Crear una factura recurrente

Automatiza tu proceso de facturación con facturas recurrentes. Por ejemplo, si pagas la misma factura con regularidad, como una factura de alquiler mensual, puedes ahorrar tiempo haciendo que Sage Intacct cree la factura automáticamente por ti.

Intacct respeta las programaciones de transacciones recurrentes no estándar e introduce y contabiliza automáticamente las facturas en la programación que definas. La fecha de transacción y de contabilización en el Libro Mayor de una factura generada automáticamente es la misma, pero puedes cambiar cualquiera de las dos.

Las facturas recurrentes no admiten campos personalizados ni campos personalizados definidos en una factura. Si necesitas utilizar un campo personalizado en una factura recurrente, configura el campo personalizado para que no sea obligatorio. Para obtener más información sobre cómo crear campos personalizados, consulte Definir campos personalizados para datos específicos de la empresa.

Si tu sociedad utiliza varias divisas base, crea facturas recurrentes a nivel de entidad.

¿Quieres simplificar la entrada de facturas? Deja que AP Automation se encargue de ello creando facturas a partir de documentos de proveedores por correo electrónico o cargas. Descubre más sobre Cómo la automatización de facturas puede agilizar tu proceso.

Suscripción	Cuentas a pagar
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Facturación recurrente: enumerar, consultar, añadir

Introduce la información del impuesto armonizado sobre las ventas

Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas y seleccione Añadir (círculo) junto a Facturas recurrentes.

O bien, actualiza una factura existente y haz que se repita.
1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.
2. Busca la factura que quieres que sea recurrente.
3. Seleccionar Modificar al final de la fila.
4. Desde el Más acciones lista desplegable, seleccione Crear transacción recurrente.
1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.
2. Seleccionar Modificar junto a la factura.
3. Desde el Más acciones lista desplegable, seleccione Crear transacción recurrente.
Selecciona un Proveedor.
El Pagar a y Volver a Los campos aparecen de forma predeterminada en la ficha del proveedor.
¿Has introducido en la factura un contacto de pago diferente al asociado a la ficha del proveedor? Aprende a Imprime ese contacto de pago en el cheque.
Si Cuentas a pagar está configurada para requerir números de factura, introduce un Número de teléfono móvil de secuencia de factura.
Cada recurrencia de la factura recibe automáticamente un número de teléfono móvil incrementado del tipo de secuencia definido. Este número de teléfono móvil se imprime en el talón de remesa, no en el cheque en sí.
Crea un número de teléfono móvil de documento para tu factura recurrente
1. En el menú desplegable Número de teléfono móvil de secuencia de factura, selecciona Añadir.
2. Introduce un Identificador de secuencia.
  Decide cómo identificar la secuencia. Para que todos los identificadores de secuencia de facturas recurrentes sean fáciles de encontrar, puedes introducir un identificador que comience por Recurrente (o una abreviatura que tenga sentido para ti) seguido del nombre del proveedor. Por ejemplo, RecurAAAFinance para una factura recurrente de AAA Finance.
