn er sich von der Sequenz-ID unterscheiden soll.
   4. Belassen Sie den Sequenztyp auf "Numerisch".

   5. Geben Sie eine Länge der numerischen Sequenz unter Berücksichtigung der maximalen Anzahl von Rechnungen ein, die Sie erfassen möchten.

      Beispielsweise lässt eine Sequenzlänge von 3 einen möglichen Höchstwert von 999 Sequenzen zu.

   6. Geben Sie eine Primäre Sequenz ein, die als erste Nummer in der Sequenz dient.

      Wenn Sie z. B. eine numerische Sequenzlänge von 3 haben und 1 als primäre Sequenz eingeben, wird für die erste Rechnung die Sequenz 001 und für die zweite 002 usw. verwendet.

   7. Geben Sie eine Festes Präfix, ein Festes Suffixund Trennzeichen ein, je nachdem, wie die Sequenz aussehen soll.

      Um beispielsweise eine Sequenz zu erstellen, bei der die Nummern der wiederkehrenden Rechnung zwischen AAA- liegen, geben Sie AAA als festes Präfix und "-" als Trennzeichen vor der primären Sequenz ein.

      Wenn Sie Änderungen vornehmen, können Sie eine Vorschau des Aussehens von Rechnungsnummern im Feld Nächste primäre Sequenz am unteren Rand des Popup-Fensters sehen.

   8. Wählen Sie Speichern.
5. Geben Sie eine Referenznummer ein.

   Hierbei handelt es sich um eine Nummer, z. B. eine Bestell- oder Kontonummer, die bei Suchvorgängen oder Reports zu dieser Rechnung hilfreich sein kann. Diese Zahl wird im Report "Hauptbuchdetails" angezeigt und auf dem Scheck- und Lieferanten-Kontrollabschnitt abgebildet.

6. Geben Sie eine Beschreibung ein.
7. Wenn die Rechnung das Ergebnis eines laufenden Vertrags ist, geben Sie eine Vertrags-ID und eine Vertragsbeschreibung ein.
8. Wählen Sie eine Laufzeit.

   Wenn dem Lieferantendatensatz eine Standardlaufzeit hinzugefügt wurde, wird dieses Feld automatisch ausgefüllt.

9. Fügen Sie einen Anhang bei.
   Benötigen Sie Hilfe?

   Um eine digitale Version eines Begleitdokuments zu speichern, wählen Sie in der Dropdown-Liste neben Anhang einen Anhang aus. Sie können auch Hinzufügen auswählen und den Anhang Ein Anhang umfasst ein oder mehrere Begleitdokumente wie Tabellen, gescannte Bilder oder Textverarbeitungsdokumente. hochladen. Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

   Sie können Ihre Dateien auch per Drag & Drop verschieben, um einen Anhang hinzuzufügen. Informationen zum Anhängen eines Dokuments an mehrere Journaleinträge finden Sie unter Bulkverarbeitung.

10. Geben Sie bei Unternehmen mit mehreren Währungen Informationen zu Währungen und Wechselkursen im Abschnitt "Währung" ein.
    1. Wählen Sie die zu verwendende Transaktionswährung aus.

       Wenn dies nicht die Basiswährung Ihres Unternehmens ist, fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

    2. Wählen Sie eine Wechselkursart aus, z. B. Intacct-Tageskurs oder Veröffentlichter WSJ-Kurs.

       Wenn Sie den Wechselkurs für die jeweilige Transaktion kennen oder mit dem Lieferanten einen Vertrag zu einem festgelegten Wechselkurs abgeschlossen haben, geben Sie ihn in das Feld Wechselkurs ein.

    3. Geben Sie ein Datum für das Wechselkursdatum ein oder wählen Sie eins aus.

       Der Standardwert ist das aktuelle Datum, Sie können den Standardwert jedoch überschreiben. Sie können stattdessen beispielsweise das Datum angeben, an dem die Transaktion erstellt wurde, oder das Datum, an dem Sie die Transaktion bezahlen möchten.

       Wenn Sie das Datumsfeld überschreiben, wird das Wechselkursdatum automatisch aktualisiert.

