Fehlerbehebung bei annullierten Zahlungen

Wenn Optionen zum Annullieren oder Zurückbuchen nicht angezeigt werden, überprüfen Sie Folgendes:

• Sie verfügen über die entsprechenden Berechtigungen.

  Sie benötigen Berechtigungen in der Kreditorenbuchhaltung, um erfasste Zahlungen und (optional) erfasste Vorschüsse zu annullieren. Sie benötigen ähnliche Berechtigungen in "Ausgaben", um gebuchte Erstattungen und Vorschüsse zu annullieren.

• Sie befinden sich in derselben Entität, in der die Zahlung getätigt wurde.

  Beispielsweise wird der Link "Annullieren" nicht für Zahlungen auf oberster Ebene angezeigt, wenn er von der Entitätsebene aus aufgerufen wird.

• Sie annullieren die Zahlung in einem offenen Zeitraum.

  Sie können eine Zahlung nicht in einem geschlossenen Zeitraum annullieren. Annullieren Sie die Zahlung stattdessen mit einem Datum, das in den nächsten offenen Zeitraum fällt.

  Beispiel: Sie haben einen Scheck mit dem Datum 23.6.2021. Sie haben den Scheck am Ende des nächsten Monats am 30.6.2021 abgestimmt und die Bücher am selben Tag geschlossen. Sie können den Scheck mit dem Datum 1.7.2021 annullieren, da dies ein Datum ist, das in einen offenen Zeitraum fällt. Sie können den Scheck nicht mit einem früheren Datum annullieren, ohne die Abstimmung erneut zu öffnen und auch den Zeitraum erneut zu öffnen.

• Die Zahlung ist nicht abgestimmt oder für die Abstimmung abgeglichen.

Erfasste Zahlungen:

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Gebuchte Zahlungen.

Bei unbestätigten oder ausstehenden Zahlungen:

Oft können Sie eine Rechnung gleichzeitig mit der Annullierung der Zahlung zurückbuchen. In den folgenden Situationen ist es jedoch nicht möglich, eine Rechnung umzukehren:

• Wenn eine andere Zahlung auf die Rechnung angewendet wurde
• Wenn eine andere Gutschrift auf die Rechnung angewendet und dies nicht rückgängig gemacht wurde
• Wenn die Rechnung aus dem Einkauf stammt

Sie erhalten diese Meldung vielleicht, wenn Sie versuchen, eine Rechnung mit dem Status Ausgewählt umzukehren. Das heißt, sie ist für die Zahlung ausgewählt. Bevor Sie die Rechnung umkehren können, müssen Sie die ausstehende Zahlung stornieren.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

2. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie umkehren möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anforderung abbrechen aus.

4. Wählen Sie OK aus, um die Aktion zu bestätigen.

5. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

6. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie umkehren möchten.

7. Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Umkehren aus.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

2. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie umkehren möchten.
3. Wählen Sie Anforderung abbrechen aus.
4. Wählen Sie OK aus, um die Aktion zu bestätigen.

5. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.

6. Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie umkehren möchten.
7. Wählen Sie neben der Rechnung Zurückbuchen aus.

Sage Intacct gibt eine Warnung aus, wenn Sie versuchen, eine Transaktion ungültig zu machen, die Sie zuvor abgestimmt haben.

Wenn es Ihre Richtlinie ist, niemals eine abgestimmte Transaktion ungültig zu machen, wählen Sie Abbrechen.

Wenn Sie die Transaktion trotzdem ungültig machen möchten, wählen Sie OK aus und geben Sie dann ein Annullierungsdatum an, das innerhalb eines nicht abgestimmten Zeitraums liegt. Sie können kein Annullierungsdatum innerhalb eines abgestimmten Zeitraums angeben, ohne die Abstimmung erneut zu öffnen.

Annullieren Sie die Zahlung mit einem Datum, das in den nächsten offenen Zeitraum fällt.

Angenommen, Sie haben einen Scheck mit dem Datum 23.6.2024. Sie stimmen den Scheck am 31.6.2024 ab und schließen die Bücher am selben Tag. Annullieren Sie den Scheck mit dem Datum 1.7.2024, da dies ein Datum ist, das in einen offenen Zeitraum fällt.

Sie können eine Zahlung nicht vor diesem Datum stornieren, ohne die Abstimmung und den Zeitraum erneut zu öffnen.

Sobald Sie eine Zahlung annulliert haben, können Sie dies nicht mehr rückgängig machen. Wenn Sie die Zahlung irrtümlich annulliert oder zurückgebucht haben, können Sie sie wie folgt korrigieren.