3. Introduce un Nombre de la secuencia si desea que aparezca de forma diferente al identificador de secuencia.
4. Mantener Tipo de secuencia Establézcalo en Numérico.
5. Introduce un Longitud de la secuencia numérica, teniendo en cuenta el número de teléfono móvil máximo que desea fichas.
  Por ejemplo, una longitud de secuencia de 3 permitirá potencialmente un máximo de 999 secuencias.
6. Introduce un Secuencia principal Eso sirve como el número de teléfono móvil inicial en la secuencia.
  Por ejemplo, si tienes una longitud de secuencia numérica de 3 e introduces 1 como secuencia principal, la primera factura utiliza una secuencia de 001 y la segunda 002, y así sucesivamente.
7. Introduce un Prefijo fijo, Sufijo fijo, y Separadores en función de cómo quieras que se vea la secuencia.
  Por ejemplo, para crear una secuencia en la que los números de factura recurrentes estén entre AAA-, introduce AAA como prefijo fijo y - como separador antes de la secuencia principal.
  A medida que realices cambios, puedes obtener una vista previa de cómo se verán los números de factura consultando la Siguiente secuencia principal en la parte inferior de la ventana emergente.
8. Haz clic en Guardar.
Introduce un Número de teléfono móvil de referencia.
Se trata de una número de teléfono móvil, como un orden de compra o un cuenta número de teléfono móvil que puede ser útil en búsquedas o informes sobre este proyecto de ley. Este número de teléfono móvil aparece en el informe de detalles del Libro Mayor y se imprime en los talones de cheques y proveedores.
Introduce una Descripción.
Si la factura es el resultado de un contrato en curso, introduce un ID de contrato y un Descripción del contrato.
Selecciona un Plazo.
Si se ha añadido un plazo predeterminado a la ficha del proveedor, este campo se rellena automáticamente.
Introduce un Archivo adjunto.
¿Necesitas ayuda?
Para almacenar una versión digital de un documento de respaldo, en el menú desplegable junto a Archivo adjunto, selecciona un archivo adjunto. O bien, seleccione Añadir y sube tu Archivo adjunto. Más información sobre quién puede añadir archivos adjuntos.
Puedes arrastrar y soltar tus archivos en Añadir un archivo adjunto. Para adjuntar un documento a varios asientos de diario, consulte Procesamiento masivo.
En el caso de las sociedades de varios divisa, introduce la información sobre el divisa y el tipo de cambio en la sección Divisa.
1. Selecciona el icono Divisa de la transacción para usar.
  Si esta no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los siguientes pasos.
2. Selecciona un Tipo de cambio como Tipo de cambio diario de Intacct o bien Tipo de cambio publicado por WSJ.
  Si conoces el tipo de cambio de esta transacción o tienes un contrato con el proveedor con un tipo de cambio establecido, introdúcelo en la carpeta Tipo de cambio campo.
3. Introduce o selecciona una fecha en Fecha del tipo de cambio.
  El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anularla. Por ejemplo, es posible que desees cambiarlo a la fecha en que se emitió la transacción o a la fecha en que pretendes pagar la transacción.
  Si anulas el campo Fecha, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