Einzelposten eingeben

Im Abschnitt "Einträge" können Sie jeder Einzelposition direkt Werte hinzufügen oder Standardwerte anzeigen wählen, um Standardwerte für das automatische Ausfüllen der einzelnen Einzelpositionen zu definieren. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Standardeinzelposten.

1. Wählen Sie ein Konto für den Empfang der Ausgaben aus.

   Wenn Ihr Unternehmen für die Verwendung von Kontolabels eingerichtet ist, geben Sie stattdessen ein Kontolabel ein. Wenn im Lieferantendatensatz ein Standardkonto oder -kontolabel eingerichtet ist, wird dieses automatisch ausgefüllt.

2. Wenn für den Lieferanten die 1099-Nachverfolgung eingerichtet und die Überschreibung der 1099-Kennzeichnung aktiviert ist, können Sie individuelle Einzelposten für die 1099-Behandlung markieren.
3. Geben Sie den Betrag des Einzelpostens ein, auch wenn dieser null ist.

   Geben Sie für Unternehmen mit mehreren Währungen den Transaktionsbetrag ein, d. h. den Betrag in der Transaktionswährung. Dadurch wird der Basisbetrag des Einzelpostens in der Basiswährung Ihres Unternehmens gemäß dem in der Kopfzeile angegebenen Wechselkurs berechnet.

   Wenn Sie einen negativen Einzelposten als Inline-Guthaben eingeben:

4. (Unternehmen, für die Zuordnungen aktiviert sind) Wählen Sie eine Transaktionsvorlage für die Zuordnung des Einzelpostens aus, um den Rechnungsbetrag auf die angegebenen Dimensionen zu verteilen.

   Durch diese Auswahl wird die Zuordnungsvorlage im Abschnitt der Standardvorgaben für "Einträge" überschrieben. Standarddimensionen, die Sie für die jeweiligen Einzelposten ausgewählt haben, werden nicht in die Tabelle für Transaktionszuordnungen übernommen. Wählen Sie über der Tabelle Zuordnung anpassen aus, um Werte festzulegen. Sie können Standardwerte anzeigen auswählen und einen Standardwert für alle Einzelposten in Ihre Zuordnungstabelle eingeben. Erfahren Sie mehr über die Zuordnung von Rechnungen und Journaleinträgen.

   Transaktionszuordnungen verwenden

   1. Erstellen Sie eine Transaktionszuordnung, falls noch keine vorhanden ist. Diese neue Transaktionszuordnung wird in Ihrer Zuordnungsliste angezeigt. Sie können sie auswählen, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung oder einen Journaleintrag zuordnen. Intacct wendet automatisch die Verteilung an, die Sie beim Erstellen dieser Transaktionszuordnung angegeben haben.
      Weitere Informationen siehe Transaktionszuweisungsdefinitionen bearbeiten oder anzeigen.
   2. Wählen Sie den Einzelposten sowie die zu verwendende Transaktionszuordnung aus.
      Nach Auswahl einer Transaktionszuordnung entfernt Intacct alle für den Einzelposten ausgewählten Dimensionswerte. Stattdessen werden die Dimensionswerte direkt aus der Transaktionszuordnung übernommen.
   3. Um die Dimensionen für den Einzelposten zu ändern, wählen Sie auf dem Tab Details anzeigen die Option Zuordnung anpassen aus.

   Auch wenn einem Einzelposten eine Transaktionszuordnung mit einer vorgegebenen Verteilung von Beträgen zugewiesen ist, können Sie diese Beträge überschreiben. Sie können auch Aspekte der Zuordnung auf Einzelpostenebene der entsprechenden Transaktionsseite (Rechnungen oder Journaleinträge) überschreiben.

   Weitere Informationen zum Überschreiben von Zuordnungen finden Sie unter Transaktionszuweisung auf eine Rechnung oder einen Journaleintrag anwenden.

   Transaktionszuordnung überschreiben

   Sie können eine Transaktionszuordnung entweder auf einzelne Positionen einer Transaktion oder auf die gesamte Transaktion anwenden. Wenn Sie sie auf die gesamte Transaktion anwenden, wird die Verteilung der Zuordnung von allen Einzelposteneinträgen übernommen. Sie können diese Zuordnung jedoch für individuelle Positionen überschreiben.