Wenn Sie die entsprechende Rechnung zum Zeitpunkt der Annullierung der Zahlung nicht zurückgebucht haben, bezahlen Sie die Rechnung erneut. Datensatzübertragung als Zahlungsmethode

Wenn Sie die Rechnung zurückgebucht haben, erfassen Sie die Zahlung entweder als manuelle Zahlung oder erstellen Sie die Rechnung in "Verbindlichkeiten" neu. Bezahlen Sie dann die Rechnung erneut und wählen Sie "Datensatzübertragung" als Zahlungsmethode aus.

Zahlungen mit der Zahlungsmethode "Währungsumrechnung G/V" sind Einträge zur Erfassung von Währungskursgewinnen oder -verlusten. Sage Intacct erstellt diese Einträge automatisch, um Wechselkursschwankungen zu verarbeiten. Sie können diese Zahlungen nicht bearbeiten, löschen oder annullieren.

Sobald Sie eine Zahlung annulliert haben, können Sie sie nicht mehr bearbeiten.

Sie können die Zurückbuchung nicht rückgängig machen. Erstellen Sie stattdessen eine neue Rechnung, um die zurückgebuchte Rechnung zu ersetzen.

Haben Sie den Scheck gedruckt? Sie müssen einen Scheck nur dann annullieren, wenn er bereits gedruckt wurde.

In diesem Fall: Stornieren Sie die Zahlungsanforderung. Intacct entfernt den Scheck von der Seite "Schecks drucken" und die Rechnung steht auf der Seite "Rechnungen bezahlen" wieder zur Zahlung zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die Rechnung bearbeiten.

Bezahlen Sie die Rechnung erneut auf der Seite "Rechnungen bezahlen". Da Sie keinen weiteren Scheck drucken möchten, wählen Sie Transfer erfassen als Zahlungsmethode aus, wählen Sie dasselbe Girokonto wie zuvor und geben Sie den Betrag ein, den Sie bezahlt haben.

Weitere Informationen zum Erfassen eines Geldtransfers.

Je nachdem, wo Sie sich im Workflow befinden, können Sie Ihren Scheck zurückbuchen und die Zahlungsmethode für die ursprüngliche Transaktion ändern.

Wenn der Scheck noch nicht gedruckt wurde:

1. Stornieren Sie die Zahlungsanforderung.
2. Bezahlen Sie die Rechnung erneut und wählen Sie die richtige Zahlungsmethode aus.

Wenn der Scheck gedruckt, aber noch nicht bestätigt wurde:

1. Machen Sie den Scheck ungültig auf der Seite "Schecks drucken".
2. Stornieren Sie die Zahlungsanforderung.
3. Bezahlen Sie die Rechnung erneut und wählen Sie die richtige Zahlungsmethode aus.

Wenn der Scheck im Hauptbuch bestätigt wurde:

1. Annullieren Sie den Scheck in den Scheckbelegen.
2. Bezahlen Sie die Rechnung erneut und wählen Sie die richtige Zahlungsmethode aus.

Möglicherweise haben Sie einen unbenutzten vorgedruckten Scheck, der beschädigt wurde (z. B. zerrissen oder zerknittert) und den Sie nicht mehr bedrucken können.

Um dies zu beheben, müssen Sie den Scheck nicht in Intacct annullieren. Ändern Sie stattdessen die nächste Schecknummer in die Nummer des nächsten physischen Schecks, auf dem Sie drucken möchten.

Sie können Schecks nur in einer offenen Zusammenfassung annullieren.

Um einen Scheck zu annullieren, der Teil einer geschlossenen Zusammenfassung ist, öffnen Sie die Zusammenfassung erneut und annullieren Sie den Scheck. Schließen Sie dann die Zusammenfassung.

Annullieren Sie den Scheck mit einem Datum, das in den nächsten offenen Zeitraum fällt.

Angenommen, Sie haben einen Scheck mit dem Datum 23.6.2022. Sie stimmen den Scheck am 31.6.2022 ab und schließen die Bücher am selben Tag. Annullieren Sie den Scheck mit dem Datum 1.7.2022, da dies ein Datum ist, das in einen offenen Zeitraum fällt.

Sie können den Scheck nicht vor diesem Datum annullieren, ohne die Abstimmung und den Zeitraum erneut zu öffnen.

Weitere Informationen zum Festlegen eines Scheckannullierungsdatums.

Wenn der Scheck nicht im Hauptbuch bestätigt wurde, können Sie einen Scheck auf der Seite "Schecks drucken" so oft wie nötig erneut drucken.

Nachdem Sie den Scheck bestätigt haben, wird die Zahlung im Hauptbuch erfasst und muss annulliert und mit einer neuen Schecknummer erneut gedruckt werden.

Wo sich die Schecks in Sage Intacct befinden, hängt davon ab, ob Sie sie im Hauptbuch bestätigt haben oder nicht.