Introduce elementos

En la sección Entradas, puedes añadir valores directamente a cada partida o seleccionar Mostrar valores predeterminados para definir valores predeterminados para rellenar automáticamente cada partida. Más información sobre Configuración de elementos predeterminados.

Selecciona un Cuenta para recibir los gastos.
Si su sociedad es Configurar el uso de etiquetas de cuenta, introduce un Etiqueta de cuenta en cambio. Si se configura una cuenta predeterminada o una etiqueta de cuenta en la ficha del proveedor, se rellena automáticamente.
Si el proveedor es Configurar el seguimiento del 1099 y habilitado para la anulación del indicador 1099, puedes etiquetar elementos individuales para 1099 tratamiento.
Introduce la partida Importe, aunque el importe sea cero.
En el caso de las sociedades de divisa múltiples, introduce el Importe de la transacción, que es el importe en la divisa de la transacción. Esto calcula el Importe base de la partida en la divisa base de tu sociedad según el tipo de cambio definido en el impuesto armonizado sobre las ventas.
¿Estás Introducir una partida negativa como crédito en línea?
(Sociedades habilitadas para asignaciones) Selecciona una transacción Asignación plantilla para que la partida distribuya el importe de la factura entre las dimensiones especificadas.
Esta selección anula la plantilla de asignación en la sección Valores predeterminados de entradas. Las dimensiones predeterminadas que hayas seleccionado para esos elementos no se trasladan a la tabla de asignaciones de transacciones. Seleccionar Personalizar la asignación encima de la tabla para establecer valores. Puedes seleccionar Mostrar valores predeterminados e introduce un valor predeterminado para todos los elementos de la tabla de asignación. Más información sobre cómo asignar facturas, recibos o asientos de diario.
Utilizar asignaciones de transacciones
1. Crea una asignación de transacciones si aún no existe. Esta nueva asignación de transacciones aparece en la lista de asignaciones y puedes seleccionarla la próxima vez que asignes una factura, una factura o un asiento de diario. Intacct aplica automáticamente la distribución que especificaste al crear esta asignación de transacciones.
  Para obtener más información, consulte Editar o ver definiciones de asignación de transacciones.
2. Selecciona la partida y la asignación de transacciones que se va a utilizar.
  Después de seleccionar una asignación de transacciones, Intacct elimina todos los valores de dimensión seleccionados para la partida; en su lugar, rellena los valores de dimensión de la asignación de transacciones directamente.
3. Para cambiar las dimensiones de la partida, selecciona el icono Mostrar detalles pestaña y selecciona Personalizar la asignación.
Incluso cuando se asigna una asignación de transacciones con una distribución predeterminada de importes a una partida, puedes anular estos importes. También puedes anular aspectos de la asignación en el nivel de partida de la página de la transacción correspondiente (facturas, recibos o asientos de diario).
Para obtener más información sobre cómo anular asignaciones, consulte Aplicar una asignación de transacciones a una factura, una factura o un asiento de diario.
Anular una asignación de transacción
Puedes aplicar una asignación de transacciones a líneas individuales de una transacción o a toda la transacción. Si lo aplicas a toda la transacción, todos los asientos de partida heredarán la distribución de la asignación. Sin embargo, puedes anular esa asignación línea por línea.
Al cambiar las dimensiones o los valores asignados, la asignación se restablecerá como "Personalizada", ya que ahora contiene una distribución de asignación específica única para esa partida. Los valores asignados únicos se almacenan con la partida para fines de pista de auditoría.
Para anular una asignación de transacciones:
Selecciona la partida que deseas anular y selecciona el icono Mostrar detalles pestaña. Aparece el área de detalle Divisiones de asignación.
Por ejemplo, supongamos que tienes una asignación de transacciones predeterminada que distribuye el coste entre los departamentos de la ubicación de San Francisco, en importes iguales. Puedes anular la distribución del departamento según sea necesario, por ejemplo, para asignar 1.000 $ a Operaciones, 100 $ a Soporte y 440 $ a Servicios.
Si cambias los importes para que el total sea diferente de lo que has introducido en la página de la transacción, Intacct actualiza el total cuando guardas y vuelves a la página de la transacción.
Tipo a Nota para que aparezca en el talón de cheque.
Esta nota no aparece en el tipo de cheque. Más información sobre Impresión de información adicional en cheques y talones de cheques.
Selecciona el icono Departamento o bien Ubicación para la partida.
Si utilizas dimensiones adicionales, como cliente, empleado, empleada o artículo, y les estás asignando el gasto, selecciona la lista desplegable de la dimensión correspondiente y selecciona el valor.

Incluir una dimensión de almacén en una transacción no afectará a los valores de inventario. Solo se utiliza con fines de seguimiento e informes.

Definir la programación recurrente

En la página Factura recurrente, selecciona el icono Horario pestaña.
Para Fecha de inicio, introduce la fecha en la que deseas que Sage Intacct genere la primera factura recurrente.
Siguiente fecha de ejecución Se rellena automáticamente

Para Repeticiones, selecciona el intervalo de tiempo en el que se repite la factura y, a continuación, introduce el número de teléfono móvil en Cada.

Durante semanas, meses y años, la factura se repite en el siguiente intervalo el mismo día de la fecha de inicio. Por ejemplo, si estableces una fecha de inicio el día 15 del mes y se repite mensualmente, la factura se genera cada mes el día 15.