   Wenn Sie die zugeordneten Dimensionen/Werte ändern, wird die Zuordnung als "Benutzerdefiniert" zurückgesetzt, da sie jetzt eine bestimmte Zuordnungsverteilung enthält, die nur für den jeweiligen Einzelposten gilt. Die eindeutigen zugeordneten Werte werden zu Prüfprotokollzwecken zusammen mit dem Einzelposten gespeichert.

   So überschreiben Sie eine Transaktionszuordnung:

   Klicken Sie auf die Einzelposition, die Sie überschreiben möchten, und wechseln Sie zum Tab Details anzeigen. Der Detailbereich "Aufteilung der Zuteilung" wird angezeigt.

   Beispiel: Sie verfügen über eine Standardtransaktionszuordnung, bei der die Kosten zu gleichen Teilen auf die Abteilungen am Standort in San Francisco verteilt sind. Sie können die Verteilung auf Abteilungen nach Bedarf überschreiben und beispielsweise 1.000 USD der Abteilung Operations, 100 USD der Abteilung Support und 440 USD der Abteilung Services zuordnen.

   Wenn Sie die Beträge so ändern, dass der Gesamtbetrag von dem auf der Transaktionsseite angegebenen Betrag abweicht, aktualisiert Intacct den Gesamtbetrag, sobald Sie die Änderungen speichern und zur Transaktionsseite zurückkehren.

5. Geben Sie eine Notiz ein, die auf dem Scheck-Kontrollabschnitt angezeigt werden soll.

   Diese Notiz wird nicht auf der Vorderseite des Schecks angezeigt. Hier erfahren Sie mehr über das Drucken zusätzlicher Informationen auf Schecks und Scheck-Kontrollabschnitten.

6. Wählen Sie die Abteilung oder den Standort für den Einzelposten aus.

   Wenn Sie zusätzliche Dimensionen wie Kunde, Mitarbeitende oder Artikel verwenden und ihnen die Ausgaben zuordnen, wählen Sie in der entsprechenden Dropdown-Liste "Dimension" den gewünschten Wert aus.

   Das Einbeziehen einer Warenlagerdimension in eine Transaktion wirkt sich nicht auf die Bestandswerte aus. Es dient nur zu Nachverfolgungs- und Reportingzwecken.

Wiederkehrenden Zeitplan definieren

1. Wählen Sie auf der Seite "Wiederkehrende Rechnung" den Tab Planung aus.
2. Geben Sie als Startdatum das Datum ein, an dem Sage Intacct die erste wiederkehrende Rechnung generieren soll.
   Nächstes Ausführungsdatum wird automatisch ausgefüllt.
3. Unter Wiederholungen wählen Sie das Zeitintervall aus, in dem die Rechnung erneut erstellt wird, und geben Sie dann die Anzahl der Intervalle in das Feld Alle ein.
   Im Falle von Wochen, Monaten und Jahren wird die Rechnung im folgenden Intervall am selben Datum wie das Startdatum wiederholt. Wenn Sie beispielsweise das Startdatum auf den 15. des Monats und eine monatliche Wiederholung festlegen, wird die Rechnung am 15. jedes Monats generiert.
   Planungsbeispiele

   Beispiele für Intervalle für wiederkehrende Rechnungszeitpläne

   Wiederholungen	Alle	Planung
   Tage	1	Jeden Tag
   Tage	15	Alle 15 Tage
   Monate	1	Monatlich
   Monate	2	Alle zwei Monate
   Ende des Monats	1	Ende jedes Monats
   Ende des Monats	6	Zweimal jährlich, Ende des Monats
   Monate	3	Vierteljährlich
   Jahre	1	Jährlich