• Wenn Sie den Scheck gedruckt, aber nicht bestätigt haben, wird er weiterhin auf der Seite Schecks drucken angezeigt.
• Wenn Sie den Scheck gedruckt und bestätigt haben, finden Sie ihn in den Scheckbelegen.

Wenn Sie auf bestimmte Entitäten beschränkt sind und einen auf dem Top-Level erstellten Scheck annullieren möchten, führen Sie den Report "Scheckbelege" aus, ohne einen Standort anzugeben. Ohne Standortfilter zeigt der Report nur Transaktionen an, die auf dem Top-Level erstellt wurden. Gegebenenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Annullierung vorzunehmen.

Alternativ können Sie Zahlungen aus "Gebuchte Zahlungen" in der Kreditorenbuchhaltung annullieren.

Sie können die Annullierung eines Schecks in Sage Intacct nicht rückgängig machen. Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt, um das Problem zu beheben.

Zeigen Sie eine Liste der ungültigen Schecks an und rufen Sie die entsprechende eingegebene Notiz auf.

Nachdem Sie eine ACH- oder Bankdatei generiert haben und bevor Sie die Datei bestätigen, können Sie eine einzelne Zahlung in der Datei ungültig machen, wenn Sie die Zahlung auf dem Top-Level generiert haben.

Wenn Sie die ACH-Datei auf Entitätsebene generiert haben, machen Sie die einzelne Zahlung wie folgt ungültig:

1. Navigieren Sie zu Zahlungsverkehr > Alle > Zahlungsdateien > ACH-Zahlungsdatei.

2. Suchen Sie die Zahlungsdatei, die die Zahlung enthält.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Entfernen.

4. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

5. Suchen Sie die Anforderung für die Zahlung, die Sie ungültig machen wollten.

6. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Anforderung abbrechen aus.

7. Gehen Sie zu Zahlungsverkehr > Alle > Zahlungsdateien > ACH-Datei erstellen.

8. Wählen Sie die Zahlungen aus, die in die korrigierte ACH-Datei einbezogen werden sollen.
9. Wählen Sie Datei generieren aus.

1. Navigieren Sie zu Zahlungsverkehr > Alle > Zahlungsdateien > ACH-Zahlungsdatei.

2. Suchen Sie die Zahlungsdatei, die die Zahlung enthält.
3. Wählen Sie Entfernen aus.

4. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Zahlungsanforderungen.

5. Suchen Sie die Anforderung für die Zahlung, die Sie ungültig machen wollten.
6. Wählen Sie Anforderung abbrechen aus.

7. Gehen Sie zu Zahlungsverkehr > Alle > Zahlungsdateien > ACH-Datei erstellen.

8. Wählen Sie die Zahlungen aus, die in die korrigierte ACH-Datei einbezogen werden sollen.
9. Wählen Sie Datei generieren aus.

Die Annullierung ist für Kreditkartenzahlungen in den folgenden Szenarien nicht verfügbar:

• Der Zeitraum ist geschlossen.
• Die Transaktion wird für die Abstimmung abgeglichen.

  Lösung: Heben Sie den Abgleich der Transaktion auf.

• Die Transaktion ist Teil einer geschlossenen Abstimmung.

  Lösung: Öffnen Sie die Abstimmung erneut und nehmen Sie Änderungen vor.

Wenn Sie eine manuelle Zahlung annullieren, wird die entsprechende Rechnung automatisch zurückgebucht. Dies liegt daran, dass die Rechnung in Verbindung mit der Zahlung erstellt wurde.

Die Rechnung, die Sage Intacct erstellt, wenn Sie eine manuelle Zahlung eingeben, ist immer mit der Zahlung verknüpft. Wenn Sie die manuelle Zahlung annullieren, wird die Rechnung immer zurückgebucht.

Sie können einen bezahlten Vorschuss unter "Erfasste Zahlungen" annullieren.

Wenn der Vorschuss auf eine oder mehrere Rechnungen angewendet wurde, müssen Sie die Anwendung des Vorschusses aufheben, bevor Sie ihn annullieren können.

Wie Sie die Anwendung eines Vorschusses rückgängig machen, hängt davon ab, ob Sie eine Zahlung gleichzeitig mit dem Guthaben vorgenommen haben und wo sich die Zahlung im Zahlungszyklus befindet.

Stornierte Vorschüsse werden im Report zu Zahlungsausständen in Verbindlichkeiten angezeigt, wenn Rückbuchungen als historische Transaktionen anzeigen unter "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" aktiviert ist.

Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden stornierte Vorschüsse aus dem Report entfernt. Wir empfehlen daher, die Option ausgewählt zu lassen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Report zu Zahlungsausständen im Hauptbuch und in Verbindlichkeiten übereinstimmt.