Ejemplos de programación

Ejemplos de intervalos para programaciones de facturas recurrentes
Repite	Cada	Programación
Días	1	Todos los días
Días	15	Cada 15 días
Meses	1	Mensual
Meses	2	Cada dos meses
Fin de mes	1	Fin de cada mes
Fin de mes	6	Dos veces al año, fin de mes
Meses	3	Trimestral
Años	1	Anualmente

Para Finaliza, selecciona el valor de terminación adecuado para esta factura.

Programación de terminación de facturas recurrentes
Termina	Descripción
Nunca	Ejecuta la programación de facturas recurrentes hasta que desactives o borres la plantilla de factura recurrente. Esto es común para facturas como servicios continuos que tienen un precio fijo.
Después de ____ ocurrencias	Ejecuta la factura recurrente para un número de teléfono móvil determinado. Esta configuración se usa a menudo para deudas que se pagan a lo largo del tiempo. Establecer el número de teléfonos móviles de ocurrencias elimina la posibilidad de realizar pagos después de que se pague la deuda. Por ejemplo: Si realizas 18 pagos mensuales a un proveedor, las repeticiones son mensuales, cada es 1 y después de ___ ocurrencias es 18.
On ____	Finaliza la factura recurrente en una fecha determinada. Por ejemplo: Digamos que sabe que su obligación contraída con el proveedor finaliza en una fecha determinada. Una vez finalizado el contrato, se renegociará y las condiciones de facturación pueden cambiar. Crea la plantilla de factura recurrente para los importes y condiciones actuales e introduce la fecha en la que se generará la última factura del contrato actual. Cuando se renegocie el contrato, crea una nueva plantilla para configurar facturas recurrentes.

Introduce un Correo electrónico Dirección del contacto al que se debe notificar si falla una programación recurrente.
Puede ser otra persona que no sea la persona que creó la programación.
Haz clic en Guardar.

La factura recurrente se añade a la lista de facturas que se generarán automáticamente según la programación especificada.

Consejos para programar facturas recurrentes

Durante semanas, meses y años, la factura se repetirá en el siguiente intervalo el mismo día de la fecha de inicio. Por ejemplo, si estableces una factura para que comience el 15 de marzo y se repita mensualmente, la primera factura se creará el 15 de marzo. Las facturas posteriores se repiten el día 15 de cada mes después de eso.

Opción para repetir	Modo de empleo
Días	Introduce el número de teléfono móvil que faltan para que se repita la factura. Por ejemplo, si el Fecha de inicio es el 1/1/2021 e ingresa 5 días, la primera factura se creará el 1/1/2021 y la siguiente 5 días después (el 1/6/2021). El proyecto de ley seguirá repitiéndose cada 5 días.
Semanas	Ingrese el número de teléfono móvil hasta que se repita la factura. Por ejemplo, si el Fecha de inicio es el 1/1/2026 y entras 1 semana, la primera factura se creará el 1/1/2026 y la siguiente 1 semana después (el 1/8/2026). El proyecto de ley seguirá repitiéndose cada semana.
Meses	Introduce el número de teléfono móvil que faltan para que se repita la factura. Por ejemplo, si el Fecha de inicio es el 1/1/2026 y entras en 2 meses, la primera factura se creará el 1/1/2026 y la siguiente el 3/1/2026. El proyecto de ley seguirá repitiéndose cada dos meses.
Meses con Opción "Fin de mes"	Selecciona esta opción si deseas que la factura se cree a final de mes, en lugar de el mismo día que la fecha de inicio. Por ejemplo, si el Fecha de inicio es el 1/1/2026 y deseas repetir la factura todos los meses, la primera factura se creará a finales de enero, la siguiente factura a finales de febrero, y así sucesivamente.
Años	Introduce el número de teléfono móvil de años hasta que se repita la factura. Por ejemplo, si el Fecha de inicio es el 1/1/2026 y escribes 1 año, la primera factura se creará el 1/1/2026, la siguiente el 1/1/2027, y así sucesivamente, todos los años posteriores.