4. Wählen Sie für Ende das entsprechende Enddatum für diese Rechnung aus.

   Zeitplan für die Beendigung wiederkehrender Rechnungen

   Endet	Beschreibung
   Nie	Führt den Zeitplan für wiederkehrende Rechnungen aus, bis Sie die Vorlage für wiederkehrende Rechnungen deaktivieren oder löschen. Dies ist häufig bei Rechnungen für laufende Dienste der Fall, die einen festen Preis haben.
   Nach ___ Mal	Führt die wiederkehrende Rechnung für eine festgelegte Anzahl von Intervallen aus. Diese Einstellung wird häufig für Schulden verwendet, die im Laufe der Zeit beglichen werden. Indem die Häufigkeit festgelegt wird, wird ausgeschlossen, dass Zahlungen nach der Tilgung der Schulden geleistet werden. Beispiel: Wenn Sie 18 monatliche Zahlungen an einen Lieferanten leisten, sind die Wiederholungen "Monat", "Alle" ist 1 und "Nach ___ Mal" ist 18.
   Am ___	Beendet die wiederkehrende Rechnung an einem festgelegten Datum. Beispiel: Angenommen, Sie wissen, dass Ihre vertragliche Verpflichtung mit dem Lieferanten an einem bestimmten Datum endet. Nach Ablauf des Vertrags wird neu verhandelt, und die Abrechnungsbedingungen können sich ändern. Erstellen Sie die Vorlage für wiederkehrende Rechnungen für die aktuellen Beträge und Laufzeiten und geben Sie das Datum ein, an dem die letzte Rechnung für den aktuellen Vertrag erstellt wird. Wenn der Vertrag neu verhandelt wird, erstellen Sie eine neue Vorlage, um wiederkehrende Rechnungen einzurichten.

5. Geben Sie eine E-Mail-Adresse des Kontakts ein, der benachrichtigt werden soll, wenn eine wiederkehrende Terminierung fehlgeschlagen ist.

   Dies kann eine andere Person sein als die Person, die die Terminierung erstellt hat.

6. Wählen Sie Speichern.

Die wiederkehrende Rechnung wird der Liste der Rechnungen hinzugefügt, die automatisch nach der von Ihnen angegebenen Terminierung generiert werden sollen.

Tipps zum Planen wiederkehrender Rechnungen

Im Falle von Wochen, Monaten und Jahren wird die Rechnung im folgenden Intervall am selben Datum wie das Startdatum wiederholt. Wenn Sie beispielsweise festlegen, dass eine Rechnung am 15. März erstmals erstellt und monatlich wiederholt wird, wird die erste Rechnung am 15. März erstellt. Nachfolgende Rechnungen werden am 15. eines jeden Folgemonats wiederholt.

Wiederholungsoption	Verwendung
Tage	Geben Sie die Anzahl der Tage ein, für die die Rechnung wiederholt werden soll. Beispiel: Wenn das Startdatum der 01.01.2021 ist und Sie 5 Tage eingeben, wird die erste Rechnung am 01.01.2021 und die nächste 5 Tage später (am 06.01.2021) erstellt. Die Rechnung wird künftig alle 5 Tage wiederholt.
Wochen	Geben Sie die Anzahl der Wochen ein, für die die Rechnung wiederholt werden soll. Beispiel: Wenn das Startdatum der 01.01.2026 ist und Sie 1 Woche eingeben, wird die erste Rechnung am 01.01.2026 und die nächste 1 Woche später (am 08.01.2026) erstellt. Die Rechnung wird künftig jede Woche wiederholt.
Monate	Geben Sie die Anzahl der Monate ein, für die die Rechnung wiederholt werden soll. Beispiel: Wenn das Startdatum der 01.01.2026 ist und Sie 2 Monate eingeben, wird die erste Rechnung am 01.01.2026 und die nächste am 01.03.2026 erstellt. Die Rechnung wird künftig alle 2 Monate wiederholt.
Monate mit Option "Ende des Monats"	Wählen Sie diese Option, wenn die Rechnung am Ende des Monats und nicht am selben Tag wie das Startdatum erstellt werden soll. Beispiel: Wenn das Startdatum der 01.01.2026 ist und die Rechnung jeden Monat erstellt werden soll, wird die erste Rechnung Ende Januar, die nächste Rechnung Ende Februar usw. erstellt.
Jahre	Geben Sie die Anzahl der Jahre ein, für die die Rechnung wiederholt werden soll. Beispiel: Wenn das Startdatum der 01.01.2026 ist und Sie 1 Jahr eingeben, wird die erste Rechnung am 01.01.2026 erstellt, die nächste am 01.01.2027 usw., immer im Jahresabstand.